Công tác thông tin là một trong những nội dung hoạt động của Văn phòng nói chung, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm nói riêng nhằm thực hiện tốt chức năng tham mƣu cho hoạt động quản lý, điều hành của Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND Quận.
Xem xét trên thực tế, thông tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo UBND quận Bắc Từ Liêm do Văn phòng HĐND và UBND tiến hành thu thập từ các nguồn bao gồm: Thông tin từ cấp trên (HĐND, UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND thành phố Hà Nội...); Thông tin từ cấp dƣới (văn bản của UBND các phƣờng, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Bắc Từ Liêm); Thông tin từ các cơ quan Đảng, đoàn thể; Thông tin từ dƣ luận xã hội (đơn thƣ khiếu nại, tố cáo); Thông tin từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, các trung tâm lƣu trữ, thƣ viện, bảo tàng, triển lãm...; Thông tin từcác đoàn công tác (đoàn đi dự họp, đoàn kiểm tra cơ sở...); Thông tin từ các phƣơng tiện thông tin đại chúng.
Tuy nhiên, các thông tin chính thức phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý, điều hành của UBND quận Bắc Từ Liêm đƣợc Văn phòng HĐND và UBND Quận chú trọng nhất bao gồm các thông tin từ cấp trên và thông tin từ cấp dƣới, thể hiện qua các văn bản đến trong quá trình quản lý. Dƣới hình thức là văn bản quản lý nhà nƣớc, các thông tin từ hai nguồn này thƣờng đƣợc đảm bảo vềtính pháp lý, tính chính xác, độ tin cậy. Do đó, việc sử dụng thông
57
tin từ các nguồn này tạo thuận lợi nhất định cho đội ngũ công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thu thập, tổng hợp.
Quy trình thông tin tại Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm đƣợc thực hiện theo quy trình chung của công tác thông tin trong hoạt động quản lý, bao gồm các bƣớc: xây dựng và tổ chức nguồn thông tin; thu thập thông tin; nghiên cứu, xử lý thông tin; kiến nghị các phƣơng án giải quyết, sử dụng thông tin; xác định đối tƣợng nhận thông tin và thực hiện truyền thông tin; lƣu trữ thông tin.
Qua khảo sát thực tế của tác giả luận văn thông qua hệ thống bảng hỏi, 84,71% công chức đƣợc hỏi cho rằng việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm cơ bản đầy đủ, đáp ứng đƣợc yêu cầu của hoạt động này trong việc phục vụ hoạt động của UBND Quận, 15,29% ý kiến đánh giá không đảm bảo.
Đối với tính chính xác của việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, 82,17% ý kiến đƣợc hỏi đánh giá đảm bảo, 2,54% ý kiến đƣợc hỏi đánh giá không đảm bảo. Đối với tính kịp thời trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, 81,53% ý kiến đƣợc hỏi đánh giá là đảm bảo, 3,18% ý kiến đƣợc hỏi đánh giá không đảm bảo. Đối với tính phù hợp trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, 90,45% ý kiến đƣợc hỏi đánh giá là đảm bảo, 9,55% ý kiến đƣợc hỏi đánh giá không đảm bảo.
Bảng 2.1. Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
Đơn vị: %
Nội dung đánh giá Đảm bảo Không đảm bảo
Tính đầy đủ 84,71 15,29
Tính chính xác 82,17 2,54
Tính kịp thời 81,53 3,18
58
Đánh giá chung về mức độ đáp ứng yêu cầu trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, 49,04% ý kiến đánh giá ở mức rất cao, 30,57% ý kiến đánh giá ở mức khá cao và 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.
Biểu 2.2. Đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
Rất cao Khá cao Trung bình
2.3.2. Đánh giá việcxây dựng, lập chương trình, kế hoạch công tác
Thứ nhất, trong việc xây dựng kế hoạch hoạt động, bao gồm kế hoạch hoạt động chung của UBND Quận và kế hoạch hoạt động của Văn phòng. Để xây dựng kế hoạch hoạt động, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm thực hiện các công việc, các khâu cụ thể nhƣ: Thu thập thông tin, số liệu, dữ liệu liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến nội dung công tác, hoạt động cần xây dựng kế hoạch. Từ đó đƣa ra các đánh giá, dự báo, nhận định sơ bộđối với hoạt động, công tác cần xây dựng kế hoạch.
Tiếp theo, tiến hành thu thập, lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan để hình thành những nội dung chính của kế hoạch; xác định mục tiêu cụ thể trong từng vấn đề, từng nội dung công tác, gắn với các giải pháp, công cụ, phƣơng tiện cần thiết đểđảm bảo thực hiện các mục tiêu đó.
Dự thảo kế hoạch hoạt động, công tác do Văn phòng HĐND và UBND sẽ đƣợc trình để lãnh đạo UBND Quận xem xét, thông qua. Đối với kế hoạch
59
hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND, Chánh Văn phòng là ngƣời có thẩm quyền xem xét, phê duyệt và ban hành.
Theo các báo cáo tổng hợp, trong đó có đề cập đến chất lƣợng xây dựng kế hoạch công tác của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm trong giai đoạn 2014 – 2016, về cơ bản đã đáp ứng đƣợc yêu cầu thực tiễn đặt ra. Việc xây dựng các kế hoạch, hoạt động công tác của UBND và của Văn phòng đã căn cứ vào những quy trình có tính khoa học nhất định và bám sát thực tế công tác quản lý, điều hành trên địa bàn quận.
Trên thực tế, việc xây dựng kế hoạch của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm thể hiện sự ƣu trội trong việc đã xác định đƣợc các mục tiêu ngắn hạn cụ thể, là một trong những tiêu chí rất quan trọng để đánh giá chất lƣợng, hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch.
Thứ hai, trong việc xây dựng chƣơng trình công tác, bao gồm chƣơng trình công tác năm, quý, tháng và tuần.
Đối với chƣơng trình công tác năm, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm là đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp, dự thảo, gửi đến các cơ quan, đơn vị khác tham gia ý kiến.
Đối với chƣơng trình công tác quý, Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch UBND xem xét, quyết định.
Đối với chƣơng trình công tác tháng và công tác tuần, Văn phòng HĐND và UBND căn cứ vào ý kiến của từng bộ phận, đơn vị để tổng hợp, xây dựng dự thảo trình Chủ tịch UBND quyết định và ban hành trƣớc ngày 01 của tháng (đối với chƣơng trình công tác tháng) và trƣớc ngày thứ Hai của tuần làm việc (đối với chƣơng trình công tác tuần).
Chƣơng trình công tác sau khi đƣợc ban hành sẽ đƣợc gửi đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận, UBND các phƣờng thuộc Quận, các tổ chức, cá nhân có liên quan để biết và chủ động thực hiện. Bên cạnh đó, trong thực tế, khi có những thay đổi của hoạt động quản lý, điều hành, lãnh đạo
60
UBND sẽ chỉ đạo việc điều chỉnh, thay đổi chƣơng trình công tác sao cho sát với thực tiễn, Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm thông báo kịp thời đến các đơn vị liên quan.
Theo kết quả khảo sát đối với công chức, lao động tại Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, có 42,04% ý kiến cho rằng, việc xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND có tính khoa học, hợp lý rất cao, 52,86% ý kiến đánh giá ở mức khá cao, 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.
Biểu 2.1. Đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc lập kế hoạch của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
Rất cao
Khá cao Trung bình
Các đánh giá của công chức Văn phòng HĐND và UBND đối với việc xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác của Văn phòng bởi họ chính là những ngƣời trực tiếp thực hiện các nội dung, công việc cụ thể trong kế hoạch, chƣơng trình. Theo các đánh giá này, chất lƣợng xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm
61
trong giai đoạn 2014 – 2016 khá cao, đáp ứng đƣợc một cách cơ bản đối với các yêu cầu về tính khoa học cũng nhƣ tính hợp lý.
Tuy nhiên, trong các đánh giá của công chức thu đƣợc từ kết quả khảo sát, cũng vẫn còn những ý kiến có tính chất chủ quan, phần nào chƣa phản ánh đúng thực trạng xây dựng kế hoạch, chƣơng trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
2.3.3. Đánh giá hoạt động tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị
Theo kết quả tổng hợp từ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, trong giai đoạn 2014 – 2016, trung bình mỗi năm Văn phòng phục vụ 703 cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. Nhƣ vậy, tính trung bình cho 253 ngày làm việc/năm, mỗi ngày Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tổ chức, phục vụ cho 2,7 cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND. Những con số này vừa phản ánh thực trạng hội họp quá nhiều trong các cơ quan nhà nƣớc nói chung, chính quyền quận Bắc Từ Liêm nói riêng; đồng thời cũng phần nào thể hiện những yêu cầu rất cao đối với công tác phục vụ hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
Thông thƣờng, đểđảm bảo hiệu quả cho việc tổ chức, phục vụ họp, hội nghị của HĐND, UBND, quá trình tổ chức đƣợc chia thành 3 giai đoạn, bao gồm:
Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn này, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm thực hiện các công việc cụ thể nhƣ: Đăng ký địa điểm tổ chức họp, hội nghị; Xây dựng chƣơng trình cuộc họp, hội nghị, trong đó đề cập một số nội dung chủ yếu nhƣ mục đích, tính chất, nội dung họp, thành phần tham gia, chủ trì, thời gian, địa điểm, trình tự dự kiến của cuộc họp, hội nghị; Soạn thảo giấy mời, hoặc công văn triệu tập thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, kèm theo các tài liệu, văn bản, yêu cầu hoặc các gợi ý, đề xuất liên quan đến nội dung họp, hội nghị.
62
Bảng 2.2 Số lượng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND được Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tổ chức hàng năm
Đơn vị: cuộc họp hội nghị
Năm 2014 2015 2016
Sốlƣợng 702 676 731
Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận Tổng hợp
thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 – 2016
Thứ hai, trong khi tiến hành các cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn này, Văn phòng HĐND và UBND thực hiện các công việc chủ yếu bao gồm: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu (nếu có); Tham gia điều hành cuộc họp, thƣờng là trong phần nghi thức, khánh tiết và dẫn chƣơng trình; Thực hiện ghi biên bản cuộc họp, hội nghị, và tùy thuộc vào nội dung, tính chất cuộc họp, hội nghị, Văn phòng tiến hành ghi âm, ghi hình.
Thứ ba, sau khi kết thúc cuộc họp, hội nghị. Đây là giai đoạn mà Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tiến hành hoàn thiện các văn kiện họp, hội nghị; thông báo kết quả cuộc họp, hội nghị đến các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan; lập hồsơ cuộc họp, hội nghị; thu thập hóa đơn, chứng từ về chi phí để thanh toán.
Theo kết quả khảo sát ý kiến của công chức, 57,96% công chức đƣợc hỏi cho rằng quy trình tổ chức, phục vụ họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm đảm bảo tuân thủ một cách đầy đủ, bài bản, khoa học; 42,04% ý kiến đánh giá ở mức cơ bản đầy đủ. 57,96% ý kiến cho rằng, chất lƣợng công tác chuẩn bị, phục vụ cho họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND đáp ứng ở mức rất cao, 36,94% ý kiến đánh giá ở mức khá cao, 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.
63
2.3.4. Đánh giá công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thƣ, lƣu trữ của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm do 2 chuyên viên thuộc bộ phận Văn thƣ – Lƣu trữ đảm nhiệm, thực hiện các công việc cụ thể bao gồm: Tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy tờ, tài liệu; Sao y, phát hành các văn bản của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND quận qua đƣờng bƣu điện và qua hệ thống văn phòng điện tử; Quản lý và sử dụng con dấu; Tiếp và hƣớng dẫn tổ chức, công dân đến thực hiện các giao dịch liên quan đến công tác văn bản; Lƣu trữ văn bản, tài liệu, hồsơ theo quy định của pháp luật.
Bảng 2.3: Số lượng văn bản đến và đi tại UBND quận Bắc Từ Liêm Đơn vị văn bản
Năm 2014 2015 2016
Tổng số văn bản đi 26.291 27.195 26.979 Tổng số văn bản đến 8.657 8.851 9.192
Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Văn thư – Lưu
trữ thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm –
2016
Thứ nhất, đối với hoạt động quản lý văn bản đến. Văn bản đến đƣợc hiểu là tất cả văn bản từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi đến UBND, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. Từ bảng 2.3 cho thấy, sốlƣợng văn bản đến do Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tiếp nhận trung bình mỗi năm trong giai đoạn 2014 – 2016 là 8.900 văn bản, tăng từ 8.657 văn bản năm 2014 lên 9.192 văn bản năm 2016. Số lƣợng văn bản đến tƣơng đối lớn nên việc tiếp nhận văn bản đến trong sổ tiếp nhận đƣợc biên mục theo ngày, tháng nhận văn bản. Tùy thuộc vào tên loại văn bản đến, chuyên viên tiếp nhận sẽ lƣu các văn bản đến trong các hộp lƣu có ghi tên loại văn bản lƣu ở ngoài. Kết thúc năm (ngày 31/12 hàng năm), toàn bộ văn bản đến trong năm đƣợc lƣu vào tủ hồsơ Văn phòng HĐND và UBND.
64
Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản bản đến ở Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tuân thủ các quy định chung của pháp luật về văn thƣ –lƣu trữ và các quy định cụ thể của UBND Quận, trong đó gồm các bƣớc sau:
Một là, tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Khi thực hiện tiếp nhận văn bản đƣợc chuyển đến, chuyên viên phụtrách công tác văn thƣ thực hiện việc kiểm tra sơ bộ về số lƣợng, tình trạng bì thƣ, nơi nhận, dấu niêm phong, dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có). Đặc biệt, đối với các văn bản đƣợc đóng dấu mật, chuyên viên văn thƣ sẽ kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi (phát hành) trƣớc khi nhận và ký nhận văn bản.
Hai là, phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến. Đối với các văn bản đến ghi đích danh cá nhân, văn bản mật, văn bản khẩn, văn bản của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội đều đƣợc chuyển trực tiếp cho lãnh đạo UBND hoặc Chánh Văn phòng HĐND và UBND quận. Đối với các loại văn bản khác còn lại, văn thƣ bóc bì và xử lý theo các quy định về nghiệp vụvăn thƣ.
Ba là, đóng dấu đến, ghi sốđến và ngày đến của văn bản đƣợc tiếp nhận. Đối với các bản fax thì đƣợc chụp lại trƣớc khi đóng dấu đến; đối với các văn bản đƣợc gửi qua hệ thống trực tuyến thì tùy thuộc vào văn bản cụ thể để in và đóng dấu đến. Đối với các loại văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thƣ thì chuyển trực tiếp cho cá nhân, đơn vị mà không tiến hành đóng dấu đên.
Bốn là, đăng ký văn bản đến. Văn bản đến đƣợc đăng ký vào số đăng ký văn bản đến và đƣợc đăng ký trên hê thống máy tính thông qua phần mềm quản lý văn bản.
Năm là, trình văn bản đến. Sau khi đăng ký, văn bản đến đƣợc chuyển đến Chánh Văn phòng HĐND và UBND để phân loại, trình lãnh đạo UBND giải quyết.
65
Sáu là, chuyển văn bản đến. Sau khi lãnh đạo UBND quận xử lý, có ý kiến chỉ đạo, văn bản đƣợc chuyển trở lại bộ phận văn thƣ để chuyển đến phòng, ban, đơn vị liên quan.