- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn. Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí về lao động.
- Điều kiện vận dụng: Phương pháp ghi thẻ song song áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu phát sinh hàng ngày không nhiều, trình độ kế toán và quản lý không cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ song song.
1.6.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song.
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép theo chỉ tiêu số lượng và giá trị cho từng loại vật tư, hàng hoá theo từng tháng. Cuối tháng, thủ kho và kế toán kho tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ đối chiếu chiếu luân chuyển với sổ kế toán chi tiết.
Hình 1.2. Sơ đồ kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp đối chiếu luân chuyển
---► Ghi ngày tháng Ghi chú: I S Ghi cuối tháng
◄---► Đối chiếu số liệu
- Điều kiện vận dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều loại vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều, không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
1.6.3. Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp này thủ kho chỉ ghi chép phần số lượng còn kế toán chỉ ghi chép phần giá trị.
- Tại kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho, ghi chép như phương pháp thẻ song song. Cuối tháng thủ kho ghi chuyển số tồn kho trên thẻ kho vào sổ số dư ở cột số lượng.
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất để ghi chép định kỳ hoặc hàng ngày theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng lập bảng tổng N-X-T.
Khi nhập được sổ số dư do thủ kho gửi đến kế toán phải tính và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Cuối tháng kế toán đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập xuất-tồn.
Hình 1.3.Sơ đồ kếtoán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư ---► Ghi ngày tháng
Ghi chú: I S Ghi cuối tháng
◄---► Đối chiếu số liệu
- Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ.
- Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót.
nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao.
Nguồn: Lê Thị Duy Lành (2014, trang 10) nêu rõ “Kế toán chi tiết hàng tồn kho”
1.7. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Theo chế độ kế toán hiện hành kế toán hàng tồn kho được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau:
• Phương pháp kê khai thường xuyên. • Phương pháp kiểm kê định kỳ.
Doanh nghiệp chỉ được áp dụng một phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phải quán triệt nguyên tắc nhất quán sử dụng trong suốt niên độ kế toán. Việc lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, tính chất sản phẩm, số lượng, chủng loại vật tư hàng hoá... để có sự vận dụng thích hợp.
• Phương pháp kê khai thường xuyên
Tại Điểm a Khoản 22 Điều 22 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về phương pháp kê khai thường xuyên như sau:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây lắp...) và các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao... - Ưu điểm: Phương pháp này có độ chính xác cao, theo dõi, phản ánh một cách liên tục thường xuyên các thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật . Nó cho phép
- Nhược điểm: Do ghi chép thường xuyên liên tục nên khối lượng ghi chép của kế toán lớn vì vậy chi phí hạch toán cao. Đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng cho sản xuất kinh doanh hay các mục đích khác thì việc áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức.
1.7.1. Kế toán nguyên liệu, vật liệu:
a) Tài khoản sử dụng:
> TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”
Theo điều 24. Tài khoản 152-Nguyên liệu, vật liệu thông tư 133: Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đưa đi góp vốn;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua; - Chiết khấu thương mại được hưởng khi mua nguyên liệu, vật liệu;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư Nợ:Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Hình 1.4. Sơ đồ TK152 — “Nguyên liệu, vật liệu” theo PP kê khai thường xuyên (Thông tư 133). 11 1.7.2. Kế toán công cụ, dụng cụ: a) Tài khoản sử dụng: > TK 153: “Công cụ, dụng cụ”
Theo điều 25. Tài khoản 153-Công cụ, dụng cụ thông tư 133: Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn;
- Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho;
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn;
- Chiết khấu thương mại được hưởng khi mua công cụ, dụng cụ;
- Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá; - Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư Nợ:Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ.
111, 112, 141, 152 154, 642, 241331,151 Nhập kho 133 Nếu được L L—► khau trừ thuế GTGT Xuất dùng SXKD, XDCB
NVL đưa đi góp vốn vào
154
NVL gia công chế biến xong nhập kho
3333
3332
3338
Thuế nhập khẩu hàng nhập khẩu phải nộp Thuế tiêu thụ đặc biệt
--- --,----T►
NVL nhập khẩu (nếu có) Thuế bảo vệ môi trường
NVL sản xuất hoặc nhập
411 khẩu (nếu có)
Nhận góp vốn bằng NVL 154, 642, 241
NVL đã xuất sử dụng không hết nhập lại kho 154
Phế liệu nhập kho
---:---—--- ---►
338 (3381)
NVL phát hiện thừa khi
---..X ,,, ---► kiểm kê chờ xử lý đơn vị khác 711 C/lệch giá đánh giá lại lớn hơn GTGS NVL 228 > 811 C/lệch giá ———5 ► đánh giá lại nhỏ hơn GTGS NVL 154 Xuất NVL thuê ngoài gia công, ---■'—■'---
---► chế biến 111, 112, 331 Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua
133 Thuế GTGT ◄--- _ 632 NVL xuất bán, NVL dùng để ---T-T7---;---X---► mua lại phần góp vốn NVL ứ đọng, không cần dùng ► khi thanh lý, nhượng bán
NVL hao hụt ngoài định mức
138 (1381) NVL thiếu khi kiểm kê chờ xử lý - - -■ ■ ---►
Hình 1.5. Sơ đồ TK153 — “Công cụ, dụng cụ ” theo PP kê khai thường xuyên (Thông tư 133).
13
1.7.3. Kế toán thành phẩm
a) Tài khoản sử dụng:
> TK 155: “Thành phẩm”
Theo điều 27. Tài khoản 155-Thành phẩm thông tư 133: Bên Nợ:
- Trị giá của thành phẩm nhập kho;
- Trị giá của thành phẩm thừa khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho; - Trị giá của thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư Nợ:Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
111, 112, 141,331, 151 153 154, 642, 241
Nhập kho CCDC mua về 133 Thuế GTGT ^ ---— ----►
(nếu được khấu trừ)
3333
Xuất CCDC để dùng tính ngay một lần vào chi phí
Xuất CCDC để dùng, cho thuê phân bổ dần khi CCDC có thời gian sử dụng nhiều kỳ và có
242
giá trị lớn
Thuế nhập khẩu phải nộp 111, 112, 331
khi nhập khẩu chiết khấu thương mại, giảm giá
hàng mua, trả lại hàng mua 3332
Thuế TTĐB của CCDC nhập kho ---:► (nếu có) 133 Thuế GTGT ◄--- tương ứng 3381
Giá trị CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
632 Giá trị CCDC không cần dùng
khi thanh lý, nhượng bán 242 CCDC đã xuất sử dụng không
hết nhập lại kho
Nhận lại CCDC cho thuê
(giá trị còn lại chưa tính vào chi
154, 642, 241
phí)
138 (1381) CCDC phát hiện thiếu khi ---;
thành phâm thành phâm Xuất kho thành phâm gửi đi bán
138(1381) Thành phâm phát hiện thiếu khi kiểm kê
chờ xử lý
Hình 1.6. Sơ đồ TK155 — “Thành phẩm” theo PP kê khai thường xuyên (Thông tư 133).
15 1.7.6. Kế toán hàng hóa:
a) Tài khoản sử dụng:
> TK 156: “Hàng hóa”
Theo Điều 28. Tài khoản 156 - Hàng hóa thông tư 133: Bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế không được hoàn lại);
- Chi phí thu mua hàng hóa;
- Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (gồm giá mua vào và chi phí gia công); - Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại;
- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;
- Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư sang; - Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị hạch toán phụ thuộc; thuê ngoài gia công hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ; - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;
154 155 632
Nhập kho thành phâm Xuất thành phâm bán, trao đổi, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo, trả lương, mua lại phần vốn góp tại đơn vị khác
Giá trị thành phâm ứ đọng, không cần dùng khi thanh lý, nhượng bán
338 (3381)
Thành phâm phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
136 Xuất kho thành phâm chuyển cho đơn vị khác hạch
--- ---►
toán phụ thuộc (trường hợp không ghi nhận doanh thu)
632
Thành phâm đã bán trả lại
154, 241, 642 Thành phâm xuất tiêu dùng nội bộ, khuyên mại, quảng cáo, biếu, tặng, không kèm điều kiện phải mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ khác
228 Xuất thành phâm góp vốn vào đơn vị khác
811 711 C/lệch giữa giá đánh lại> C/lệch giữa giá đánh lại< GTGS của GTGS của 157 ->
tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư Nợ:Giá gốc của hàng hóa tồn kho.
b) Trình tự hạch toán:
16 111, 112, 141
151, 331
Nhập kho hàng hóa mua ngoài, chi phí
thu mua
133
Xuất hàng hóa để bán, trao đổi, biếu tặng, khuyến mại, quảng cáo,
trả lương
Giá trị hàng hóa ứ đọng, không cần ---1
dùng khi thanh lý, nhượng bán Xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ, biếu
"73-r;----1/ .... ►