Về mặt lý thuyết, văn phòng là bộ phận tham mƣu, tổng hợp, giúp việc cho một cơ quan cụ thể, trên cơ sở đảm bảo phù hợp tính chất, mục đích hoạt động của cơ quan đó. Khi vận dụng lý thuyết này vào tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phƣơng cấp huyện theo Luật Tổ chức HĐND và UBND
21
năm 2003, các văn bản hƣớng dẫn đã lựa chọn mô hình Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan chuyên môn giúp việc cho cả 2 cơ quan chính quyền cấp huyện là HĐND và UBND với mục tiêu hạn chế sự phình to của bộ máy; đồng thời mô hình này đƣợc xây dựng cũng một phần từ đánh giá tính chất tƣơng đồng trong hoạt động của HĐND và UBND là thực hiện chức năng hành pháp. Tuy nhiên, thực tế bộc lộ rõ mô hình tổ chức Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nhiều bất cập cần đƣợc khắc phục, đặc biệt là khi tổ chức thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phƣơng năm 2015.
Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Chánh Văn phòng là ngƣời đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, chịu trách nhiệm trƣớc UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và trƣớc pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
Các Phó Chánh Văn phòng là cấp phó của ngƣời đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, là ngƣời giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng về nhiệm vụ đƣợc phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh văn phòng đƣợc Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng. Số lƣợng Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện không quá 03 ngƣời.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định theo quy định của pháp luật.
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện làm việc theo chế độ thủtrƣởng và theo Quy chế làm việc của UBND cấp huyện; bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo của các cơ quan chuyên môn theo quy định.
22
Chánh Văn phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của UBND cấp huyện xây dựng Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế đó.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện về việc thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình và các công việc đƣợc UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện phân công hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí; gây thiệt hại trong tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện và sở quản lý ngành, l nh vực về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình; báo cáo công tác trƣớc HĐND và UBND cấp huyện khi đƣợc yêu cầu; phối hợp với ngƣời đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Các bộ phận của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bao gồm: Bộ phận tổng hợp, bộ phận hành chính –văn thƣ, bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Một là, bộ phận tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng chƣơng trình công tác của UBND cấp huyện; tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, dự thảo các đề án, văn bản hành chính giúp Thƣờng trực HĐND, UBND cấp huyện trong việc chỉđạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn quản lý thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
Hai là, bộ phận hành chính –văn thư. Bộ phận này thực hiện các nhiệm vụ bao gồm: Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụđắc lực cho sự lãnh đạo, điều hành của Thƣờng trực HĐND, UBND và của Văn phòng; Kiểm tra chặt chẽ
23
thể thức, nội dung văn bản của Thƣờng trực HĐND, UBND cấp huyện và Văn phòng trƣớc khi ban hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo quy định; Soạn thảo, in ấn tài liệu, văn bản, giấy tờ của cơ quan; Thực hiện công tác lƣu trữ, các quy định về bí mật nhà nƣớc trong xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nƣớc; Tham mƣu cho Chánh Văn phòng trong việc hƣớng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ hành chính – văn thƣ đối với Văn phòng của các cơ quan thuộc UBND cấp huyện và Văn phòng HĐND và UBND cấp xã.
Ba là, bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ. Bộ phận này thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tổ chức quản lý toàn bộcơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý; Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan; mua sắm các phƣơng tiện, trang thiết bị, vật tƣ hàng hóa theo đúng quy định hiện hành;
Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thƣờng xuyên cũng nhƣ đột xuất của Thƣờng trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;
Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị và các đoàn khách đến làm việc với huyện;
Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệcơ quan; bố trí cán bộ, công chức trực cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.
Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục vụ các hoạt động của Thƣờng trực HĐND, UBND huyện và của Văn phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chếđộquy định và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định;
24
Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tƣ theo đúng quy định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tƣ hàng hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;
Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài sản, vật tƣ hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;
Thực hiện chếđộthanh toán cho các đơn vịbên ngoài cơ quan và cho cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhƣng phải đảm bảo nguyên tắc, chếđộquy định hiện hành;
Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tƣ xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng.
Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụLãnh đạo huyện và Văn phòng;
Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nƣớc, thực hiện tiết kiệm xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;
Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dƣỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc;
Khi có công việc đột xuất của thƣờng trực HĐND, UBND trực tiếp điều hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó Chánh Văn phòng biết trƣớc khi đi.
Bốn là, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồsơ hành chính. Bộ phận này có nhiệm vụgiúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cơ chế một cửa, một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
25
Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức bộmáy Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện