a. Mua hàng:
- Khi có yêu cầu mua hàng, nên lập Phiếu đề nghị mua hàng theo nhu cầu để cung cấp bằng chứng về sự phát sinh của nghiệp vụ hay sự hiện hữu của hàng tồn kho. Phiếu này phải được phê duyệt thích hợp bởi người có thẩm quyền.
- Khi đã chọn được nhà cung cấp, lập Đơn đặt hàng dựa trên Phiếu đề nghị mua hàng đã được xét duyệt. Kiểm tra việc đánh số thứ tự liên tục của Đơn đặt hàng và đối chiếu các Đơn đặt hàng đã nhận được hàng với sổ sách ghi nhận nghiệp vụ mua hàng.
- Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao hàng, nhân viên nhận hàng phải kiểm tra thực tế quy cách, số lượng và chất lượng của hàng nhận có khớp với các nội dung ghi trên Hóa đơn của nhà cung cấp và Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng mua bán.
- Sau khi nhận hàng phải lập Phiếu nhập kho hoặc Báo cáo nhận hàng để cung cấp bằng chứng về việc hàng đã nhận đủ theo đúng quy cách, phẩm chất đã đặt. Nếu phát hiện hàng không đúng quy cách, chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng thì nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận và tiến hành lập Biên bản trả lại hàng nêu rõ lý do và ký tên xác nhận vào biên bản.
b. Nhập kho thành phâm:
- Thành phẩm trước khi tiến hành nhập kho phải được kiểm tra chất lượng. Khi nhập kho thành phẩm, thủ kho và đại diện bộ phận sản xuất sẽ cùng tiến hành kiểm nhận. Phiếu nhập kho thành phẩm được lập trên cơ sở số lượng thực nhập và là chứng từ gốc khi ghi nhận thành phẩm tồn kho. Phiếu này cũng phải đánh số thứ tự liên tục và phải thể hiện đầy đủ các nội dung như số hiệu chứng từ, ngày nhập, tên sản phẩm, số lượng, người trực tiếp giao hàng, người lập phiếu...
c. Bảo quản, kiêm kê:
- Sau khi nhập kho, hàng sẽ được bảo quản tại kho hàng cho đến khi được xuất kho sản xuất hay bán. Vì thế, đơn vị cần tổ chức hệ thống kho bãi khoa học, đảm bảo an toàn. Cần thiết lập các quy định cụ thể về quản lý kho bãi và phổ biến rộng rãi những quy định này đến những nhân viên có liên quan.
- Tiến hành các cuộc kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất theo đúng quy trình để xác định số lượng hàng tồn kho thực tế, đồng thời biết được tình trạng của hàng tồn kho để có biện pháp xử lý thích hợp.
d. Xuất kho:
- Khi có yêu cầu sử dụng đối với các nguyên vật liệu, bộ phận sản xuất phải lập Phiếu yêu cầu vật liệu. Phiếu này phải được lập dựa trên kế hoạch sản xuất và được người
xuất kho cần được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và có đầy đủ thông tin cần thiết cho việc ghi sổ kế toán, như số hiệu chứng từ, ngày xuất, tên, quy cách, chủng loại, số lượng, mục đích sử dụng, người trực tiếp nhận và người lập phiếu.
- Báo cáo xuất tồn và Biên bản kiểm kê hàng tồn kho phải được lập trên cơ sở đã đối chiếu giữa số liệu thực tế và sổ sách kế toán. Trên đó phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận tham gia.
Nguồn: Lê Thị Duy Lành(2014,trang 27) nêu rõ “các thủ tục kiểm soát quản lý hàng tồn kho”