Kiểm toỏn viờn làm việc trong khuụn khổ cỏc chuẩn mực nghề nghiệp và cỏc quy định của luật phỏp, nếu làm trỏi cỏc thước đo đú, kiểm toỏn viờn sẽ bị phỏn xột. Để đỏp ứng được yờu cầu này, cỏc cụng ty kiểm toỏn phải đề ra và triển khai cỏc chương trỡnh quản lý toàn diện và tương đối phức tạp để cú thể đảm bảo với chớnh cụng ty cũng như khỏch hàng nơi cụng ty hoạt động rằng cỏc chuẩn mực cao nhất của nghề nghiệp được tuõn thủ và coi đõy như một chuẩn mực của Cụng ty.
Tuy nhiờn, VACO đó sớm nhận ra sự cần thiết của cụng tỏc kiểm tra chất lượng Kiểm toỏn và đó ỏp dụng thủ tục kiểm tra chất lượng nghiờm ngặt của mỡnh trong nhiều năm qua. VACO ỏp dụng quy trỡnh kiểm toỏn kiểm soỏt chất lượng bắt đầu ngay từ ngày làm việc đầu tiờn của Kiểm toỏn viờn và khụng kết thỳc cho tới ngày làm việc cuối cựng của họ. Đú khụng phải là cụng việc tỏch biệt mà là một quỏ trỡnh xuyờn suốt nhằm củng cố mọi phương diện hoạt động của mỡnh.
Cụng tỏc quản lý chất lượng của cuộc Kiểm toỏn được phõn bổ như sau:
• Tuõn thủ nguyờn tắc và đạo đức nghề nghiệp.
Cụng ty và tất cả cỏc nhõn viờn trong cụng ty phải tuõn thủ cỏc nguyờn tắc về tớnh độc lập, chớnh trực, khỏch quan, bớ mật với những quy định chung về tư cỏch nghề nghiệp. Cụng ty kiểm toỏn và nhõn viờn khụng những phải thực sự độc lập mà cũn phải được người khỏc nhỡn nhận là độc lập với khỏch hàng. Về thực tiễn cụng tỏc quản lý chất lượng kiểm toỏn tại VACO thường bao gồm việc yờu cầu nhõn viờn ký xỏc nhận về tớnh độc lập của mỡnh cũn cụng ty xỏc nhận với khỏch hàng về tớnh độc lập.
• Kỹ năng và năng lực chuyờn mụn
Để hoàn thành cuộc kiểm toỏn với chất lượng cao đũi hỏi cỏc nhõn viờn phải cú kỹ năng và năng lực chuyờn mụn, phải thường xuyờn duy trỡ, cập nhật và nõng cao kiến thức.
Trờn thực tế VACO đó cú một chương trỡnh tuyển dụng nhõn viờn toàn diện nhằm tuyển dụng được những người thớch hợp, thể hiện cỏc phẩm chất của mỡnh phự hợp với yờu cầu nghề nghiệp. Ngay sau khi được tuyển chọn, cỏc nhõn viờn mới này sẽ được đào tạo và việc đào tạo sẽ được tiếp tục trong suốt thời gian làm việc với Cụng ty.
• Giao việc
Cụng ty luụn quan tõm đến việc giao đỳng người. Căn cứ vào cụng việc để phõn cụng trỏch nhiệm chứ khụng phải căn cứ vào con người để giao việc.
• Hướng dẫn và giỏm sỏt
Cụng việc kiểm toỏn được chỉ đạo, giỏm sỏt và soỏt xột ở tất cả cỏc cấp để đảm bảo một cỏch hợp lý rằng cụng việc được tiến hành để đỏp ứng cỏc tiờu chuẩn về chất lượng.
Thụng thường, sau khi một hợp đồng chớnh thức được ký kết bởi cỏc thành viờn của ban giỏm đốc, chủ nhiệm kiểm toỏn sẽ chịu trỏch nhiệm xem
xột, lập kế hoạch kiểm toỏn và chịu trỏch nhiệm soỏt xột hồ sơ kiểm toỏn cũng như bỏo cỏo tài chớnh trước khi trỡnh ban giỏm đốc soỏt xột lần cuối.
Đối với những khỏch hàng lớn, yờu cầu cú sự kết hợp kết quả kiểm toỏn khi phỏt hành bỏo cỏo kiểm toỏn, chủ nhiệm kiểm toỏn là người chịu trỏch nhiệm giỏm sỏt trực tiếp việc thực hiện của cỏc nhúm kiểm toỏn tại cỏc cơ sở kiểm toỏn khỏc nhau.
Đối với khỏch hàng quen thuộc, quy mụ nhỏ, nghiệp vụ kinh doanh đơn giản, việc lập kế hoạch kiểm toỏn, trong đú cú việc thiết kế cỏc thủ tục kiểm soỏt, sẽ được thực hiện bởi kiểm toỏn viờn đó được cấp chứng chỉ và là trưởng nhúm kiểm toỏn đồng thời cú sự phờ duyệt và soỏt xột của chủ nhiệm kiểm toỏn .
Cỏc trưởng nhúm kiểm toỏn sẽ là người trực tiếp thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn bao gồm cỏc thủ tục kiểm soỏt hoặc cú thể phõn cụng và giỏm sỏt cỏc trợ lý kiểm toỏn thực hiện.
Kế hoạch kiểm toỏn sẽ được trưởng nhúm kiểm toỏn đối chiếu cho phự hợp với điều kiện cụ thể của cuộc kiểm toỏn. Dự thảo bỏo cỏo kiểm toỏn sẽ được lập bởi trưởng nhúm kiểm toỏn trước khi trỡnh lờn cấp trờn soỏt xột và phờ duyệt.
• Duy trỡ và chấp nhận khỏch hàng
VACO luụn đỏnh giỏ khả năng kiểm toỏn đối với khỏch hàng tiềm năng, và thường xuyờn xem xột khỏch hàng hiện cú để cõn nhắc:
- Năng lực phục vụ khỏch hàng của cụng ty .
- Tớnh độc lập của cụng ty.
- Tớnh chớnh trực của ban lónh đạo khỏch hàng.
Thủ tục này nhằm trỏnh những trường hợp chủ phần hựn cú thể chấp nhận bất cứ một khỏch hàng nào kể cả khỏch hàng khụng phự hợp với lý do đơn giản là để phỏt triển kinh doanh.
• Kiểm tra: Cụng ty thường xuyờn theo dừi, kiểm tra tớnh đầy đủ và tớnh hiệu quả của cỏc chớnh sỏch và thủ tục kiểm soỏt chất lượng họat động kiểm toỏn tại Cụng ty.
Đõy được đỏnh giỏ là hệ thống soỏt xột chất lượng tốt nhằm giảm tối đa những sai sút và rủi ro trong suốt quỏ trỡnh thực hiện cuộc kiểm toỏn, đặc biệt với cuộc kiểm toỏn năm đầu tiờn.
7.Hệ thống Audit System 2 (AS/2)
Hệ thống AS/2 chỉ mới chớnh thức được ỏp dụng ở cụng ty từ ngày 01/05/1998. Đõy là hệ thống phương phỏp kiểm toỏn tiờn tiến được ỏp dụng thống nhất cho mọi thành viờn của DTT trờn toàn cầu và đảm bảo cho mọi cuộc kiểm toỏn được thực hiện với chất lượng đạt tiờu chuẩn quốc tế. Mọi nhõn viờn trong cụng ty đều được tham dự cỏc khúa đào tạo và trực tiếp thực hành, làm việc với AS/2 do cỏc chuyờn gia của DTT hướng dẫn. Tuy nhiờn, để AS/2 thực sự phự hợp với điều kiện luật phỏp và mụi trường kinh doanh Việt Nam, cỏc cỏn bộ, nhõn viờn của Cụng ty đó phải gúp ý, điều chỉnh rất nhiều. Đến nay, cú thể núi AS/2 đó thực sự trở thành cụng cụ hữu hiệu cho cỏc kiểm toỏn viờn trong quỏ trỡnh kiểm toỏn. Về nguyờn tắc, hệ thống kiểm toỏn AS/2 bao gồm:
- Phương phỏp kiểm toỏn AS/2
- Hệ thống hồ sơ kiểm toỏn
- Phần mềm kiểm toỏn AS/2
Phương phỏp kiểm toỏn: được hiểu là hệ thống cỏc bước tiến hành trong quỏ trỡnh thực hiện một cuộc kiểm toỏn núi chung. Theo đú, hệ thống phương phỏp kiểm toỏn AS/2 được khỏi quỏt với 6 bước:
- Bước 1: Những cụng việc thực hiện trước khi kiểm toỏn
- Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toỏn tổng quỏt
- Bước 3: Lập kế hoạch kiểm toỏn cụ thể
- Bước 4: Thực hiện kế hoạch kiểm toỏn
- Bước 5: Kết thỳc cụng việc kiểm toỏn và lập bỏo cỏo
- Bước 6: Cụng việc sau khi kiểm toỏn
Theo phương phỏp kiểm toỏn này, Cụng ty VACO tiến hành một cuộc kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh theo trỡnh tự như Sơ đồ sau:
Quản lý cuộc kiểm toỏn Cụng việc thực
hiện trước kiểm toỏn
Đỏnh giỏ, kiểm soỏt, xử lý rủi ro của kiểm toỏn. Lựa chọn nhúm kiểm toỏn.
Thiết lập cỏc điều khoản của hợp đồng kiểm toỏn Tỡm hiểu hoạt động kinh doanh của khỏch hàng. Tỡm hiểu mụi trường kiểm soỏt.
Tỡm hiểu chu trỡnh kế toỏn.
Thực hiện cỏc bước phõn tớch tổng quỏt. Xỏc định mức độ trọng yếu.
Xõy dựng kế hoạch giao dịch và phục vụ khỏch hàng. Đỏnh giỏ rủi ro tiềm tàng trong cỏc tài khoản Lập kế hoạch
kiểm toỏn tổng quỏt Xõy dựng kế hoạch kiểm toỏn
Rủi ro chi tiết xỏc định được Rủi ro chi tiết khụng xỏc định được Tin cậy vào hệ thống kiểm soỏt Tin cậy vào hệ thống kiểm soỏt
Khụng tin
Khụng tin Tin cậy Tin cậy
Thực hiện cỏc chuẩn mực phục vụ khỏch hàng Tập trung vào kiểm tra chi tiết Xỏc định cỏc bước kiểm soỏt cú
thể làm giảm rủi ro. Thực hiện kiểm tra chi tiết ở
mức độ cơ bản
Kiểm tra cỏc bước kiểm soỏt để chứng minh độ tin
cậy của hệ thống theo kế hoạch quay vũng. Thực
hiện kiểm tra chi tiết ở mức độ cơ bản Tập trung vào kiểm tra chi tiết Đỏnh giỏ và quản lý rủi ro Tổng hợp và liờn kết với kế hoạch kiểm toỏn chi tiết
Thực hiện kế hoạch kiểm toỏn Thực hiện cỏc bước kiểm tra hệ thống và đỏnh giỏ Thực hiện cỏc bước kiểm tra chi tiết và đỏnh giỏ kết quả kiểm tra
Thực hiện việc soỏt xột Bỏo cỏo tài chớnh Soỏt xột cỏc sự kiện xảy ra sau ngày lập bỏo cỏo. Thu thập thư giải trỡnh của BGĐ khỏch hàng Lập bảng tổng hợp kết quả kiểm toỏn. Lập bỏo cỏo kiểm toỏn.
Đỏnh giỏ chất lượng và kết quả cuộc kiểm toỏn Soỏt xột, kiểm soỏt giấy tờ làm việc Kết luận về cuộc
kiểm toỏn và lập bỏo cỏo Các hoạt động sau
Hệ thống hồ sơ kiểm toỏn được VACO cũng như cỏc cụng ty kiểm toỏn và tư vấn tài chớnh khỏc xõy dựng nhằm mục đớch trợ giỳp quỏ trỡnh lập kế hoạch kiểm toỏn, lập cỏc giấy tờ làm việc, xỏc định và kiểm tra cỏc bước kiểm soỏt, lập bỏo cỏo tài chớnh sau kiểm toỏn, lưu trữ cỏc thụng tin khỏc để giao dịch và phục vụ khỏch hàng.
Trờn thực tế, hệ thống hồ sơ kiểm toỏn của VACO được xõy dựng gồm 2 loại: hồ sơ kiểm toỏn thụng minh (với sự hỗ trợ của phần mềm kiểm toỏn AS/ 2) và hồ sơ kiểm toỏn thụng thường.
Hồ sơ kiểm toỏn thụng minh gúp phần rỳt ngắn quỏ trỡnh lập kế hoạch kiểm toỏn, đưa ra cỏc khỏi niệm rủi ro ở từng phần hành khi lập kế hoạch kiểm toỏn. Đồng thời, hồ sơ kiểm toỏn thụng minh cũng giỳp kiểm toỏn viờn thiết lập cỏc giấy tờ làm việc phục vụ quỏ trỡnh kiểm tra chi tiết. Mặt khỏc, hồ sơ kiểm toỏn chuẩn được thiết kế và quản lý với phần mềm kiểm toỏn AS/2 cũng gúp phần bảo đảm cho cỏc kiểm toỏn viờn núi riờng và Cụng ty núi chung cú thể ỏp dụng đỳng phương phỏp kiểm toỏn chuẩn DTT. Do vậy, hồ sơ kiểm toỏn thụng minh gúp phần toàn cầu húa phương phỏp kiểm toỏn và mang lại hiệu quả cao trong cỏc cuộc kiểm toỏn.
Tuy nhiờn, việc ỏp dụng hồ sơ kiểm toỏn thụng minh vẫn cú những giới hạn khi tiến hành ỏp dụng đối với cụng tỏc kiểm toỏn cỏc ngành quỏ đặc biệt, đối với cỏc cuộc kiểm toỏn cú thời gian làm việc trực tiếp trờn 15 ngày. Đồng thời, với cỏc khỏch hàng lớn cú sử dụng hệ thống mạng mỏy tớnh ở tầm vĩ mụ hoặc đối với cỏc khỏch hàng mà kế hoạch kiểm toỏn buộc phải quay vũng để kiểm tra cỏc bước kiểm soỏt, hồ sơ kiểm toỏn thụng minh bộc lộ những hạn chế nhất định khi ỏp dụng. Vỡ vậy, bờn cạnh hồ sơ kiểm toỏn thụng minh trong hệ thống hồ sơ kiểm toỏn của Cụng ty cú một khối lượng khụng nhỏ cỏc hồ sơ kiểm toỏn thụng thường.
Để thuận tiện cho cụng tỏc quản lý và thực hiện kiểm toỏn, hệ thống hồ sơ kiểm toỏn Cụng ty, bao gồm cả hồ sơ kiểm toỏn thụng minh và hồ sơ kiểm toỏn thụng thường, đều được xõy dựng trờn cơ sở hệ thống cỏc chỉ mục chuẩn. Vớ dụ một số chỉ mục cơ bản như sau:
- 1000: Lập kế hoạch kiểm toỏn
- 2000: Bỏo cỏo
- 3000: Quản lý cuộc kiểm toỏn
- 5000: Kiểm tra chi tiết phần tài sản
- 6000: Kiểm tra chi tiết phần cụng nợ
- 7000: Kiểm tra chi tiết phần vốn chủ sở hữu
- 8000: Kiểm tra chi tiết bỏo cỏo lói lỗ
Cựng với việc chuyển giao Phương phỏp kiểm toỏn AS/2, Hóng kiểm toỏn DTT cũn cung cấp cho Cụng ty Kiểm toỏn Việt Nam Phần mềm kiểm toỏn AS/2.
Phần mềm kiểm toỏn AS/2: Là thành viờn chớnh thức của DTT, VACO đó được hỗ trợ, điều chỉnh phần mềm kiểm toỏn AS/2 phự hợp với mụi trường kiểm toỏn ở Việt Nam. Từ đú, Cụng ty tiến hành ỏp dụng thành cụng Phần mềm AS/2 trong cỏc cuộc kiểm toỏn mà Cụng ty thực hiện. Phần mềm kiểm toỏn này là cụng cụ hữu hiệu trong việc thực hiện Phương phỏp kiểm toỏn AS/2, đồng thời là nơi lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn thụng minh. Cỏc kĩ thuật cho phộp của AS/2 giỳp cho kiểm toỏn viờn cú thể thực hiện cú hiệu quả nhất tất cả cỏc giai đoạn của kiểm toỏn trờn cơ sở cỏc mụđun cú mối quan hệ chặt chẽ, cú tỏc động hỗ trợ lẫn nhau. Bởi thế, phần mềm kiểm toỏn AS/2 cũng là một bộ phận khụng thể thiếu của Hệ thống kiểm toỏn AS/2 và nú là một trong những yếu tố gúp phần vào sự thành cụng mà Cụng ty Kiểm toỏn Việt Nam đó đạt được.