Có ba loại phong cách cơ bản trong giao tiếp là phong cách dân chủ, phong cách độc đoán và phong cách tự do. Trong quá trình giao tiếp, mỗi loại phong cách này được áp dụng tùy thuộc vào mục đích giao tiếp, bối cảnh giao tiếp, nội dung và diễn biến của nội dung trong quá trình giao tiếp, vị trí của chủ thể giao tiếp, chủ ý của chủ thể giao tiếp. Nếu trong mọi hoàn cảnh, chủ thể giao tiếp chỉ vẫn áp dụng một phong cách giao tiếp thì nó có thể sẽ gây nên sự bất lợi cho họ trong một số trường hợp cụ thể.
2.2.3.1. Phong cách dân chủ
Phong cách dân chủ trong giao tiếp được hiểu là những thái độ, hành vi, ngữđiệu hay quyết định đưa ra của chủ thể giao tiếp luôn tạo ra cho đối tượng giao tiếp có tâm lý thấy mình được tôn trọng.
Phong cách này được nhắc đến trong quan hệ giao tiếp của người cấp trên, bề trên với cấp dưới, bề dưới hoặc trong quan hệ ngang bằng (ngang vai).
Phong cách dân chủlàm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, yên tâm, tự tin, giúp họphát huy được tính độc lập, chủđộng, sáng tạo trong công việc. Người có phong cách dân chủthường được mọi người tin tưởng, yêu mến, kính trọng.
* Người có phong cách này thường có những biểu hiện như sau: - Tạo môi trường giao tiếp bình đẳng, gần gũi, thoải mái
Người có phong cách dân chủ trong giao tiếp thường có xu hướng tạo không khí bình đẳng, thân mật, thoải mái trong giao tiếp. Họ chủ động thu hẹp khoảng cách với đối tượng giao tiếp tới mức cần thiết bằng cách thông qua trang phục, dáng điệu tự nhiên, cử chỉ thân thiện, xưng hô thân mật, cách đặt vấn đề mở, lập luận có viện dẫn ý đúng của đối tượng giao tiếp; bác bỏ ý kiến của người khác trên cơ sở ý kiến chung, vì lợi ích chung; kết luận vấn đề dựa trên các ý kiến có tính khách quan, xây dựng.
- Có những biểu hiện tôn trọng đối tượng giao tiếp
Có những biểu hiện hiểu rõ và quan tâm đến sở thích, thói quen, nhu cầu, quan điểm, cá tính của đối tượng giao tiếp. Đồng thời với đề cao phẩm chất và năng lực của đối tượng giao tiếp là giao nhiệm vụ khó ở mức hợp lý, phù hợp với năng lực và sự quyết tâm; ghi nhận hoặc khen thưởng kịp thời những thành tích mà họđạt được, công tâm trong nhắc nhở hay kỷ luật khi cấp dưới phạm lỗi và tạo ra cơ hội cho họ sửa lỗi, khắc phục.
- Lắng nghe đối tượng giao tiếp
Lắng nghe là một trong những biểu hiện thường thấy ở người có phong cách giao tiếp dân chủ. Họ luôn điềm tĩnh, kiên trì lắng nghe ý kiến của người khác, phân tích
thấu đáo để người khác hiểu đúng vấn đề, đáp ứng kịp thời hoặc thời điểm đáp ứng hay sự ghi nhận và bày tỏrõ lý do chưa thểđáp ứng những ý kiến có tính xác đáng.
Dân chủ trong giao tiếp nhưng phải giữ được nguyên tắc, có khoảng cách phù hợp, tránh tình trạng "cá mè một lứa" hay dân chủ đến mức để cấp dưới "quá trớn". Cấp dưới cũng cần hiểu rằng dù được giao tiếp dân chủ nhưng không nên bỏ qua những giới hạn nhất định được quy định bởi vị thế của bản thân.
Dân chủ không có nghĩa là quá đề cao cá nhân hoặc theo đuổi những đòi hỏi không xuất phát từ quyền lợi chính đáng.
* Ưu điểm
- Tạo bầu không khí tâm lý thoải mái trong quá trình giao tiếp; - Tạo điều kiện cho đối tượng chủđộng, sáng tạo trong giao tiếp; - Tạo cho đối tượng tự thấy rõ được vị trí, vai trò của mình;
- Có thể dựđoán tương đối chính xác mức độ phản ứng của đối tượng giao tiếp. Trong giao tiếp, mọi thông tin, ý nghĩ hay cảm xúc của đối tượng giao tiếp sẽ có thể bộc lộ bằng lời nói khi họ cảm thấy tinh thần thoải mái, tin tưởng vào người họ đang giao tiếp.
Để xây dựng không khí tâm lý thoải mái thì người có vai trò chính cần có thái độ vui vẻ, có thể mở đầu cuộc giao tiếp bằng những lời thăm hỏi về sức khỏe, trao đổi nhanh về tiến độ hay những thuận lợi, khó khăn đối với những công việc đang thực hiện..., thậm chí có thể bằng một câu nói có tính hài hước. Tiếp đó, chủđộng nêu vấn đề một cách gợi mở, chủ động thể hiện quan điểm của cá nhân theo hướng để người khác góp ý kiến cho vấn đề được phát triển. Động viên để các bên cùng phát biểu ý kiến, bộc lộ quan điểm bằng câu hỏi hoặc lời dẫn có tính định hướng như sau:
Đề nghị chúng ta cho ý kiến phát biểu về vấn đề....
Tôi muốn được nghe thêm cách/ý tưởng giải quyết khác được không? Nếu không thực hiện như thế này... mà thực hiện như thế kia... thì sao nhỉ? Anh có thểnói rõ hơn vì sao lại làm như vậy?
Theo tôi, cách giải quyết như thế có những thuận lợi... nhưng cũng gặp phải một số khó khăn... ý các anh thế nào?
Căn cứ vào điều này, nhẽ kia... tôi thấy vấn đề nếu giải quyết thế này... thì sẽ mang lại những lợi ích này... sẽ gặp phải những khó khăn này... nhưng đó là những khó khăn có thể khắc phục được bằng cách này, cách kia... các anh thấy như vậy không và hãy phân tích cụ thểthêm đi.
Tổ chức để các ý kiến phát biểu theo trình tự. Kiên trì nghe tất cả các ý kiến. Nếu thấy ý kiến nào đó quá dài dòng hay có phần lạc chủ đề, hoặc lặp lại một cách không cần thiết các ý kiến trước, người chủ tọa không nên ngắt hẳn lời của họ,
Tôi xin lỗi vì đã tạm ngắt lời anh, tuy nhiên chúng ta nên cô đọng để vấn được được giải quyết một cách có trọng tâm, thời gian cho anh phát biểu cũng không còn nhiều nữa đâu vì còn nhiều nội dung cần trao đổi, mời tiếp tục có ý kiến ngắn gọn hơn.
Cách khác, người chủ tọa có thểđôn đốc người nói theo hướng nhắc khéo hơn, ví như: tôi thấy còn vài ý kiến nữa đang chờđược phát biểu đấy, hay chỉ còn ít phút nữa là chúng ta đến giờ nghỉ rồi và tôi cũng muốn chia sẻ thêm mấy lời nữa; hoặc những điều anh đang nói là cần thiết nhưng ta sẽ trao đổi kỹ nó trong bối cảnh khác, còn bây giờ ta tập trung vào hướng này/cách này.
Nếu thấy có tình trạng hoặc có nguy cơ một hoặc một số thành viên có biểu hiện phát biểu ý kiến với thái độ hay hướng phân tích theo kiểu lấn lướt, hoặc "cá mè một lứa"... người chủ tọa có thể nhắc nhở: tôi lưu ý là các ý kiến cần tập trung, dân chủ và có tổ chức hơn, nếu cứ thế này... thì sẽ thế kia... và ở đây tôi đang chủ tọa đểtrưng cầu ý kiến theo hướng xây dựng đấy nhé.
Như vậy, phong cách dân chủ sẽ tạo cơ hội để phát huy thế mạnh, tính trách nhiệm, óc sáng tạo của người tham gia giao tiếp, có cơ hội tìm hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng hay những phản ứng của họ về một quyết định hay một vấn đề nào đó. Tuy nhiên, phong cách này khó áp dụng trong những tình huống cần phải xử lý có tính cấp bách, hoặc khi triển khai nhiệm vụ có tính chất nhậy cảm, tính chất phức tạp được giao bởi cấp trên.
* Nhược điểm:
- Dễ có thể gây mất kiểm soát về vị thế, lợi ích...; - Cần nhiều thời gian cho mỗi cuộc giao tiếp.
Việc áp dụng phong cách dân chủ trong giao tiếp cũng có nghĩa là khoảng cách về vị thế giữa các bên sẽ rút ngắn. Nếu vị thế của cấp dưới dịch chuyển nhiều hơn về phía vị thế của cấp trên thì nguy cơ đề cao quá mức cấp dưới diễn ra, cấp dưới "quá trớn" với cấp trên. Nếu vị thế của cấp trên dịch chuyển nhiều hơn về phía vị thế cấp dưới thì nguy cơ "cá mè một lứa" có thể xuất hiện. Do đó, nếu người cấp trên chưa thật sự có uy, mức độ gây ảnh hưởng và kiểm soát còn có hạn chế với các thành viên thì có thể gây mất kiểm soát về vị thế. Về mặt lợi ích: Những lợi ích có được trên cơ sở những quy định, quy chế thì không bị mất kiểm soát, nhưng những lợi ích có được từ sựthương lượng, thỏa thuận sẽcó nguy cơ bị ảnh hưởng. Lý do là cấp trên dễ bị ảnh hưởng bởi sức ép của cấp dưới, nhất là sức ép của số đông; hoặc các thành viên đã có sự cấu kết ngầm từtrước để gây sức ép, tạo sự chống đối lãnh đạo.
Để đảm bảo tính dân chủ thì đương nhiên phải tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người đối thoại, sau đó lại phải trao đổi qua lại để mọi ý kiến đều được phân tích, giải thích thỏa đáng, do đó đối với phong cách dân chủđòi hỏi có nhiều thời gian cho giao tiếp hơn các phong cách khác.
2.2.3.2. Phong cách độc đoán
Phong cách độc đoàn được hiểu là trái ngược với phong cách dân chủ. Người có phong cách giao tiếp độc đoán thường đề cao nguyên tắc, đòi hỏi ranh giới phải được tôn trọng.
Những người có phong cách độc đoán trong giao tiếp (thường hành động một cách cứng rắn, kiên quyết, đánh giá và ứng xửmang tính đơn phương, một chiều, cứng nhắc, xuất phát từ ý của mình, ít chú ý đến người khác) thường làm cho một số đối tượng ngại tiếp xúc, ngại chia sẻ hay tranh luận những ý tưởng mới có liên quan đến công việc, hoặc những khó khăn của riêng cá nhân họ có thể làm ảnh hưởng đến công việc chung.
* Biểu hiện
- Xem nhẹđặc điểm tâm lý của đối tượng giao tiếp;
- Đặt ra mục đích giao tiếp chủ yếu xuất phát từ mục đích công việc một cách thuần túy và giới hạn thời gian thực hiện cứng nhắc;
- Hay áp đặt ý chủ quan đối với đối tượng giao tiếp; - Đánh giá, ứng xửđơn phương, một chiều;
- Không xem xét đối tượng giao tiếp trong tính toàn diện và phát triển; - Trái ngược với phong cách dân chủ.
* Ưu điểm
- Loại bỏđược những ý kiến bảo thủ, cố chấp, "đó rách ngáng chỗ";
- Giải quyết công việc nhanh gọn, dứt khoát trong những tình huống khẩn cấp; - Phù hợp với những cá nhân có tính thẳng thắn và quyết đoán.
Mỗi cá nhân trong xã hội ngoài điểm chung về quan điểm, lý tưởng, định hướng giá trị.. và có những nét tính cách riêng. Nếu cái riêng đó là sự tiến bộvượt trội, có tác dụng tốt đối với sự phát triển của cá nhân và tập thểthì đó là điều đáng quý, đáng được phát huy. Nếu cái riêng đó là lạc hậu hoặc chỉ để bao biện hay phục vụ cho lợi ích, nhu cầu thấp hèn của riêng cá nhân thì cần phải loại bỏ.
Trong giao tiếp, đôi khi người ta vẫn gặp phải những cá nhân không muốn thay đổi những điều không còn phù hợp, không bỏ qua những điều đáng phải bỏ qua, cố ý gây cản trở sự phát triển, muốn mọi người phải áp dụng ngay ý tưởng mới có tính đúng đắn nhưng chưa thể áp dụng trong bối cảnh hiện tại vì thiếu các điều kiện bổ trợ... những biểu hiện đó được lặp đi lặp lại trong nhiều tình huống giao tiếp, hoặc chỉ diễn ra lần đầu nhưng trong bối cảnh nhiệm vụ cần giải quyết có tính cấp bách thì phong cách độc đoán trong giao tiếp phải được áp dụng. Vì vậy, phong cách độc đoán không nhất thiết cần nhiều thời gian cho giao tiếp.
tiết khi xem xét về lợi ích. Người có phong cách độc đoán thì chưa chắc đã là người thẳng thắn nhưng họ là người dám chịu trách nhiệm về ý kiến của họ, những người có phong cách độc đoán nếu không dám chịu trách nhiệm thì chắc chắn sự độc đoán ấy không có hiệu lực.
* Nhược điểm
- Có nguy cơ thiếu tế nhị trong giao tiếp;
- Có thể gây tổn thương lòng tự trọng của đối tượng giao tiếp;
- Tính tích cực, chủđộng, sáng tạo của đối tượng giao tiếp khó được phát huy; - Ấn tượng để lại ở đối tượng giao tiếp: chủ thể khô khan, cứng nhắc.
2.2.3.3. Phong cách tự do
Phong cách tự do trong giao tiếp được hiểu là sự thể hiện về ngôn ngữ, hành vi, thái độ ứng xử..., thậm chí là mục đích giao tiếp có sự biến đổi trong một quá trình giao tiếp xác định.
* Biểu hiện
- Hành vi, lời nói, thái độ ứng xử bị chi phối bởi tình huống, bối cảnh giao tiếp và tâm trạng, cảm xúc của chủ thể;
- Chủ thể dễ thay đổi về mục đích giao tiếp, nội dung giao tiếp, phương pháp và cách tiếp cận vấn đề, đối tượng giao tiếp;
* Ưu điểm
- Phạm vi quan hệ giao tiếp rộng;
- Mềm dẻo, linh hoạt, đôi khi thể hiện sự khéo léo;
- Tạo cho đối tượng giao tiếp có cảm giác thoải mái, được tôn trọng; - Có thể phát huy được tính tích cực, sáng tạo của đối tượng.
* Nhược điểm
- Mức độ giao tiếp hời hợt, không sâu sắc;
- Trong nhiều trường hợp, chủ thể không làm chủđược cảm xúc của mình; - Đối tượng giao tiếp dễ“nhờn, coi thường” chủ thể.
* Cách gây thiện cảm trong phong cách giao tiếp
Cách nói trực tiếp với nhau thể hiện trình độ văn hóa, học thức, hiểu biết, kinh nghiệm, thái độ, tình cảm của người nói cho nên khi nói chuyện trực tiếp với đối tượng, khách hàng chúng ta cần làm sao gây được thiện cảm nhiều ở người đối thoại. Có một số điều răn để chúng ta thực hành khi xã giao, gặp mặt. Khi xã giao cần chú ý đến người giao tiếp với mình không bắt người khác phải chú ý đến mình. Luôn luôn giữ nụ cười vừa phải trên môi. Hãy nhớ tên người đối thoại với mình. Chú ý lắng nghe họ nói, làm cho họ thấy họ quan trọng với mình. Tránh tranh luận với họ, không cố thắng họ, cố gắng xem xét các quan điểm ý kiến của họ mặc dù trái với ý kiến mình. Xem xét lại quan điểm của mình khi trao đổi, không bắt bí, không nhấn vào điểm sai,
tạo niềm tin cho họ bằng thái độ cầu thị trong làm việc. Họ có sai thì cũng cần tìm điểm để khen, không ra lệnh, không khuyên bảo đối tác. Nếu mình sai phải nhận sai sót với tinh thần tự phê bình.
Hành vi cử chỉ phải phù hợp với đối tượng, nội dung, hình thức, tính chất và hoàn cảnh. Việc sử dụng các hành vi này cũng đòi hỏi linh hoạt, khéo léo, đòi hỏi tính khoa học và nghệ thuật. Khi nào và với ai thì tôn kính, lịch sự, thân mật…
Mỗi dân tộc có văn hóa xã giao riêng. Ai cũng phải tôn trọng điều này theo “nhập gia tùy tục”. Cần kết hợp tính quốc tế và dân tộc sao cho thể hiện được sự hiếu khách, hiểu biết, tôn trọng nhau và bình đẳng.
Những nét tinh túy của xã giao truyền thống và hiện đại cần được gạn lọc, phát huy hòa quyện vào nhau sao cho vừa phát huy được truyền thống vừa phù hợp với xã hội hiện đại và hòa nhập quốc tế.
* NỘI DUNG ĐỌC THÊM
1. Nguyên tắc áp dụng chung đối với các quá trình giao tiếp
Nguyên tắc trong giao tiếp là những hệ thống quan điểm chỉđạo, định hướng thái độ và hành vi ứng xử, lựa chọn các phương pháp, phương tiện giao tiếp của cá nhân. Có một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản sau:
- Nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp (tôn trọng nhân cách trong giao tíêp). Theo nguyên tắc này người giao tiếp phải tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp, tức là tôn trọng phẩm giá, tâm tư, nguyện vọng của nhau, không ép buộc nhau bằng quyền