2.2.3.1. Hạn chế
Hiện tại công tác đăng ký và quản lý hộ tịch vẫn còn những hạn chế, yếu kém nên đã ảnh hưởng đến chất lượng công tác đăng ký và quản lý hộ tịch từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả công tác quản lý dân cư, quản lý xã hội; cũng vì vậy mà công tác hộ tịch chưa đóng góp được nhiều cho việc dự báo để hoạch định, xây dựng và thực thi chính sách về kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng của đất nước.
55
Những hạn chế, yếu kém trong công tác hộ tịch thể hiện trên những mặt sau đây:
Những vi phạm về ghi chép sổ Hộ tịch theo quy định tại Điều 58 Luật Hộ
tịchnăm 2014, điều 11, 12 củaNghịđịnh123/2015/NĐ-CP:
Do thiếu nghiên cứu các quy định về ghi chép sổ hộ tịch của Công chức Tư
pháp - Hộ tịch một số cấp xã thuộchuyện đã vi phạm các quy định tại điều 58 đó là: Theo quy định, vào ngày 31/12 hàng năm đều phải khóa sổ và việc khóa sổ phải do Công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi rõ vào cuối trang, tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký. Chủ tịch UBND cấp xã ký xác nhận và đóng dấu nhưng một số cấp xã chưa thực hiện nghiêm túc, thậm chí có một số đơn vị có thực hiện việc khóa sổ nhưng do công chức Tư pháp - Hộ tịch ký xác nhận là sai từ đó dẫn đến việc lấy số thứ tự từ năm trước sang năm sau, không lấy số thứ tự theo từng năm và không đóng giáp lai giữa các trang từ trang đầu đến trang cuối của các năm.
Do một số công chức Tư pháp - Hộ tịch thiếu cẩn thận, cẩu thả nên khi tiếp nhận, giải quyết các việc đăng ký hộ tịch không vào sổ ngay, để nhiều trường hợp mới vào sổ dẫn đến tình trạng ngày đăng ký trước thì vào sổ sau, ngày đăng ký sau lại vào số trước. Ví dụ trường hợp đăng ký khai sinh số thứ tự 310, đăng ký ngày 27/7/2016 nhưng vào sổ trước các số thứ tự 208, 209 đăng ký khai sinh ngày 25/7/2016, cũng chính nguyên nhân này dẫn đến việc chủ quan khi chừa trang trống để vào sổ các trường hợp tồn đọng chưa vào do đó tại sổ hộ tịch các loại còn bỏ trống nhiều trang liên tiếp.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch thực hiện chưa đúng theo quy định việc sửa chữa sai sót do ghi chép vào sổ hộ tịch, phải gạch bỏ sai sót, viết lại xuống dòng và phải thể hiện ở cột ghi chú rõ nội dung sửa chữa, họ tên, chữ ký người sửa chữa, ngày, tháng, năm sửa chữa, đóng dấu của UBND xã vào phần đã sửa chữa.
Kết quả kiểm tra sổ hộ tịch năm 2015 của các xã, thị trấn thuộc huyện Mê Linh như sau:
*UBND xã Tiến Thịnh [22, tr2]
Sổ đăng ký khai sinh: Đúng
Sổ Kết hôn: Đúng
56
Sổ đăng ký khai sinh quyển 1, 2:
- Số 30: Phần Ngày sinh bằng chữ và số không khớp nhau: Mục ngày sinh bằng số là 25/12/2014 trong khi đó ngày sinh bằng chữ lại ghi: Ngày hai mươi lăm, tháng mười hai, năm hai nghìn không trăm mười lăm.
- Số 42: Phần Họ tên cha ghi không rõ Diễn hay Diễm. - Số 119: Phần Ngày đăng ký khai sinh không khớp.
- Số 125, 168, 191, 199, 241, 249, 257, 276, 287: Thiếu mụcnăm sinh cha, mẹ (Các trường hợp đăng ký lại việc sinh lưu ý bổ sung năm sinh bố, mẹ).
- Số 176, 177: Thông tin khai sinh bị bỏ trống. - Số 235: Sai họ tên của mẹ.
Sổ đăng ký kết hôn
- Số 5: Mục Ngày tháng đăng ký là ngày 12/01/2014 trong khi sổ lại là sổ của năm 2015.
- Số 41: Sửa đổi tên người chồng chưa đóng dấu xác nhận.
Sổ đăng ký khai tử: Đúng.
- Lưu ý: Từ năm 2016 sổ được sử dụng trong năm. Không sử dụng năm tiếp theo.
* UBND xã Tam Đồng [22, tr3]
Sổ đăng ký khai sinh quyển 1:Chưa khóa sổ.
- Số 01: Phần Ngày sinh bằng chữ và số không khớp nhau: Mục ngày sinh bằng chữ là 26/01/1974 trong khi đó ngày sinh bằng chữ lại ghi: Ngày hai mươi sáu, tháng năm, năm một nghìn chín trăm bảy mươi tư.
- Số 02: Người đi đăng ký Khai sinh và người ký khác nhau. - Số 03: Thiếu phần thông tin cha.
- Số 17: Thiếu quốc tịch cha.
- Số 26: Ngày đăng ký khai sinh là ngày 03/02/2005 trong khi đây là sổ năm 2015.
- Số 85: Ngày sinh số và chữ không khớp nhau 26/6/1986 – 26/6/1987. - Số 132: Thiếu họ tên mẹ.
- 178: Ngày sinh bằng số và chữ không khớp nhau: 28/10/1979 –
57
- 189: Họ tên mẹ: Bùi Thị Hằng – Bùi Thị Thu Hằng; Người đi khai sinh và
ký khác nhau.
Sổ đăng ký khai sinh quyển 02
- Số 207: Họ tên cha: Nguyễn Văn Bằng –Nguyễn Văn Cống. - Số 245: Me: Nguyễn Thị Tuyết Loan – Lan.
- Số 270: Cha: Nguyễn Chung Chưởng –Nguyễn Chưởng. - Số 271: Đăng ký đúng hạn –đăng ký quá hạn.
- Số 287: Họ tên người đi khai sinh: Kiều Thị Hương –Kiều Thị Thúy Hương. - Số 297: Họ tên cha: Phạm Như Quỹ - Phạm Như Lũy.
- Số 309: Ghi sai năm sinh của cha mẹ.
- Số 312: Ngày tháng năm sinh số và chữ không khớp: 13/3/2015 –
13/3/1988.
- Số 317: Ngày tháng năm đăng ký: 29/9/2015 – 29/8/2015. - Số 339: Họ tên mẹ: Nguyễn Thị Hoa –Nguyễn Thị Hoa Hậu. - Số 341: Ngày tháng năm sinh số và chữ: 23/8/2015 – 23/8/1979. - Số 362: Thiếu ghi ngày sinh bằng chữ.
- Số 394: Họ tên mẹ (chữ quá xấu khó dịch).
Sổ đăng ký khai sinh quyển 03
- Số 403: Ngày tháng năm sinh số và chữ không khớp: 26/11/2015 –
26/12/2015.
- Số 405: Họ tên mẹ, chỉnh lại và xác nhận.
- Số 409: Họ và tên mẹ : Bùi – Nguyễn. Điều chỉnh và xác nhận.
- Số 416: Ngày tháng năm sinh bằng số và chữ không khớp nhau: 03/12/2015 – 09/12/2015.
Sổ đăng ký kết hôn, khai tử: Đúng.
* UBND xã Liên Mạc [22, tr4]
- Đề nghị chốt tất cả các loại sổ hộ tịch theo quy định. - Không sử dụng nhiều màu mực trong sổ.
Sổ đăng ký khai sinh quyển 01
- Số 02: Thiếu năm sinh bố, mẹ . - Số 11: Thiếu năm sinh mẹ.
58
- Không có số đăng ký khai sinh số 26 (25 rồi đến 27).
- Số 35: Ngày tháng năm đăng ký: 06/02/2015 – 07/02/2015. - Số 49: Thiếu ngày tháng năm sinh bằng chữ.
- Số 58: Thiếu họ tên mẹ.
- Số 69, 77: Thiếu năm sinh cha.
- Số70, 72: Gạch phần ghi thông tin người cha (con ngoài giá thú???) => sai quy định pháp luật.
- Số 82: Họ tên cha: Nguyễn Văn Nhâm – Nguyễn Văn Nhân. - Số 85: Thiếu năm sinh bố mẹ.
- Số 92: Thiếu họ tên mẹ.
- Số 98: Họ tên mẹ: Nguyễn Thị Thảo –Kiều Văn Chung. - số 102: Thiếu năm sinh mẹ.
- Số 110: Ngày tháng năm sinh số và chữ lệch: 17/4/2015 – 17/10/2015.
Sổ đăng ký khai sinh quyển 02
Đề nghị bổ sung nơi đăng ký ở tất cả các trang thành: UBND xã Liên Mạc. - Số 226: Ngày đăng ký: 14/9/2015 – 14/2/2014.
- Số 229: Họ tên mẹ: Kiều Thị Cao –KiềuThị Cao (Huệ). - Số 235: Họ tên mẹ: Đoàn Thị Phương – Phượng.
- Số 240: Chưa Xác nhận phần sửa họ tên mẹ. - Số 251, 325: Thiếu năm sinh mẹ.
- Số 381: Chỉ có ở 1 sổ, Khai sinh năm 2006 đã đăng ký lại???
Sổ đăng ký kết hôn, khai tử: Xã nộp 1 quyển trả lại đề nghị chốt sổ.
*UBND xã Tiến Thắng
Sổ đăng ký khai sinh quyển 01
- Số 83: Phần Họ và tên ghi không rõ Đỗ Việt Tiến hay Đỗ Viết Tiến. - Số142: Ngày sinh bằng số và chữ không khớp nhau: 20/4/2015 –
24/4/2015.
- 200: Họ vàtên bố: Nguyễn Văn Lợi – Đỗ Văn Lợi; Người đi khai sinh và người ký: Đỗ Văn Lợi –Lê Hữu Trí.
- Số 12, 85, 162, 173, 181, 193, 195, 196, 197, 200: Người đi đăng ký khai sinh và người ký khác nhau.
59
Sổ đăng ký khai sinh quyển 02
- Số 229,256, 367: Thiếu chữký người đi khai sinh.
- Số 240, 245, 263, 269, 292, 298, 306, 310, 334, 335, 357, 359, 373: Người đi đăng ký Khai sinh và người ký khác nhau.
- Số 257: Bổ sung năm sinh mẹ. - Số 265: Bổ sung năm sinh bố mẹ.
- Số 313: Họ tên khai sinh ghi không rõ: Nguyễn Danh Anh Tuấn –Nguyễn Dan Anh Tuấn.
- số 346: Ngày tháng năm sinh bằng số và chữ không khớp: 29/7/2015 –
29/9/2015.
Những vi phạm về trình tự, thủ tục đăng ký các việc hộ tịch
- Vi phạm về đăng ký khai sinh theo quy định tại điều 16 Luật hộ tịch
Theo quy định tại điều 16 luật hộ tịch thì người đi khai sinh phải nộp giấy chứng sinh do cơ sở y tế nơi trẻ em sinh ra cấp. Nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế thì được thay bằng văn bản xác nhận của người làm chứng. Trường hợp không có người làm chứng thì người đi khai sinh phải cam đoan về việc sinh là có thật. Tuy nhiên khi làm cam đoan việc sinh là có thật thì người cam đoan nêu lý do là trẻ em sinh ra tại Trung tâm y tế của huyện hoặc Trạm y tế của xã, nhưng giấy chứng sinh bị thất lạc, công chức Tư pháp - Hộ tịch vẫn tiếp nhận, đăng ký khai
sinh, không yêu cầu người đi khai sinh đến Trung tâm y tế, Trạm y tế nơi cấp giấy chứng sinh để xin cấp lần 2 hoặc tiến hành thẩm tra xác minh tại nơi sinh để xác định việc sinh, ngày tháng sinh chính xác của đứa trẻ. Việc làm này đã dẫn đến tình trạng đăng ký khai sinh sai ngày, tháng sinh của đứa trẻ, thậm chí tạo điều kiện cho việc cố tình làm sai lệch các sự kiện trên của người đi khai sinh. Nhiều trường hợp chỉ lưu bản phô tô giấy chứng sinh mà không lưu bản chính
theo quy định.
Một số vi phạm do thiếu cẩn thận không đối chiếu với giấy chứng sinh nên đã đăng ký về ngày, tháng, sinh của đứa trẻ sai với ngày tháng sinh tại giấy chứng sinh (ví dụ: cháu Trần Thị Yên Linh - sinh ngày 22/10/2008 tại giấy chứng sinh nhưng tại sổ đăng ký khai sinh thì sinh ngày 28/10/2008, trường hợp
60
cháu Bùi Kim Ngân sinh ngày 26/5/2009 tại sổ đăng ký khai sinh lại là ngày 26/4/2009).
Một số trường hợp giấy chứng sinh đã bị tẩy xóa, sửa chữa tên của người mẹ hoặc ngày tháng năm sinh của trẻ nhưng vẫn cho đăng ký khai sinh, không yêu cầu người đi khai phải cung cấp giấy chứng sinh không bị tẩy xóa, sửa chữa hay tiến hành thẩm tra xác minh tại cơ sở y tế nơi đã cấp giấy chứng sinh đó trước khi cho đăng ký khai sinh.
Rất nhiều trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em nhưng không lưu một giấy tờ nào, chỉ thể hiện tại sổ đăng ký khai sinh.
Theo quy định tại điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định về đăng ký lại việc sinh thì những trường hợp đã đăng ký nhưng sổ bộ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đã mất, bị hư hỏng không sử dụng được thì mới cho đăng ký lại, trường hợp đăng ký lại tại cấp xã không phải nơi đương sự đã đăng ký khai sinh trước đây thì tờ khai phải có xác nhận của UBND cấp xã đã đăng ký còn sổ hộ tịch không (trừ trường hợp đương sự xuất trình được bản sao đã cấp hợp lệ trước đây). Trong quá trình thực hiện đối với một số trường hợp như đăng ký lại việc sinh của “Đặng Duy Vũ, sinh ngày 01/02/2004, Đặng Oanh, sinh ngày 28/3/2002 trước đây đã đăng ký tại UBND xã Liên Mạc. Cả 2 trường hợp độ tuổi còn nhỏ sinh năm 2002, 2004 thì việc mất sổ đăng ký tại xã Liên Mạc không thể xảy ra,
nhưng do cán bộ Tư pháp – Hộ tịch không cập nhật các quy định của pháp luật mà cho rằng cứ mất bản gốc giấy khai sinh là đăng ký lại được nên vẫn cho đương sự đăng ký lại khai sinh.
Trường hợp đăng ký lại khai sinh của UBND xã Tự Lập thiếu chặt chẽ, tại giấy CMND, hộ khẩu do đương sự cung cấp chỉ có năm sinh, không theo nguyên tắc nếu không có giấy tờ chứng minh ngày, tháng, năm sinh thì lấy theo ngày 01
tháng 01 chứ không tùy tiện lấy theo một ngày tháng sinh bất kỳ mà không có căn cứ để xác định ngày, tháng sinh như trên là đúng.
Riêng đối với các xã được thanh tra thuộc huyện Mê Linh nhận thấy công chức Tư pháp - Hộ tịch trình độ chuyên môn, nghiệp vụ yếu, thiếu nghiên cứu văn bản pháp luật, giải quyết rất tùy tiện. Đa số giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch chỉ ghi vào sổ, không lưu trữ hồ sơ. Giải quyết đăng ký khai sinh quá hạn cho
61
nhiều trường hợp mà trước đây đã đăng ký khai sinh tại xã và sổ hộ tịch vẫn còn
lưu (nếu theo quy định chỉ cấp bản sao từ sổ khai sinh).
Một số cấp xã giải quyết cho đăng ký lại việc sinh chỉ lưu 1 tờ khai, ngoài ra không lưu loại giấy tờ nào khác. Có trường hợp lại có lưu thêm bản chính giấy khai sinh trước đây vào hồ sơ nhưng cấp giấy khai sinh sai với ngày, tháng sinh theo giấy khai sinh trước (ví dụ trường hợp ông Nguyễn Ngọc Hoàng được UBND xã cấp giấy khai sinh ngày 05/4/1990 thể hiện ngày, tháng, sinh của ông Hoàng là ngày 19/02/1979 nay cấp lại giấy khai sinh thì sinh ngày 15/5/1979).
Trường hợp này đáng ra phải yêu cầu ông Nguyễn Ngọc Hoàng đến phòng Tư pháp huyện Phong Điền để xin cải chính ngày,tháng, sinh nếu ngày tháng sinh đó sai với ngày, tháng sinh thực tế.
Vi phạm về thủ tục, trình tự, thẩm quyềnđăng ký kết hôn theo quy định tại điều 17 và điều 18 Luật Hộ tịch
Khi đăng ký kết hôn bên nam nữ nộp tờ khai (theo mẫu quy định) và xuất trình giấy CMND, nhưng trong quá trình giải quyết, UBND một số xã lại yêu cầu đương sự làm thêm đơn xin đăng ký kết hôn, nếu không làm đơn thì làm
theo mẫu Tờ khai xác nhận tình trạng hôn nhân. Việc yêu cầu này là thừa thủ tục không cần thiết đã gây phiền hà cho nhân dân.
Một số đơn vị thiếu thận trọng đã sử dụng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân quá thời hạn, thậm chí có trường hợp cấp giấy chứng nhận kết hôn cho những trường hợp thường trú khác địa phương nhưng không lưu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của địa phương nơi thường trú của người đó. Cũng có trường hợp cấp Giấy chứng nhận kết hôn cho đương sự trước ngày mà địa phương khác
xác nhận tình trạng hôn nhân cho người ở địa phương họ (ví dụ trường hợp của bà Liểu, ông Bôn, ngày xác nhận độc thân của bà Liểu là 08/5/2008, ngày cấp chứng nhận kết hôn cho bà Liểu và ông Bôn là ngày 04/5/2008).
Hoặc có trường hợp đăng ký kết hôn, không có giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của 2 người theo quy định đối với cán bộ, chiến sĩ đang công tác trong lực lượng vũ trang. Tuy nhiên, UBND xã vẫn cấp giấy chứng nhận kết hôn cho hai trường hợp trên.