3.4.2.1. Mục tiêu trong hệ thống MBO
Mục tiêu trong hệ thống quản trị doanh nghiệp đƣợc chia làm 3 loại:
- Mục tiêu cho công việc hàng ngày: Nhằm đảm bảo các công việc hàng ngày duy trì đƣợc hoạt động của tổ chức. Ví dụ báo cáo định kỳ, tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, kiểm soát... Mục tiêu này liên quan đến "Làm tốt công việc trên những điều kiện sẵn có hay hoàn thành công việc đúng chức năng".
- Mục tiêu giải quyết vấn đề: Đây là những mục tiêu đƣợc đề ra để giải quyết những vấn đề khó khăn phát sinh nhằm tránh những trở ngại trong tƣơng lai hoặc sự tái diễn.
- Mục tiêu đổi mới: Thƣờng là mục tiêu dài hạn hay mục tiêu phát triển của tổ chức. Ví dụ: tái cơ cấu tổ chức, tin học hoá quá trình quản lý, phƣơng pháp làm việc mới, cải tiến sản phẩm và quy trình ...
3.4.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới mục tiêu của doanh nghiệp
- Thứ nhất, những lực lƣợng môi trƣờng bên ngoài thƣờng có ảnh hƣởng lớn tới mục tiêu nhƣ chủ sở hữu, những nhà cung cấp, những doanh nghiệp cạnh tranh... ảnh hƣởng tới tổ chức bằng những qui phạm xã hội, những ràng buộc riêng biệt, những chiến dịch làm áp lực, những sự kiểm soát trực tiếp và làm thành viên của hội đồng giám đốc, vì vậy việc đặt mục tiêu là một phần đặt tiến trình thiết lập giữa doanh nghiệp và yếu tố hoàn cảnh bên ngoài.
- Thứ hai, những nguồn lực của doanh nghiệp ảnh hƣởng tới tính chất và mức độ của những mục tiêu. Những doanh nghiệp có cơ sở tài nguyên lớn lao có khả năng đối phó với hoàn cảnh môi trƣờng tốt hơn. Vì căn cứ nguồn lực lớn hơn cho phép xem xét một tầm mức rộng hơn của những mục tiêu.
- Thứ ba, những quan hệ quyền lực và chính trị nội bộ của doanh nghiệp cũng ảnh hƣởng đến việc mục tiêu. Những doanh nghiệp có sự hỗ trợ của nhân viên và những nhóm nhân viên then chốt có thể đặt mục tiêu cấp cao hơn, triển vọng nhiều hơn. Hơn nữa những quan hệ quyền lực của những ngƣời đặt mục tiêu có thể có một ảnh hƣởng lớn đến sự chọn lựa cuối cùng của những mục tiêu. Những cá nhân thƣờng mặc cả với nhau về những mục tiêu bằng cách sử dụng tiền tài địa vị, cấp bậc và quyền lực.
- Thứ tƣ, năng lực, phẩm chất những nhà quản trị điều hành cao cấp ảnh hƣởng tới việc đặt những mục tiêu. Những giá trị này xuất phát từ đào tạo kinh nghiệm chung và thông tin nhận đƣợc tại chỗ, những giá trị có thể tạo ra một ảnh hƣởng mạnh mẽ quyết định cá nhân của họ. Để sử dụng kiểm soát đầu ra hiệu quả nhất, nhiều tổ chức thực thi việc quản trị theo mục tiêu. Quản trị theo mục tiêu là một hệ thống đánh giá các nhà quản trị bởi khả năng của
59 họ đạt các mục tiêu cụ thể của tổ chức hay thực hiện các tiêu chuẩn và đáp ứng với ngân sách điều hành.
-Thứ năm, tác động của các đối tƣợng hữu quan khác nhƣ nhân viên, cộng đồng ...
3.4.2.3. Nguyên tắc xây dựng mục tiêu
MBO cũng là hệ thống quản lý đầu tiên đặt ra các nguyên tắc khi xây dựng mục tiêu - nguyên tắc SMART
- Specific: Rõ ràng, cụ thể. Mục tiêu phải cụ thể vì nó định hƣớng cho các hoạt động của doanh nghiệp hay các đơn vi, bộ phận trong tƣơng lai
- Measureable: Đo lƣờng đƣợc.
Mục tiêu mà quá mơ hồ, không đo lƣờng đƣợc thì không biết có đạt đƣợc hay không? - Achievable: Khả thi.
Mục tiêu đặt ra phải có tính thách thức để cố gắng, nhƣng cũng đừng đặt mục tiêu loại không thể đạt nổi. Nếu đặt mục tiêu quá cao, không có khả năng thực hiện, từ đó sẽ gây nên tâm lý chán nản và sợ sệt, có thể dẫn tới tình trạng không tin tƣởng vào những mục tiêu đặt ra. Ngƣợc lại, nếu doanh nghiệp lập mục tiêu quá thấp và quá dễ dàng đạt đƣợc sẽ không phát huy đƣợc hết khả năng, tiềm lực của toàn doanh nghiệp
- Realistic: Thực tế.
Mục tiêu đặt ra là phải phù hợp với tính hình thực thế của doanh nghiệp. Mục tiêu phải giúp doanh nghiệp đạt đƣợc những đích cụ thể. Chúng ta không nên xây dựng những loại mục tiêu mà nó chỉ làm cho doanh nghiệp bận rộn nhƣng lại không thích hợp để đóng góp vào sự thành công chung của doanh nghiệp. Nếu chúng ta không tin mục tiêu của chúng ta là đáng làm, chúng ta sẽ không nỗ lực ở mức cần thiết để đạt đƣợc chúng, đó là một tiền đề xấu cho doanh nghiệp trong tƣơng lai. Doanh nghiệp cần đào tạo một đội ngũ các nhà quản trị có kỹ năng lập mục tiêu tốt để đảm bảo hệ thống mục tiêu mà doanh nghiệp đƣa ra đều xác đáng và phù hợp.
- Timebuond: Thời gian thực hiện
Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn. Thời gian hợp lý giúp doanh nghiệp vừa đạt đƣợc mục tiêu lại vừa dƣỡng sức cho các mục tiêu khác
Ngoài những nguyên tắc trên doanh nghiệp cần lƣu ý một số nguyên tắc khác nhƣ: - Thƣờng xuyên xem lại mục tiêu để điều chỉnh cho phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
-Hãy đặt bản mục tiêu hàng tuần và luôn nhắc lại các mục tiêu cần thực hiện, nhƣ vậy chúng ta sẽ biết cần phải đạt đƣợc những gì. Hàng tháng hãy xem lại mục tiêu trong năm để xem chúng ta có theo sát nó không. Nếu tình hình của doanh nghiệp thay đổi, cũng đừng ngại thay đổi mục tiêu. Linh hoạt là một nhân tố quan trọng trong việc lập mục tiêu.
60 Cuối cùng, khi đã xây dựng đƣợc một hệ thống mục tiêu tốt, doanh nghiệp phải nỗ lực hết sức, toàn tâm toàn ý để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Việc nỗ lực thực hiện các mục tiêu đã đặt ra vừa là động lực vừa căn cứ để doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống mục tiêu trong tƣơng lai của mình.
3.4.2.4. Tiến trình quản trị theo mục tiêu trong doanh nghiệp
Bước l: Xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp và phân bổ mục tiêu cho từng Phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp.
Xây dựng mục tiêu là một công việc quan trọng dẫn tới thành công của bất cứ doanh nghiệp nào. Các nhà quản trị có thể trở nên rối trí khi không biết phải tập trung vào cái gì nếu không tiến hành xây dựng hệ thống mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Mục tiêu sẽ chỉ đạo hành động, cung cấp cho doanh nghiệp những điều để hƣớng nỗ lực vào đó, và nó có thể đƣợc sử dụng nhƣ một tiêu chuẩn đánh giá để đo lƣờng mức độ thành công của công việc kinh doanh của doanh nghiệp
Để làm đƣợc điều này, trƣớc tiên phải phân tích về thị trƣờng, bao gồm: nhu cầu của thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh, tốc độ tăng trƣởng của ngành... Trên cơ sở đó, dự báo về doanh thu, sản lƣợng của doanh nghiệp và cuối cùng là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm: mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Mục tiêu của doanh nghiệp thƣờng có các điểm chính nhƣ: doanh số, lợi nhuận, số khách hàng mới, phát triển mạng lƣới, chất lƣợng, dịch vụ, chi phí... .
Bước 2: Xây dựng kế hoạch dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp
-Xây dựng kế hoạch về yêu cầu nguồn lực tổng thể, đó là điều kiện cần để đạt đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp.
- Xây dựng kế hoạch hàng tuần, hàng tháng của các phòng ban dựa trên mục tiêu cụ thể của từng phòng ban.
- Xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể của các phòng ban để đạt mục tiêu trong từng khu vực cụ thể. Đó là kế hoạch phân bổ nguồn lực, khối lƣợng công việc dự kiến, kế hoạch hƣớng dẫn và đào tạo nhân viên nhằm đạt đƣợc mục tiêu.
Bước 3: Phân bổ mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên
- Xây dựng KPI (Key Performance Indicator - chỉ số thực hiện chính) cho từng nhân viên dựa trên công việc cụ thể của từng nhân viên đó.
- Xây dựng cơ chế lƣơng thƣởng dựa trên kết quả công việc và KPI.
- Thúc đẩy nhân viên làm việc để đạt đƣợc mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của doanh nghiệp thông qua các chƣơng trình phúc lợi, cuộc thi trong nội bộ công ty nhƣ: ngƣời bán hàng giỏi nhất, ngƣời đạt năng suất cao nhất..., tạo môi trƣờng cạnh tranh lành mạnh và cởi mở.
61
KPI Chỉ tiêu % đánh giá
Doanh số % so với năm trƣớc 40%
Lãi gộp % so với năm trƣớc 30%
Phát triển mạng lƣới Số điểm bán hàng mới 15%
Thu tiền của khách hàng Số ngày phải thu 10%
Hành chính báo cáo Đúng thời hạn 5%
Bước 4: Theo dõi, giám sát mục tiêu của từng nhân viên, từng phòng ban và toàn doanh nghiệp
- Thực hiện việc truyền đạt thông tin về mục tiêu của doanh nghiệp, của phòng ban và của nhân viên một cách chặt chẽ, đảm bảo việc thông suốt và thấuhiểu của từng thành viên, từ cấp quản lý đến nhân viên. Thực hiện việc trao đôi cởi mở thông tin trong tổ chức.
- Tổ chức các buổi họp hàng tháng, hàng tuần và thậm chí hàng ngày để theo dõi về việc phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp, hoạt động quản lý của các phòng ban, hoạt động làm việc hàng ngày.
- Xây dựng hệ thống báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, trên cơ sở đó có quyết định kịp thời để đảm bảo doanh nghiệp không đi chệch mục tiêu của mình.
Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh mục tiêu của từng nhân viên, phòng ban và doanh nghiệp
- Dùng phƣơng pháp bảng điểm cân bằng để đo lƣờng, đánh giá năng lực của nhân viên.
- Dựa trên thông tin phản hồi và kết quả hoạt động thực tế, tổ chức buổi họp đánh giá kết quả hàng tháng, hàng quý đối với từng nhân viên, phòng ban và doanh nghiệp.
- Thực hiện điều chỉnh mục tiêu của doanh nghiệp theo sát với diễn biến thị trƣờng. - Cung cấp các kỹ năng cần thiết, khoá đào tạo để giúp nhân viên phát triển và đạt đƣợc mục tiêu của cá nhân, qua đó giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu chung.