Để thực hiện quản trị, ngƣời ta cố gắng mô hình hóa các thành tố cơ bản và mối quan hệ giữa chúng trong nhóm; từ đó thực hiện việc tìm ra các yếu tố chi tiết nhất cho việc điều chỉnh.
104
Hình 5.1. Mô hình quản trị nhóm
Theo mô hình trên, quản trị nhóm cần thực hiện việc điều chỉnh các quan hệ giữa các thành tố sau:
1. Các yếu tố về tình trạng nhóm: Ở đây xem xét các hoàn cảnh thực trạng của nhóm trong tình trạng hoạt động chung của tổ chức:
- Tình trạng việc làm, tình thế chung của toàn tổ chức. - Tình trạng môi trƣờng của tổ chức trong tổng thể - Tình trạng từng cá nhân thành viên trong nhóm.
2. Các yếu tố cá nhân và mối quan hệ giữa các thành viên của nhóm
- Cần theo dõi, phân tích định kỳ các yếu tố mang tính cá nhân của các thành viên nhƣ: nhu cầu; sự mong đợi của họ vào nhóm; kinh nghiệm; khả năng và sự sẵn sàng; mục tiêu cá nhân và các động lực…
- Các quan hệ trong nhóm rất đa dạng: quan hệ sẵn sàng giúp đỡ; cởi mở; cùng gánh chịu; độc lập hành động; ích kỷ; kèn cựa; dối trá;…
3. Các yếu tố liên quan toàn bộ nhóm
- Các yếu tố liên quan đến công việc: loại và tính chất công việc; mức độ khó khăn của công việc; các khó khăn gặp phải;
- Các yếu tố liên quan đến đối ngoại: quan hệ với nhóm khác; vai trò và vị trí của nhóm trong tổ chức…
- Các yếu tố về cấu trúc của nhóm: các đặc trựng; tính năng động; các định mức; ý tƣởng; vị thế, phạm vi, mạng lƣới thông tin, tình trạng đào tạo.
4. Các yếu tố liên quan đến cá nhân người phụ trách
Phụ trách nhóm NHÓM Tình trạng nhóm Phƣơng tiện quản trị Kết quả nhóm
105 - Các đặc trƣng cá nhân: năng lực; tiềm năng; kiến thức; uy tín; bản chất; mục tiêu theo đuổi…
- Tác phong quản trị; định hƣớng kết quả hay con ngƣời; phê phán hay chấp nhận; khô khan hay hài hƣớc; khắt khe hay cởi mở.
5.Các yếu tố về phương tiện quản trị
- Sử dụng công cụ pháp lý; - Sử dụng sức mạnh quyền uy; - Tạo các khuyến khích phù hợp; - Thực hiện các cuộc gặp gỡ trao đổi; - Chia sẻ sự hiểu biết lẫn nhau; - Nắm vững hoạt động kiểm tra; - Phê phán sửa chữa sai lầm; - Cung cấp thông tin;
- Nắm bắt cụ thể vấn đề;
- Duy trì các nề nếp trong nhóm; - Tạo ra sự gắn bó với kết quả; - Có phƣơng thức đánh giá phù hợp.
6.Các nhân tố liên quan đến kết quả của nhóm
- Thành tích mục tiêu của nhóm: xác định mục tiêu phù hợp để các nỗ lực của nhóm đƣợc khích lệ. Nếu mục tiêu đề ra quá lớn sẽ khó thwcjhieenj và dễ làm nản tinh thần của nhóm.
- Giữ vững các thành tích đã đạt đƣợc. Đây là điều kiện cần để nhóm có thể vƣơn tới xa hơn.
- Khuyến khích thành tích cá nhân của các thành viên.
Ngƣời phụ trách nhóm cần phải là ngƣời toàn tâm toàn ý với nhóm; không đề ra các yêu cầu quá cao hoặc quá thấp; loại bỏ mọi sự thiên lệch (quá đề cao hay quá coi thƣờng một vấn đề gì của nhóm). Mặt khác, ngƣời phụ trách còn phải là ngƣời có khả năng chống lại các mặt xấu nhƣ: thói vị kỷ, bè phái, chống đối. Điều đó đòi hỏi ngƣời phụ trách nhóm trƣớc hết phải là tấm gƣơng tốt.