5. Kết cấu của đề tài:
3.3 Quản lý tổ chức
3.3.1 Kế hoạch hoạt động
Mục tiêu: nhằm đảm bảo hoạt động của shop diễn ra theo đúng kế hoạch, phòng ngừa phát sinh rủi ro
3.3.1.1 Đầu vào: nguồn cung ứng nguyên vật liệu -> Bảo quản
• Nguồn cung ứng: hoa tươi, các vật liệu phụ trợ như xốp, giấy bóng, ruy băng nơ, lẵng hoa,... Hoa tươi UTE hiện có nguồn cung cấp tại các chợ hoa Đà Lạt.
3.3.1.2 Quy trình tạo sản phẩm
• Tuyển lựa làm sạch và phân loại hoa: như cắt gai(hoa hồng), tỉa lá, cành,…loại bỏ những phần bị gãy, dập nát trong quá trình vận chuyển và phân loại theo chủng loại, chất lượng và đơn hàng.
• Thiết kế kiểu dáng cắm hoa, tạo ra những sản phẩm độc đáo mang phong cách riêng ấn tượng cho shop.
3.3.1.3 Quy trình bán hàng
Giống như phần: 3.2.2 Hoạt động bán hàng
3.3.1.4 Báo cáo doanh thu cuối ngày
3.3.1.5 Dự báo và đặt hoa cho ngày tiếp theo
3.3.2 Kế hoạch nhân sự
60
❖ Ban quản lý
Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình hoạt động của website nhằm đảm bảo website hoạt động hiệu quả trong ngắn hạn cũng như dài hạn.
- Vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của website trong tương lai nên rất cần những người có kinh nghiệm quản lý, có khả năng dự báo tốt, nắm bắt được xu hướng thị trường nhằm định hướng cho hoạt động của website.
Số lượng: 2 người (1 trưởng ban quản lý, 1 phó ban quản lý).
Yêu cầu:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh. - Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý
- Có kiến thức về thương mại điện tử, có tinh thần cầu tiến, đam mê công việc, có khả năng hoạch định chiến lược và biết nắm bắt xu hướng thị trường.
❖ Ban kinh doanh bán hàng – tiếp thị
Trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếp thị, bán hàng với các khách hàng và khách hàng tiềm năng của website nhằm giúp trang web đạt mục tiêu doanh số.
• 1 nhân viên bán hàng
Yêu cầu:
- Có một năm kinh nghiệm bán hàng. - Trình độ trung học trở lên.
- Năng động, sáng tạo, giao tiếp tốt, có khả năng xử lý tình huống tốt. - Và đặc biệt phải đạt ít nhất một ngày bán được 8 sản phẩm
61
với khách hàng.
• 1 nhân viên marketing
Yêu cầu:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành marketing
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm marketing trong lĩnh vực thương mại điện tử.
- Có kiến thức về digital marketing, có kinh nghiệm triển khai các chương trình marketing online và có mối quan hệ tốt với các kênh truyền thông marketing online.
Mô tả công việc:
- Tư vấn, đề xuất cho ban quản lý và trực tiếp thực hiện chiến lược marketing, phát triển thương hiệu phù hợp với phương án
- Định vị thị trường mục tiêu, phong cách sản phẩm và giai đoạn phát triển của website.
- Chịu trách nhiệm lập, thực hiện, theo dõi, đo lường các kế hoạch marketing tích hợp, truyền thông, quảng bá thương hiệu, xây dựng hình ảnh website trong từng giai đoạn cụ thể trên các kênh marketing online.
- Viết bài PR theo các nội dung thực hiện.
- Theo dõi và phân tích các hoạt động marketing online của đối thủ cạnh tranh và báo cáo định kỳ.
• Chuyên viên cắm hoa nghệ thuật
Yêu cầu:
- Thành thạo kỹ thuật cắm hoa, có tính sáng tạo, đam mê học hỏi, có trách nhiệm trong công việc.
62
Mô tả công việc: Nghiên cứu, thiết kế và xây dựng các sản phẩm hoa nghệ thuật cho cửa hàng.
❖ Ban kỹ thuật
Nhiệm vụ:
- Đảm bảo hoạt động của trang web được ổn định. - Đảm bảo thông tin khách hàng được an toàn.
- Đảm bảo tính cập nhật cao cho website và tham gia tư vấn cho khách hàng online của website.
Số lượng: 2 người (1 admin và 1 smod)
Yêu cầu:
- Tốt nghiệp đại học các trường có uy tín chuyên ngành Công nghệ thông tin.
- Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm (3 năm đối với admin) trong lĩnh vực Công nghệ thông tin.
- Có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử là một lợi thế.
❖ Ban tài chính kế toán
Nhiệm vụ:
- Trách nhiệm lập kế hoạch thu chi tài chính của website, thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền.
- Triển khai công tác nghiệp vụ tài chính kế toán. Lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định và theo yêu cầu của giám đốc.
- Làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán.
63
Yêu cầu:
- Tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành kế toán, tài chính.
- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán. - Trung hậu, thật thà, có trách nhiệm công việc cao.
3.3.2.2 Quỹ lương
Bảng 3.2: Quỹ lương của nhân sự
3.3.2.3 Kế hoạch tuyển dụngvà lựa chọn người bán hàng
Xây dựng tiêu chí lựa chọn một người bán hàng tốt: • Dám thách thức
• Có khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao • Có khả năng giải quyết vấn đề
• Khả năng chăm sóc khách hàng • Sinh lực
• Cầm mần
• Thấu cảm
- Chi phí nhân công 61 triệu/ tháng x 6= 366 triệu
+ Chuyên gia tạo kiểu, cắm hoa
+ Nhân viên cắm hoa
+ Nhân viên bán hàng
+ Nhân viên vận tải
+ Nhân viên IT
+ Nhân viên kế toán
+ Nhân viên marketing
10 triệu/ người/tháng x1 5 triệu/ người/ tháng x 2 5 triệu/tháng x 1 4 triệu/người/ tháng x2 6 triệu/tháng x2 5 triệu/tháng x 2 6 triệu/thángx1
64
3.3.2.4 Kế hoạch đào tạo người bán hàng
• Mục tiêu và chương trình đào tạo - Nghệ thuật bán hàng
- Có kiến thức về: Cửa hàng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm - Quy trình và kỹ năng bán hàng: thăm dò và đánh giá, điều tra khách hàng và chuẩn bị, tiếp cận và khai thác.
• Đánh giá hiệu quả của đào tạo
- Nhận thức
- Tinh thần
- Kiến thức
- Kỹ năng
- Thái độ
- Doanh thu của lực lượng bán hàng - Số lượng hàng bán ra
- Phàn nàn và khen ngợi của khách hàng - Số lượng hàng trả lại
- Sự vắng mặt
3.4. Quản trị rủi ro
3.4.1 Rủi ro không bán hết được hoa trong ngày
- Trong thời gian đầu mới đi vào hoạt động của cửa hàng, do chúng tôi còn thiếu kinh nghiệm trong đánh giá, dự báo cầu các loại hoa nên có thể không tiêu thụ được hết số lượng hoa lấy về.
- Để khắc phục rủi ro này, chúng tôi dự định đối với số hoa không bán hết mà có khả năng tươi lâu sẽ được bảo quản để bán vào ngày hôm sau, số hoa còn lại sẽ được phơi để làm hoa khô
3.4.2 Rủi ro về thời tiết
- Do ảnh hưởng của yếu tố thời tiết như nhiệt độ quá cao sẽ làm hoa héo, ảnh hưởng đến chất lượng hoa.
65
- Trong trường hợp này, một mặt với những bông hoa bị héo một vài cành bên ngoài chúng tôi sẽ bỏ những cánh đó đi mà không làm ảnh hưởng đến hình dạng của hoa. Mặt khác, chúng tôi cố gắng giữ cho hoa tươi bằng cách tưới nước thường xuyên, tránh để hoa tiếp xúc với ánh sáng.
3.4.3 Rủi ro về cạnh tranh
- Vì mới gia nhập thị trường nên cửa hàng chúng tôi sẽ phải cạnh tranh với các đối thủ xuất hiện trước trong việc thu hút khách hàng.
- Để không giải quyết vấn đề này, chúng tôi sẽ xây dựng một chiến lược quảng cáo, tiếp thị phù hợp, hiệu quả. Đồng thời có các giải pháp tạo ra sự khác biệt, đa dạng hóa cho sản phẩm cả về hình thức cũng như dịch vụ đi kèm
3.4.4 Rủi ro về biến động mạnh giá cả thị trường
- Trong giai đoạn đầu cửa hàng chưa có nhiều lãi, vì vậy nếu giá cả các yếu tố đầu vào tăng quá cao sẽ gây khó khăn cho chúng tôi về mặt tài chính
- Nếu là biến động giá trong ngắn hạn, chúng tôi sẽ giữ mức giá sao cho không quá biến động so với mức giá ban đầu
- Nếu biến động trong thời gian dài, thời gian đầu chúng tôi sẽ giữ giá bán, chấp nhận giảm lợi nhuận để giữ khách hàng, sau đó chúng tôi sẽ nâng dần mức giá phù hợp với giá thị trường.
3.4.5 Rủi ro về giao hàng tại địa điểm theo yêu cầu của khách hàng
- Trường hợp có nhiều khách hàng gọi điện đến đặt hoa giao hàng tận nơi mà nhân viên giao hàng không đáp ứng kịp.
- Để giữ uy tín cũng như giao hoa nhanh chóng, kịp thời cho khách hàng chúng tôi sẽ chủ động bố trí các thành viên khác hỗ trợ
3.5. Kế hoạch tài chính
3.5.1 Dự toán chi phí trong 6 tháng hoạt động
Tổng vốn khởi đầu = chi phí ban đầu + chi phí cố định cho 6 tháng
Dưới đây là bảng dự toán chi phí trong 6 tháng đầu tiên
66
Dự tính chi phí ban đầu cho doanh nghiệp
Hạng mục
Chi phí dự tính
(Đvt: VNĐ)
- Tài sản cố định 150 triệu
+ Bàn ghế, máy lạnh, kéo, dao, kệ, khay, bình xịt nước,xẻng nhựa, thuốc làm tươi hoa ...
+ Thuê mướn mặt bằng (đặt cọc 6 tháng)
+ Chi phí khác
55 triệu
15 triệu/ tháng x 6 = 90 triệu
5 triệu
- Chi phí nhân công 61 triệu/ tháng x 6= 366 triệu
+ Chuyên gia tạo kiểu, cắm hoa
+ Nhân viên cắm hoa
+ Nhân viên bán hàng
+ Nhân viên vận tải
+ Nhân viên IT
+ Nhân viên kế toán
+ Nhân viên marketing
10 triệu/ người/tháng x1 5 triệu/ người/ tháng x 2 5 triệu/tháng x 1 4 triệu/người/ tháng x2 6 triệu/tháng x2 5 triệu/tháng x 2 6 triệu/thángx1
- Chi phí nguyên vật liệu 240 triệu
+ Hoa tươi
+Giấy, ruy băng, bao kiếng, giỏ, chậu, bình, đất, sỏi, cây kiểng…
30 triệu/ tháng x 6 = 180 triệu
67
- Chi phí điện, nước 2 triệu / tháng x 6 = 12 triệu
- Chi phí marketing trong 6 tháng đầu 150 triệu
- Chi phí phát sinh + thuế 5 triệu / tháng x 6 = 30 triệu
Tổng chi phí 948 triệu
Tổng vốn khởi đầu=150 triệu+798 triệu= 948 triệu Tính ra chi phí cho 1 tháng khoảng: 158 triệu
Do nhóm tập hợp những sinh viên nên chưa có tài sản có thể thế chấp nên để có nguồn vốn hoạt động thì không thể vay ngân hàng được. Bên cạnh đó, việc kêu gọi đầu tư từ bên ngoài hay từ các quỹ đầu tư mạo hiểm là rất khó khăn do đây không phải là loại hình kinh doanh tiên phong. Vì thế, nguồn vốn chủ yếu là huy động từ các thành viên trong nhóm. Ước tính mỗi người sẽ góp vốn khoảng 100 triệu VND (nguồn vốn này có thể tự thành viên có hoặc các thành viên có thể tự huy động từ những người thân…)
3.5.2 Dự đoán doanh thu trong 1 tháng
Mỗi sản phẩm hoa nghệ thuật giá từ 300.000 – 1.000.000 VNĐ. Dự tính mỗi ngày bán ít nhất là 8 sản phẩm. Doanh thu mỗi tháng: 500.000 x 8 x 30 = 120 triệu VNĐ.
Mỗi tháng thầu ít nhất là 3 events hoặc đặt hoa cho nhà hàng, khách sạn. Mỗi gói doanh nghiệp lớn từ 30 đến 50 triệu VNĐ hoặc có thể hơn. Doanh thu mỗi tháng khoảng: 40 triệu x3 = 120 triệu VNĐ
TỔNG DOANH THU DỰ KIẾN/THÁNG: 120 + 120 = 240 triệu VNĐ LỢI NHUẬN DỰ KIẾN/THÁNG: Khoảng 82 triệu VNĐ
Chú ý: đây là kết quả kinh doanh dự tính khi cửa hàng đã đi vào hoạt động cố định
68
3.5.3 Dự báo chi phí và lợi nhuận trong 1 năm đầu
- Nhu cầu dự kiến mong muốn của cửa hàng là doanh thu 6 tháng tiếp theo tăng 15% so với 6 tháng đầu
- Đồng thời chi phí 6 tháng tiếp theo cũng tăng 10% so đầu tháng thứ nhất.
Bảng 3.4: Dự báo chi phí và lợi nhuận trong 1 năm (Đvt: triệu đồng) Thời gian(tháng) 6 tháng đầu 6 tháng tiếp theo % Doanh thu tăng - 15% Doanh thu 1440 1656 % Chi phí tăng - 10% Chi phí 948 1042,8 Lợi nhuận 492 613,2
3.5.4 Thời gian hòa vốn
Thời gian hòa vốn là thời điểm sinh ra lợi nhuận bằng không
Từ các số liệu dự kiến trên cho thấy thời gian hòa vốn là:
69
CHƯƠNG 4: ĐẶC TẢ THIẾT KẾ VÀ THÀNH PHẦN CƠ BẢN WEBSITE
4.1 Thông số kỹ thuật thiết kế hệ thống4.1.1. Tên miền 4.1.1. Tên miền
Hoa tươi UTE sử dụng tên miền quốc tế .com với địa chỉ truy cập chính thức là: www.hoatuoiUTE.com.
Chúng tôi đã kiểm tra sự tồn tại của tên miền này trước đó và nhận thấy tên miền này chưa tồn tại. Ở đây, chúng tôi sử dụng tên miền .com, chi phí duy trì tên miền: 275.000đ/năm.
Có rất nhiều đơn vị cung cấp tên miền và hosting tại Việt Nam nhưng để đảm bảo tối ưu về chi phí và chất lượng, chúng tôi quyết định lựa chọn Autumn Pro để đăng ký, duy trì tên miền, cung cấp VPS cho Hoa Tươi UTE.
Hình 4.1: Tên miền trên website Hoa Tươi UTE.
(Nguồn: http://hoatuoiute.com/)
4.1.2. Lựa chọn hosting
Hosting thực chất là 1 gói dịch vụ bán lẻ của các nhà cung cấp website trực tuyến tại Việt Nam. Bản chất của Hosting được xây dựng trên nền tảng của
70
một chiếc máy tính tương tự như một máy tính để bàn (Case). Tuy nhiên vì chiếc máy tính này phải hoạt động liên tục 24/24 để đảm bảo quá trình người dùng truy cập website. Chính vì vậy cấu hình, lẫn hệ thống làm mát của máy này phải thực sự kiên cố và bền bỉ. Người ta đã đặt tên cho nó là SERVER (Máy chủ), các Server này được đặt ở nhiều vị trí khác nhau trên thế giới trong điều kiện được bảo vệ kỹ càng về mặt nhiệt độ lẫn hệ thống làm mát.
Tại các Server sau quá trình cài đặt. Người ta sẽ chia nhỏ ổ cứng (HDD) thành nhiều phân vùng khác nhau. Các phân vùng này có một giá trị bộ nhớ nhất định (5GB, 10GB, 20GB, 25GB, 50GB…). Mỗi phân vùng được cài lên đó một hệ điều hành riêng và được chia nhỏ bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (RAM) trong tổng số dung lượng thực của RAM. Mỗi gói như thế được gọi là VPS (máy chủ ảo). Vì nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng khác nhau. Không phải ai cũng đủ tiền để thuê một VPS (máy chủ ảo) hay 1 Server (máy chủ). Bởi chi phí của nó khá cao so với mức thu nhập bình quân tại Việt Nam. Chính vì thế, tại các VPS (máy chủ ảo) này người ta lại chia nhỏ các gói theo các thông số về bộ nhớ đĩa cứng + băng thông. Các gói chia nhỏ của VPS này được gọi là Hosting.
Để đảm bảo tối ưu về chi phí và chất lượng, chúng tôi quyết định lựa chọn Autumn Pro để đăng ký và cung cấp VPS cho Hoa Tươi UTE.
71
Hình 4.2: Chất lượng và chi phí hosting do Autumn cung cấp.
(Nguồn: http://http://autumnpro.vn/hosting/supper-hoting-1/)
4.2. Các thành phần cơ bản của website 4.2.1. Tổng quát thành phần cơ bản website 4.2.1. Tổng quát thành phần cơ bản website
Hình 4.3: Phần đầu của trang chủ.
72
Hình 4.4: Phần giữa đầu của trang chủ.
73
Hình 4.5: Phần giữa sau của trang chủ.
(Nguồn: http://hoatuoiute.com/)
Hình 4.6: Phần cuối của trang chủ.
74
Cấu trúc trang gồm có:
1. Địa chỉ email và số hotline liên hệ 2. Logo trang web
3. Ô gõ nội dung tìm kiếm trên trang web 4. Dropdown Tab, gồm có:
- Hoa tình yêu. - Bó hoa tươi. - Hoa chúc mừng. - Hoa chia buồn. - Hoa sinh nhật. 5. Navigation Tab, gồm có: - Trang chủ. - Giới thiệu. - Sản phẩm. - Khuyến mãi. - Tin tức – sự kiện. - Liên hệ. 6. Banner động.
7. Hình ảnh tượng trưng các loại hoa.
8. Mục hiển thị sơ các mặt hàng hoa theo loại hoa.