chuyến a. Sơ đồ nghiệp vụ khai thác tàu
Chào tàu (tunnage offer)
Chào hàng (cargo offer)
Lựa chọn các phương án bố trí theo các đơn chào hàng
Lập sơ đồ luồng hàng, sơ đồ luồng tàu
Đàm phán ký kết hợp đồng
Lập kế hoạch tác nghiệp chuyến đi
Thực hiên hợp đồng vận chuyển
Thanh lý hợp đồng
b. Giải thích quy trình nghiệp vụ
- Chào tàu và tiếp nhận nhu cầu vận chuyển
Để quảng bá các dịch vụ của mình Công ty sẽ gửi các đơn chào tàu (về thông tin tàu của mình) tới các chủ hàng (tonnage offer hay tonnage open) thông qua phương tiện truyền thông với tên tuổi của mình.
Việc chào tàu của Công ty thường diễn ra khi tàu sắp đến cảng đích của chuyến trước hoặc đang dỡ hàng tại cảng đích nhằm mục đích là tìm nguồn hàng từ các bạn hàng càng sớm càng tốt tránh lãng phí về mặt thời gian tàu đỗ tại cảng chờ hàng và đảm bảo về mặt chi phí.
- Chào hàng:
Người khai thác tàu sẽ thu thập nhu cầu vận chuyển từ các chủ hàng hoặc người môi giới gửi tới bằng thư, mail hoặc thông qua website qua đó lựa chọn nguồn hàng phù hợp với tàu và điều kiện khai thác của mình.
- Lựa chọn tàu và lập phương án bố trí tàu theo cargo offer.
Sau khi đã lựa chọn được đơn chào hàng hợp lý, người khai thác sẽ phải lựa chọn những con tàu phù hợp để đề ra những phương án tốt nhất.
Cơ sở lập phương án bố trí tàu:
+ Đặc trưng của tàu phải phù hợp với đặc tính vận tải của hàng hóa. + Loại tàu phải phù hợp với loại hàng cần vận chuyển.
+ Sức nâng của cần trục tàu phù hợp với trọng lượng mã hàng.
+ Dung tích chứa hàng của tàu đủ để xếp hết lô hàng hóa yêu cầu, có thế xét đến khả năng xếp hàng trên boong nếu cho phép.
+ Cấp tàu phải phù hợp với tuyến đường vận chuyển của đơn chào hàng.
+ Trọng tải thực chở của tàu không được nhỏ hơn khối lượng hàng cần vận chuyển.
+Tàu phải đến cảng nhận hàng đúng theo yêu cầu về thời gian (laycan) của hợp đồng thuê tàu.
- Lập sơ đồ luồng hàng và luồng tàu.
Luồng hàng được quy định bởi số lượng, chủng loại, khối lượng và cự ly vận chuyển giữa các cảng theo quy định của các đơn chào hàng.
Luồng tàu thể hiện tên tàu, hành trình đến cảng xếp, dỡ, là cơ sở để thực hiện chuyến đi.
Sơ đồ công nghệ chuyến đi thể hiện các quá trình tác nghiệp của tàu. - Đàm phán, ký kết hợp đồng.
Sau khi đã chọn được phương án có lợi, chủ tàu hay nhà khai thác sẽ nhanh chóng đàm phán với chủ hàng hay người môi giới tất cả những điều khoản chính của hợp đồng chuyên chở như cước phí, chi phí xếp dỡ, thanh toán do shipper gửi và ngay sau đó là bản hợp đồng dạng rút gọn (Fixture Note) và ký kết hợp đồng chính thức hợp đồng.
- Thực hiện hợp đồng vận chuyển và dòng luân chuyển chứng từ.
Để hoàn thành thực hiện hợp đồng đã ký, người khai thác tàu phải thực hiện các công việc chính sau đây:
+ Tìm đại lý phục vụ tàu tại các cảng. + Lập bảng hướng dẫn chuyến đi.
+ Thông báo tàu đến tại cảng xếp và dỡ.
+ Lập sơ đồ xếp hàng tại cảng xếp gửi cho các bên liên quan. + Trao thông báo sẵn sàng.
+ Nhận hàng để chở.
+ Cấp biên lai thuyền phó tại cảng xếp.
+ Cấp vận đơn đường biển tại cảng xếp cho chủ hàng. + Lập bản lược khai hàng hóa tại cảng xếp/dỡ.
+ Quyết toán chuyến đi. + Lập hóa đơn thu cước. - Thanh lý hợp đồng:
Sau khi kết thúc việc dỡ trả hàng các bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng. Việc thanh lý hợp đồng có thể thực hiện bằng cách gặp gỡ trao đổi trực tiếp hoặc quy định tự động kết thúc sau một số ngày nhất định kể từ khi kết thúc việc trả hàng.