SƠ ĐỒ 2.1: NGHIỆP VỤ THANH TOÁN THẺ
Cỏc bước trong quy trỡnh thanh toỏn thẻ:
(1)Chủ thẻ dựng thẻ để thanh toỏn tiền hàng hoỏ, dịch vụ hoặc rỳt tiền mặt tại cỏc đơn vị chấp nhận thẻ hoặc Ngõn hàng đại lớ.
(2) Đơn vị chấp nhận thẻ hoặc Ngõn hàng đại lớ khi nhận được thẻ từ khỏch hàng kiểm tra tớnh hợp lệ của của thẻ, thiết lập hoỏ đơn thanh toỏn và trao hàng hoỏ, dịch vụ cho khỏch hàng.
(3) Đơn vị chấp nhận giao dịch với ngõn hàng, gửi hoỏ đơn thẻ cho Ngõn hàng thanh toỏn.
(4) Ngõn hàng thanh toỏn tiến hành thanh toỏn cho đơn vị chấp nhận thẻ (Ghi cú vào tài khoản của đơn vị chấp nhận thẻ hoặc Ngõn hàng đại lớ thanh toỏn). (5) Ngõn hàng thanh toỏn thẻ thanh toỏn với cỏc tổ chức thẻ Quốc tế và cỏc thành viờn khỏc.
(6) Tổ chức thẻ Quốc tế ghi cú cho Ngõn hàng thanh toỏn. (7) Tổ chức thẻ Quốc tế bỏo nợ cho Ngõn hàng phỏt hành thẻ.
Tổ chức thẻ Quốc tế Chủ thẻ Đơn vị chấp nhận thẻ Chi nhỏnh thanh toỏn thẻ Chi nhỏnh phỏt hành thẻ (1) (3) (5) (7) (2) (8) (4) (6) (9) (10
(8) Ngõn hàng phỏt hành thẻ thanh toỏn nợ cho Tổ chức thẻ Quốc tế. (9) Ngõn hàng phỏt hành gửi bản sao cho chủ thẻ.
(10) Chủ thẻ thanh toỏn nợ cho Ngõn hàng phỏt hành.
Chủ thẻ sau khi nhận được sao kờ sẽ tiến hành trả tiền cho những khoản hàng hoỏ, dịch vụ mà mỡnh đó tiờu dựng.
Cụ thể nghiệp vụ thanh toỏn thẻ diễn ra như sau:
Thanh toỏn thẻ tại cỏc đơn vị chấp nhận thẻ hoặc cỏc điểm ứng tiền mặt: Khi chủ thẻ xuất trỡnh thẻ để thanh toỏn tiền hàng hoỏ, dịch vụ cho cỏc đơn vị chấp nhận thẻ thỡ cỏc đơn vị chấp nhận thẻ phải tiến hành kiểm tra đầy đủ cỏc yếu tố của thẻ, bao gồm: Thẻ thanh toỏn phải cũn nguyờn vẹn; khụng mất gúc; khụng cú dấu hiệu của sự cào sửa; cỏc thụng tin in nổi trờn thẻ phải cũn đầy đủ, khụng bị in nổi lại hay bị là phẳng; bốn số đầu của số thẻ phải trựng với bốn số cuối in ngay dưới thẻ; cỏc đơn vị chấp nhận thẻ cũn phải kiểm tra băng chữ kớ phớa sau thẻ; Đặc biệt, cỏc đơn vị chấp nhận thẻ cũn phải kiểm tra thời hạn sử dụng của thẻ cú cũn hay khụng; Trong một số trường hợp nếu thấy cần thiết cỏc đơn vị cũn cú thể kiểm tra giấy tờ của chủ thẻ.
Tiếp đú, cỏc đơn vị chấp nhận thẻ phải đối chiếu thẻ thanh toỏn với danh sỏch cỏc thẻ cấm lưu hành và những thụng bỏo đột xuất do ngõn hàng cung cấp. Cuối cựng, trước khi chấp nhận thanh toỏn cỏc đơn vị chấp nhận thẻ phải kiểm tra số tiền giao dịch nếu vượt hạn mức cấp phộp thỡ phải xin phộp ngõn hàng thanh toỏn thẻ.
Khi đó chấp nhận thanh toỏn cỏc đơn vị chấp nhận thẻ phải lập bộ hoỏ đơn thanh toỏn gồm 4 liờn: một liờn đơa cho ngõn hàng, một liờn ngõn hàng giữ lại, hai liờn cũn lại gửi ngõn hàng thanh toỏn thẻ
Thanh toỏn thẻ tại chi nhỏnh thanh toỏn thẻ:
Sau khi nhận được hoỏ đơn và bảng kờ thanh toỏn do cỏc đơn vị chấp nhận thẻ gửi đến, Chi nhỏnh thanh toỏn thẻ tiến hành kiểm tra tớnh hợp lệ của hoỏ đơn và sự
ăn khớp giữa biờn lai và bảng kờ và lập dữ liệu để lập hồ sơ nhờ thu. Chi nhỏnh thanh toỏn thẻ phải cú trỏch nhiệm theo dừi hồ sơ chấp nhận thẻ. Hoỏ đơn thanh toỏn thẻ được lưu lại chi nhỏnh thanh toỏn thẻ dựng làm chứng từ gốcđể tra soỏt và giải quyết khiếu nại (nếu cú phỏt sinh).
Sau khi đó kiểm tra kĩ lưỡng hoỏ đơn, chi nhỏnh sẽ tạm ứng cho đơn vị chấp nhận thẻ theo số tiền ghi trờn hoỏ đơn trừ đi cỏc khoản phớ mà đơn vị chấp nhận thẻ phải trả cho chi nhỏnh thanh toỏn ( theo như tỷ lệ đó kớ kết trong hợp đồng đó kớ kết giữa hai bờn). Chi nhỏnh thanh toỏn thẻ ghi số tiền này vào tài khoản tạm ứng. Chi nhỏnh thanh toỏn thẻ lập bảng kờ theo mẫu quy định, liệt kờ toàn bộ giao dịch và gửi cho trung tõm thẻ. Sau khi nhận được bỏo Cú từ trung tõm thẻ, chi nhỏnh thanh toỏn thẻ sẽ đối chiếu với hồ sơ của mỡnh để tất toỏn trờn tài khoản tạm ứng.
Thanh toỏn thẻ tại trung tõm thẻ:
Khi nhận được cỏc dữ liệu thanh toỏn ( theo bảng kờ) gửi từ cỏc chi nhỏnh thanh toỏn thẻ, trung tõm thẻ bỏo cú cho chi nhỏnh thanh toỏn thẻ theo số tiền thanh toỏn ghi trờn bảng kờ và giữ lại một phần mà Ngõn hàng Nhà nước được hưởng theo tỷ lệ quy định.
Trung tõm thẻ tiến hành tập hợp tất cả cỏc giao dịch nhận được từ cỏc chi nhỏnh thanh toỏn thẻ và gửi cho cỏc Tổ chức thẻ quốc tế tương ứng. Sau khi nhận được bỏo cú từ cỏc Tổ chức thẻ quốc tế, trung tõm thẻ đối chiếu với bảng kờ của cỏc chi nhỏnh thanh toỏn thẻ để hạch toỏn cho cỏc chi nhỏnh thanh toỏn thẻ cú liờn quan. Đồng thời cỏc trung tõm thẻ sẽ lập giấy bỏo nợ cho cỏc chi nhỏnh phỏt hành thẻ.
Hàng thỏng vào ngày sao kờ, trung tõm thẻ lập sao kờ chi tiết cỏc giao dịch đó phỏt sinh trong kỡ của từng thẻ và gửi cho chi nhỏnh qua mạng.
Tại chi nhỏnh phỏt hành thẻ:
Khi nhận được giấy bỏo nợ từ trung tõm thẻ gửi về chi nhỏnh phỏt hành thẻ sẽ lập hồ sơ quản lớ và hạch toỏn vào tài khoản thanh toỏn thẻ. Chi nhỏnh phỏt hành
thẻ thanh toỏn nợ cho Tổ chức thẻ quốc tế và cuối cựng phải gửi sao kờ cho chủ thẻ.