Các phòng chức năng là những tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh doanh, kỹ thuật, hành chính v.v... đƣợc phân công chuyên môn hoá theo các chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp giám đốc (và các phó giám đốc), chuẩn bị các quyết định theo dõi, hƣớng dẫn các phân xƣởng, các bộ phận sản xuất kinh doanh cũng nhƣ những cán bộ, nhân viên cấp dƣới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý.
Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao, vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng khác, nhằm bảo đảm cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệp đƣợc tiến hành ăn khớp, đồng bộ, nhịp nhàng. Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân xƣởng, các bộ phận sản xuất.
Trong tình hình hiện nay, khi mà quyền tự chủ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã đƣợc mở rộng; cơ chế quản lý kinh tế mói chung, cơ chế quản trị doanh nghiệp nói riêng đã đổi mới, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc tổ chức các phòng chức năng theo hƣớng chuyên tinh, gọn nhẹ. Đồng thời, phải hết sức coi trọng những bộ phận có quan hệ trực tiếp đến hoạt động kinh doanh; đến công tác nghiên cứu đổi mới sản phẩm, đổi mới công nghệ; nghiên cứu thị trƣờng; xác định giá cả sản phẩm; ...
22
Một là, phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản trị. Trƣờng hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản trị nên do một phòng phụ trách trọn vẹn. Song, do số lƣợng các phòng chức năng phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trƣờng hợp phải ghép vài ba chức năng có liên quan mật thiết với nhau, thuộc cùng lĩnh vực hoạt động vào một phòng. Nhƣ vậy, sẽ thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách.
Hai là, tiến hành lập sơ đồ tổ chức, nhằm mô hình hoá mối quan hệ giữa các phòng chức năng với giám đốc và các phó giám đốc. Đồng thời phải ghi rõ những chức năng mỗi phòng phụ trách nhằm khắc phục tình trạng dẫm đạp, chồng chéo lên nhau hoặc ngƣợc lại, có con ngƣời không bộ phận nào chịu trách nhiệm. Căn cứ vào sơ đồ nói trên, từng phòng chức năng xâydựng nội quy công tác của phòng mình nhằm xác định tỉ mỉ trách nhiệm, quyền hạn chung cả phòng cũng nhƣ riêng cho từng ngƣời trong phòng.
Ba là, tính toán xác định số lƣợng cán bộ, nhân viên mỗi phòng chức năng một cách chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa bảo đảm hoàn thành trách nhiệm, vừa giảm bót tỷ lệ nhân viên quản trị, giảm chi phí quản lý.
Đây là một công việc khá phức tạp, đặc biệt là trong hoàn cảnh cán bộ chƣa đƣợc tiêu chuẩn hoá, việc sắp xếp bố trí cán bộ, nhân viên quản trị trong nhiều năm qua có nhiều bất hợp lý, để lại những hậu quả chƣa thể giải quyết một sớm, một chiều.