Ngƣời quản lý thực hiện các chức năng quản lý khi họ phải sắm hàng loạt những vai trò quản lý. Vai trò quản lý là tập hợp có tổ chức các hành vi của ngƣời quản lý, đƣợc phân thành ba nhóm lớn : vai trò liên nhân cách, vai trò thông tin, vai trò quyết định.
Cần lƣu ý bốn điểm sau đây khi bàn đến vai trò ngƣời quản lý ; a/mọi công việc của ngƣời quản lý luôn luôn là một sự kết hợp nào đó của các vai trò này; b/các vai trò này thƣờng ảnh hƣởng đến đặc trung của hoạt động quản lý; c/các vai trò này có liên hệ chặt chẽ với nhau; d/tầm quan trọng tƣơng đối của mỗi vai trò sẽ thay đổi theo cấp quản lý và chức năng quản lý.
1.Các vai trò liên nhân cách
1.1 Vai trò đại diện (figurehead role). Là một trong những vai trò cơ bản nhất và đơn giản nhất của ngƣời quản lý, khi họ thay mặt hay đại diện cho tổ chức ở các cuộc lễ lạt hoặc những hoạt động có tính chất nghi thức. Tuy nhiệm vụ đại diện này dƣờng nhƣ không mấy quan trọng, nhƣng nó đòi hỏi ngƣời quản lý phải lƣu tâm vì đó là biểu hiện của sự quan tâm tôn trọng của ngƣời quản lý đến các bên đối thoại, đối tác: cấp dƣới, khách hàng, cộng đồng v.v.
1.2 Vai trò thủ lĩnh-vai trò lãnh đạo (leader role). Là vai trò của ngƣời quản
lý khi họ thực hiện việc chỉ đạo, hƣớng dẫn và phối hợp hoạt động của những ngƣời dƣới quyền nhằm đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Một số khía cạnh của vai trò thủ lĩnh-lãnh đạo có quan hệ trực tiếp tới vấn đề cán bộ : tuyển dụng, đề bạt và sa thải những ngƣời dƣới quyền. Một số khía cạnh khác liên quan đến việc động viên, lôi cuốn cấp dƣới hoàn thành nhiệm vụ để đáp ứng đƣợc yêu cầu của tổ chức. Còn một mặt nữa thuộc về vai trò này là làm cho cấp dƣới nhận rõ đƣợc những
quan niệm, tầm nhìn của cả tổ chức để cổ vũ họ phấn đấu với tinh thần sáng tạo vì mục tiêu của tổ chức..
1.3 Vai trò liên hệ (liaison role) đòi hỏi ngƣời quản lý phải mở rộng quan hệ
với những ngƣời bên ngoài tổ chức. Đó là những ngƣời đồng cấp ở các tổ chức khác, những bạn hàng, quan chức chính phủ... Khi thực hiện vai trò này, ngƣời quản lý tìm kiếm sự giúp đỡ ủng hộ của những nhân vật có ảnh hƣởng tới sự thành đạt của tổ chức.
2.Các vai trò thông tin
Một ngƣời quản lý giỏi phải hình thành nên một mạng lƣới các mối quan hệ, tiếp xúc. Những tiếp xúc, liên hệ khi phải thực hiện vai trò đại diện hay vai trò liên hệ sẽ khiến ngƣời quản lý thu đƣợc những thông tin quý báu. Do có những quan hệ, tiếp xúc nhƣ vậy, ngƣời quản lý trở thành tế bào thần kinh trung ƣơng của tổ chức.
2.1 Vai trò hiệu thính viên (monitor role) đòi hỏi ngƣời quản lý phải tìm kiếm, thu nhận và xử lý, sàng lọc thông tin . Giống nhƣ máy ra đa, ngƣời quản lý phải "quét" từ môi trƣờng của họ những thông tin có thể ảnh hƣởng đến tổ chức cuả mình, và xác định xem thông tin nào là chính xác, cần thiết có thể sử dụng đƣợc.
2.2 Vai trò phát tín viên (dessiminator role) có nghĩa là ngƣời quản lý phải
chia xẻ thông tin với cấp dƣới và các thành viên khác của tổ chức. Thực ra một ngƣời quản lý giỏi phải là ngƣời biết những thông tin nào cần chia xẻ, chia xẻ nhƣ thế nào và vào lúc nào cho những ai cần thiết, nếu ngƣợc lại thì, hoặc sẽ lãng phí thời gian vô ích, hoặc sẽ "đóng cửa" thông tin.
2.3 Vai trò phát ngôn nhân (spokesperson role): ngƣời quản lý có trách
nhiệm gửi thông tin về thực trạng của tổ chức mình đến cho nhiều ngƣời, nhất là những ngƣời bên ngoài tổ chức. Vai trò phát ngôn nhân ngày càng có vai trò quan trọng vì báo chí và công luận đòi hỏi ngày một nhiều thông tin.
3.Các vai trò quyết định
Bởi lẽ ngƣời quản lý khi sử dụng thông tin nhận đƣợc phải quyết định xem bằng cách nào và khi nào sẽ phải xác định cho tổ chức của mình những mục tiêu và hoạt động mới, cho nên vai trò quyết định sẽ là vai trò quan trọng nhất trong ba lớp vai trò đang xem xét. Với tƣ cách của ngƣời sáng nghiệp, ngƣời dàn xếp, ngƣời phân phối nguồn lực và ngƣời thƣơng thuyết, ngƣời quản lý sẽ thực sự là hạt nhân của hệ thống ra quyết định trong một tổ chức.
3.1 Vai trò người sáng nghiệp (entrepreneur role): thiết kế và khởi đầu cho
một dự án mới hoặc một doanh nghiệp, một cơ sở dịch vụ mới. Thực ra, vai trò sáng nghiệp cũng có thể thực hiện trong lòng một tổ chức đang tồn tại khi đề xƣớng hay sáng lập một hệ thống, một thiết chế mới dẫn đến một bƣớc ngoặt của tổ chức.
kiểm soát trực tiếp của mình. Thí dụ phải đối phó với sự phá sản của một đối tác chủ yếu, một cú "sốc" có tính quốc tế... Đôi khi ngƣời quản lý cũng phải đƣơng đầu với những khó khăn do tình trạng khủng hoảng của chính tổ chức mình bởi sự dấu nhẹm những vấn đề nhức nhối quá lâu...
3.3 Vai trò người phân phối nguồn lực (resource allocator role): đòi hỏi phải
lựa chọn ƣu tiên hay phải sử dụng hợp lý các nguồn lực nhƣ tài chính, vật tƣ, nhân lực.
3.4 Vai trò người thương thuyết (negotiator role): ngƣời quản lý khi đóng vai
trò phân phối nguồn lực cũng thƣờng phải sắm luôn vai trò thƣơng thuyết vì họ phải gặp gỡ, phải bàn bạc với những nhân vật, những nhóm ngƣời khác nhau nhằm đi đến những thoả thuận nhất định, đặ biệt khi phải làm việc với những cá nhân hay nhóm ngƣời ít chia xẻ những mục tiêu của tổ chức.