- Văn hóa ứng xử với công việc.
3. Kỹ năng đặt câu hỏi trong đàm phán và thương lượng
Trình độ cao hay thấp về giao tiếp – ứng xử của người đàm phán được quyết định bởi mức độ và cách thức đặt câu hỏi hay trả lời vấn đề của người ấy.
Trong quá trình đặt câu hỏi, bạn phải luôn chú ý không chỉ lời nói của đối tác mà còn cả hành động, phản ứng, phong thái và cử chỉ, điệu bộ của họ nữa vì chúng bộc lộ phần nào suy nghĩ của đối tác. Cách hỏi khéo léo có thể đem lại cho bạn một lượng thông tin lớn cần thiết để bạn sử dụng chiến thuật trong đàm phán. Cách đặt câu hỏi nhằm vào một số mục đích:
- Thu nhập thông tin: Thông tin càng nhiều và chính xác sẽ hỗ trợ rất lớn cho mọi quyết định trong đàm phán của họ.
- Khi đối tác đưa ra thông tin, bạn nên làm rõ và kiểm tra lại thông tin đó, từ đó giúp bạn phát hiện được những vấn đề có thể gây bất lợi cho mình.
- Kiểm tra độ hiểu và mức độ quan tâm của đối tác:
Đối tác của bạn quan tâm như thế nào đến kết quả của đàm phán? Muốn biết mức độ hợp tác trong một vấn đề, bằng cách hỏi anh ta có thể chấp nhận mức thấp hơn so với yêu cầu của anh ta không?
- Xác định phong cách ứng xử: Đối tác là người như thế nào? Người đó từ đâu đến, có nhiều kinh nghiệm đàm phán không? Đó là một người trung thực? Quyết đoán? Cẩn thận? Những câu hỏi nhằm nắm bắt được những thông tin này sẽ ảnh hưởng đến cuộc đàm phán.
- Tạo sự hòa nhập: Khi bạn hỏi đối tác, bạn sẽ có được những thuận lợi, bạn có thể hiểu nhiều hơn về đối tác đồng thời họ cũng thấy quý mến bạn hơn. Điều này rất cần thiết trong trường hợp anh ta không hiểu hoặc không đồng ý với vấn đề bạn đang nói, anh ta chưa thật sự cởi mở trong đàm phán.
- Tiến đến thỏa thuận: Câu hỏi có thể giúp bạn biết được nguyện vọng thực sự hoặc sẵn sàng đi đến thỏa thuận của đối tác.
- Giảm căng thẳng: Nhiều cuộc đàm phán trở nên căng thẳng. Khi có điều gì sai xảy ra, đặt câu hỏi để biết thêm các thông tin về quan điểm của đối tác rất hữu hiệu, những thông tin biết thêm có thể định hướng lại cuộc đàm phán. Một câu hỏi khác làm giảm căng thẳng là pha một chút hài hước vào cuộc nói chuyện.
- Tạo sự cố gắng tích cực hoặc sự hòa hợp: Một câu nói tạo sự tích cực đơn giản là “Tôi rất đề cao anh”. Đôi khi bạn đã biết câu trả lời nhưng vẫn hỏi. Đồng thời thể hiện sự quan tâm đến người đối diện là việc bạn nên làm.
- Không nên trả lời hết mọi vấn đề được hỏi: Người trả lời nên khéo léo rút gọn phạm vi câu được hỏi, hoặc có thể triển khai ý mới, đào sâu thêm câu được hỏi tùy thuộc vào sự anh hiểu, chủ động và tình thế giao tiếp cũng như mức độ cảm nhận về lợi hại khi trả lời câu hỏi.
- Do các tổ chức có những triết lý và đặc trưng về văn hóa doanh nghiệp khác nhau, phương pháp xác minh, công cụ sử dụng, nội dung của các mẫu thanh tra cần được lựa chọn và hiệu chỉnh cho phù hợp nhằm thu nhận được những thông tin chính xác cho phép đánh giá đúng đắn về năng lực văn hóa doanh nghiệp trong việc hỗ trợ thực thi các chương trình đạo đức.
- Giảm bớt cơ hội để đối phương hỏi đến cùng: Nếu người nêu câu hỏi phát hiện ra sơ hở của câu trả lời, thường họ sẽ truy hỏi đến cùng. Khi trả lời không được để đối phương phát hiện ra chỗ sơ hở bằng cách trả lời khái quát trên nguyên tắc hoặc khẳng định tính chất khách quan, hạn chế mức độ cụ thể khi trả lời.
- Dành đủ thời gian cất nhắc kỹ vấn đề được đưa ra đàm phán. Bạn cần chủ động, điềm tĩnh trong đối thoại ngay từ những phút đầu tiên, đôi khi phải biết lờ đi một cách vô tình hay hữu ý những câu hỏi dồn ép của đối tác.
- Xác dịnh đúng những điều không đáng phải trả lời. Với những câu hỏi có thể gây nhiễu, đưa bạn vào thế bị động, thua thiệt trong đàm phán, bạn cần xác định đúng loại câu hỏi này bằng cách từ chối hoặc hỏi lại ý nhị với mục đích ngăn chặn đối phương đưa tiếp những câu hỏi tương tự. Cần tránh tỏ thái độ khó chịu hay cố tình lờ đi câu hỏi của đối phương.
Đừng trả lời quá dễ dàng. Người đàm phán khi trả lời nên đi thẳng vào câu hỏi, có mục đích rõ ràng và cần tìm hiểu ý chân thực của vấn đề. Trong nhiều trường hợp, sự trả lời dễ dãi có thể bị đánh giá là nông nổi và hời hợt và do đó dễ rơi vào thế lép hoặc đối phương cũng chỉ có thể ứng xử lại một cách tương tự. - Đưa ra những dẫn chứng tình huống: Nên chuẩn bị khoảng 10 đến 12 dẫn chứng tình huống để định vị sản phẩm dịch vụ của mình so với các đối thủ cạnh tranh. Lưu ý: Tránh việc chỉ trích, chê bai trực tiếp đối thủ cạnh tranh. Thay vào đó, đưa ra bình luận nhận xét của khách hàng về những lợi ích và sự hài lòng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp bạn.
- Đưa ra những giải pháp hiệu quả: Nhiệm vụ của bạn là phải làm cho khách hàng tin tưởng vào sản phẩm dịch vụ của bạn cũng như những gì bạn đã cam kết. Kết thúc cuộc giao dịch, bạn nên tóm tắt lại những yêu cầu và giải pháp thực hiện, sẵn sàng trả lời bất cứ câu hỏi nào của đối tác để làm vững thêm quyết định.