Trong một tổ chức, khi nhà quản trị có đủ năng lực cũng như những phẩm chất cần thiết đã nêu, nhà quản trị nhất thiết phải hiểu được tâm lý của nhân viên cũng như những nhu cầu họ đòi hỏi từ tổ chức, từ nhà quản trị. Nhà quản trị phải chọn những cách thức quản trị phù hợp, khuyến khích thích hợp để làm họ phấn khởi, từ đó tăng năng suất làm việc. Nếu thực hiện được điều đó thì nhà quản trị đã thành công.
Sử dụng nhân viên là một phạm trù phức tạp, do vậy nhà quản trị phải chọn những phương pháp lãnh đạo để đạt hiệu quả tốt nhất từ những cá tính, tính cách phức tạp của những người thuộc cấp.
Khi chọn một phương pháp lãnh đạo, sử dụng nhân viên thích hợp thì nhà quản trị cần phải quan tâm đến những điều dưới đây:
(1) Cá nhân nhân viên
Không bao giờ có hai người giống hệt nhau về tâm lý, tính cách cũng như vóc dáng. Chính những điểm khác biệt đó đòi hỏi nhà quản trị cần có phương pháp lãnh đạo, nghệ thuật sử dụng họ khác nhau.
(2) Tập thể nhân viên
Đặc tính chung của những người trong một nhóm ảnh hưởng đến phương pháp và nghệ thuật sử dụng. Những người trong một nhóm có thể khác nhau về quan điểm sống, về văn hóa của tập thể ... chính sự khác nhau đó mà nhà quản trị chọn phương pháp lãnh đạo và sử dụng khác nhau cho phù hợp.
(3) Tình huống lãnh đạo và sử dụng
Cuộc sống của tập thể và của từng nhân viên có những niềm vui, nỗi buồn hay những lúc làm việc căng thẳng. Vì vậy mà phương thức lãnh đạo và sử dụng họ theo mỗi tình huống cũng khác nhau.
(4) Cá tính của nhà quản trị
Nhà quản trị thuộc loại người như thế nào, phụ thuộc vào cá tính của họ. Cá tính của nhà quản trị là những nhân tố quyết định đến phương thức lãnh đạo cũng như việc sử dụng nhân viên, bố trí và phân công họ.
Mỗi loại cá tính sẽ có phương thức và nghệ thuật sử dụng nhân viên khác nhau.
Trên thực tế người ta có thể sử dụng nhiều phương pháp lãnh đạo khác nhau. Sau đây là những phương pháp lãnh đạo chủ yếu hay được sử dụng :
- Phương pháp lãnh đạo bằng công cụ hành chính, mệnh lệnh - Phương pháp lãnh đạo bằng công cụ kinh tế
- Phương pháp lãnh đạo bằng tâm lý, giáo dục, thuyết phục, động viên - Phương pháp lãnh đạo trực tiếp
- Phương pháp lãnh đạo gián tiếp
- Phương pháp lãnh đạo bằng cách nêu gương - Phương pháp lãnh đạo tập trung
- Phương pháp lãnh đạo độc đoán - Phương pháp lãnh đạo dân chủ - Phương pháp lãnh đạo tự do
- Phương pháp lãnh đạo lấy độc trị độc - Phương pháp lãnh đạo dĩ hòa vi quý
- Phương phỏp lónh đạo theo kiểu cõy gậy và củ cà rốtứ - Phương pháp lãnh đạo theo kiểu răn đe
- Phương pháp lãnh đạo theo kiểu thủ đoạn - Phương pháp lãnh đạo bằng vật chất - Phương pháp lãnh đạo kết hợp
Một nhà quản trị có thể sử dụng bất kỳ một hoặc một số trong những phương pháp trên. Nhìn chung ngày nay người ta thường hay sử dụng phương pháp lãnh đạo dân chủ, vì phương pháp này hợp lòng người và vì thế nó dễ thành công hơn, mang lại kết quả khả quan hơn. Điều này không có nghĩa là mọi nhà quản trị đều phải luôn luôn sử dụng một phương pháp này trong suốt quá trình lãnh đạo của mình. Nghệ thuật lãnh đạo và nghệ thuật sử dụng con người đòi hỏi một sự uyển chuyển nên quản trị cần biết cách sử dụng các phương pháp lãnh đạo một cách đúng lúc, đúng tình trạng và đúng tình huống.
Nhiệm vụ của nhà quản trị là sử dụng linh hoạt các phương pháp cùng nghệ thuật lãnh đạo để sử dụng con người một cách hợp lý với những điều kiện của công việc cũng như việc bố trí cho phù hợp với chức năng, năng lực và trình độ của họ. Nó sẽ dẫn dắt họ đến sự thành công trong công tác quản trị nhân sự trong công ty.
Trong việc sử dụng và lãnh đạo con người ở một đơn vị, nhà quản trị thường trực tiếp làm việc với từng cá nhân riêng lẻ. Vì vậy cách thức đối xử với từng người là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của nhà quản trị. Do đó nhà quản trị khi quyết định phương pháp và nghệ thuật sử dụng con người của mình cần nghiên cứu đến những yếu tố sau:
(1) Tuổi tác: nhà quản trị thường sử dụng phương pháp lãnh đạo tự do đối với những người cao tuổi và kinh nghiệm hơn họ. Ngược lại đối với những người nhỏ tuổi hơn thì nhà quản trị lại sử dụng phương pháp độc đoán.
(2) Giới tính: mặc dù tất cả phụ nữ đều phản kháng sự thống trị nhưng thường thì họ sẽ làm việc tốt hơn dưới sự lãnh đạo độc đoán, độc tài, còn phương pháp dân chủ và tự do có lẽ thích hợp với những bậc cha mẹ và anh, chị của họ.
(3) Kinh nghiệm: Nếu nhân viên của bạn có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp hơn thì nhà quản trị nên sử dụng phương pháp dân chủ hay tự do.
Nhà quản trị cần biết cá tính của con người hầu như không có giới hạn. Mỗi cá tính sẽ có cách suy nghĩ và hành động khác nhau do sự muôn màu muôn vẻ của trí tưởng tượng con người. Vì vậy mỗi cá tính và hành vi của họ đều phải có phương pháp sử dụng cho phù hợp như sau:
(1) Cần sử dụng phương pháp độc đoán, độc tài với những loại người sau (a) Những người hay có thái độ chống đối
Họ không thích quyền lực, ngang tàng, hay gây gổ. Do đó phương pháp độc tài sẽ được áp dụng để chế ngự tính khí đó, hướng năng lực của họ vào những mục tiêu mong muốn.
(b) Những người không tự chủ
Loại người này luôn cảm thấy thiếu ý chí và nghị lực. Vì thế đối với họ cần phải có những qui định cứng rắn. Họ thường thấy âu lo và bất định nên cần có nhà lãnh đạo đầy uy quyền và giàu năng lực từ đó tạo niềm tin cho họ.
(2) Cần sử dụng phương pháp dân chủ đối với những loại người sau (a) Những người có tinh thần hợp tác
Họ sẵn lòng cộng tác với người khác không có nghĩa là phủ nhận tài năng, cá tính của mình. Tuy nhiên một nhân viên có cá tính như thế này sẽ phát huy năng lực cao nhất nếu được lãnh đạo theo phương pháp dân chủ, và họ rất ít cần sự lãnh đạo.
(b) Những người thích lối sống tập thể
Những người này thường thích được làm việc trong tập thể, anh em, bạn đồng nghiệp. Phương pháp dân chủ là cách tốt nhất để lãnh đạo họ. Họ cần rất ít sự giám sát mà vẫn phát huy được năng lực tối đa và họ làm việc vì mục đích của tập thể là chủ yếu. Họ sẽ cảm thấy thoải mái nếu làm việc trong môi trường tập thể đoàn kết, gắn bó và hữu nghị.
(3) Đối với những loại người sau nên để cho họ tự do hoạt động (a) Những người hay có đầu óc cá nhân
Những người này thường được phát huy năng lực cao nhất nếu được lãnh đạo bằng phương pháp tự do hoạt động, miễn là họ nhận thức được công việc họ làm. Họ thường thích những lời khen và được mọi người chú ý đến năng lực của mình.
(b) Những người không thích giao tiếp với xã hội
Phương pháp này sẽ tạo ra bầu không khí thích hợp cho họ, tạo điều kiện cho họ làm việc và phát huy tốt năng lực của họ.
Từ những kinh nghiệm thực tế cho phép người ta rút ra những nhận xét sau:
(1) Trong các phương pháp lãnh đạo, sẽ có một hoặc một số phương pháp ‘tự nhiên’ đối với nhà quản trị hơn những phương pháp khác. Nhìn chung, đối với bạn nên áp dụng phương pháp này tốt hơn những phương pháp còn lại.
(2) Dù thích phương pháp nào đi nữa, nhà quản trị cũng có lúc dùng một số phương pháp khác nhau ở những mức độ khác nhau.
(3) Nếu nhà quản trị thích một phương pháp lãnh đạo nào đó thì điều này ảnh hưởng rất lớn đến sự lựa chọn của nhà quản trị. Nếu tình huống thay đổi, hay có những yếu tố đòi hỏi bạn sử dụng phương pháp thích hợp nhất, thì nhà quản trị nên kiểm tra cá tính của mình trước khi sử dụng nhân viên.
Nhà quản trị kiểm tra cá tính của mình, xem bản chất của mình là độc tài, độc đoán, dân chủ hay tự do.
Thật khó nhận ra lỗi lầm của mình và đánh giá về mình một cách khách quan.
Đây sẽ là một điều hết sức gay go, nhưng nhà quản trị cần phải biết mình là mẫu nhà lãnh đạo nào để có thể sử dụng có hiệu quả nhất các phương pháp có thể sử dụng. Nếu hiểu rừ hơn về bản thõn và cú thể nhỡn lại, hiểu được những khú khăn mà bạn đó vấp phải trong quá khứ và từ đó rút ra kinh nghiệm cho tương lai, thì thành công sẽ đến với bạn.
Cũn đối với nhúm nhõn viờn nhà quản trị cú thể đỏnh giỏ một cỏch rừ ràng. Nhà quản trị phải trả lời những câu hỏi quan trọng: Nhóm nhân viên của tôi làm việc như thế nào để đạt đến mục tiêu? Câu trả lời không được ngắn gọn chung chung nhất như
‘tốt’ hay ‘không tốt’, mà phải chi tiết, cụ thể như sau:
- “Nhóm nhân viên của tôi làm việc hết sức mình, tuy nhiên có một hạn chế là tay nghề của họ còn non nớt bởi thiếu kinh nghiệm và thiếu huấn luyện”.
- “Nhóm nhân viên của tôi dường như không quan tâm đến công việc. Phải dùng quyền lực cứng rắn thì họ mới có thể làm xong công việc”.
Nếu nhà quản trị thay đổi nội dung cũng như hình thức câu hỏi một chút thì có thể đạt được những thông tin cần thiết để chọn phương pháp lãnh đạo và nghệ thuật sử dụng phù hợp với đặc tính của nhóm, của từng thành viên. Sau đây là một cách tự hỏi:
“Nhóm của tôi cần những gì để giúp tôi hoàn thành công việc của nhóm, cũng như hoàn thành công tác quản trị của tôi?”.
Để trả lời, cần nghĩ đến hai điều:
a) Các yếu tố liên quan đến sự hiểu biết về mục đích của công việc và trình độ huấn luyện.
b) Các phương pháp lãnh đạo và nghệ thuật sử dụng để phù hợp nhất nhằm khắc phục tối đa những mặt còn yếu kém, hỗ trợ những yếu tố mà nhóm, con người đang cần.
Muốn sử dụng thành công con người và lãnh đạo tổ chức một cách có hiệu quả, nhà quản trị phải đánh giá được cá tính của mình, cá tính của nhân viên và từ đó chọn phương pháp lãnh đạo phù hợp.
Các yếu tố cơ bản trên giúp nhà quản trị sử dụng con người thành công ở mức độ tương đối cao. Phần còn lại thuộc về cách cư xử, cách quan hệ của nhà quản trị đối với nhân viên, có nghĩa là việc giao tế nhân sự phải tốt đẹp giữa hai bên.