- Nghiệp vụ tạo nguồn hàng
Chủ động được nguồn hàng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hàng xuất khẩu và tiến độ giao hàng, đến việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu, uy tín của Công ty và hiệu qủa kinh
doanh, Công ty sử dụng hình thức tạo nguồn hàng chủ yếu là thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu theo hợp đồng - đây là hình thức thu mua chủ yếu của Công ty. Sau khi Công ty và các đơn vị thành viên đạt được những thoả thuận về mặt số lượng, chất lượng, phương thức thanh toán... thì hai bên mới tiến hành ký hợp đồng kinh tế.
Công tác thu mua tạo nguồn hàng của Công ty được thực hiện theo quy trình sau:
Thứ nhất: Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu
Dựa trên các đơn đặt hàng của khách hàng và các hợp đồng đã ký kết, Công ty tiến hành nghiên cứu khả năng cung cấp hàng xuất khẩu trên thị trường, khả năng cung cấp hàng được xác định bởi nguồn hàng thực tế và nguồn hàng tiềm năng. Đối với nguồn hàng thực tế, Công ty chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được yêu cầu của đơn hàng. Đối với nguồn hàng tiềm năng, Công ty tiến hành đầu tư, liên doanh liên kết với các nhà sản xuất chế biến hàng xuất khẩu để kịp thời đáp ứng hợp đồng Công ty đã ký kết.
Thứ hai: Tiếp cận và đàm phán với các xí nghiệp
Trên cơ sở đã xác định được các xí nghiệp về nguồn hàng, Công ty tiếp cận đàm phán về số lượng chè búp tươi, chất lượng chè, thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, các điều kiện của đơn hàng, thoả thuận và ký kết hợp đồng.
Thứ ba: Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán
Sau khi hoàn tất các thủ tục giấy tờ, Công ty tiến hành tiếp nhận hàng hoá, vận chuyển về kho của Công ty.
Trong mấy năm gần đây, công tác tạo nguồn hàng xuất khẩu đã trở thành một mặt mạnh của Công ty, góp phần quan trọng vào hoạt động xuất khẩu làm hoạt động này ngày càng được thực hiện có hiệu quả hơn.
- Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu
Nghiệp vụ này bao gồm các khâu sau:
Thứ nhất: Chuẩn bị hàng. Sau khi đưa hàng được thu mua về kho, đội ngũ cán bộ chuyên môn của Công ty tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hoá nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng, kịp thời ngăn chặn các hậu quả xấu đồng thời cũng góp phần bảo đảm uy tín của nhà sản xuất cũng như của Công ty trong quan hệ buôn bán. Như vậy, công tác chuẩn bị hàng bao gồm việc kiểm tra chất lượng, số lượng, trọng lượng, bao bì đóng gói, ký hiệu để hoàn thiện hàng theo đúng yêu cầu của đơn đặt hàng.
Thứ hai: Ký kết hợp đồng vận tải. Công ty ký kết hợp đồng vận chuyển để đưa hàng hoá ra cảng xuất khẩu, sau đó tiến hành bốc dỡ hàng xuống cảng để
Hải quan kiểm định hàng hoá.
Thứ ba: Hoàn thiện thủ tục giấy tờ. Khi giao hàng, Công ty thường phải chuẩn bị một số giấy tờ quan trọng như: Hợp đồng thương mại, bản dịch hợp đồng, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh hàng hoá, các giấy tờ có liên quan khác.
Thứ tư: Tổ chức khai báo làm thủ tục Hải quan. Công ty có trách nhiệm xuất trình đầy đủ giấy tờ, sắp xếp hàng, mở hàng để Hải quan kiểm tra. Thứ năm: Giao hàng lên tàu. Sau khi làm xong thủ tục Hải quan, Công ty giao hàng lên tàu.
- Nghiệp vụ thanh toán
Có thể nói thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh, đặc biệt với hoạt động buôn bán Quốc tế. Nó có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động xuất khẩu nói riêng của Công ty. Hình thức thanh toán của Công ty là hình thức thanh toán bằng tín dụng thư vì đây là một phương thức thanh toán đảm bảo, thuận tiện, an toàn lại hạn chế được rủi ro cho cả hai bên mua và bán. Sau khi ký kết hợp đồng Công ty sẽ nhận được 1/3 số tiền hàng của khách hàng, khi hàng đã lên tàu và rời cảng Việt Nam, căn cứ vào vận đơn Công ty làm thủ tục CO (thủ tục thông báo hàng đã lên tàu) và đề nghị khách hàng chuyển hết số tiền còn lại của lô hàng. Khi đã nhận được số tiền còn lại Công ty sẽ đề nghị Công ty vận tải tàu biển cho phép giải phóng hàng tại cảng đến (cảng Karachi, Pakistan). Khách hàng thanh toán cho Công ty bằng USD vào tài khoản riêng của Công ty tại Ngân hàng.