1.3.1. Xây dựng kế hoạch, chương trình quản lý
Chiến lược kế hoạch, chương trình quản lý là tập hợp các mục tiêu cần đạt được về các nguồn thu và các khoản chi tiêu cùng những phương thức để đạt được các mục tiêu đó nhằm đảm bảo tài chính cho việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của tổ chức và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong đơn vị (Bùi Tiến Dũng, 2014).
“Kế hoạch, chương trình quản lý được chia thành hai loại đó là lập dự toán thu và lập dự toán chi, trong đó:
* Lập dự toán thu: Đơn vị sự nghiệp công lập có thu, ngoài NSNN cấp, còn có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, nguồn viện trợ và các nguồn thu khác như:
- Thu từ phí và lệ phí (nếu có)
- Thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh
- Thu từ hoạt động triển khai dịch vụ kỹ thuật, sản xuất kinh doanh, thu từ hợp đồng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, hợp đồng chuyển giao công nghệ;
- Thu từ các hoạt động khác;
* Lập dự toán chi
Nội dung lập dự toán chi gồm một số nội dung như:
theo chế độ hiện hành, kể cả nâng bậc lương hàng năm trong từng đơn vị hành chính sự nghiệp) và các khoản phải nộp theo lương: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Đây là khoản bù đắp hao phí sức lao động, đảm bảo duy trì quá trình tái sản xuất sức lao động CBCNV của đơn vị.
- Chi quản lý hành chính: gồm các khoản chi về tiền điện, tiền nước, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, hội nghị, khánh tiết, xăng xe…. Nhóm này mang tính gián tiếp nhằm duy trì sự hoạt động của bộ máy quản lý của đơn vị. Do vậy, các khoản chi này đòi hỏi phải chi đúng, chi đủ, kịp thời và cần sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả.
Theo cơ chế tự chủ tài chính đơn vị chủ động xây dựng tiêu chuẩn, định mức và chế độ chi tiêu nội bộ căn cứ trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật và chế độ chi tiêu tài chính hiện hành của Nhà nước để đảm bảo hoạt động thường xuyên cho phù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị, đồng thời tăng cường công tác quản lý, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả trong phạm vi nguồn tài chính của mình.
Cùng với việc chủ động đưa ra định mức chi, đơn vị cần xây dựng chính sách tiết kiệm và quản lý chặt chẽ các khoản chi tiêu. Quản lý tốt nhóm này sẽ tạo điều kiện tiết kiệm, tăng thêm kinh phí cho các nhóm khác.”
- Chi nghiệp vụ chuyên môn: gồm chi mua hàng hoá, vật tư dùng cho công tác phục vụ lĩnh vực chuyên môn; trang thiết bị kỹ thuật; sách, tài liệu chuyên môn … Nhóm này phụ thuộc vào cơ sở vật chất và quy mô hoạt động của từng đơn vị. Có thể nói đây là nhóm quan trọng, chiếm phần lớn tổng số kinh phí và đòi hỏi nhiều công sức về quản lý. Đây là nhóm thiết yếu nhất, thực hiện theo yêu cầu thực tế nên Nhà nước ít khống chế việc sử dụng kinh phí nhóm này. Nhóm chi nghiệp vụ chuyên môn có liên hệ chặt chẽ với chất lượng phục vụ, mục tiêu phát triển của đơn vị.
Nhóm chi này là do những quy định mang tính chuyên môn không quá khắt khe, đòi hỏi các nhà quản lý phải biết sử dụng đúng mức và thích hợp, tránh làm mất cân đối thu – chi, nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật của Nhà nước, cụ thể là theo cơ chế tự chủ tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập có thu.
do sự xuống cấp tất yếu của tài sản cố định dùng cho hoạt động chuyên môn cũng như quản lý nên thường phát sinh nhu cầu kinh phí để mua sắm, trang bị thêm hoặc phục hồi giá trị sử dụng cho những tài sản cố định đã xuống cấp. Có thể nói đây là nhóm chi mà các đơn vị đều quan tâm vì nhóm này có thể làm thay đổi bộ mặt của đơn vị.”
1.3.2. Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch quản lý
Nội dung của công tác triển khai thực hiện kế hoạch thu chi gồm:
- Bảo đảm và cung cấp các điều kiện để thực hiện kế hoạch: bao gồm các nguồn nhân lực, tài chính, phương tiện và quyền hạn tương ứng cho các bộ phận, cá nhân để thực hiện kế hoạch thu, chi.
- Truyền đạt, giải thích kế hoạch thu chi cho CBCNV trong đơn vị, để họ hiểu, chấp nhận và thực hiện kế hoạch đó. Chẳng hạn mỗi bộ phận, mỗi người cần phải hiểu họ phải làm gì để đóng góp vào các nguồn thu của đơn vị và họ sẽ nhận được lợi ích gì từ việc thực
- Tạo động lực cho các bộ phận và cá nhân có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch thu chi của đơn vị. Thực chất đây là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp, các công cụ: kinh tế; tổ chức- hành chính; kĩ thuật nghiệp vụ; giáo dục- tâm lý, để tác động lên các bộ phận và cá nhân, làm cho họ thực hiện nhiệm vụ có kết quả và hiệu quả cao. Bộ phận nào, cá nhân nào làm tốt sẽ được thưởng, ngược lại làm kém, gây thất thoát thì sẽ bị phạt tiền hoặc bị kỷ luật tùy theo mức độ vi phạm.
Các công cụ kinh tế chủ yếu gồm: tiền lương, tiền thưởng, chế độ bồi dưỡng và hệ thống phúc lợi của đơn vị. Các công cụ tổ chức là bộ máy và cán bộ làm nhiệm vụ quản lý tài chính trong đơn vị. Các công cụ hành chính gồm: các chính sách, kế hoạch, thủ tục, quy định, quy chế, định mức về tài chính. Các công cụ giáo dục là các phương tiện thông tin đại chúng, sách, báo, tạp chí chuyên môn về tài chính và quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp công lập có thu theo cơ chế tự chủ tài chính, các chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân viên tài chính kế toán. Các công cụ kĩ thuật là các nghiệp vụ về tài chính, kế toán kiểm toán, ... (Bùi Tiến Dũng, 2014).
hoạch thu chi. Trong quá trình hoạt động, có thể xảy ra các xung đột trong hoạt động tài chính, như xung đột về nhiệm vụ, quyền hạn, thông tin, lợi ích..., trong đó đáng chú ý nhất và thường xảy ra nhiều nhất là các xung đột về lợi ích đòi hỏi các nhà quản lý phải xử lý. Nếu không xử lý các xung đột về lợi ích sẽ dẫn đến sự thiếu thống nhất trong hành động của các bộ phận và nhân viên của đơn vị, từ đó ảnh hưởng đến kết quả thực hiện nhiệm vụ chung.
* Yêu cầu của công tác triển khai thực hiện kế hoạch thu, chi trong đơn vị:
“- Đảm bảo phân phối, cấp phát, sử dụng nguồn kinh phí một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả (Nguyễn Hoàng Lan, 2018).
- Đảm bảo giải quyết linh hoạt về kinh phí. Do nguồn kinh phí thường là hạn hẹp và khả năng dự toán bị hạn chế, hơn nữa giá cả thị trường lại rất biến động, nên giữa thực trạng diễn ra trong quá trình chấp hành với kế hoạch thu chi được lập ra có thể có những khoảng cách nhất định đòi hỏi phải có sự linh hoạt trong quản lý (Nguyễn Hoàng Lan, 2018).
- Nguyên tắc chung là chi theo dự toán nhưng nếu không có trong dự toán mà cần chi thì phải quyết định kịp thời, đồng thời có thứ tự ưu tiên việc gì trước, việc gì sau.
- Sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán và nhận được thông báo cấp vốn hạn mức, đơn vị sẽ chủ động sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Tổ chức thực hiện thu nhận các nguồn tài chính theo kế hoạch và theo quyền hạn.
- Tổ chức thực hiện các khoản chi theo chế độ, tiêu chuẩn và định mức do Nhà nước quy định trên cơ sở đánh giá hiệu quả, chất lượng công việc.
1.3.3. Kiểm tra, kiểm soát, điều chỉnh kế hoạch
Kiểm tra, kiểm soát kế hoạch là quá trình giám sát, đánh giá việc thực hiện và kết quả thực hiện các hoạt động thu – chi, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu cần thiết, nhằm đảm bảo các hoạt động tài chính của đơn vị được thực hiện đúng quy định và có hiệu quả, góp phần thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ của đơn vị.
lý tài chính, bởi vì quá trình thực hiện kế hoạch thu chi, do các lý do khách quan và chủ quan, không phải bao giờ cũng đúng như dự kiến (Nguyễn Hoàng Lan, 2018). Không có kiểm soát, kế hoạch thu chi khó lòng thực hiện được có hiệu quả.
* Mục tiêu của kiểm tra, kiểm soát thu-chi tài chính nhằm:
- Kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh, bảo đảm cho đơn vị thực hiện được các kế hoạch đã đề ra.
- Giúp đơn vị nắm được tình hình quản lý thu-chi, đảm bảo hiệu lực và hiệu quả quản lý tài chính trong đó tính hiệu lực là đạt được các mục tiêu thu-chi, tính hiệu quả là tăng chênh lệch thu-chi, với chi phí tiết kiệm nhất
- Đưa công tác quản lý tài chính của đơn vị đi vào nề nếp và đúng quy định. - Tận dụng được các cơ hội và giảm thiểu được các rủi ro tài chính.”
* Chủ thể kiểm soát tài chính:
Chủ thể kiểm soát tài chính là thủ trưởng đơn vị, các nhà quản lý bộ phận, phòng tài chính kế toán và ban thanh tra trong đơn vị cũng như toàn thể CBCNV của đơn vị.
Ngoài ra, còn có các chủ thể bên ngoài như cơ quan quản lý nhà nước cấp trên, cơ quan quản lý trong lĩnh vực tài chính (Bộ Tài Chính, Kho bạc Nhà nước, thanh tra,...)
* Nội dung công tác kiểm tra, kiểm soát thu chi gồm:
- Xây dựng hệ thống tiêu chí giám sát đánh giá kế hoạch thu-chi:
Trong hoạt động kiểm soát tài chính nội dung đầu tiên là xác định hệ thống tiêu chí giám sát đánh giá. Tuy nhiên các tiêu chí giám sát đánh giá quản lý thu chi tài chính trong đơn vị công lập còn nhiều tranh luận; đối với một số đơn vị có nhiệm vụ phục vụ đặc thù lại càng khó khăn do tính đặc thù của nó là gắn bó hữu cơ giữa mục tiêu phục vụ công tác chính trị, xã hội và mục tiêu hiệu quả kinh doanh trong hoạt động của đơn vị nhằm duy trì, phát triển đơn vị và đảm bảo đời sống của CBCNV trong đơn vị. Nói cách khác đơn vị công lập phải thực hiện đồng thời hai mục tiêu trên. Chính vì vậy mà đối với mỗi loại hình phục vụ của đơn vị sự nghiệp, có thể có một hệ thống tiêu chí giám sát đánh giá riêng. Nội dung của hệ thống tiêu
chí giám sát đánh giá này liên quan đến những vấn đề sau: + Số thu và cơ cấu thu
+ Số chi và cơ cấu chi + Cân đối thu chi
+ Hiệu quả sử dụng vốn + Số vụ vi phạm
+ Số tiền vi phạm...
- Xây dựng hệ thống thông tin phản hồi giám sát việc thực hiện thu chi: Điều này cũng có nghĩa là xây dựng hệ thống thông tin phản hồi sự thực hiện kế hoạch thu chi thông qua các kênh chính thức như báo cáo, thống kê, kiểm tra tại chỗ. Ngoài ra còn có thể có được thông tin phản hồi việc thực hiện thu chi có thể có thể có được thông qua các kênh phi chính thức như đơn thư phản ánh của người lao động hoặc từ các chủ thể bên ngoài về hoạt động thu-chi tài chính của đơn vị (báo chí, truyền hình, truyền thanh ...)
- Đánh giá việc thực hiện kế hoạch thu chi:
“Trong kiểm soát tài chính, công tác đánh giá dựa trên các tiêu chí là không thể thiếu. Đánh giá việc thực hiện kế hoạch tài chính giúp nhà quản lý thấy rõ kế hoạch đang được thực hiện đến mức độ nào, liệu có hoàn thành kế hoạch hay không, điểm mạnh và điểm yếu là gì, nguyên nhân tại sao, từ đó có biện pháp động viên hay sửa chữa cũng như rút kinh nghiệm quản lý.
- Điều chỉnh và kiến nghị việc thực hiện kế hoạch thu chi:
Qua kiểm soát, có thể điều chỉnh các nội dung thu và chi nếu thấy xuất hiện các vấn đề hay các cơ hội, hoặc khi tình hình thay đổi. Trong đó thường gặp nhất là điều chỉnh các nội dung chi và mức chi:
+ Đối với kinh phí chi hoạt động thường xuyên: trong quá trình thực hiện, đơn vị được điều chỉnh các nội dung chi, các nhóm mục chi trong dự toán chi được cấp có thẩm quyền giao cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đồng thời gửi cơ quan quản lý cấp trên để theo dõi, quản lý, thanh toán và quyết toán.
các nhóm mục chi, nhiệm vụ chi, kinh phí cuối năm chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết, thực hiện theo quy định của pháp luật Nhà nước có liên quan trong lĩnh vực phục vụ và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
Đưa ra những kiến nghị có thể như:
+ Điều chỉnh tăng, giảm các khoản thu-chi không hợp lý hoặc không đúng theo pháp luật và quy chế thu-chi tài chính của đơn vị.
+ Thay đổi hoặc bổ sung chính sách, kế hoạch, cơ cấu quản lý tài chính cũng như về mặt nhân sự trong bộ máy quản lý của đơn vị,...
+ Tổng kết và đưa ra những kiến nghị đổi mới hoạt động tài chính của đơn vị.”
Nhìn vào những thành công và hạn chế thực tại để có sáng kiến nhằm hoàn thiện quản lý tài chính của đơn vị theo cơ chế tự chủ tài chính.
* Các hình thức kiểm soát:
Xét theo quy trình, các hình thức kiểm soát gồm:
“- Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch tài chính; là loại kiểm tra được tiến hành khi xây dựng, xét duyệt và quyết định dự toán thu chi của đơn vị, khi phân tích tài chính và lập kế hoạch tài chính.
- Kiểm tra thường xuyên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch tài chính đã được quyết định. Gồm kiểm tra các hoạt động thu chi, kiểm tra kết cấu tài chính, kiểm tra việc phân phối và sử dụng các quỹ tiền tệ.
- Kiểm tra sau khi thực hiện kế hoạch tài chính, tức là xem xét lại tính đúng đắn, hợp pháp, hợp lý của các hoạt động tài chính cũng như các số liệu, tài liệu tổng hợp được đưa ra trong sổ sách, bảng biểu.
Xét theo tần suất kiểm tra, các hình thức kiểm soát gồm:
- Kiểm tra thường xuyên, đó là theo dõi, kiểm tra liên tục hàng ngày.
- Kiểm tra định kì, ví dụ hàng tháng, hàng quý hay hàng năm có kiểm tra tài chính. - Kiểm tra đột xuất, khi cần có thông tin một cách khách quan hoặc khi cần sự can thiệp gấp của nhà quản lý.
Việc kiểm soát được thực hiện với nhiều hình thức như trên nhằm phát hiện ra những vụ việc thu, chi sai quy định của pháp luật và quy chế thu-chi nội bộ của
đơn vị.
1.4. Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến hoạt động quản lý tài chính theo cơchế tự chủ chế tự chủ
1.4.1. Yếu tố khách quan
1.4.1.1. Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với giáo dục đào tạo
Cơ chế tự chủ tài chính đối với đơn vị sự nghiệp là một nội dung của chính sách tài chính quốc gia. Do đó, khi xây dựng cơ chế tự chủ tài chính, các đơn vị phải đảm bảo tuân theo các chính sách hiện hành của Đảng và Nhà nước bởi đây