7. Kết cấu của luận văn
2.3.2. Kế toán tổng hợp TSCĐ
2.3.2.1. Tài khoản sử dụng
Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam như sau:
- Tài khoản tổng hợp được xây dựng dựa trên đặc điểm TSCĐ tại đơn vị - Tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên các yếu tố sau: đặc điểm TSCĐ tại đơn vị, yêu cầu quản lý TSCĐ của các cấp quản lý.
Tuân theo nguyên tắc nêu trên, Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam thống nhất áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam sử dụng những tài khoản sau:
- Tài khoản 211 - Tài sản cố định hữu hình: Tài khoản 2112 - Máy móc thiết bị
- Tài khoản 213 - Tài sản cố định vô hình: Tài khoản 2135 - Chương trình phần mềm - Tài khoản 214 - Hao mòn TSCĐ:
Tài khoản 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình Tài khoản 2143 - Hao mòn TSCĐ vô hình
Và một số Tài khoản liên quan như: TK 241, TK 111, TK 112, TK 211, TK 811, TK 711…
Trên cơ sở danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, căn cứ vào yêu cầu thực tế, Công ty sử dụng những tài khoản liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và mở thêm các mã chi tiết để phục vụ cho yêu cầu quản lý của đơn vị.
2.3.2.2. Kế toán tăng, giảm TSCĐ
a) Kế toán tăng TSCĐ hữu hình * Tăng TSCĐ do mua săm
Trong trường hợp này căn cứ vào nhu cầu đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc, thiết bị sản xuất của từng bộ phận sản xuất. Bộ phận sản xuất phải đề đơn lên quản lý và Giám đốc. Sau khi được sự chấp nhận, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với bên cung cấp TSCĐ. Sau khi đưa bản nghiệm thu và bàn giao máy móc thiết bị, đồng thời bên bán sẽ viết hoá đơn làm cơ sở để thanh toán và đây là một trong những căn cứ cùng với chứng nhận chi phí phát sinh có liên quan để có thể tính nguyên giá TSCĐ để kế toán ghi vào sổ và thẻ kế toán có liên quan.
Khi mua TSCĐ về, công ty tiến hành lập các chứng từ: - Hợp đồng kinh tế
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao TSCĐ - Hoá đơn GTGT
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán
Các chứng từ này là căn cứ cho việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tăng TSCĐ, trích khấu hao theo quy định.
Trên cơ sở chứng từ liên quan gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán,…kế toán tiến hành mở thẻ TSCĐ, ghi sổ TSCĐ và bàn giao cho đơn vị quản lý. Đồng thời phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, từ đó phản ánh vào sổ cái TK 211 - TSCĐ hữu hình.
Qua khảo sát, ngày 26/04/2019, Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam mua một máy sấy khí của Công ty TNHH YUJIN COMPRESSOR Việt Nam với giá 110.000.000 đồng (giá chưa có VAT) theo hóa đơn số 0000860 ngày 26/04/2019 ký hiệu VN/17p.
Khi công việc mua bán đã hoàn thành, kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan để thành lập hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế (Phụ lục 06)
- Hoá đơn GTGT (Phụ lục 07)
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao TSCĐHH (Phụ lục 08)
- Biên bản thanh lý hợp đồng (Phụ lục 09)
Để phản ánh nghiệp vụ trên, căn cứ vào hoá đơn tài chính GTGT, Biên bản giao nhận tài sản, phiếu chi, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 211: 110.000.000 VNĐ Nợ TK 1331.2: 11.000.000 VNĐ Có TK 112: 121.000.000 VNĐ
Bút toán này được phản ánh trên nhật ký chung và đến cuối tháng ghi vào sổ cái của TK 211 và các tài khoản có liên quan.
b) Kế toán tăng TSCĐ vô hình
Kế toán căn cứ vào các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình được quy định trong chuẩn mực kế toán số 04 để xác định một TSCĐ vô hình. Các tiêu chuẩn đó cũng tương tự như đối với TSCĐ hữu hình nhưng ngoài ra còn phải thỏa mãn đồng thời định nghĩa về TSCĐ vô hình tức là phải được xem xét trên ba yếu tố: tính có thể xác định được, khả năng kiểm soát nguồn lực và tính chắc chắn của lợi ích kinh
tế trong tương lai. Như vậy, có thể thấy việc ghi nhận TSCĐ vô hình phức tạp hơn việc ghi nhận TSCĐ hữu hình.
Xác định nguyên giá TSCĐ vô hình: Đối với TSCĐ vô hình tăng do mua sắm
Nguyên giá TSCĐ = Giá mua TSCĐ
theo hóa đơn
Xác định giá trị sau ghi nhận ban đầu:
+ Chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử
Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn của TSCĐ của TSCĐ của TSCĐ
Tại Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam, tài sản cố định vô hình là phần mềm máy tính, còn các loại tài sản cố định vô hình khác hầu như không có. Trường hợp Công ty mua phần mềm máy tính phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, thì kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ liên quan cùng với hóa đơn GTGT, để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Misa.
c) Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ
Hiện nay tại Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam thì hầu hết các TSCĐ giảm là do hoạt động thanh lý hoặc nhượng bán cho đơn vị khác. Nhưng TSCĐ này hầu hết đều đã lạc hậu, cũ nát, qua nhiều lần sửa chữa nhưng chúng không đem lại hiệu quả kinh tế cho công ty hoặc có nhưng thấp hơn so với các máy móc hiện đại hơn trên thị trường.
Giảm do nhượng bán TSCĐ
Trước khi nhượng bán TSCĐ phải làm đơn đề nghị nhượng bán TSCĐ
không cần sử dụng, lạc hậu về kỹ thuật lên Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam. Sau khi được chấp nhận công ty sẽ thực hiện việc ký kết hợp đồng mua bán TSCĐ với bên có nhu cầu mua. Tiếp theo là bàn giao thiết bị cho bên mua. Đây là căn cứ để lập phiếu thu tiền, sau đó cùng với bên mua sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế. Cuối cùng sẽ hạch toán ghi giảm TSCĐ hiện có của công ty và hạch toán phần thu nhập.
Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn thanh toán
- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế. Giảm do thanh lý.
Để thanh lý một TSCĐ bộ phận sử dụng phải làm đơn đề nghị thanh lý
TSCĐ lên công ty. Khi Giám đốc phê duyệt, thì bộ phận này sẽ bàn giao TSCĐ cho đối tượng có nhu cầu và đồng thời phát hành hoá đơn GTGT để làm cơ sở thanh toán. Chứng từ cho những nghiệp vụ này thường gồm: biên bản xin thanh lý TSCĐ, hợp đồng kinh tế bán TSCĐ, hóa đơn GTGT.
Kế toán TSCĐ sẽ tiến hành ghi giảm nguyên giá và hao mòn lũy kế của TSCĐ, các khoản thu, chi cho thanh lý ghi nhận vào thu nhập khác và chi phí khác trong kỳ. Đồng thời, kế toán căn cứ tiến hành hủy thẻ tài sản cố định của tài sản này.
Qua khảo sát, ngày 31/12/2019 Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam thanh lý 1 máy nhồi lông vũ tự động , nguyên giá là 237.300.000 đồng, giá trị hao mòn: 220.820.833 đồng, giá trị còn lại: 16.479.167 đồng. Công ty thanh lý máy nhồi lông vũ này với giá là 33.000.000 đồng.
Căn cứ vào các chứng từ như: Quyết định thành lập hội đồng thanh lý (phụ
lục 10), biên bản thanh lý tài sản( phụ lục 11), hợp đồng thanh lý (phụ lục 12), hóa
đơn GTGT (phụ lục 13), phiếu thu( phụ lục 14),thẻ tài sản cố định (phụ lục 15), kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 811: 16.479.167 Nợ TK 214: 220.820.833 Có TK 211: 237.300.000 Nợ TK 111: 33.000.000 Có TK 711: 30.000.000 Có TK 3331: 3.000.000
d) Kế toán khấu hao tài sản cố định
Mọi TSCĐ của Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam đều được trích khấu hao theo quy định hiện hành tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính.
Khấu hao TSCĐ dùng trong sản xuất, kinh doanh Công ty hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ; khấu hao TSCĐ chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý hạch toán vào chi phí khác.
Định kỳ Kế toán Công ty tính, trích khấu hao TSCĐ rồi ghi nhận vào phần mềm kế toán Misa, từ đó phần mềm hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí khác, như sau:
Nợ các TK 627, 641, 642, 811
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ (TK cấp 2 phù hợp).
Trường hợp giảm TSCĐ thì đồng thời với việc ghi giảm nguyên giá TSCĐ Công ty cũng ghi giảm giá trị đã hao mòn của TSCĐ.
Theo phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng:
- Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho 12 tháng.
Qua khảo sát, ngày 26/04/2019, Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam mua và đưa vào sử dụng 01 máy sấy khí với giá chưa thuế GTGT là
110.000.000 đồng, thời gian sử dụng ước tính là 7 năm. Ta có:
Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm khấu hao, kế toán sử dụng TK 214 “Hao mòn TSCĐ”, ngoài ra còn sử dụng TK 627 (Chi phí sản xuất chung).
Căn cứ vào bảng tổng hợp phân bổ khấu hao năm 2019 cho từng đối tượng chi phí (Phụ lục 16) kế toán ghi:
Nợ TK 627: 881.141.600 Có TK 214: 881.141.600
Đối với những tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn đang sử dụng hoặc đang chờ thanh lý, nhượng bán thì kế toán theo dõi trên một bảng riêng đó là bảng tổng hợp TSCĐ đã hết khấu hao vẫn đang được sử dụng.
e) Kế toán sửa chữa tài sản cố định
Sửa chữa TSCĐ là việc tiến hành thay thế, tu bổ, bảo dưỡng, sửa chữa một số bộ phận của TSCĐ bị hư hỏng nhằm duy trì năng lực sản xuất của TSCĐ. Là doanh nghiệp sản xuất, TSCĐ của Công ty TNHH MTV Phúc Hưng FNC - Việt Nam chủ yếu là máy móc, thiết bị phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm nên TSCĐ của DN không tránh khỏi tình trạng bị hao mòn, hư hỏng từng chi tiết, từng bộ phận. Để duy trì năng lực hoạt động và kéo dài thời gian sử dụng ngoài việc bảo quản, duy trì tốt, TSCĐ cần phải tiến hành sửa chữa.
- Đối với hoạt động sửa chữa thường xuyên: Tại công ty đa phần là nghiệp vụ sửa chữa thường xuyên. Vì chi phí nhỏ nên công ty giao cho từng bộ phận quản lý tự quyết định sửa chữa. Kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến sửa chữa TSCĐ và căn cứ vào đó để nhập liệu lên phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động hạch toán ghi Nợ các Tài khoản chi phí và ghi Có TK 111, 112, 152,…. Chi phí sửa chữa thường xuyên sẽ ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Ví dụ: Ngày 15/02/2019, công ty có tiến hành sửa chữa máy may công nghiệp bộ phận sản xuất với chi phí sửa chữa là 700.000 VNĐ đã thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán căn cứ vào phiếu chi (phụ lục 17) ngày 15/02/2019 kế toán ghi: Nợ TK 642: 700.000
Có TK 111 : 700.000
- Đối với hoạt động sửa chữa lớn: Công ty quản lý, kiểm soát và theo dõi việc sửa chữa lớn. Khi tài sản công ty bị hư hỏng mà xét thấy hiệu quả sản xuất giảm, công ty thường đánh giá để sửa chữa, nâng cấp, phục hồi tài sản cố định. Việc sửa chữa lớn TSCĐ thường được các bộ phận căn cứ vào kết quả kiểm tra TSCĐ
theo định kỳ.
Tại công ty không thực hiện việc trích trước chi phí sửa chữa lớn. Do vậy toàn bộ chi phí thực tế sửa chữa lớn được tính trực tiếp vào chi phí trong kỳ hoặc kết chuyển vào TK 242 rồi phân bổ dần vào các kỳ tiếp theo.
Việc sửa chữa lớn thường do công ty thuê ngoài, để tiến hành sửa chữa lớn TSCĐ, công ty tiến hành các thủ tục ký kết hợp đồng với bên sửa chữa. Khi kết thúc quá trình sửa chữa hai bên lập biên bản thanh lý hợp đồng.
Qua khảo sát, vào tháng 7 năm 2019, công ty có tiến hành sửa chữa văn phòng
làm việc. Công ty giao thầu với giá trị chưa thuế 10% là 120.000.000 đồng. (Phụ
lục 18,19,20)
Khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh, căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng được nhận từ bên chủ thầu, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm tự động định khoản:
Nợ TK 2413: 120.000.000
Nợ TK 133: 12.000.000
Có TK 331: 132.000.000
Ngày 16 Tháng 7 năm 2019 công trình đã hoàn thành nên phần mềm kế toán thực hiện bút toán kết chuyển giá thành công trình:
Nợ TK 242: 120.000.000
Có TK 241: 120.000.000
Hàng tháng kế toán xác định mức phân bổ tính vào chi phí quản lý, đối với khoản sửa chữa này công ty phân bổ dần trong 12 tháng, như vậy trong tháng 8 kế toán sẽ hạch toán
Nợ TK 642: 10.000.000
Có TK 242: 10.000.000
f) Về kiểm kê tài sản
Công ty tiên hành kiểm kê tài sản mỗi năm một lần và thường vào cuối năm để nắm bắt được tình hình thực tế về quản lý và sử dụng tài sản. Chứng từ kiểm kê là biên bản kiểm kê. Chi tiết loại tài sản, số lượng, tình trạng của tài sản sẽ được
phản ánh rõ trong Biên bản kiểm kê. Đây chính là cơ sở để công ty phát hiện việc thừa, thiếu, lên kế hoạch đầu tư, thanh lý tài sản cố định. Do ý nghĩa thiết thực của công tác kiểm kê nên công ty đã làm tốt công tác này.