Có nhiều cách phân loại thông tin trong quản lý. Tuỳ theo sự lựa chọn tiêu chí phân loại mà ta có những dạng thông tin khác nhau:
1. Theo hình thức thể hiện của thông tin: có thông tin bằng lời nói, thông tin bằng chữ viết và thông tin bằng các phƣơng tiện khác
1.1 Thông tin bằng lời nói là hình thức sử dụng phổ biến nhất trong xã hội
(nhất là trong giáo dục) và trong quản lý. Có khoảng 75% thông tin chỉ thị từ cấp trên xuống cấp dƣới đƣợc thực hiện bằng lời nói. Sử thông tin bằng lời có thể là một cuộc gặp gỡ trực tiếp giữa 2 ngƣời, hay một cuộc diễn thuyết của nhà quả lý trƣớc đông đảo ngƣời nghe; có thể là chính thức hoặc không chính thức và có thể có kế hoạch hoặc gặp tình cờ. Ƣu điểm của hình thức lời nói là truyền đạt nhanh, có khả năng thu nhận phản hồi nhanh, hiệu quả truyền đạt cao. Hơn nữa, một cuộc gặp với cấp trên có thể làm cho cấp dƣớc có cảm giác quan trọng. Hạn chế của hình thức này là tốn nhiều thời gian và kinh phí, hơn nữa nếu chuẩn bị thông tin không kỹ và tổ chức truyền thông tin không tốt thì có khi lại phản tác dụng.
1.2 Thông tin bằng chữ viết (văn bản) cũng là hình thức đƣợc sử dụng rộng
rãi. Hình thức này có ƣu điểm cơ bản là rõ ràng, tránh sai lạc và có thể kiểm chứng đƣợc (giấy trắng, mực đen); ngƣời nhận và ngƣời gởi đều có điều kiện nghiên cứu kỹ thông tin, có thể truyền đạt nhanh và thống nhất cho nhiều ngƣời ở những địa phƣơng khác nhau. Nhƣợc điểm của hình thức này là phải mất thời gian soạn thảo rất lâu; sự tiếp thu lại không đồng đều do trình độ nhận thức và “perspective” khác nhau; nếu cần xử lý thông tin phản hồi để đi đến thống nhất sẽ mất rất nhiều thời gian.
1.3 Các phương tiện khác để thể hiện, chuyển tải thông tin gồm cử chỉ, thái
độ, nét mặt, ánh mắt; hình ảnh, sơ đồ, ký hiệu-ƣớc hiệu… cũng đƣợc sử dụng khá rộng rãi và hiệu quả; trong nhiều trƣờng hợp bắt buộc phải sử dụng. Các phƣơng tiện này ngày càng đa dạng và đôi khi cũng gây ra những sự hiểu lầm! Đối với giao tiếp trực tiếp, ngôn ngữ không lời (body language) có ảnh hƣởng rất lớn, có thể nhấn mạnh (hoặc ngƣợc lại) nội dung thông tin bằng lời nói; có thể chỗ trợ hoặc cản trở thông tin bằng lời.
2. Theo tính chất chính thống, thông tin đƣợc chia làm thông tin chính thức và thông tin không chính thức.
2.1 Thông tin chính thức là thông tin đƣợc phát đi theo những quy định của tổ chức chính thức. Thông tin chính thức gắn liền với chức năng của hệ thống quản lý và nó đảm bảo tính thống nhất của hệ thống, mang tính bình đẳng trong truyền đạt và tiếp nhận. Trong một số tổ chức quan trọng, thƣờng có chức danh “Ngƣời phát ngôn” hoặc các phƣơng tiện truyền thông (báo, radio, tivi, website) làm nhiệm vụ truyền thông tin chính thức.
2.2 Thông tin không chính thức đƣợc hình thành và lan truyền theo các quan
hệ không chính thức, do vậy nó gắn liền với sự tồn tại và phát triển của các tổ chức không chính thức ở bên trong và bên ngoài hệ thống quản lý. Thông tin không chính thức có một số đặc điểm rất đáng chú ý:
- Là dạng thông tin đƣợc hành thành và truyền đạt một cách tự nhiên trong tổ chức, do vậy không thể dùng ý chí chủ quan để loại trừ nó.
- Tốc độ truyền đạt nhanh, thậm chí nhanh hơn nhiều so với kênh chính thức. - Sức thuyết phục cao vì nó đƣợc truyền đạt rất tự nhiên và thƣờng đƣợc truyền đạt trong nhóm có quan hệ tin cậy. Một khi bị cấm đoán, sức thuyết phục của thông tin không chính thức càng tăng mạnh.
Thông tin không chính thức tạo ra “dƣ luận” trong tổ chức và trong xã hội. Ngƣời quản lý phải nhận thức vai trò vừa có thể có lợi, vừa có thể có hại của thông tin không chính thức để sử dụng nhằm phục vụ cho mục đích của hệ thống và trong trƣờng hợp cần thiết, phải sử dụng những phƣơng pháp thích hợp để hạn chế tác hại của nó.
2.3 Theo chiều của thông tin trong hệ thống quản lý, có thông tin chỉ thị (thông tin từ trên xuống dƣới), thông tin báo cáo (thông tin từ dƣới lên trên), thông tin ngang và thông tin đan chéo.
2.4 Theo mối quan hệ với hệ thống quản lý, có thông tin bên trong và thông tin bên ngoài.
Thông tin bên trong (thông tin nội bộ) là những thông tin phục vụ cho bản thân công tác quản lý, bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống.
Thông tin bên ngoài bao gồm thông tin từ môi trƣờng vào hệ thống vào thông tin từ hệ thống ra môi trƣờng. Hiện nay, mảng thông tin này ngày càng phát triển và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại của tổ chức. Xét ví dụ về doanh nghiệp sẽ thấy rõ điều này.