Theo kết quả tổng hợp từ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, trong giai đoạn 2014 – 2016, trung bình mỗi năm Văn phòng phục vụ 703 cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. Nhƣ vậy, tính trung bình cho 253 ngày làm việc/năm, mỗi ngày Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tổ chức, phục vụ cho 2,7 cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND. Những con số này vừa phản ánh thực trạng hội họp quá nhiều trong các cơ quan nhà nƣớc nói chung, chính quyền quận Bắc Từ Liêm nói riêng; đồng thời cũng phần nào thể hiện những yêu cầu rất cao đối với công tác phục vụ hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm.
Thông thƣờng, đểđảm bảo hiệu quả cho việc tổ chức, phục vụ họp, hội nghị của HĐND, UBND, quá trình tổ chức đƣợc chia thành 3 giai đoạn, bao gồm:
Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn này, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm thực hiện các công việc cụ thể nhƣ: Đăng ký địa điểm tổ chức họp, hội nghị; Xây dựng chƣơng trình cuộc họp, hội nghị, trong đó đề cập một số nội dung chủ yếu nhƣ mục đích, tính chất, nội dung họp, thành phần tham gia, chủ trì, thời gian, địa điểm, trình tự dự kiến của cuộc họp, hội nghị; Soạn thảo giấy mời, hoặc công văn triệu tập thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, kèm theo các tài liệu, văn bản, yêu cầu hoặc các gợi ý, đề xuất liên quan đến nội dung họp, hội nghị.
62
Bảng 2.2 Số lượng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND được Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tổ chức hàng năm
Đơn vị: cuộc họp hội nghị
Năm 2014 2015 2016
Sốlƣợng 702 676 731
Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận Tổng hợp
thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm 2014 – 2016
Thứ hai, trong khi tiến hành các cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn này, Văn phòng HĐND và UBND thực hiện các công việc chủ yếu bao gồm: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu (nếu có); Tham gia điều hành cuộc họp, thƣờng là trong phần nghi thức, khánh tiết và dẫn chƣơng trình; Thực hiện ghi biên bản cuộc họp, hội nghị, và tùy thuộc vào nội dung, tính chất cuộc họp, hội nghị, Văn phòng tiến hành ghi âm, ghi hình.
Thứ ba, sau khi kết thúc cuộc họp, hội nghị. Đây là giai đoạn mà Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tiến hành hoàn thiện các văn kiện họp, hội nghị; thông báo kết quả cuộc họp, hội nghị đến các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan; lập hồsơ cuộc họp, hội nghị; thu thập hóa đơn, chứng từ về chi phí để thanh toán.
Theo kết quả khảo sát ý kiến của công chức, 57,96% công chức đƣợc hỏi cho rằng quy trình tổ chức, phục vụ họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm đảm bảo tuân thủ một cách đầy đủ, bài bản, khoa học; 42,04% ý kiến đánh giá ở mức cơ bản đầy đủ. 57,96% ý kiến cho rằng, chất lƣợng công tác chuẩn bị, phục vụ cho họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND đáp ứng ở mức rất cao, 36,94% ý kiến đánh giá ở mức khá cao, 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.
63
2.3.4. Đánh giá công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thƣ, lƣu trữ của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm do 2 chuyên viên thuộc bộ phận Văn thƣ – Lƣu trữ đảm nhiệm, thực hiện các công việc cụ thể bao gồm: Tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy tờ, tài liệu; Sao y, phát hành các văn bản của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND quận qua đƣờng bƣu điện và qua hệ thống văn phòng điện tử; Quản lý và sử dụng con dấu; Tiếp và hƣớng dẫn tổ chức, công dân đến thực hiện các giao dịch liên quan đến công tác văn bản; Lƣu trữ văn bản, tài liệu, hồsơ theo quy định của pháp luật.
Bảng 2.3: Số lượng văn bản đến và đi tại UBND quận Bắc Từ Liêm Đơn vị văn bản
Năm 2014 2015 2016
Tổng số văn bản đi 26.291 27.195 26.979 Tổng số văn bản đến 8.657 8.851 9.192
Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Văn thư – Lưu
trữ thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm từ năm –
2016
Thứ nhất, đối với hoạt động quản lý văn bản đến. Văn bản đến đƣợc hiểu là tất cả văn bản từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi đến UBND, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm. Từ bảng 2.3 cho thấy, sốlƣợng văn bản đến do Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tiếp nhận trung bình mỗi năm trong giai đoạn 2014 – 2016 là 8.900 văn bản, tăng từ 8.657 văn bản năm 2014 lên 9.192 văn bản năm 2016. Số lƣợng văn bản đến tƣơng đối lớn nên việc tiếp nhận văn bản đến trong sổ tiếp nhận đƣợc biên mục theo ngày, tháng nhận văn bản. Tùy thuộc vào tên loại văn bản đến, chuyên viên tiếp nhận sẽ lƣu các văn bản đến trong các hộp lƣu có ghi tên loại văn bản lƣu ở ngoài. Kết thúc năm (ngày 31/12 hàng năm), toàn bộ văn bản đến trong năm đƣợc lƣu vào tủ hồsơ Văn phòng HĐND và UBND.
64
Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản bản đến ở Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tuân thủ các quy định chung của pháp luật về văn thƣ –lƣu trữ và các quy định cụ thể của UBND Quận, trong đó gồm các bƣớc sau:
Một là, tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Khi thực hiện tiếp nhận văn bản đƣợc chuyển đến, chuyên viên phụtrách công tác văn thƣ thực hiện việc kiểm tra sơ bộ về số lƣợng, tình trạng bì thƣ, nơi nhận, dấu niêm phong, dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có). Đặc biệt, đối với các văn bản đƣợc đóng dấu mật, chuyên viên văn thƣ sẽ kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi (phát hành) trƣớc khi nhận và ký nhận văn bản.
Hai là, phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến. Đối với các văn bản đến ghi đích danh cá nhân, văn bản mật, văn bản khẩn, văn bản của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội đều đƣợc chuyển trực tiếp cho lãnh đạo UBND hoặc Chánh Văn phòng HĐND và UBND quận. Đối với các loại văn bản khác còn lại, văn thƣ bóc bì và xử lý theo các quy định về nghiệp vụvăn thƣ.
Ba là, đóng dấu đến, ghi sốđến và ngày đến của văn bản đƣợc tiếp nhận. Đối với các bản fax thì đƣợc chụp lại trƣớc khi đóng dấu đến; đối với các văn bản đƣợc gửi qua hệ thống trực tuyến thì tùy thuộc vào văn bản cụ thể để in và đóng dấu đến. Đối với các loại văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thƣ thì chuyển trực tiếp cho cá nhân, đơn vị mà không tiến hành đóng dấu đên.
Bốn là, đăng ký văn bản đến. Văn bản đến đƣợc đăng ký vào số đăng ký văn bản đến và đƣợc đăng ký trên hê thống máy tính thông qua phần mềm quản lý văn bản.
Năm là, trình văn bản đến. Sau khi đăng ký, văn bản đến đƣợc chuyển đến Chánh Văn phòng HĐND và UBND để phân loại, trình lãnh đạo UBND giải quyết.
65
Sáu là, chuyển văn bản đến. Sau khi lãnh đạo UBND quận xử lý, có ý kiến chỉ đạo, văn bản đƣợc chuyển trở lại bộ phận văn thƣ để chuyển đến phòng, ban, đơn vị liên quan.
Thứ hai, đối với hoạt động quản lý văn bản đi, quy trình đƣợc thực hiện gồm những bƣớc cơ bản sau:
Một là, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn thì kịp thời báo cáo ngƣời đƣợc giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
Hai là, ghi số văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản theo quy định tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Ba là, nhân văn bản đi theo đúng sốlƣợng, thời gian quy định.
Bốn là, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có). Việc đóng dấu đƣợc thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ và chỉđóng khi có chữ ký hợp lệ của ngƣời có thẩm quyền.
Việc đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Năm là, đăng ký văn bản đi vào sổ. Đăng ký văn bản đi là việc ghi các thông tin cơ bản của văn bản đi, bao gồm: số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản.
Sáu là, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo quy định.
Bảy là, lƣu văn bản đi theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thƣ.
Theo kết quả khảo sát đối với công chức Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, 12% ý kiến cho rằng việc thực hiện quản lý văn bản đi,
66
đến tuân thủ tuyệt đối, đối với các quy định của pháp luật về văn thƣ; 88% ý kiến đánh giá cơ bản là tuân thủ một cách đầy đủ. Đồng thời, có 38,1% ý kiến cho rằng việc tuân thủ quy trình quản lý văn bản ở Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm đáp ứng ở mức rất cao; 57,7% ý kiến đánh giá ở mức khá cao và 4,2% ý kiến đánh giá ở mức trung bình. Từ đó, có thể thấy, đại đa số công chức đƣợc hỏi đều cho rằng, về cơ bản việc thực hiện quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm tuân thủ chặt chẽ các quy định chung của pháp luật, và tuân thủ quy trình thực hiện công tác văn thƣ cơ quan.
Thứ ba, hoạt động quản lý và sử dụng con dấu. Liên quan đến quản lý, sử dụng con dấu, hệ thống văn bản điều chỉnh bao gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ; Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 321/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tƣ liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủhƣớng dẫn thực hiện một sốquy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ; Thông tƣ số 08/2003/TT- BCA ngày 12/5/2003 của Bộtrƣởng BộCông an hƣớng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
Theo quy định tại Điều 25, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ, con dấu của cơ quan đƣợc giao cho nhân viên phụ trách công tác văn thƣ giữ, nhân viên văn thƣ có trách nhiệm bảo quản, tuyệt đối không để mất con dấu, không đƣợc giao dấu cho bất kỳ ai trừ khi đƣợc lãnh đạo đồng ý và phải có biên bản bàn giao; đồng thời
67
không đƣợc đóng dấu khống chỉ (lƣu không) trên bất kỳ loại văn bản, tài liệu nào.
2.3.5. Đánh giá kếtquả hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin công nghệ thông tin
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác văn phòng, ngay từ đầu năm 2014, UBND quận Bắc Từ Liêm cho thử nghiệm hệ thống văn phòng điện tửđểđến năm 2018 đƣợc đƣa vào sử dụng chính thức.
Theo mục tiêu đã đề ra đến 2018 hệ thống văn phòng điện tử ở quận Bắc Từ Liêm sẽ cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 2, theo đó bảo đảm cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản có liên quan quy định về thủ tục hành chính đó, cho phép ngƣời sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện đƣợc gửi trực tiếp hoặc qua đƣờng bƣu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.
Khái quát về thực trạng các nguồn lực con ngƣời, vật chất phục vụ việc hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT, Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm có: 01 kỹ sƣ công nghệ thông tin; các trang thiết bị của Văn phòng HĐND và UBND bao gồm 16 máy vi tính, 16 máy in, 01 máy scan, 05 điện thoại.
So sánh với các giai đoạn trƣớc (khi là huyện Từ Liêm), việc hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm nói riêng, của UBND quận Bắc Từ Liêm nói chung đạt đƣợc nhiều tiến bộ. Tuy nhiên, so sánh với các địa phƣơng khác trong cả nƣớc thì tiến trình này còn chậm.
Theo ý kiến đánh giá của công chức Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, có 5,1% ý kiến cho rằng mức độ quan tâm của lãnh đạo UBND đối với vấn đề này mới chỉ ở mức trung bình, 31,84% ý kiến đánh giá mức độ quan tâm khá cao và 63,06% ý kiến cho rằng mức độ quan tâm rất cao, cơ bản đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và thực tiễn địa phƣơng.
68
Tiểu kết chƣơng 2
Quận Bắc Từ Liêm là một quận mới, đƣợc thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ. Tuy vậy, quá trình tổ chức và hoạt động của các cấp chính quyền đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật.
Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm, trong giai đoạn 2014 – 2016 có vai trò rất lớn trong việc góp phần tạo nên những kết quả tích cực trong hoạt động quản lý của chính quyền quận thông qua đảm bảo tổ chức và chất lƣợng hoạt động của mình.
Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND quận Bắc Từ Liêm trên các tiêu chí: chất lƣợng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin; chất lƣợng lập chƣơng trình, kế hoạch công tác; chất lƣợng tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị; chất lƣợng công tác văn thƣ, lƣu trữ; kết quả thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT trong giai đoạn 2014 – 2016 có những kết quả tích cực cần đƣợc tiếp tục phát huy. Đồng thời, ở trên một số khía cạnh vẫn còn bộc lộ những hạn chế cần phải nghiên cứu, đề xuất các giải pháp ngăn ngừa, khắc phục và nâng cao chất lƣợng hoạt động trong thời gian tới.
69
Chƣơng 3
PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦYBAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
3.1. Phƣơng hƣớng nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm
3.1.1 Đổi mới nhận thức vềvăn phòng
Trong xu thế cải cách hành chính và hội nhập với thế giới, mọi loại hình tổ chức kể cả Văn phòng phải luôn vận động để tồn tại và phát triển cho phù hợp với môi trƣờng. Chính vì lý do đó đòi hỏi chúng ta phải thay đổi cách ngh cũ lạc hậu về vị trí, vai trò của Văn phòng. Hoạt động Văn phòng cần đƣợc xem là hoạt động mang tính tất yếu, khách quan, không phải do ý muốn chủ quan của cá nhân nào. Đổi mới nhận Văn phòng tức là phải nhận thức đầy