và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm
2.1.2.1. Vềcơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm bao gồm 07 bộ phận chuyên môn, cụ thể nhƣ sau:
Một là, bộ phận Tổng hợp, có nhiệm vụ:
Thứ nhất, giúp lãnh đạo Văn phòng trong công tác tham mƣu, giúp việc, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND, Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo UBND theo các l nh vực công tác, gồm các công việc sau đây:
Tham mƣu, xửlý văn bản gửi đến;
Theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong việc thực hiện, chỉ đạo, kết luận của Thành phố, Quận ủy, HĐND, UBND, Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo UBND;
44
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND, Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND;
Kiểm tra hồ sơ, thể thức các văn bản trình Thƣờng trực HĐND, UBND, lãnh đạo UBND xem xét thông qua;
Thể chế hóa, truyền đạt bằng văn bản ý kiến chỉ đạo của HĐND, UBND, Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo UBND đến các đơn vị có liên quan;
Tham mƣu, phục vụ việc tổ chức các kì họp, phiên họp của UBND; các kì họp Hội nghị do Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo UBND chủ trì điều hành: Chuẩn bị nội dung hoặc yêu cầu các đơn vị chuẩn bị nội dung, báo cáo (theo tính chất cuộc họp hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo UBND); phối hợp thực hiện công tác hậu cần, phục vụ cuộc họp; ghi biên bản, tham mƣu xây dựng thông báo kết luận cuộc họp.
Thứ hai, giúp việc lãnh đạo Văn phòng trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Quận;
Thứ ba, thƣờng xuyên liên hệ với các phòng, ban, ngành, hội, đoàn thể, MTTQ; Thƣờng trực HĐND, UBND các phƣờng; giúp Thƣờng trực HĐND, UBND quận theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của các cơ quan trên.
Thứ tƣ, thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND Quận.
Hai là, Bộ phận tiếp dân và x l đơn thư, có nhiệm vụ
Tổ chức trực, tiếp, hƣớng dẫn công dân hàng ngày trừ thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày Lễ.
Tiếp nhận đơn, vào sổtheo dõi đơn, phân loại xửlý đơn thƣ theo quy định. Tham mƣu, giúp lãnh đạo Văn phòng trong việc:
+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết đơn của các phòng ban, đơn vị và UBND các phƣờng theo quy định;
45
+ Chuẩn bị cơ sở vật chất, hồ sơ, tài liệu phục vụ cho việc tiếp dân của Đại biểu HĐND Thành phố, Đại biểu HĐND Quận và lãnh đạo UBND quận theo lịch.
+ Niêm yết công khai các quy định về tiếp công dân, giải quyết đơn thƣ khiếu nại tố cáo, lịch tiếp công dân, quy trình tiếp dân giải quyết đơn thƣ và kết quả giải quyết đơn thƣ theo quy định.
+ Tham gia tiếp công dân tại các kỳ họp, Hội nghị của HĐND, UBND hoặc theo yêu cầu của Quận khi đƣợc phân công.
+ Thực hiện và hƣớng dẫn cán bộ, công chức và nhân dân thực hiện nội quy, quy chếvà các quy định về tiếp công dân.
Thực hiện các nhiệm vụkhác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
Ba là, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính, có nhiệm vụ:
Thực hiện theo đúng Quy chế hoạt động tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “Một cửa” của UBND quận. Cán bộ, công chức tại bộ phận phải tôn trọng, hoà nhã, hƣớng dẫn tận tình các cá nhân, tổ chức đến thực hiện các thủ tục hành chính; có trách nhiệm cao trong công việc, thực hiện các thủ tục chính xác, khoa học và đúng pháp luật; không đƣợc phiền hà, sách nhiễu các tổ chức, công dân dƣới mọi hình thức.
Bốn là, Bộ phận văn thư, lưu trữ, có nhiệm vụ:
Thứ nhất, đối với công tác văn thƣ:
Thực hiện chức năng quản lý, tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy mời họp, hội nghị của HĐND, UBND quận và Văn phòng;
Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu đi, đến theo quy định và quy chế làm việc
Đối với văn bản đến, cần kiểm tra chặt chẽ nơi gửi, nơi nhận nếu là văn bản khẩn, hoả tốc thì Văn thƣ phải chuyển ngay đến lãnh đạo Văn phòng
46
để xử lý kịp thời. Đối với văn bản mật, văn bản gửi đích danh đến Thƣờng trực HĐND quận, lãnh đạo UBND quận thì Văn thƣ chuyển đến đúng địa chỉ nơi nhận;
Thực hiện việc chuyển giao hồ sơ trình ký theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng giữa các bộ phận trong Văn phòng cũng nhƣ giữa Văn phòng với các Phòng, Ban, ngành quận, UBND các phƣờng và theo dõi quá trình luân chuyển của hồsơ, văn bản;
Chịu trách nhiệm phát hành Văn bản đi trên hệ thống phần mềm đảm bảo đúng quy định.
Quản lý con dấu (ấn chỉ) theo đúng quy định của pháp luật, tuyệt đối không đƣợc giao dấu cho ngƣời không có trách nhiệm sử dụng dấu, khi chƣa có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng;
Cán bộ Văn thƣ phân phối đầy đủ và kịp thời các loại báo chí cho các phòng, ban, đơn vịtrong cơ quan, các bộ phận và cá nhân trong Văn phòng.
Hàng tháng, tổng hợp báo cáo tình hình chuyển nhận văn bản đi đến với lãnh đạo Văn phòng và UBND quận.
Hàng năm, văn bản đến và văn bản đi đƣợc tổng hợp lại và bàn giao cho bộ phận Lƣu trữ quản lý theo quy định.
Thực hiện một số công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công. Thứ hai, đối với công tác lƣu trữ
Thực hiện quản lý Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ của quận theo đúng quy định của Nhà nƣớc; Văn bản của Thƣờng trực HĐND quận, UBND quận, Chủ tịch UBND quận ban hành đƣợc lƣu trữđúng quy định;
Thực hiện chế độ thống kê tài liệu lƣu trữ, báo cáo tình hình quản lý công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ của quận với cơ quan nhà nƣớc cấp trên;
Thu thập, chỉnh lý, thống kê tài liệu đƣa vào bảo quản và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữtheo quy định;
47
Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ tin học vào quản lý công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ;
Năm là, bộ phận Công nghệ thông tin, có nhiệm vụ:
Giúp lãnh đạo Văn phòng quản lý, sử dụng tốt hệ thống thiết bị công nghệ thông tin của cơ quan; chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống phần mềm Một cửa đảm bảo đƣợc vận hành thông suốt; chịu trách nhiệm về kỹ thuật đối với các cuộc họp trực tuyến thực hiện tại phòng họp của UBND quận.
Phối hợp với bộ phận Tổng hợp trong việc cung cấp thông tin lên Cổng giao tiếp điện tử của Quận đảm bảo thông tin kịp thời, chính xác. Mọi thông tin trƣớc khi đƣa lên Cổng giao tiếp điện tử quận phải đƣợc sự phê duyệt của Ban biên tập Quận.
Duy trì hoạt động và khai thác hiệu quả các tiện ích của Website trong phục vụ công tác điều hành tác nghiệp, cung cấp thông tin và dịch vụ công theo quy định.
Phối hợp với phòng Văn hóa thông tin, phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch ứng dụng Công nghệ Thông tin, kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng về CNTT.
Thực hiện một số nhiệm vụkhác do lãnh đạo UBND quận và lãnh đạo Văn phòng phân công.
Sáu là, bộ phận Kế toán, có nhiệm vụ
Chịu trách nhiệm tham mƣu cho chủ tài khoản, lãnh đạo Văn phòng đảm bảo kinh phí phục vụ hoạt động của HĐND, UBND quận; Quản lý và sử dụng có hiệu quả toàn bộ tài sản của cơ quan;
Sổ sách Kế toán của Văn phòng phải thực hiện theo đúng hƣớng dẫn của ngành Tài chính:
+ Đối với sổ theo dõi kinh phí: Bộ phận kế toán có trách nhiệm cập nhật hàng tháng về hạn mức kinh phí theo kế hoạch, hạn mức rút trong tháng. Hàng tuần, tháng, quý kế toán phải báo cáo sốkinh phí đã sử dụng cho Chánh Văn phòng để kịp thời cân đối điều chỉnh khi cần thiết. Kế toán có trách
48
nhiệm theo dõi quản lý nguồn kinh phí của Văn phòng; đảm bảo việc chi tiêu đúng chế độ của nhà nƣớc.
+ Đối với sổ theo dõi tài sản: Bộ phận kế toán cần thƣờng xuyên cập nhật để phát hiện kịp thời những tài sản hƣ hỏng và mất mát; trƣờng hợp tài sản hƣ hỏng do chủ quan, hoặc tài sản mất mát do thiếu tinh thần trách nhiệm thì ngƣời đƣợc giao quản lý, sử dụng phải bồi thƣờng theo quy định. Trƣờng hợp tài sản hƣ hỏng hoặc mất mát không phát hiện kịp thời hoặc không xác định đƣợc ngƣời vi phạm, thì Kế toán báo cáo với lãnh đạo Văn phòng để xem xét, giải quyết. Hàng năm việc kiểm kê tài sản phải thực hiện theo quy định và có sự xác nhận của lãnh đạo Văn phòng.
Việc tạm ứng tiền trong cơ quan từ 500.000 đồng trở lên phải có ý kiến của Chủ tài khoản hoặc lãnh đạo Văn phòng;
Tổ chức thực hiện tốt chế độ, chính sách về tiền lƣơng, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ, công chức trong cơ quan;
Giúp Phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính – Quản trị đảm bảo kinh phí thực hiện tốt việc tổ chức phục vụ ăn, nghỉ cho khách đến làm việc, phục vụ hậu cần cho các kỳ họp của HĐND, các cuộc họp, Hội nghị do Lãnh đạo UBND quận triệu tập;
Hƣớng dẫn các tổ, bộ phận thuộc Văn phòng thực hiện chế độ thu chi ngân sách và đảm bảo chếđộchính sách đúng theo quy định.
Thực hiện một số nhiệm vụkhác do lãnh đạo UBND quận và lãnh đạo Văn phòng phân công.
Bảy là, bộ phận Quản trị:
Hoạt động quản trị bao gồm các nhiệm vụ về kiểm tra, cải tạo, sửa chữa trụ sở và các công trình trong khuôn viên trụ sở UBND quận; kiểm tra, cải tạo, sửa chữa hệ thống điện, hệ thống tiêu, thoát nƣớc, nhà vệ sinh, việc trang trí tiểu cảnh, bố trí cây xanh; hệ thống tƣờng rào, hệ thống trụ, cột; hệ thống trang thiết bị (trừ trang thiết bị công nghệ thông tin) trong các phòng họp;
49
việc treo cờ, băng zôn, khẩu hiệu; công tác bảo vệ an ninh, trật tự nội bộ; công tác đảm bảo cơ sở vật chất (nhƣ xe ô tô, bàn, ghế làm việc, các phƣơng tiện vật tƣ khác )
Bộ phận Quản trị đƣợc chia thành các đơn vị: Tổ bảo vệ, lái xe, điện nƣớc, nhà ăn, phục vụ, lễ tân có nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất, Tổ bảo vệ:
Có trách nhiệm bảo vệ an toàn cơ quan, thƣờng xuyên có mặt tại cơ quan 24/24 giờ để phục vụ tốt cho công tác bảo vệ; tự phân công và luân phiên trực cơ quan vào giờ hành chính, ngoài giờ, ban đêm, ngày nghỉ đảm bảo trụ sở HĐND và UBND quận thƣờng xuyên có ngƣời trực. Thực hiện việc đóng mở điện đúng giờ quy định. Tuyệt đối không đƣợc uống rƣợu, bia trong ca trực. Thƣờng xuyên kiểm tra việc bảo vệ an toàn cơ quan, chăm sóc cảnh quan khuôn viên cơ quan luôn xanh - sạch - đẹp. Hƣớng dẫn cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân đến liên hệ công tác để xe đúng nơi quy định.
Thực hiện một số nhiệm vụkhác do lãnh đạo Văn phòng phân công. Thứ hai, Tổ lái xe:
Thƣờng xuyên có mặt tại cơ quan trƣớc giờ làm việc 15 phút để nhận nhiệm vụ, trƣờng hợp đƣa lãnh đạo đi công tác sớm thì phải có mặt đúng thời gian theo yêu cầu của lãnh đạo; tổ chức bảo dƣỡng, rửa xe ôtô thƣờng xuyên đảm bảo xe luôn đƣợc sạch sẽ; ôtô phải đƣợc đậu đỗ tại trụ sởcơ quan, không đƣợc đƣa ôtô ra khỏi trụ sởkhi chƣa có sựđiều động của lãnh đạo Văn phòng, trừ trƣờng hợp đột xuất, theo yêu cầu của Thƣờng trực HĐND và Lãnh đạo UBND quận.
Thực hiện một số nhiệm vụkhác do lãnh đạo Văn phòng phân công. Thứ ba, Tổđiện nƣớc:
50
Kiểm tra, đề xuất lãnh đạo Văn phòng cải tạo, sửa chữa hệ thống điện, hệ thống tiêu, thoát nƣớc, nhà vệ sinh, đảm bảo các hệ thống, công trình này vận hành ổn định hiệu quả, đảm bảo mỹ quan, vệsinh môi trƣờng.
Bảo quản tốt các thiết bị điện, nƣớc; bơm nƣớc và sử dụng nƣớc tiết kiệm; phục vụ tốt việc sử dụng thiết bị âm thanh, ánh sáng của hội trƣờng và các phòng họp của trụ sở UBND quận; Sửa chữa các thiết bị điện là tài sản của cơ quan, trong quá trình sử dụng bị hỏng hóc; khi cần thiết, đề xuất mua sắm thay thế.
Đảm bảo loa míc, các trang thiết bị âm thanh phục vụ các cuộc họp tại các các phòng họp cơ quan.
Phục vụ trang trí, tít chữ phòng họp, hội trƣờng theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng.
Thứtƣ, Tổnhà ăn:
Có trách nhiệm phục vụcơm trƣa cho cán bộ, nhân viên cơ quan; cơm tiếp khánh theo chỉđạo của lãnh đạo của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND- UBND quận.
Kiểm tra, lựa chọn thực phẩm đầu vào cũng nhƣ quá trình chế biến chuẩn bị phải đảm bảo tuyệt đối vệ sinh an toàn thực phẩm.
Thƣờng xuyên công khai kính phí quyết toán các suất ăn của cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan.
Thứnăm, Tổ phục vụ, lễ tân:
Có trách nhiệm đảm bảo sạch sẽ các phòng làm việc của các đồng chí Thƣờng trực HĐND - UBND quận, Chánh Văn phòng; các phòng họp, Hội trƣờng UBND quận.
Theo dõi lịch họp của HĐND, UBND quận để chủ động phục vụ phòng họp và nƣớc uống đảm bảo sạch sẽ, đầy đủ
51
Chịu sự điều hành của lãnh đạo Văn phòng và sự phối hợp của các đồng chí chuyên viên Văn phòng đối với việc chuẩn bị, phục vụ cuộc họp, hội nghị.
Đối với việc phục vụ các phòng làm việc lãnh đạo, phục vụ lễ tân các cuộc họp; trong quá trình thực hiện có vƣớng mắc kịp thời báo cáo đồng chí chuyên viên phụ trách chung bộ phận và lãnh đạo Văn phòng để đƣợc giải quyết.
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND Bộ phận Tổng hợp Bộ phận Tiếp dân và xử lý đơn thƣ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính Bộ phận Văn thƣ lƣu trữ Bộ phận Công nghệ thông tin Bộ phận Kế toán Bộ phận Quản trị
52
2.1.2.2. Vềcơ cấu nhân sự
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm bao gồm:
01 Chánh Văn phòng, là ngƣời lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động chung của Văn phòng, chịu trách nhiệm trƣớc Thƣờng trực HĐND, lãnh đạo UBND Quận và trƣớc pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND;
01 Phó Chánh Văn phòng giúp việc HĐND Quận và khối Văn hóa - Xã hội UBND Quận;
01 Phó Chánh Văn phòng giúp việc Khối kinh tế, quản lý đô thị UBND Quận: Chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng về công tác hành chính và quản trị;
29 công chức, lao động hợp đồng thuộc biên chế Văn phòng và đƣợc điều động từ các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND quận Bắc Từ Liêm. Trong đó: bộ phận Tổng hợp gồm có 2 công chức, bộ phận Tiếp dân và xử lý đơn thƣ gồm có 2 công chức; bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính gồm có 6 công chức (trong đó có 2 công chức thuộc biên chế Văn phòng HĐND và UBND, 4 công chức thuộc biên chế các cơ quan chuyên môn khác); bộ phận Văn thƣ lƣu trữ gồm có 1 công chức, 1 lao động hợp đồng; bộ phận Công nghệ thông tin gồm có 1 công chức, 2 lao động hợp đồng; bộ phận Kế toán gồm có 2 công chức; bộ phận Quản trị gồm có 12 lao động hợp đồng.