Theo chế độ hiện hành Công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau để hạch toán doanh thu:
Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo Có; Chứng từ kế toán liên quan khác.
Trình tự luân chuyển chứng từ
Khách hàng có thể đến tận Công ty hoặc khách hàng gửi đơn hàng qua đường bưu điện, email …, nhân viên bán hàng căn cứ vào khả năng cung cấp và giá cả để trả lời khách hàng. Phòng kinh doanh là nơi trực tiếp xử lý các hợp đồng kinh tế. Nếu thực hiện được đơn hàng, trưởng phòng kinh doanh sẽ ký hợp đồng với khách hàng. Trong trường hợp Hợp đồng kinh tế có giá trị lớn thì có thể trình lên Giám đốc xem xét. Hợp đồng này được lập thành hai bản, một bản gửi cho khách hàng và một bản giữ tại phòng kinh doanh, sau đó phòng kinh doanh sẽ báo cho phòng kế toán để lập hóa đơn. Do Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên chứng từ của Công ty là Hóa đơn GTGT theo mẫu 01GTKT3/001 do Bộ Tài chính ban hành. Khi đó phòng kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển; Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng; Liên 3 (màu xanh): dùng trong nội bộ Công ty để ghi sổ. Đồng thời, thủ kho lập Phiếu xuất kho và làm thủ tục xuất kho. Sau khi Phiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệ được sẽ được chuyển tới phòng kế toán.
Nếu khách hàng nộp tiền ngay, kế toán thanh toán lập Phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại quyển, Liên 2 và Liên 3 dùng để thực hiện nghiệp vụ, sau khi thực hiện nghiệp vụ, một liên sẽ được gửi cho khách hàng, liên còn lại dùng để ghi sổ.
Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì trình tự luân chuyển chứng từ cũng được thực hiện tương tự như trên, chỉ khác kế toán thanh toán sẽ sử dụng Giấy báo Có của ngân hàng làm căn cứ để ghi sổ.
Nghiệp vụ 1: Ngày 11 tháng 12 năm 2020, Cung cấp thép chữ L cho Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương mại 138.
Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT số 0001583
CÔNG TY TNHH THÀNH ĐẠT UÔNG BÍ
Mã số thuế: 5700500166
Địa chỉ: Số 536, Tổ 1, Khu 11, Phường Thanh Sơn, Thành phố Uông Bí, Quảng Ninh
Điện thoại: 84.4. 8258778– Fax: 84.4.5636867
Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 138
Mã số thuế: 5701691474
Địa chỉ: Số 418, đường Nguyễn Văn Cừ, Phường Hồng Hải, Thành phố Hạ Long, Quảng Ninh
Hình thức thanh toán: chuyển khoản
Số tài khoản: 3160211.000261 tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thông – Chi nhánh Hạ Long
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép góc L 150 x 150 x 10 SS400 Thanh 20 5.496.000 109.920.000 2 Thép góc L 200 x 200 x 20 SS400 Thanh 10 15.617.520 156.175.200
Cộng tiền hàng: 266.095.200 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 26.609.520
Tổng cộng tiền thanh toán: 292.704.720
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm chín mươi hai triệu bảy trăm lẻ bốn nghìn bảy trăm hai mươi đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương mại 138 thanh toán 50% giá trị hợp đồng, khi đó công ty sẽ nhận được giấy báo Có của ngân hàng :
Biểu 2.2. Giấy báo Có của Ngân hàng
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam
Chi nhánh: Uông Bí GIẤY BÁO CÓ Ngày 11-12-2020 Mã GDV: 015895 Mã KH: 44048 Số GD: 005895
Kính gửi: CÔNG TY TNHH THÀNH ĐẠT UÔNG BÍ
Mã số thuế: 5700500166
Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của quý khách hàng với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi Có: 0111016918004
Loại tài khoản: Tiền gửi thanh toán
Loại tiền: VNĐ
Số tiền: 146.352.360 VNĐ
Số tiền bằng chữ: Một trăm bốn mươi sáu triệu ba trăm năm mươi hai nghìn ba trăm sáu mươi đồng chẵn.
Nội dung: Thanh toán trước 50% hợp đồng số 021/2020/HĐKT Giao dịch viên
(Ký, họ tên)
Kiểm soát
Nghiệp vụ 2: Ngày 15 tháng 12 năm 2020, Cung cấp thép lá cán nguội cho Công ty TNHH MTV Hưng Quảng
Kế toán xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng:
Biểu 2.3. Hóa đơn GTGT số 0001589
CÔNG TY TNHH THÀNH ĐẠT UÔNG BÍ
Mã số thuế: 5700500166
Địa chỉ: Số 536, Tổ 1, Khu 11, Phường Thanh Sơn, Thành phố Uông Bí, Quảng Ninh
Điện thoại: 84.4. 8258778– Fax: 84.4.5636867
Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH MTV HƯNG QUẢNG
Địa chỉ: Số 36, lô B17, KĐT Hà Khánh B, Phường Hà Khánh, Thành phố Hạ Long, Quảng Ninh
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Số tài khoản: 0200220013 Ngân hàng Citi Bank – chi nhánh Quảng Ninh
Nghiệp vụ 3: Ngày 17 tháng 12 năm 2020, Công ty thực hiện nghiệp vụ bán hàng qua điện thoại, cung cấp thép xây dựng cho Công ty TNHH Xây dựng Quảng Hồng
Kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép lá cán nguội 0.5 x 1.0 x 2.0 Tấm 50 154.360 7.718.000 2 Thép lá cán nguội 1,2 x 1.0 x 2.0 Tấm 20 400.680 8.013.600 Cộng tiền hàng: 15.731.600 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.573.160
Tổng cộng tiền thanh toán: 17.304.760
Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu ba trăm lẻ bốn nghìn bảy trăm sáu mươi đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.4. Hóa đơn GTGT số 0001601
CÔNG TY TNHH THÀNH ĐẠT UÔNG BÍ
Mã số thuế: 5700500166
Địa chỉ: Số 536, Tổ 1, Khu 11, Phường Thanh Sơn, Thành phố Uông Bí, Quảng Ninh
Điện thoại: 84.4. 8258778– Fax: 84.4.5636867
Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUẢNG HỒNG
Mã số thuế: 5700103070
Địa chỉ: Tổ 31, Phường Cẩm Sơn, Thành phố Cẩm Phả, Quảng Ninh Hình thức thanh toán: tiền mặt
Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 4 5 6=4x5 1 Thép tròn đốt D10 SD295 Tấm 50 106.920 5.346.000 2 Thép tròn đốt D12 SD295 Tấm 50 168.480 8.424.000 Cộng tiền hàng: 13.770.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.377.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 15.147.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười lăm triệu một trăm bốn mươi bảy đồng chẵn.
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Trong Công ty TNHH Thành Đạt Uông Bí, nghiệp vụ giảm trừ doanh thu rất ít khi xảy ra, hơn nữa công ty chỉ quy định 2 trường hợp giảm trừ doanh thu, đó là chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán. Chiết khấu thương mại áp dụng khi khách hàng mua với số lượng lớn hoặc trường hợp người mua hàng nhiều lần đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu được ghi giảm trừ vào giá trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng. Còn giảm giá hàng bán trong trường hợp hàng hóa của công ty bị một số lỗi, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng khi mua. Riêng trường hợp hàng bán bị trả lại thì công ty không quy định, nguyên nhân là do khi mua hàng, hai bên đã đều kiểm tra chặt chẽ chất lượng sản phẩm, vậy nên sau khi chuyển giao hàng hóa và khách hàng chấp nhận thanh toán, công ty sẽ không nhận lại số hàng đó nếu có sự cố phát sinh khác.
Nghiệp vụ 4: Ngày 28 tháng 12 năm 2020, do một số sản phẩm theo hóa đơn 0001583 bán cho công ty TNHH Thương mại thép Tuyến Năng bị kém phẩm chất, nên công ty đã chấp nhận giảm giá một phần lô hàng này. Đại diện hai bên sau khi kiểm tra hàng hóa, đối chiếu với hóa đơn và hợp đồng, đã lập biên bản giám giá hàng bán.
Biểu 2.5. Biên bản giảm giá hàng bán
CỘNG HÓA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
….
Ngày 28 tháng 12 năm 2020
BIÊN BẢN GIẢM GIÁ HÀNG BÁN
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số: 021/2020/HĐKT ký ngày 11 tháng 12 năm 2020; Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng số 0001583 ngày 11 tháng 12 năm 2020 do Công ty TNHH Thành Đạt Uông Bí xuất.
Chúng tôi gồm có:
BÊN MUA: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 138
Địa chỉ : Số 418, đường Nguyễn Văn Cừ, Phường Hồng Hải, Thành phố Hạ Long, Quảng Ninh
Mã số thuế : 5701691474
Đại diện : Ông HOÀNG ĐỨC NGHIỆP chức vụ: Giám đốc
BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH THÀNH ĐẠT UÔNG BÍ
Địa chỉ : Số 536, Tổ 1, Khu 11, Phường Thanh Sơn, Thành phố Uông Bí, Quảng Ninh
Mã số thuế : 5700500166
Đại diện : Ông LÊ TRỌNG THÀNH chức vụ: Giám đốc
Hôm nay ngày 28 tháng 12 năm 2020, sau khi kiểm tra chất lượng hàng hóa theo hợp đồng số 021/2020/HĐKT do Công ty TNHH Thành Đạt Uông Bí
cung cấp, nhận thấy một số sản phẩm bị kém phẩm chất nên hai bên đã thống nhất giảm giá một số hàng hóa, cụ thể như sau:
vị tính lượng giảm (VNĐ) (VNĐ) 1 Thép góc L 150 x 150 x 10 SS400
Thanh 30 250.000 7.500.000 Chiều dài
ngắn hơn so với thiết kế
Cộng x x 7.500.000
Bẵng chữ: Bảy triệu năm trăm đồng chẵn
Biên bản này được lập thành 02 bản tiếng Việt có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ một bản để đối chiều với hợp đồng số 031/2020/HĐKT ngày 11 tháng 12 năm 2020 và hóa đơn GTGT số 0001583 ngày 11 tháng 12 năm 2020.
Đại diện bên mua (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đại diện bên bán (Ký, họ tên, đóng dấu) Sau đó kế toán lập Hóa đơn giá trị gia tăng điều chỉnh giảm giá
Biểu 2.6. Hóa đơn GTGT số 0001705
CÔNG TY TNHH THÀNH ĐẠT UÔNG BÍ
Mã số thuế: 5700500166
Địa chỉ: Số 536, Tổ 1, Khu 11, Phường Thanh Sơn, Thành phố Uông Bí, Quảng Ninh
Điện thoại: 84.4. 8258778– Fax: 84.4.5636867
Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 138
Quảng Ninh
Hình thức thanh toán: tiền mặt
Số tài khoản: STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 4 5 6=4x5 1 Thép góc L 150 x 150 x 10 SS400
(Điều chỉnh giám đơn giá thành tiền và tiền thuế của theo hóa đơn số 0001583 ký hiện UB/18P ngày 11/12/2020) Thanh 30 250.000 7.500.000 Cộng tiền hàng: 7.500.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 750.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 8.250.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu hai trăm năm mươi đồng chẵn
Sau đó kế toán lập phiếu chi trả lại tiền ứng phần phần giảm giá cho công ty TNHH thép Tuyến Năng.
Biểu 2.7. Phiếu chi Đơn vị: Công ty TNHH Thành Đạt Uông Bí
Địa chỉ: Số 536, Tổ 1, Khu 11, Phường Thanh Sơn, Thành phố Uông Bí, Quảng Ninh
Mẫu số: 02-TT
(Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính)
PHIẾU CHI Quyển số: 07 Ngày 28 tháng 12 năm 2020
Số: 126
Người mua hàng
Nợ: 521, 3331 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Anh Đào Xuân Sáng
Địa chỉ: Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương mại 138
Lý do chi: Trả lại tiền ứng với phần giảm giá theo hóa đơn GTGT số 0001705 Số tiền: 8.250.000 đồng (Bằng chữ: Tám triệu hai trăm năm mươi đồng chẵn) Kèm theo: 01 hóa đơn GTGT
Ngày 28 tháng 12 năm 2020 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Tám triệu hai trăm năm mươi đồng chẵn. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):