a) Tài khoản sử dụng:
> TK 155: “Thành phẩm”
Theo điều 27. Tài khoản 155-Thành phẩm thông tư 133: Bên Nợ:
- Trị giá của thành phẩm nhập kho;
- Trị giá của thành phẩm thừa khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho; - Trị giá của thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư Nợ:Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
111, 112, 141,331, 151 153 154, 642, 241
Nhập kho CCDC mua về 133 Thuế GTGT ^ ---— ----►
(nếu được khấu trừ)
3333
Xuất CCDC để dùng tính ngay một lần vào chi phí
Xuất CCDC để dùng, cho thuê phân bổ dần khi CCDC có thời gian sử dụng nhiều kỳ và có
242
giá trị lớn
Thuế nhập khẩu phải nộp 111, 112, 331
khi nhập khẩu chiết khấu thương mại, giảm giá
hàng mua, trả lại hàng mua 3332
Thuế TTĐB của CCDC nhập kho ---:► (nếu có) 133 Thuế GTGT ◄--- tương ứng 3381
Giá trị CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
632 Giá trị CCDC không cần dùng
khi thanh lý, nhượng bán 242 CCDC đã xuất sử dụng không
hết nhập lại kho
Nhận lại CCDC cho thuê
(giá trị còn lại chưa tính vào chi
154, 642, 241
phí)
138 (1381) CCDC phát hiện thiếu khi ---;
thành phâm thành phâm Xuất kho thành phâm gửi đi bán
138(1381) Thành phâm phát hiện thiếu khi kiểm kê
chờ xử lý
Hình 1.6. Sơ đồ TK155 — “Thành phẩm” theo PP kê khai thường xuyên (Thông tư 133).
15 1.7.6. Kế toán hàng hóa:
a) Tài khoản sử dụng:
> TK 156: “Hàng hóa”
Theo Điều 28. Tài khoản 156 - Hàng hóa thông tư 133: Bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế không được hoàn lại);
- Chi phí thu mua hàng hóa;
- Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (gồm giá mua vào và chi phí gia công); - Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại;
- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;
- Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư sang; - Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị hạch toán phụ thuộc; thuê ngoài gia công hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ; - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;
154 155 632
Nhập kho thành phâm Xuất thành phâm bán, trao đổi, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo, trả lương, mua lại phần vốn góp tại đơn vị khác
Giá trị thành phâm ứ đọng, không cần dùng khi thanh lý, nhượng bán
338 (3381)
Thành phâm phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
136 Xuất kho thành phâm chuyển cho đơn vị khác hạch
--- ---►
toán phụ thuộc (trường hợp không ghi nhận doanh thu)
632
Thành phâm đã bán trả lại
154, 241, 642 Thành phâm xuất tiêu dùng nội bộ, khuyên mại, quảng cáo, biếu, tặng, không kèm điều kiện phải mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ khác
228 Xuất thành phâm góp vốn vào đơn vị khác
811 711 C/lệch giữa giá đánh lại> C/lệch giữa giá đánh lại< GTGS của GTGS của 157 ->
tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư Nợ:Giá gốc của hàng hóa tồn kho.
b) Trình tự hạch toán:
16 111, 112, 141
151, 331
Nhập kho hàng hóa mua ngoài, chi phí
thu mua
133
Xuất hàng hóa để bán, trao đổi, biếu tặng, khuyến mại, quảng cáo,
trả lương
Giá trị hàng hóa ứ đọng, không cần ---1
dùng khi thanh lý, nhượng bán Xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ, biếu
"73-r;----1/ .... ►
tặng, khuyến mại, quảng cáo không thu tiền
136 Xuất kho hàng hóa cho đơn vị hạch
156 632
Nếu được khấu trừ thuế GTGT
154, 211, 241, 642
3333 Thuế nhập khẩu phải nộp 33312 Thuế GTGT hàng hóa nhập khẩu phải nộp 3332 toán phụ thuộc 333
Xuất hàng hóa gửi đi bán, gửi bán đại lý, ký gửi
157
154 Xuất hàng hóa thuê ngoài gia công,
----, - . A. A . - . - k
của hàng hóa của hàng hóa C/lệch đánh
giá > GTGS
C/lệch đánh giá < GTGS
154
Chi phí sửa chữa cải tạo, nâng cấp hàng hóa BĐS
711
Khi hết chương trình khuyến mại, số hàng khuyến mại không trả lại nhà sản xuất
--- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua
133
Thuế GTGT
◄---—---
tương ứng Hàng hóa phát hiện thừa
khi kiểm kê
632 Hàng hóa đã bán bị trả --- ► lại nhập kho 217
Bất động sản đầu tư chuyển thành hàng hóa BĐS
2147 Hao mòn lũy kế
138(1381) Hàng hóa phát hiện thiếu khi
---;----:---►
kiểm kê chờ xử lý
Hàng hóa BĐS chuyển BĐSĐT 217
1.8. Kế toán kiểm kê hàng tồn kho
1.8.1. Nội dung và nguyên tắc kiểm kê
Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư, hàng hóa tồn kho cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật tư tài sản của doanh nghiệp.
Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường...
Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ các thành phần theo quy định. Hội đồng hay ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân, đong, đo, đếm cụ thể đối với từng loại vật tư, hàng hóa và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định (Mẫu số 08-VT), xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán với số thực kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch.
Sau khi kiểm kê, các biên bản báo cáo kiểm kê phải được gửi đến phòng kế toán để.đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán, các khoản chênh lệch nếu có sẽ được báo cho Hội đồng kiểm kê cân nhắc quyết định cách xử lý trong từng trường hợp cụ thể. Căn cứ vào quyết định của Hội đồng kiểm kê, kế toán ghi vào sổ kế toán để điều chỉnh số liệu trong sổ kế toán phù hợp với thực tế.
Nguồn: Lê Thị Duy Lành, 2014. Khóa luận tốt nghiệp. Đại học Kinh tế Huế.
1.8.2. Những bút toán căn bản
1.8.2.1. Kế toán phát hiện thừa hàng tồn kho khi kiểm kê:Nợ các tài khoản 152, 153, 155, 156 Nợ các tài khoản 152, 153, 155, 156
CóTK 3381
1.8.2.2. Kế toán phát hiện thiếu hàng tồn kho khi kiểm kê:Nợ TK 1381 Nợ TK 1381
Có các tài khoản 152, 153, 155, 156
1.9. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
1.9.1. Nội dung và nguyên tắc hạch toán
Việc dự trữ hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nhịp nhàng, tránh được sự đình trệ kinh doanh dẫn đến lãng phí về thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên quá trình này có thể sẽ gây cho doanh nghiệp bị ứ
đọng vốn đồng thời bị rủi do sự giảm giá của hàng tồn kho phát sinh do giá cả thị trường tác động tới. Để tránh rủi ro đó, doanh nghiệp cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa phát sinh vào chi phí kinh doanh, để có nguồn tài chính cần bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ sau.
Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho quy định: Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng.
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện của chúng.Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho.
Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu nhập được tại thời điểm ước tính. Việc ước tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà cả sự kiện này được xác nhận với các điều kiện có ở thời điểm ước tính.
Tại điều 4 phần 2 thông tư 228/2009/TT-BTC quy định như sau:
Mức lập dựphòng giảm giá hàng tồn kho
Số dự phòng cần Số lượng hàng Đơn giá Đơn giá thuần trích lập cho vật tư, = tồn kho
tại thời x ■ gốc hàng - có thể thực
hàng hoá điểm lập BCTC tồn kho hiện được
1.9.2. Những bút toán căn bản
1.9.2.1. Tài khoản sử dụng
TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tài khoản này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Tại Điểm 2 Điều 36 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định : Bên Nợ:
Hàng tồn kho được trình bày trên Bảng cân đối kế toán tại phần A “Tài sản ngắn hạn” và được trình bày gồm hai chỉ tiêu: giá trị hàng tồn kho và tổng số dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có thể nói hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản ngắn hạn, nó thường có giá trị lớn và chiếm tỷ trọng đáng kể trong tài sản ngắn hạn của đơn vị. Những sai sót về số liệu hàng tồn kho có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận thuần của doanh nghiệp. Đây là một khoản mục nhạy cảm với gian lận (biển thủ, trộm cắp...) và có rủi ro mất mát cao (do mất giá, hư hỏng, lỗi thời, hao hụt...). Việc hàng tồn kho có nhiều chủng loại, khối lượng luân chuyển lớn và thường được cất trữ ở nhiều nơi làm cho công tác kiểm soát, quản lý gặp nhiều khó khăn và phức tạp. Các chỉ tiêu liên quan đến hàng tồn kho thường được sử dụng rộng rãi bởi nhiều đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để ra quyết định trọng yếu nên có thể thấy sự cần thiết và tầm quan trọng của công tác quản lý hàng tồn kho đối với mỗi doanh nghiệp.
1.10.3. Các thủ tục kiểm soát quản lý hàng tồn kho
a. Mua hàng:
- Khi có yêu cầu mua hàng, nên lập Phiếu đề nghị mua hàng theo nhu cầu để cung cấp bằng chứng về sự phát sinh của nghiệp vụ hay sự hiện hữu của hàng tồn kho. Phiếu này phải được phê duyệt thích hợp bởi người có thẩm quyền.
- Khi đã chọn được nhà cung cấp, lập Đơn đặt hàng dựa trên Phiếu đề nghị mua hàng đã được xét duyệt. Kiểm tra việc đánh số thứ tự liên tục của Đơn đặt hàng và đối chiếu các Đơn đặt hàng đã nhận được hàng với sổ sách ghi nhận nghiệp vụ mua hàng.
- Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao hàng, nhân viên nhận hàng phải kiểm tra thực tế quy cách, số lượng và chất lượng của hàng nhận có khớp với các nội dung ghi trên Hóa đơn của nhà cung cấp và Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng mua bán.
- Sau khi nhận hàng phải lập Phiếu nhập kho hoặc Báo cáo nhận hàng để cung cấp bằng chứng về việc hàng đã nhận đủ theo đúng quy cách, phẩm chất đã đặt. Nếu phát hiện hàng không đúng quy cách, chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng thì nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận và tiến hành lập Biên bản trả lại hàng nêu rõ lý do và ký tên xác nhận vào biên bản.
b. Nhập kho thành phâm:
- Thành phẩm trước khi tiến hành nhập kho phải được kiểm tra chất lượng. Khi nhập kho thành phẩm, thủ kho và đại diện bộ phận sản xuất sẽ cùng tiến hành kiểm nhận. Phiếu nhập kho thành phẩm được lập trên cơ sở số lượng thực nhập và là chứng từ gốc khi ghi nhận thành phẩm tồn kho. Phiếu này cũng phải đánh số thứ tự liên tục và phải thể hiện đầy đủ các nội dung như số hiệu chứng từ, ngày nhập, tên sản phẩm, số lượng, người trực tiếp giao hàng, người lập phiếu...
c. Bảo quản, kiêm kê:
- Sau khi nhập kho, hàng sẽ được bảo quản tại kho hàng cho đến khi được xuất kho sản xuất hay bán. Vì thế, đơn vị cần tổ chức hệ thống kho bãi khoa học, đảm bảo an toàn. Cần thiết lập các quy định cụ thể về quản lý kho bãi và phổ biến rộng rãi những quy định này đến những nhân viên có liên quan.
- Tiến hành các cuộc kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất theo đúng quy trình để xác định số lượng hàng tồn kho thực tế, đồng thời biết được tình trạng của hàng tồn kho để có biện pháp xử lý thích hợp.
d. Xuất kho:
- Khi có yêu cầu sử dụng đối với các nguyên vật liệu, bộ phận sản xuất phải lập Phiếu yêu cầu vật liệu. Phiếu này phải được lập dựa trên kế hoạch sản xuất và được người
xuất kho cần được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và có đầy đủ thông tin cần thiết cho việc ghi sổ kế toán, như số hiệu chứng từ, ngày xuất, tên, quy cách, chủng loại, số lượng, mục đích sử dụng, người trực tiếp nhận và người lập phiếu.
- Báo cáo xuất tồn và Biên bản kiểm kê hàng tồn kho phải được lập trên cơ sở đã đối chiếu giữa số liệu thực tế và sổ sách kế toán. Trên đó phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận tham gia.
Nguồn: Lê Thị Duy Lành(2014,trang 27) nêu rõ “các thủ tục kiểm soát quản lý hàng tồn kho”
1.10.4. Các chi phí liên quan đến hàng tồn kho và mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ: EOQ:
1.10.4.1. Các chi phí liên quan đến hàng tồn kho: