2.2.6.I. Thủ tục kiếm soát hàng tồn kho:
Để bảo quản tốt hàng tồn kho cũng như tránh gian lận, biển thủ, công ty đã thiết lập những thủ tục kiểm soát sau theo tiêu chuẩn Iso:
> Mua hàng và nhập kho:
- Phòng kinh doanh xem xét nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị trong quý và đặc biệt là những khách hàng có nhu cầu thường xuyên, phòng kinh doanh sẽ yêu cầu bộ phận thu mua chọn nhà cung cấp để lập Đơn đặt hàng.
- Khi hàng được vận chuyển đến công ty thủ kho và nhân viên giao nhận hàng phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa đối chiếu với Hóa đơn của nhà cung cấp, Đơn đặt hàng. Tổ kiểm nhận (bao gồm thủ kho, nhân viên thu mua...) phải lập Biên bản kiểm nhận và ký tên, xác nhận rồi mới được nhập hàng vào kho. Nếu phát hiện hàng không đúng số lượng hoặc chất lượng không đảm bảo (hàng hết hạn hoặc cận hạn sử dụng) thì Tổ kiểm nhận phải từ chối nhận và lập Biên bản trả lại hàng nêu lý do và ký tên xác nhận.
- Sau khi nhận hàng, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho và lập Phiếu nhập kho, đồng thời kế toán kho ghi sổ nghiệp vụ để theo dõi, quản lý.
Phòng thu mua Giám dốc Ké toán Hóa đơn Hỏa đơn Mua hà Phóng kinh doanh/ Phòng ban khác Kiềm tra và nhập liệu vào phần mềm Đẽ nghị mua hàng . _ í Phiêu nhập kho Hóa đơn Tim kiếm nhà cung cấp và lập đon đặt Đơn dặt hãng Đơn đặt hãng Kiểm tra và lập biên bản kiềm nhân Biên bàn nghiệm thu, giao nhận Nhận hàng và lập phiếu nhập kho, ghi thè kho Phiếu nhập
Nhập kho thành phẩm:
- Đối với thành phẩm nhập kho: Trước khi tiến hành nhập kho, thành phẩm phải được bộ phận QC lấy mẫu kiểm tra chất lượng lần cuối và lập biên bản nghiệm thu. Sau đó đại diện phân xưởng và thủ kho tiến hành kiểm nhận và ký tên vào biên bản nghiệm thu sản phẩm. Nếu đạt yêu cầu, thủ kho nhập kho thành phẩm lập Phiếu nhập kho thành 2 liên và ghi thẻ kho, 1 liên thủ kho lưu lại, 1 liên đưa lại cho kế toán kho.
—1___ĩ______
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp tại công ty)
> Xuất kho: - Phòng kinh doanh lập Kế hoạch sản xuất cho từng quý, từng khách hàng rồi gửi tới các phòng ban và phân xưởng. Theo đó Lệnh sản xuất được trưởng bộ phận sản xuất lập gửi phân xưởng sản xuất ghi rõ tên, số lượng sản phẩm, tên, số lượng các nguyên liệu cần dùng cho sản xuất, sau đó bộ phận sản xuất lập giấy đề nghị cung ứng vật tư đem cho trưởng bộ phận sản xuất duyệt rồi gửi đến bộ phận kế toán. Dựa vào giấy đề nghị cung ứng vật tư, kế toán kho kiểm tra lượng tồn kho, nếu thiếu hàng thì báo 52
Lưu đồ 2.2. Quy trình nhập kho thành phẩm
Thú kho Bộ phận sàn xuất Nghiệm thu sàn phẩm và lập biên băn nghiệm thu sân phẩm Sai Kiềm nhận, kí vào biên bàn nghiệm thu cùng đại diện
phân xưởng Biên bàn nghiệm thu sán Phiếu nhập Đạt chất lượng? Nhập liệu ____ ____I________ Biên bán nghiệm thu sán phầm Đúng Phiếu nhập
ngay lại đơn vị đề xuất, nếu đủ thì lập Phiếu xuất kho thành 2 liên, 1 liên kế toán lưu lại, liên còn lại chuyển cho thủ kho để xuất kho vật tư.
Lưu đồ 2.3. Quy trình xuất kho vật tư
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp tại công ty) - Đối với thành phẩm, hàng hóa: Khi xuất kho phải căn cứ vào Hóa đơn GTGT, thủ kho mới tiến hành lập Phiếu xuất kho và xuất kho.
> Bảo quản, kiểm kê:
Các tấm thép, sắt, nhôm,... được kê trên đà gỗ có đệm gỗ lót ở trên, cách mặt đất khoảng 30 cm và phũ bạt. Kho lưu trữ luôn được giữ thoáng mát và độ ẩm thấp. Nhân viên kho cũng lau chùi sản phẩm định kì, tránh để sản phẩm bị gỉ sét.
Mỗi quý, thủ kho có trách nhiệm kiểm kê lại kho một lần để đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách xem có chênh lệch hay hư hỏng để kịp thời xử lý. Và hầu hết các mặt hàng đều được đánh số vị trí nơi để khi lúc để tìm kiếm, kiểm kê 1 cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Quy trình xuất kho vật tư
Bộ phận sãn xuất Kè toán kho Thú kho
De nghị cung ứng vật tư
Ki tên và xuất kho vật tư. ghi thé Phiếu xuất kho nghi cung ứng vật tư Đề nghị cung ứng vật tư Đề nghị cung ứng vật tư Kiểm tra tồn kho vá lập phiêu xuầt kho
Các mặt hàng đều được dán nhãn phân chia rõ và được quản lý trên phần mềm với mã số riêng cho biết cụ thể các thông tin như: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, theo lệnh sản xuất nào,... Khi có bộ phận nào có yêu cầu cấp mã mới hoặc sửa mã sẽ gửi yêu cầu tới bộ phận kho. Bộ phận kho sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.
• Với yêu cầu mới: Áp dụng cho những sản phẩm vừa mới nhập, chưa tồn tại mã hàng trước đó. Bộ phận kho sẽ dựa vào tính chất hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống.
• Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá cần thiết. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của bộ phận có nhu cầu.
Lưu đồ 2.4. Quy trình quản lý mã hàng
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp tại công ty) 54
hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp, họ thường chú ý đến các chỉ số tài chính mà doanh nghiệp đạt được hơn là nhìn vào những con số cụ thể, dài dòng không nói lên được điều gì. Các chỉ số tài chính sẽ giúp nhà quản trị nhìn nhận, đánh giá tốt hơn thực chất của vấn đề, hoạt động của doanh nghiệp.
Về khoản mục hàng tồn kho thì tại công ty việc mua bán sản phẩm có thể nói là diễn ra hàng ngày. Nói đến hàng tồn kho là nói đến khả năng đáp ứng sản xuất và nhu cầu khách hàng. Để sản xuất không gián đoạn, nhu cầu của khách hàng được đáp ứng kịp thời thì phải có hàng tồn kho. Trong năm 2018 công ty nhận được 319 đơn đặt hàng các loại và đều đáp ứng 100%. Điều này cho thấy công ty luôn có lượng hàng tồn kho thích hợp để đáp ứng kịp thời các nhu cầu. Tuy nhiên điều đó chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của công ty là tốt (bởi nếu không đáp ứng được các hợp đồng đã ký thì phải bồi thường rất lớn) nên chỉ tiêu về mức độ hoàn thành các đơn hàng chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của công ty chứ không đánh giá được trình độ quản lý hàng tồn kho thực tế.
Để biết được điều này Bảng đánh giá khả năng luân chuyển hàng tồn kho giai đoạn 2016 - 2018 dưới đây cho biết hàng tồn kho tại công ty quay được bao nhiêu vòng và tăng giảm ra sao cũng như số ngày bình quân hàng tồn kho nằm chờ trong kho là bao nhiêu ngày...
a. Chỉ tiêu đánh giá khả năng luân chuyển hàng tồn kho:
Bảng 2.8. Bảng đánh giá khả năng khả năng luân chuyển hàng tồn kho của công
ty TNHH Cơ Khí Xây Dựng Du Lịch Bách Tùng Chỉ tiêu Công thức tính ĐVT Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Chênh lệch 2016 - 2017 Chênh lệch 2017 - 2018 (A) (B) (C) (1) (2) (3) (2) - (1) (3) - (2) Hệ số vòng quay HTK GVHB BQ giá trị HTK Lần 4,26 6,74 8,39 2,48 1,65 55
(Nguồn: Tính toán của tác giả từ BCTC)
Nhận xét:
Khả năng luân chuyển của hàng tồn kho được đánh giá thông qua các chỉ tiêu “số vòng quay hàng tồn kho và thời gian luân chuyển hàng tồn kho”. Số vòng quay hàng tồn kho năm 2016 là 4,26 vòng, mỗi vòng là 85,51 ngày. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho năm 2017 tăng lên 2,48 vòng so với năm 2016. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho năm 2018 tăng lên 1,65 vòng so với năm 2017. Chứng tỏ trong từ năm 2016 đến năm 2018 tình hình kinh doanh rất tốt, giá vốn tăng, sản phẩm được tiêu thụ nhiều hơn, hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều.
b. Chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm của hàng tồn kho:
Bảng 2.9. Hệ số đảm nhiệm của hàng tồn kho của công ty TNHH Co’ Khí Xây Dựng Du Lịch Bách Tùng ĐVT: lần Chỉ tiêu Công thức tính Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Chênh lệch 2016 - 2017 Chênh lệch 2017 - 2018 (A) (B) (1) (2) (3) (2) - (1) (3) - (2) Hệ số đảm nhiệm của HTK BQ giá trị HTK Doanh thu thuần 0,19 0,12 0,09 (0,07) (0,03)
(Nguồn: Tính toán của tác giả từ BCTC)
Nhận xét:
Hệ số đảm nhiệm của hàng tồn kho cho biết trung bình để có một đồng doanh thu thuần doanh nghiệp cần bỏ ra bao nhiêu đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho. Hệ số đảm nhiệm của hàng tồn kho năm 2017 là 0,12 lần giảm 0,07 lần so với năm 2016. Hệ số đảm nhiệm của hàng tồn kho năm 2018 là 0,09 lần giảm 0,03 lần so với năm 2017. Như vậy có nghĩa trung bình cứ 0,12 đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho tạo ra được 1 đồng doanh thu thuần năm 2017, trong khi trung bình cứ 0,09 đồng vốn đầu tư cho hàng tồn kho tạo ra được 1 đồng doanh thu thuần năm 2018. Trong cả 3 năm 2016, 2017, 2018 hệ số này đều nhỏ hơn 1 và hệ số này giảm dần qua các năm 2016 - 2018 cho thấy hàng tồn kho được sử dụng 1 cách có hiệu quả và công ty đang đang ngày càng đầu tư ít vốn hơn vào hàng tồn kho để thu về 1 đồng doanh thu thuần.
c. Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lời của hàng tồn kho:
Bảng 2.10. Hệ số đảm nhiệm của hàng tồn kho của công ty TNHH Cơ Khí Xây Dựng Du Lịch Bách Tùng
- Hàng hóa nhập kho đảm bảo các chứng từ như hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho.
- Hàng hóa bán ra công ty căn cứ vào tình hình hàng hóa tiêu thụ trong kì để đảm bảo kế hoạch thu mua hàng hóa phục vụ cho nhu cầu khách hàng. Đảm bảo hàng đến tay người tiêu dùng được tốt nhất, luôn giữ được niềm tin khách hàng. Hạn chế số lượng hàng hóa tồn kho, giảm chi phí kho, tránh tình trạng hàng hóa ứ đọng. Và hàng hóa xuất kho cũng đảm bảo đầy đủ các chứng từ rõ ràng.
Việc thiết lập mã số hàng hóa được giao cho một phong ban riêng biệt (phòng Đảm bảo chất lượng) giúp cho công tác quản lý, cập nhật thông tin, đặc điểm của hàng tồn kho diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, khoa học và hiệu quả. Việc áp dụng mã vật tư giúp tránh được tình trạng nhầm lẫn giữa các loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa... trong quá trình quản lý và thuận tiện trong công tác kế toán như xác định lượng tồn kho, nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ hay trợ giúp các phần hành khác như: tính giá thành, tập hợp chi phí...
2.3.2. Hạn chế:
Bên cạnh những thành tựu đạt được, công ty gặp không ít những khó khăn trong công tác kế toán hàng tồn kho như sau:
• Công tác kiểm kê hàng tồn kho chưa được thực hiện một cách đều đặn hàng tháng mà chỉ kiểm tra hàng quý nên dẫn đến tình trạng bị mất mát, hao hụt do đó quản lý hàng tồn kho trong kho chưa chặt chẽ.
• Với phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ để tính giá hàng tồn kho sổ sách kế toán không kịp phản ảnh kịp thời những biến động giá cả các yếu tố đầu vào để giúp ban quản lý có chỉ đạo kịp thời trong việc dự trữ, tiêu thụ hàng tồn kho và tính giá sản phẩm.
• Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong khi thị trường đang không ngừng biến động, hàng tồn kho trong công ty có nhiều loại đã bị hư hỏng, gỉ sét, mất giá trị. Điều này dẫn đến làm tăng rủi ro cho công ty trong quá trình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,...
• Giữa các tổ chức sản xuất thường có tình trạng mượn công cụ dụng cụ của nhau một cách tùy tiện và quản lý không chặt chẽ cho nên thường xuyên xảy ra việc mất mác hư hỏng mà không xác nhận được cá nhân bồi thường. Tại phòng kế toán thì chỉ theo dõi công cụ dụng cụ một cách máy móc mà không phù hợp với tình hình thực tế, có những công cụ dụng cụ đã bị hư hỏng nặng không thể tiếp tục sử dụng phải đưa vào thanh lý hay sửa chữa, phục hồi nhưng kế toán thường bỏ qua không theo dõi.
• Việc lập kế hoạch thu mua hàng, dự toán chi phí của nguyên vật liệu chưa được quan tâm nhiều làm phát sinh thêm những chi phí không cần thiết.
• Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản quy định ở đoạn 06;
• Chi phí bán hàng;
• Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
1.3. Các phương pháp xác định giá trị xuất của hàng tồn kho
Tính giá hàng tồn kho là dùng thước đo giá trị để biểu hiện hàng tồn kho nhằm phản ánh, cung cấp các thông tin tổng hợp cần thiết về hàng tồn kho từ đó có thể đánh giá được hiệu quả của hàng tồn kho. Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp tăng từ nhiều nguồn gốc khác nhau với các đơn giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn
phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho. Việc lựa chọn phương pháp nào tuỳ thuộc vào đặc điểm của hàng tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào đòi hỏi theo nguyên tắc nhất quán.
1.3.1. Phương pháp thực tế đích danh
Tại Điểm a Khoản 8 Điều 22 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về phương pháp tính theo giá đích danh như sau:
“Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng lần nhập hàng hoá mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được chi tiết về giá nhập của từng lô hàng tồn kho.”
1.3.2. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Tại Điểm c Khoản 8 Điều 22 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về phương pháp tính theo giá đich danh như sau:
“Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.”
1.3.3. Phương pháp bình quân gia quyền
Tại Điểm b Khoản 8 Điều 22 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về phương pháp tính theo giá đich danh như sau:
“Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.” Trị giá thực tế xuất kho của vật tư, hàng hoá được căn cứ vào số lượng vật tư, hàng hoá xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: