7. Kết cấu của luận văn
2.3.1. Kế toán chi tiết TSCĐ
Trên cơ sở việc phân loại TSCĐ thì toàn bộ TSCĐ của công ty được theo dõi chặt chẽ cả ba chỉ tiêu: Nguyên giá, Giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Tại công ty, TSCĐ được xác định đúng nguyên giá trước khi đưa vào sử dụng, đây là bước khởi đầu quan trọng giúp công ty có thể hạch toán chính xác TSCĐ theo đúng giá trị của nó. Mọi TSCĐ đều được quản lý theo hồ sơ, ghi chép sổ sách kế toán về cả số lượng và giá trị, không chỉ theo dõi trên tổng số mà còn theo dõi riêng trên từng loại theo từng tài sản, không chỉ quản lý tình hình sử dụng mà còn quản lý theo địa điểm sử dụng TSCĐ giao cho bộ phận nào sử dụng nơi đó chịu trách nhiệm quản lý. Bằng những biện pháp này, không chỉ mang tính hình thức quản lý số lượng tài sản mà nó thực sự có ý nghĩa trong việc theo dõi, sử dụng tài sản, bảo dưỡng kịp thời theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch. TSCĐ khi cấp phát hay điều chuyển đều có quyết định.
Trong quá trình sử dụng mọi TSCĐ được tính và trích khấu hao đầy đủ đưa vào giá thành theo tỷ lệ nhà nước quy định, đồng thời xác định mức hao mòn và giá trị còn lại để có kế hoạch đầu tư, đổi mới TSCĐ. Ngoài ra, hàng năm công ty còn tiến hành kiểm kê TSCĐ vào cuối năm, vừa để kiểm tra TSCĐ về mặt hiện vật, vừa xử lý trách nhiệm vật chất đối với các trường hợp hư hỏng, mất mát một cách kịp thời, đúng chế độ, quy định.
Từ bộ chứng từ gốc, kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ phát sinh để ghi vào phần mềm kế toán theo từng tài khoản tương ứng. Đồng thời sử dụng bộ chứng từ này
làm căn cứ để ghi sổ/ thẻ chi tiết TSCĐ (phụ lục 5). Mỗi một tài sản cố định đều được tạo một thẻ TSCĐ tương ứng với đầy đủ các thông tin về số lượng, giá trị, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình thành…. Các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ phát sinh trong tháng sẽ được ghi nhận vào Bảng tổng hợp TSCĐ của tháng đó. Bảng tổng hợp TSCĐ được lập bao gồm các nội dung: tăng, giảm nguyên giá, thời điểm, thời gian, phương pháp tính khấu hao, nguyên nhân giảm TSCĐ, giá trị thu hồi.
Cuối tháng sau khi hoàn thành các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ thì kế toán cập nhật vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ để tính ra số khấu hao TSCĐ phân bổ trong tháng. Sau đó kế toán TSCĐ sẽ in từ phần mềm ra các sổ Cái tài khoản có liên quan như: Sổ cái TK 211, TK 213, TK214, TK 241,... Số liệu trên các sổ cái này được đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp TSCĐ, sổ TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, các báo cáo có liên quan khác. Nếu số liệu đã trùng khớp thì được dùng để lên Bảng cân đối số phát sinh chung cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong tháng của công ty.