Nhiều nhà quản lý và nghiên cứu khác nhau đƣa ra các quy trình ra quyết định khác nhau về số lƣợng các bƣớc thực hiện việc ra quyết định. Có các quy trình 5 bƣớc, 7 bƣớc, 9 bƣớc… Tuy nhiên, dù tuân theo quy trình nào, việc ra quyết định quản lý phải đảm bảo thực hiện đƣợc những công việc sau đây:
- Phát hiện vấn đề sơ bộ đề ra nhiệm vụ; - Xác định mục tiêu;
- Chọn tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả; - Thu thập thông tin và xử lý thông tin;
- Dự kiến các phƣơng án bao gồm cả mục tiêu và các phƣơng tiện giải quyết; - So sánh các phƣơng án theo tiêu chuẩn hiệu quả đã xác định;
- Ra quyết định chính thức.
IV. Phương pháp ra quyết định
Có nhiều phƣơng pháp ra quyết định quản lý. Tuỳ thuộc vào vấn đề cần giải quyết, điều kiện cụ thể về thời gian, nguồn lực cũng nhƣ kiến thức, kinh nghiệm của nhà quản lý ra quyết định quản lý để chọn lựa các phƣơng pháp thích hợp. Phƣơng pháp đƣợc lựa chọn cũng phản chiếu phần nào phong cách quản lý.
1. Nhóm 6 phƣơng pháp nghiêng về kỹ thuật ra quyết định:
1/ Phương pháp độc đoán: Ngƣời quản lý hoàn toàn tự ra quyết định, rồi thông báo cho ngƣời dƣới quyền và yêu cầu họ thực hiện.
2/ Phương pháp nói lời cuối cùng: Ngƣời quản lý cho phép cán bộ dƣới
quyền cùng thảo luận, đề xuất giải pháp… nhƣng họ dành cho mình quyền “nói lời cuối cùng” kết luận về một quyết định, có thể là sự tổng kết những ý kiến đóng
3/ Phương pháp nhóm tinh hoa: Ngƣời quản lý chọn lựa một số cán bộ tin cậy tham gia vào việc ra quyết định, sau đó thông báo cho những ngƣời còn lại biết để thực hiện quyết định đã đề ra.
4/ Phương pháp trưng cầu ý kiến: Ngƣời quản lý đề xuất một quyết định sau
đó trình bày với toàn thể những ngƣời dƣới quyền hay nhóm tinh hoa để lấy ý kiến đóng góp và tổng hợp lại để ra quyết định cuối cùng.
5/ Phương pháp luận quá bán: Ngƣời quản lý lôi cuốn toàn bộ thành viên
trong tổ chức tham gia vào quá trình ra quyết định và trao cho mỗi ngƣời quyền bình đẳng. Quyết định chỉ đƣợc ban hành sau khi có quá nửa số thành viên trong tổ chức biểu quyết tán thành.
6/ Phương pháp nhất trí tuyệt đối: Ngƣời quản lý chỉ ban hành quyết định
sau khi toàn thể tổ chức tuyệt đối nhất trí tán thành.
2. Nhóm 4 phƣơng pháp, nghiêng về quy trình ra quyết định:
1/ Phương pháp kinh nghiệm
Là phƣơng pháp ra quyết định quản lý dựa trên cơ sở kinh nghiệm hay sự từng trãi về lĩnh vực hoạt động của nhà quản lý. Phƣơng pháp này chiếm tỉ lệ khá lớn trong việc đƣa ra các quyết định quản lý
Ƣu điểm: Các quyết định quản lý mang tính kế thừa với vấn đề quen thuộc của nhà quản lý; mặt khác, chi phí thời gian, kinh phí thấp.
Hạn chế:
- Phƣơng pháp này đòi hỏi ngƣời ra quyết định phải có nhiều kinh nghiệm thực tiễn về lĩnh vực nhất định, phải có khả năng phán đoán tốt.
- Do dựa vào kinh nghiệm cảm tính là chủ yếu để ra quyết định quản lý mà không xuất phát từ bản chất của vấn đề cần giải quyết nên dễ mắc sai lầm.
- Phƣơng pháp này khó áp dụng đối với vấn đề mới.
2/Phương pháp thực nghiệm
Là phƣơng pháp ra quyết định quản lý dựa trên có sở tiến hành thí nghiệm, thực nghiệm, đánh giá các phƣơng án giải quyết vấn đề trƣớc khi ra quyết định để áp dụng đại trà.
Ƣu điểm: Kiểm tra trực tiếp phƣơng án trên thực tế trƣớc khi đƣa ra quyết định chính thức nên hạn chế đƣợc những sai lầm. Phƣơng pháp này thƣờng áp dụng cho những vấn đề mới, vấn đề phức tạp trong nhiều lĩnh vực, cả trong khoa học – công nghệ và kinh tế - xã hội.
Hạn chế: Áp dụng phƣơng pháp này thƣờng tốn kém kinh phí, đòi hỏi đủ thời gian cần thiết để kiểm nghiệm.
3/Phương pháp phân tích
Là phƣơng pháp ra quyết định quản lý dựa trên cơ sở phân tích làm rõ bản chất vấn đề cần giải quyết, xem xét trên nhiều phƣơng diện và đặt trong các mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau.
Đây là phƣơng pháp khá phổ biến và cho kết quả chắc chắn, tin cậy nhất. Ƣu điểm: Áp dụng cho hầu hết các vấn đề cả cũ và mới; đỡ tốn kém thời gian và kinh phí; có thể áp dụng mô hình hóa bằng toán học và máy tính; độ tin cậy cao.
4/ Phương pháp kết hợp
Là phƣơng pháp ra quyết định quản lý trên cơ sở kết hợp các phƣơng pháp khác nhau để giải quyết vấn đề nào đó nhằm đạt mục tiêu đề ra. Phƣơng pháp kết hợp khắc phục đƣợc hạn chế của một số phƣơng pháp, đồng thời khai thác các ƣu thế của các phƣơng pháp. Do vậy, phƣơng pháp kết hợp thƣờng đƣợc các nhà quản lý sử dụng, nhất là trong điều kiện cần ra các quyết định quan trọng.
V. Tổ chức thực hiện quyết định
Tổ chức thực hiện quyết định là một quá trình khó khăn, đòi hỏi nỗ lực rất lớn của nhà quản lý. Đây cũng là một quá trình quyết định việc đƣa quyết định quản lý đã ra vào thực tế quản lý. Quá trình này gồm nhiều bƣớc:
1. Truyền đạt quyết định
Quyết định quản lý cần đƣợc thông báo, truyền đạt kịp thời, chính xác cho đối tƣợng thực hiện. Đối tƣợng thực hiện phải nắm rõ những vấn đề cụ thể nhƣ: Cần làm gì? Ai làm? Ở đâu? Khi nào? Làm bằng cách nào? (4W + H) Ai kiểm tra? Khi nào thì kiểm tra? Bên cạnh đó ngƣời thực hiện còn phải thông suốt về tƣ tƣởng mới đem hết nhiệt tình, sức sáng tạo ra để thực hiện.
2. Lập kế hoạch thực hiện quyết định
Cần xây dựng kế hoạch thực hiện quyết định theo thời gian, không gian cụ thể; bao gồm việc sử dung phối hợp các phƣơng pháp kinh tế, hành chính, giáo dục trong quá trình thực hiện, các phƣơng án huy động nhân lực, vật lực, tài lực, phƣơng án tổ chức bộ máy, cán bô…
3. Bố trí nguồn lực thực hiện quyết định
Đây là khâu trực tiếp biến quyết định thành hiện thực, trong đó các khâu quan trọng nhất là bố trí, điều động cán bộ, huy động các nguồn vật tƣ, tài chính, lực lƣợng dự phòng. Sự thiếu đồng bộ và nhất quán trong tổ chức phân công, bố trí lực lƣợng thực hiện sẽ làm cho các quyết định bị vô hiệu hóa.
4. Kiểm tra việc thực hiện quyết định
Kiểm tra tác động lên quá trình thực hiện quyết định trên nhiều mặt: 1, góp phần quan trọng trong việc nâng cao trách nhiệm của ngƣời thực hiện; 2, Kịp thời phát hiện những sai sót lệch lạc trong quá trình thực hiện cũng nhƣ bản thân quyết định để có những biện pháp khắc phục, bổ sung kịp thời; 3, Phát hiện những gƣơng tốt, kinh nghiệm tốt để động viên, nhân rộng; 4, phát hiện những khả năng chƣa sử dụng và huy động kịp thời những lực lƣợng đó.
5. Điều chỉnh quyết định
Có nhiều lý do để phải điều chỉnh quyết định: có thể bản thân quyết định có những thiếu sót, sai lầm hoặc do có sự thay đổi lớn và đột ngột các điều kiện thực hiện quyết định. Có nhiều mức độ điều chỉnh quyết định khác nhau: có thể điều chỉnh từng bộ phận, điều chỉnh tiến độ thực hiện, thậm chí thay đổi hẳn quyết định.
Trong điều chỉnh quyết định cần tránh 2 khuynh hƣớng cực đoan: một là bảo thủ, trì trệ, thấy rõ những quyết định sai lầm, không còn phù hợp nhƣng không chịu điều chỉnh; hai là điều chỉnh liên tục, gây tâm lý hoang mang, thiếu tin tƣởng cho ngƣời thực hiện.
6 Tổng kết việc thực hiện quyết định
Có 5 nội dung chính trong tổng kết việc thực hiện quyết định:
- Đánh giá lại chất lƣợng quyết định và chất lƣợng thực hiện quyết định; - Phát hiện những nguồn lực, những khả năng chƣa sử dụng;
- Tìm ra những nguyên nhân cản trở hoặc sai sót;
- Nắm chắc hơn đối tƣợng quản lý, bộ máy và cán bộ trong hệ thống; - Rút ra những bài học kinh nghiệm cần thiết.
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN HỌC TẬP CHƯƠNG V
1. Thế nào là quyết định quản lý? Quyết định quản lý có những đặc điểm gì? Đặc điểm nào là quan trọng nhất?
2. Phân tích các yêu cầu đối với quyết định quản lý. Có thể đảm bảo tất cả các yêu cầu trong một quyết định cụ thể không? Vì sao?
3. Trong vai một nhà quản lý cơ sở, bạn sẽ chọn phƣơng pháp nào để ra các quyết định:
a, Sử dụng thời gian biểu làm việc mới phù hợp hơn đối với khách hàng (nhƣng có thể gây khó khăn cho nhân viên công ty).
b, Thay đổi dây chuyền công nghệ.
c, Ứng phó với một cơn bão sắp ảnh hƣởng đến cơ quan. Giải thích cách lựa chọn của bạn.
4. Tại sao nói “Quyết định quản lý dù có đúng đắn, khoa học nhƣng sẽ không đi vào cuộc sống nếu tổ chức thực hiện quyết định không tốt”. Khâu nào là quan trọng nhất trong việc tổ chức thực hiện quyết định? Giải thích.
Chƣơng VI: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
(7 tiết, Lý thuyết: 5, Thảo luận, kiểm tra: 2)
I. Khái niệm và vai trò của thông tin trong quản lý
1. Khái niệm
Có nhiều cách hiểu về thông tin đƣợc đƣa ra:
Thông tin là tất cả những gì đƣợc phản ánh trong thế giới vật chất. Để có quan hệ thông tin phải có đối tƣợng phát tin và đối tƣợng nhận tin.
Thông tin là tập hợp các dữ liệu làm tăng thêm hiểu biết của con ngƣời về một lĩnh vực nào đó.
Thông tin theo nghĩa chung nhất, là sự đƣa tin về một vấn đề nào đó.
Thông tin quản lý là tập hợp những tin tức mới đƣợc chủ thể quản lý nhận thức và đánh giá nhƣ những kiến thức có ích cho việc ra quyết định.
Tin học: Khoa học xử lý thông tin một cách tự động và hợp lý bằng máy tính điện tử.
Công nghệ thông tin: Tập hợp các phƣơng pháp khoa học, các công cụ và kỹ thuật hiện đại (chủ yếu là máy tính và các thiết bị viễn thông) nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội.
2. Vai trò của thông tin trong quản lý
2.1 Xã hội loài ngƣời từng có các “thƣớc đo” khác nhau về sự giàu có của một ngƣời, một quốc gia:
- Thời cổ đại (chế độ chiếm hữu nô lệ), khi mà sức lao động xã hội chủ yếu dựa vào sức lực của ngƣời nô lệ, thì thƣớc đo sự giàu có chính là số nô lệ có đƣợc.
- Thời phong kiến với nền sản xuất nông nghiệp, số lượng ruộng đất chiếm hữu đƣợc chính là căn cứ để xác định sự giàu có.
- Từ thời cận đại cho đến cuối thế kỷ XX, nền sản xuất đại công nghiệp cơ khí chiếm ƣu thế, sự giàu có đƣợc xét trên cơ sở số lượng và giá trị bất động sản
và cổ phiếu mà một ngƣời, một công ty, một tập đoàn hay một quốc gia nắm giữ.
- Từ những thập niên cuối thế kỷ XX đến nay, có những biến đổi sâu sắc trên phạm vi toàn cầu do cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, nhất là cách mạng tin học, khi mà hàm lƣợng khoa học, trí tuệ chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm trong nền kinh tế tri thức, ngƣời ta bắt đầu xem xét sự giàu có trên cơ sở số lượng
và giá trị thông tin nắm giữ, bao gồm phát minh sáng chế, phần mềm công nghệ…
Thông tin vì vậy đã trở thành hàng hoá, thành nguồn lực phát triển của mọi quốc gia.
Nhà tƣơng lai học Mỹ Avil Toffler, khi nhìn nhận các yếu tố quyết định quá trình phát triển của một quốc gia, đã nhấn mạnh 5 yếu tố thuộc về “tốc độ”, trong
2.2 Thông tin giúp cho chủ thể quản lý đánh giá một cách chính xác và kịp thời những tiềm năng và lợi thế của tổ chức, qua đó tạo điều kiện cho việc xây dựng kế hoạch phát triển.
2.3 Thông tin giúp chủ thể quản lý và toàn hệ thống phát hiện kịp thời những sai sót lệch lạc trong quản lý, từ đó sớm đề ra các biện pháp khắc phục.
2.4 Thông tin giúp đẩy nhanh việc ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và đời sống, sản xuất và quản lý.
II. Phân loại thông tin
Có nhiều cách phân loại thông tin trong quản lý. Tuỳ theo sự lựa chọn tiêu chí phân loại mà ta có những dạng thông tin khác nhau:
1. Theo hình thức thể hiện của thông tin: có thông tin bằng lời nói, thông tin bằng chữ viết và thông tin bằng các phƣơng tiện khác
1.1 Thông tin bằng lời nói là hình thức sử dụng phổ biến nhất trong xã hội
(nhất là trong giáo dục) và trong quản lý. Có khoảng 75% thông tin chỉ thị từ cấp trên xuống cấp dƣới đƣợc thực hiện bằng lời nói. Sử thông tin bằng lời có thể là một cuộc gặp gỡ trực tiếp giữa 2 ngƣời, hay một cuộc diễn thuyết của nhà quả lý trƣớc đông đảo ngƣời nghe; có thể là chính thức hoặc không chính thức và có thể có kế hoạch hoặc gặp tình cờ. Ƣu điểm của hình thức lời nói là truyền đạt nhanh, có khả năng thu nhận phản hồi nhanh, hiệu quả truyền đạt cao. Hơn nữa, một cuộc gặp với cấp trên có thể làm cho cấp dƣớc có cảm giác quan trọng. Hạn chế của hình thức này là tốn nhiều thời gian và kinh phí, hơn nữa nếu chuẩn bị thông tin không kỹ và tổ chức truyền thông tin không tốt thì có khi lại phản tác dụng.
1.2 Thông tin bằng chữ viết (văn bản) cũng là hình thức đƣợc sử dụng rộng
rãi. Hình thức này có ƣu điểm cơ bản là rõ ràng, tránh sai lạc và có thể kiểm chứng đƣợc (giấy trắng, mực đen); ngƣời nhận và ngƣời gởi đều có điều kiện nghiên cứu kỹ thông tin, có thể truyền đạt nhanh và thống nhất cho nhiều ngƣời ở những địa phƣơng khác nhau. Nhƣợc điểm của hình thức này là phải mất thời gian soạn thảo rất lâu; sự tiếp thu lại không đồng đều do trình độ nhận thức và “perspective” khác nhau; nếu cần xử lý thông tin phản hồi để đi đến thống nhất sẽ mất rất nhiều thời gian.
1.3 Các phương tiện khác để thể hiện, chuyển tải thông tin gồm cử chỉ, thái
độ, nét mặt, ánh mắt; hình ảnh, sơ đồ, ký hiệu-ƣớc hiệu… cũng đƣợc sử dụng khá rộng rãi và hiệu quả; trong nhiều trƣờng hợp bắt buộc phải sử dụng. Các phƣơng tiện này ngày càng đa dạng và đôi khi cũng gây ra những sự hiểu lầm! Đối với giao tiếp trực tiếp, ngôn ngữ không lời (body language) có ảnh hƣởng rất lớn, có thể nhấn mạnh (hoặc ngƣợc lại) nội dung thông tin bằng lời nói; có thể chỗ trợ hoặc cản trở thông tin bằng lời.
2. Theo tính chất chính thống, thông tin đƣợc chia làm thông tin chính thức và thông tin không chính thức.
2.1 Thông tin chính thức là thông tin đƣợc phát đi theo những quy định của tổ chức chính thức. Thông tin chính thức gắn liền với chức năng của hệ thống quản lý và nó đảm bảo tính thống nhất của hệ thống, mang tính bình đẳng trong truyền đạt và tiếp nhận. Trong một số tổ chức quan trọng, thƣờng có chức danh “Ngƣời phát ngôn” hoặc các phƣơng tiện truyền thông (báo, radio, tivi, website) làm nhiệm vụ truyền thông tin chính thức.
2.2 Thông tin không chính thức đƣợc hình thành và lan truyền theo các quan
hệ không chính thức, do vậy nó gắn liền với sự tồn tại và phát triển của các tổ chức không chính thức ở bên trong và bên ngoài hệ thống quản lý. Thông tin không chính thức có một số đặc điểm rất đáng chú ý:
- Là dạng thông tin đƣợc hành thành và truyền đạt một cách tự nhiên trong tổ chức, do vậy không thể dùng ý chí chủ quan để loại trừ nó.
- Tốc độ truyền đạt nhanh, thậm chí nhanh hơn nhiều so với kênh chính thức. - Sức thuyết phục cao vì nó đƣợc truyền đạt rất tự nhiên và thƣờng đƣợc