chức làm công tác thanh tra của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp; hoặc khi có các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác này cũng gửi cho Thanh tra Bộ và Thanh tra Sở để kịp thời nắm bắt, cấp nhật thông tin, quy định pháp luật trong lĩnh vực này, từ đó mới có thể làm tốt công tác thanhtra lĩnh vực hộ tịch.
3.2.5. Áp dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch quản lý hộ tịch
Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương hiện nay được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công, phương pháp này có những hạn chế nhất định, công chức Tư pháp - Hộ tịch phải trực tiếp ghi vào sổ đăng ký hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch để cấp cho công dân, nên mất nhiều thời gian cho việc ghi chép vào 2 sổ đăng ký hộ tịch, nhiều trường hợp không chính xác, sai chính tả, không đầy đủ các nội dung theo biểu mẫu quy định, đặc biệt có trường hợp nội dung trong giấy tờ hộ tịch khác với nội dung ghi trong sổ hộ tịch, làm khó khăn cho công tác quản lý hộ tịch của UBND câp xã, gây phiền hà và ảnh hưởng đến quyền lợi của công dân.
Trong thực tiễn cuộc sống hiện nay, việc công dân di chuyển nhiều nơi cư trú là phổ biến, đồng thời với việc di chuyển nơi cư trú dẫn đến các sự kiện hộ tịch cũng sẽ được đăng ký ở nhiều nơi khác nhau, khai sinh một nơi, kết hôn một nơi, khai tử lại một nơi. Điều này gây khó khăn cho cả công dân và cơ quan Nhà
88
nước khi có yêu cầu kiểm tra, xác minh các biến động liên quan đến nhân thân một con người, do hiện tại đang được thực hiện bằng phương pháp thủ công và
phân tán, không có sự kết nối thông tin với nhau.
Việc ứng dụng những thành tựu của công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước là một đòi hỏi cấp thiết. Đặc biệt trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch thì việc ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết công việc là rất cần thiết. Nếu triển khai thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch sẽ giúp cán bộ hộ tịch xử lý công việc một cách thuận tiện, nhanh chóng và hạn chế đáng kể những sai sót so với thực hiện theo cách thủ công. Bên cạnh đó, người dân cũng dễ dàng tìm hiểu các quy định của pháp luật, các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực hộ tịch, từ đó, xác định được cơ quan có thẩm quyền giải quyết và hồ sơ, giấy tờ cần thiết để đi đăng ký hộ tịch.
Hiện nay, tại địa phương việc lưu trữ sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu chủ yếu lưu giữ bằng sổ sách, giấy tờ do công chức Tư pháp – Hộ tịch giúp UBND cấp xã quản lý. Công chức Tư pháp – Hộ tịch thường xuyên thay đổi đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc lưu trữ các dữ liệu đăng ký hộ tịch như: thất lạc, hư hỏng, hoặc bị mối, mọt do không được bảo quản cẩn thận, khi chuyển công tác không thực hiện bàn giao sổ hộ tịch và hồ sơ lưu về hộ tịch...
Ở một số địa phương đã triển khai thí điểm phần mềm về đăng ký và quản lý hộ tịch tại ủy ban nhân dân cấp xã, tất cả dữ liệu đăng ký hộ tịch đều được cập nhật vào hệ thống lưu trữ của phần mềm quản lý, nên công chức Tư pháp – Hộ tịchdễ dàng cập nhật hồ sơ và truy xuất dữ liệu khi cần thiết.
Theo quy định tại Thông tư 08a/2010/TT-BTP ngày 25/3/2010 của Bộ Tư pháp về ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch, mặc dù đã có sự đơn giản hóa nhưng trên thực tế việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các xã, phường, thị trấn được thực hiện bằng phương pháp viết tay trực tiếp và các sổ hộ tịch. Vì vậy, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác hộ tịch là xu thế tất yếu và rất cần thiết, giúp cho công tác đăng ký hộ tịch được thực hiện một cách khoa học, chính xác. Bên cạnh đó, việc kết nối các thông tin dữ liệu hộ tịch bằng phần mềm quản lý hộ tịch sẽ đem lại nhiều tiện ích cho người dân
89
và các cơ quan Nhà nước. Tuy nhiên, hiện nay công chức Tư pháp – Hộ tịch khi thực hiện đăng ký khai sinh cho công dân vẫn phải thực hiện viết tay vào sổ đăng ký khai sinh sau đó nhập thông tin vào phần mềm đăng ký khai sinh, việc này làm tốn thời gian, công sức, đôi khi thông tin ghi chép trong sổ hộ tịch có sai sót với thông tin trên phần mềm đăng ký khai sinh. Do đó, để đảm bảo sự thống nhất, chính
xác thông tin trong sổ đăng ký khai sinh và phần mềm đăng ký khai sinh tôi kiến nghị Bộ Tư pháp phối hợp cùng Bộ công nghệ thông tin cải tiến cho phép công chức Tư pháp – Hộ tịch có thể in luôn thông tin đã nhập trên phần mềm để làm thành sổ đăng ký khai sinh lưu trữ tại địa phương.
Áp dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong đăng ký và tra cứu thông tin cũng như công tác thanh tra, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ, tạo được tính thống nhất và xuyên suốt trong
công tác quản lý Nhà nước về hộ tịch từ Trung ương đến địa phương. Đồng thời, đây cũng là một giải pháp quan trọng để thực hiện có hiệu quả Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011-2020 của Chính phủ về nội dung hiện đại hóa nền hành chính.