TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tài khoản này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Tại Điểm 2 Điều 36 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định : Bên Nợ:
Hàng tồn kho được trình bày trên Bảng cân đối kế toán tại phần A “Tài sản ngắn hạn” và được trình bày gồm hai chỉ tiêu: giá trị hàng tồn kho và tổng số dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có thể nói hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản ngắn hạn, nó thường có giá trị lớn và chiếm tỷ trọng đáng kể trong tài sản ngắn hạn của đơn vị. Những sai sót về số liệu hàng tồn kho có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận thuần của doanh nghiệp. Đây là một khoản mục nhạy cảm với gian lận (biển thủ, trộm cắp...) và có rủi ro mất mát cao (do mất giá, hư hỏng, lỗi thời, hao hụt...). Việc hàng tồn kho có nhiều chủng loại, khối lượng luân chuyển lớn và thường được cất trữ ở nhiều nơi làm cho công tác kiểm soát, quản lý gặp nhiều khó khăn và phức tạp. Các chỉ tiêu liên quan đến hàng tồn kho thường được sử dụng rộng rãi bởi nhiều đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để ra quyết định trọng yếu nên có thể thấy sự cần thiết và tầm quan trọng của công tác quản lý hàng tồn kho đối với mỗi doanh nghiệp.
1.10.3. Các thủ tục kiểm soát quản lý hàng tồn kho
a. Mua hàng:
- Khi có yêu cầu mua hàng, nên lập Phiếu đề nghị mua hàng theo nhu cầu để cung cấp bằng chứng về sự phát sinh của nghiệp vụ hay sự hiện hữu của hàng tồn kho. Phiếu này phải được phê duyệt thích hợp bởi người có thẩm quyền.
- Khi đã chọn được nhà cung cấp, lập Đơn đặt hàng dựa trên Phiếu đề nghị mua hàng đã được xét duyệt. Kiểm tra việc đánh số thứ tự liên tục của Đơn đặt hàng và đối chiếu các Đơn đặt hàng đã nhận được hàng với sổ sách ghi nhận nghiệp vụ mua hàng.
- Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao hàng, nhân viên nhận hàng phải kiểm tra thực tế quy cách, số lượng và chất lượng của hàng nhận có khớp với các nội dung ghi trên Hóa đơn của nhà cung cấp và Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng mua bán.
- Sau khi nhận hàng phải lập Phiếu nhập kho hoặc Báo cáo nhận hàng để cung cấp bằng chứng về việc hàng đã nhận đủ theo đúng quy cách, phẩm chất đã đặt. Nếu phát hiện hàng không đúng quy cách, chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng thì nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận và tiến hành lập Biên bản trả lại hàng nêu rõ lý do và ký tên xác nhận vào biên bản.
b. Nhập kho thành phâm:
- Thành phẩm trước khi tiến hành nhập kho phải được kiểm tra chất lượng. Khi nhập kho thành phẩm, thủ kho và đại diện bộ phận sản xuất sẽ cùng tiến hành kiểm nhận. Phiếu nhập kho thành phẩm được lập trên cơ sở số lượng thực nhập và là chứng từ gốc khi ghi nhận thành phẩm tồn kho. Phiếu này cũng phải đánh số thứ tự liên tục và phải thể hiện đầy đủ các nội dung như số hiệu chứng từ, ngày nhập, tên sản phẩm, số lượng, người trực tiếp giao hàng, người lập phiếu...
c. Bảo quản, kiêm kê:
- Sau khi nhập kho, hàng sẽ được bảo quản tại kho hàng cho đến khi được xuất kho sản xuất hay bán. Vì thế, đơn vị cần tổ chức hệ thống kho bãi khoa học, đảm bảo an toàn. Cần thiết lập các quy định cụ thể về quản lý kho bãi và phổ biến rộng rãi những quy định này đến những nhân viên có liên quan.
- Tiến hành các cuộc kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất theo đúng quy trình để xác định số lượng hàng tồn kho thực tế, đồng thời biết được tình trạng của hàng tồn kho để có biện pháp xử lý thích hợp.
d. Xuất kho:
- Khi có yêu cầu sử dụng đối với các nguyên vật liệu, bộ phận sản xuất phải lập Phiếu yêu cầu vật liệu. Phiếu này phải được lập dựa trên kế hoạch sản xuất và được người
xuất kho cần được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và có đầy đủ thông tin cần thiết cho việc ghi sổ kế toán, như số hiệu chứng từ, ngày xuất, tên, quy cách, chủng loại, số lượng, mục đích sử dụng, người trực tiếp nhận và người lập phiếu.
- Báo cáo xuất tồn và Biên bản kiểm kê hàng tồn kho phải được lập trên cơ sở đã đối chiếu giữa số liệu thực tế và sổ sách kế toán. Trên đó phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận tham gia.
Nguồn: Lê Thị Duy Lành(2014,trang 27) nêu rõ “các thủ tục kiểm soát quản lý hàng tồn kho”
1.10.4. Các chi phí liên quan đến hàng tồn kho và mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ: EOQ:
1.10.4.1. Các chi phí liên quan đến hàng tồn kho:
Chi phí đặt hàng:
Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng. Chi phi đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng.
Khi doanh nghiệp đặt hàng từ nguồn cung cấp bên ngoài, chi phí đặt hàng bao gồm chi phí chuẩn bị yêu cầu mua hàng, chi phí để lập đơn đặt hàng như chi phí thương lượng (gọi điện thoại xa, thư giao dịch), chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển.
Trong trường hợp đơn đặt hàng được cung cấp từ nội bộ doanh nghiệp thì chi phí đặt hàng bao gồm chi phí sản xuất, chi phí phát sinh khi khấu hao máy móc và duy trì hoạt động sản xuất.
Trên thực tế, chi phí cho mỗi đơn đặt hàng thường bao gồm các chi phí cố định và chi phí biến đổi, bởi một phần chi phí đặt hàng như chi phí giao nhận và kiểm tra hàng thường biến động theo số lượng hàng đặt mua.
Chi phí mua hàng:
Chi phí mua hàng là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra hàng hóa tồn kho. Chi phí này được tính bằng cách lấy chi phí một đơn vị hàng hóa nhân với số lượng hàng mua về hoặc sản xuất ra. Trong trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại mà từ nhà cung cấp thì chi phí mua hàng là giá của lô hàng sau khi trừ đi phần chiết khấu thương mại được hưởng.
Chi phí lưu kho:
Chi phí lưu kho bao gồm tất cả các chi phí lưu giữa hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước. Các chi phí thành phần của chi phí lưu kho là: chi phí cất giữ và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho. Cụ thể như sau: Chi phí cất giữ, bảo quản bao gồm trong đó chi phí kho hàng. Nếu doanh nghiệp thuê kho thì chi phí này bằng với tiền thuê phải trả. Nếu nhà kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp thì chi phí này bằng với chi phí cơ hội sử dụng nhà kho này. Ngoài ra, chi phí cất giữ và bảo quản cũng gồm chi phí khấu hao các thiết bị hộ trợ cho hoạt động kho như băng chuyền, xe nâng chuyên dụng, chi phí trả lương cho nhân viên bảo vệ kho và nhân viên điều hành.
Chi phí lỗi thời thể hiện cho sự giảm sút giá trị hàng trong kho do tiến bộ khoa học kỹ thuật hay thay đổi kiểu dáng và tất cả những tác động này làm cho hàng tồn kho trở nên
tuân theo.
Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho gồm những chi phí tài chính như chi phí sử dụng vốn, chi phí trả lãi vay để dự trữ nguồn hàng tồn kho, chi phí cơ hội do ứ đọng vốn trong hàng tồn kho đặc biệt và với hàng tồn kho không hữu ích hoặc dữ trữ dư thừa. Điều đáng chú ý là chi phí cơ hội đầu tư vào hàng tồn kho không thể tính đơn thuần bằng cách sử dụng lãi vay ngắn hạn mà phải là khả năng sinh lời bị mất đi khi doanh nghiệp quyết định đầu tư vào hàng tồn kho, chi phí cơ hội xấp xỉ như chi phí sử dụng vốn bình quân của doanh nghiệp.
Chi phí lưu kho được tính bằng đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu kho trong một thời kỳ. Chi phí lưu kho có thể được xem như là một chi phí đáng kể khi thực hiện kinh doanh. Thông thường chi phí lưu kho dao động từ 20% đến 45% tính trên giá trị hàng tồn kho hầu hết các doanh nghiệp.
Cũng giống như chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho cũng bao gồm các chi phí cố định và chi phí biến đổi. Gần như tất cả các chi phí lưu kho biến động tỷ lệ theo mức độ hàng tồn kho, chỉ có chi phí thuê kho hoặc chi phí khấu hao các thiết bị được sử dụng trong kho là tương đối ổn định trong thời gian ngắn. Vì vậy chi phí lưu kho được xem như chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị hàng tồn kho.
Chi phí thiệt hại khi không có hàng (hàng tồn kho hết)
Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết xảy ra bất cứ khi nào doanh nghiệp không có khả năng giao hàng bởi nhu cầu hàng lớn hơn số lượng hàng dự trự trong kho.
Khi nguyên vật liệu trong kho hết, chi phí thiệt hại do không có nguyên vật liệu bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do ngừng trệ sản xuất.
Khi tồn kho sản phẩm dở dang hết thì doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại do kế hoạch sản xuất bị thay đổi và nó cũng có thể là nguyên nhân gây ra những thiệt hại do sản xuất bị ngừng trệ.
Hàng tồn kho thành phẩm hết có thể gây nên hậu quả là lợi nhuận bị mất đi trong ngắn hạn nếu khách hàng quyết định mua sản phẩm từ những doanh nghiệp đối thủ và gây nên những mất mát tiềm năng trong dài hạn khi khách hàng quyết định đặt hàng từ những doanh nghiệp khác trong tương lai.
Nguồn:Trần Ngọc Thơ, 2003.Giáo trình Tài chính doanh nghiệp hiện đại.Hà Nội: NXB Thống Kê.
1.10.4.2. Mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ:
Mô hình EOQ làm một trong những kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho lâu đời và phổ biến nhất. Mô hình được nghiên cứu và công bố bởi Ford W. Harris năm 1915 nhưng đến nay vẫn được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp vì tương đối đơn giản và dễ sử dụng. Khi áp dụng mô hình này, nhà quản lý phải tuân theo các giả định quan trọng sau:
- Nhu cầu về hàng tồn kho ổn định (không thay đổi);
- Thời gian chờ hàng kể từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng là xác định và không thay đổi;
- Doanh nghiệp tiếp nhận toàn bộ số hàng đặt mua từ nhà cung ứng tại cùng một thời điểm;
Sau đây sẽ là phần xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ:
Chi phí đặt hàng hàng năm (Cđh) được tính bằng cách lấy chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng (S) nhân với số lượng đơn hàng mỗi năm. Số lượng đơn hàng mỗi năm được tính bằng cách lấy nhu cầu hàng năm (D) chia cho số lượng hàng đặt mua trong 1 đơn hàng (Q). Như vậy, ta có:
Cđh = S x £
Biến số duy nhất trong phương trình này là Q, cả S và D đều là các tham số không đổi. Do đó, độ lớn tương đối của chi phí đặt hàng phụ thuộc vào số lượng hàng đặt mua trong 1 đơn hàng.
Tại thời điểm đầu kỳ, lượng hàng tồn kho là Q và ở thời điểm cuối kỳ lượng hàng tồn kho là 0 nên số lượng tồn kho bình quân trong kỳ là:
Q+0 =Q
2 2
Ta có, tổng chi phí lưu kho hàng năm (Clk) được tính bằng cách lấy chi phí lưu kho tính trên 1 đơn vị hàng hóa mỗi năm (H) nhân với lượng hàng tồn kho bình quân trong kỳ:
Q Clk = H x I
Tổng chi phí tồn kho một năm (TC) là tổng của chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho : TC = Cđh + Clk = S x + H x
Ta có thể mô tả mối quan hệ của chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng bằng đồ thị sau:
Hình 1.9. Mô hình chi phí theo EOQ
Đồ thị trên cho thấy lượng đặt hàng tối ưu (Q*) khi tổng chi phí tồn kho đạt giá trị nhỏ nhất tại điểm giao nhau của đường cong chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Do đó, lượng đặt hàng tối ưu được xác định như sau:
Cđh = Clk
«-^x S—x H
Q* 2
Như vậy, tổng chi phí tồn kho tối thiểu được xác định bằng cách thay giá trị quy mô đơn hàng tối ưu (Q*) vào phương trình tổng chi phí:
Xác định số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n*):
* = — Q*
Xác định khoảng thời gian dự trữ tối ưu (T*):
Khoảng thời gian dữ trữ tối ưu là khoảng thời gian kể từ khi trong kho có số lượng hàng tối ưu Q* cho đến khi số lượng này hết và được đáp ứng ngay bằng số lượng hàng hóa tối ưu của đơn hàng mới. Trên cơ sở đó, quãng thời gian dự trữ tối ưu bằng số lượng hàng dữ trữ tối ưu chia cho nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày:
Trong đó:
D
d = 77—7-77—■77-———7“
So ngày làm việc trong năm
Xác định điểm tái đặt hàng (ROP - Reorder point):
Thời gian chờ hàng (L) là thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng đến khi nhận được hàng. Thời gian này có thể ngắn vài giờ, có thể dài tới vài tháng. Do đó doanh nghiệp phải tính toán thời gian chờ hàng chính xác để tiến hành đặt hàng. Thời điểm đặt hàng là thời điểm có mức dự trữ kho đủ để đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp trong thời gian chờ hàng. Mức dự trữ đó gọi là điểm tái đặt hàng (ROP):
ROP = Nhu cầu hàng tồn kho mỗi ngày x Thời gian chờ hàng = d x L
Nhận xét: Mô hình EOQ có ưu điểm cơ bản là chỉ ra mức đặt hàng tối ưu trên cơ sở cực tiểu chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của mô hình này là dựa trên quá nhiều giả định khó đạt được trên thực tế. Vì vậy, mô hình EOQ cần được thực tiễn hóa bằng cách loại bỏ dần các giả định, chấp nhận các điều kiện thực tế
Nguồn: Nguyễn Hải Sơn, 1996, Quản trị tài chính doanh nghiệp, Hà Nội : NXB Thống Kê
Hiện nay, công ty chưa trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Do giá cả vật tư, hàng hóa trên thị trường thường xuyên biến động và một số các mặt hàng tồn kho của công ty bị hư hỏng, mất phẩm chất... công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để dự phòng giá trị bị tổn thất do giá vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm. Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: chỉ lập dự phòng cho những hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của công ty tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá trị ghi sổ.
Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:
Số dự phòng cần Số lượng hàng Đơn giá Đơn giá thuần
trích lập cho vật tư, = tồn kho tại thời x ■ gốc hàng - có thể thực hàng hoá điểm lập BCTC
tồn kho hiện được
Ví dụ: Tại thời điểm lập BCTC năm 2018, công ty có 15.000 cái Đầu phun K-9 phi 7 trong kho, đơn giá tồn kho cuối kì là = 33.367 VNĐ/Cái. Cũng tại thời điểm này, giá trị thuần có thể thực hiện được của Đầu phun K-9 phi 7 là 33.100 VNĐ/Cái. Công ty cần trích một khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = 15.000 x (33.367 - 33.100) = 4.005.000 VNĐ
❖ Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 632 : 4.005.000 VNĐ Có TK 2294 : 4.005.000 VNĐ
3.3. Hoàn thiện về công tác kế toán và quản lý công cụ dụng cụ: