6.1 Phương phâp ra quyết định
Về mặt lý thuyết cũng như thực tế người ta thấy rằng chất lượng, hiệu quả vă hiệu lực của câc quyết định phụ thuộc rất lớn văo phương phâp ra quyết định. Không thể có một quyết định tốt nếu như không sử dụng câc phương phâp khoa học để tạo ra nó.
Thông thường mỗi nhă quản trị đều ưa thích một số phương phâp ra quyết định năo đó, nhưng nhìn chung, có hai nhóm phương phâp ra quyết định phổ biến sau:
- Phương phâp câ nhđn ra quyết định; - Phương phâp quyết định tập thể.
Để lựa chọn được những phương phâp ra quyết định tốt nhất chúng ta có thể thực hiện theo câc bước trong quy trình sau:
Bước 1: Xâc định yíu cầu về việc sử dụng phương phâp ra quyết định. Bước 2: Xâc định hoăn cảnh vă câc yếu tố ra quyết định.
Bước 3: Phđn tích mặt mạnh vă yếu của từng phương phâp khi âp dụng. Bước 4: Lựa chọn phương phâp ra quyết định hợp lý.
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM
1. Có nhiều thông tin vă kiến thức hơn 1. Tăng thời gian vă chi phí
2. Nhiều đường lối tiếp cận vấn đề 2. Thường đưa đến quyết định dung hoă 3. Phđn tích vấn đề rộng 3. Tăi năng chuyín môn ít được phât huy 4. Giảm bất trắc của câc giải phâp 4. Có thể bị khống chế bởi câ nhđn 5. Có nhiều giải phâp 5. Âp lực nhóm
6. Quyết định có chất lượng hơn 6.Câ nhđn tham gia hạn chế 7. Quyết định sâng tạo hơn 7. Trâch nhiệm không cao 8. Hiểu rõ vấn đề vă giải phâp hơn 8. Dễ dẫn tới bất đồng 9. Giải phâp được chấp nhận rộng rêi hơn 9. Nuôi dưỡng óc bỉ phâi
10. Tăng cường tính thoả mên nội bộ 10. Dễ bỏ qua câc ý kiến mới nhưng thiểu số
11. Phât huy khả năng của cấp dưới
Nhă quản trị cần phải biết khi năo nín dùng quyết định tập thể. Nói chung, tập thể chỉ phât huy tâc dụng trong khđu mục tiíu vă giải phâp, do tập thể có nhiều thông tin, nhiều thâi độ vă nhiều câch tiếp cận vấn đề. Câc trường hợp có thể sử dụng quyết định tập thể lă:
- Có đủ thời gian để sử dụng phương phâp năy.
- Mỗi thănh viín tham dự có đủ thông tin như mong muốn. - Câc thănh viín cam kết theo đuổi mục tiíu.
- Quyết định không lập trình trước vă có nhiều bất trắc. - Muốn huấn luyện cấp dưới trong việc ra quyết định.
6.1.1. Kỹ thuật tập thể danh nghĩa
Lă một nhóm câc nhă quản trị có trâch nhiệm ra quyết định họp lại để tìm ra giải phâp trín cơ sở đânh giâ câc phương ân của mỗi câ nhđn. Phương phâp năy có những bước sau :
(1) Những thănh viín họp lại, trước khi thảo luận mỗi người tự ghi những ý
kiến của mình.
(2) Sau đó mỗi người lần lượt trình băy những ý kiến của mình, vă cứ tiếp tục như vậy cho tới khi không còn ý kiến của ai nữa, tất cả những ý kiến đều được ghi lại đầy đủ.
(3) Tập thể thảo luận những ý kiến cho rõ răng vă đânh giâ câc ý kiến vă đânh giâ chung.
(4) Mỗi thănh viín cho điểm những ý kiến, quyết định sau cùng lă ý kiến được nhiều điểm nhất.
6.1.2. Kỹ thuật Delphi
Lă kỹ thuật được sử dụng trong câc quyết định tập thể, nó không đòi hỏi sự hiện diện của câc thănh viín vă không bao giờ đối mặt nhau để trânh những âp lực lín nhau. Kỹ thuật năy gồm câc bước sau:
(1) Vấn đề đặt ra, câc thănh viín được yíu cầu cho câc giải phâp thông qua việc trả lời một loạt câc cđu hỏi được chuẩn bị một câch cẩn thận.
(2) Mỗi thănh viín hoăn tất bảng trả lời câc cđu hỏi một câch vô danh vă đọc lập.
(3) Những kết quả của lần trả lời thứ nhất được tập hợp lại vă in ra. (4) Đânh giâ vă in ra phđn phât cho câc thănh viín.
(5) Sau khi xem xĩt lại kết quả, những thănh viín được yíu cầu cho câc giải phâp mới hoặc sữa chửa bổ sung câc giải phâp ban đầu.
(6) Lập lại bước (4) vă (5) cho đến khi đạt được sự nhất trí theo yíu cầu.
6.2. Nghệ thuật ra quyết định
Ra quyết định lă một nghệ thuật vì nó chứa đựng vă đòi hỏi tính sâng tạo của những nhă quản trị rất lớn. Nghệ thuật ra quyết định đóng vai trò rất quan trọng trong việc sâng tạo ra câc quyết định độc đâo, tạo nín hiệu lực vă hiệu quả của câc quyết định.
Nghệ thuật ra quyết định thể hiện ở những mặt sau:
(1) Tính sâng tạo
Cùng một vấn đề cần giải quyết, những người có nghệ thuật điíu luyện lă những người luôn sâng tạo được câc quyết định giải quyết vấn đề độc đâo chưa từng gặp, ít ngờ tới hay hết sức đơn giản mă hiệu quả lại cao... Thông thường cạnh tranh về giâ, người ta hay hạ giâ sản phẩm của mình, nhưng người sâng tạo có thể không lăm như thế mă hiệu quả lại cao hơn. Để tăng khả năng sâng tạo cần trânh những điều có thể lăm cản trở khả năng sâng tạo. Những răo cản đối với tính sâng tạo bao gồm:
* Đừng cố tìm một cđu trả lời đúng: Tùy theo tầm nhìn vă sự hiểu biết câ nhđn, mỗi vấn đề có thể có nhiều cđu trả lời đúng, nín đừng cố tìm một cđu trả lời duy nhất đúng.
* Đừng cố gắng tuđn theo logíc: Sự hợp lý không phải luôn chiếm ưu thế, mă có thể có rất nhiều sự trâi ngược giữa tình cảm của con người vă nguyín tắc của tổ chức.
* Đừng tuđn theo câc nguyín tắc một câch cứng nhắc: Nếu muốn đổi mới vă cải tiến thì cần biết nghi ngờ vă xem xĩt những giới hạn không rõ răng đối với tư duy.
* Đừng quâ lệ thuộc văo hiện thực: Có nhiều ý tưởng ‘không tưởng’ có thể trở thănh những băn đạp cho sự sâng tạo.
* Đừng cố trânh những sự không rõ răng: Sự sâng tạo có thể bị cản trở bởi sj quâ khâch quan hay quâ câ biệt hóa.
* Đừng quâ lo sợ vă cố trânh thất bại: Sự lo sợ thất bại có thể lăm tí liệt quyết tđm thực hiện những ý tưởng hay. Luôn nhớ cđu: ‘thất bại lă mẹ thănh công’.
* Đừng để mất khả năng hồi tưởng: Nhiều trò chơi khôi hăi thời thơ ấu có thể lă những gợi ý hay cho thực tại. Nhưng rất tiếc có một số người đê quín đi thời thơ ấu của họ.
* Trânh tình trạng biệt lập thâi quâ: Sự kết hợi chĩo giữa câc lĩnh vực chuyín môn khâc nhau thường rất hữu hiệu trong việc xâc định vấn đề vă tìm kiếm giải phâp.
* Đừng quâ quan trọng vấn đề : Sự hăi hước có thể lăm giảm trạng thâi căng thẳng vă tạo ra năng lực cho sự sâng tạo. Những cđu hỏi ‘ngờ nghệch’ có thể có cđu trả lời ‘sâng giâ’.
* Đừng nghĩ rằng mình không biết sâng tạo: Luôn nuôi dưỡng những ý tưởng tưởng chừng như tầm thường vă nhỏ bĩ, đến một lúc năo đó chúng ta sẽ trở thănh người sâng tạo.
(2) Tính cđn đối
Tính cđn đối thể hiện ở năng lực vă quyết tđm cần đạt, cđn đối ở người ra quyết định vă người thực hiện quyết định.
(3) Tính hăi hòa
Thể hiện ở sự hăi hòa quyền lợi vă trâch nhiệm, hăi hòa giữa hoăn cảnh vă quyết tđm, hăi hòa giữa cấp trín vă cấp dưới ...
(4) Tính hiệu quả
Đạt được hiệu quả cao không phải lă một việc dễ dăng. Tuy nhiín nghệ thuật ra quyết định căng cao thì cũng đồng nghĩa với khả năng đạt hiệu suất (hay hiệu quả) căng cao của câc quyết định.
Câc yếu tốảnh hưởng:
* Phẩm chất câ nhđn: Đạo đức, tăi năng, óc sâng tạo, kinh nghiệm, quan hệ... * Môi trường lăm việc.
* Cơ sở vật chất kỹ thuật. * Chế độ đêi ngộ.
Phương phâp hoăn thiện
* Nđng cao trình độ nhận thức, kinh nghiệm vă hiểu biết của người ra quyết định.
* Học tập kinh nghiệm tiín tiến. * Cải thiện môi trường lăm việc. * Hoăn thiện hệ thống đêi ngộ.