3.5.2.1. Khái quát về quản trị thực hiện công việc
Quản trị thực hiện công việc là một trong những quá trình quản trị quan trọng nhất trong quản trị theo kết quả. Đó là quá trình trao đổi liên tục dựa trên mối quan hệ qua lại giữa nhà quản trị và nhân viên. Quá trình này bao gồm việc xây dựng các yêu cầu/ mục tiêu rõ ràng và sự nhận thức về các vấn đề dƣới đây:
65 - Các nhiệm vụ, chức năng cơ bản của nhân viên
- Nhiệm vụ, mục tiêu đạt đƣợc của từng vị trí có đóng góp nhƣ thế nào cho mục tiêu chung của bộ phận, công ty.
- Trả lời câu hỏi công việc cần đƣợc làm tốt nhƣ thế nào.
- Nhà quản trị và nhân viên sẽ hợp tác nhƣ thế nào để duy trì, cải thiện hay phát triển khả năng thực hiện công việc của nhân viên.
- Kết quả thực hiện công việc đƣợc nhân viên và nhà quản trị đo lƣờng và đánh giá nhƣ thế nào.
- Những khó khăn trong thực hiện công việc sẽ đƣợc xác định và khắc phục nhƣ thế nào.
Mục đích quan trọng nhất của hệ thống quản trị thực hiện công việc là nhằm liên tục cải thiện kết quả thực hiện công việc của nhân viên và bộ phận. Quá trình này gồm :
- Lập kế hoạch thực hiện công việc
- Liên tục giám sát, hƣớng dẫn và truyền đạt, trao đổi thông tin.
- Lập các báo cáo, tài liệu biểu mẫu về quá trình giám sát, những cải thiện và kết quả thực hiện công việc theo kế hoạch thực hiện công việc.
- Họp đánh giá thực hiện công việc chính thức.
- Xếp loại đánh giá, xác định các khó khăn, rào cản và kế hoạch nâng cao khả năng thực hiện công việc.
3.5.2.2. Lợi ích của quản trị thực hiện công việc
1. Lợi ích với nhà quản trị và công ty
Quản trị thực hiện công việc không phải là một quá trình đơn giản. Vậy tại sao chúng ta phải thực hiện? Khi đƣợc tiến hành đúng cách, quá trình này sẽ giúp nhà quản trị giảm thời gian hƣớng dẫn nhân viên hoặc giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện công việc. Việc giúp nhân viên hiểu đƣợc những kỳ vọng ở họ sẽ giúp họ làm việc độc lập hơn. Xác định đƣợc các khó khăn, rào cản trong quá trình thực hiện công việc có thể cải thiện đƣợc năng suất làm việc. Quá trình quản trị thực hiện công việc giúp nhân viên thực hiện công việc theo mục tiêu và yêu cầu của công ty. Tuy nhiên, nếu thực hiện không đúng, nó có thể gây ra sự tức giận, thất vọng và tạo cảm giác không công bằng trong công ty.
2. Lợi ích với nhân viên
Quá trình quản trị thực hiện công việc giúp nhân viên hiểu đƣợc vai trò, trách nhiệm, các kỳ vọng và yêu cầu mức độ hoàn thành. Nó cũng tạo ra cách thức xác định rõ các yêu cầu/kỳ vọng, ghi nhận lại kết quả, và điều chỉnh các yêu cầu theo sự thay đổi của mục tiêu hay môi trƣờng làm việc.
3.5.2.3. Nội dung quản trị thực hiện công việc
66 Đầu kỳ, nhà quản trị và nhân viên cùng lập kế hoạch thực hiện công việc bao gồm: xác định trách nhiệm cụ thể, mục tiêu cá nhân và đo lƣờng đánh giá nhƣ thế nào. Nó có thể bao gồm cả việc xác định và giải quyết các vấn đề. Khi lập kế hoạch cần lƣu ý:
- Xem xét lại các mục tiêu của Công ty và bộ phận
- Khuyến khích nhân viên tham gia lập kế hoạch để nhân viên có thể đóng góp nhiều hơn nữa vào các mục tiêu đó.
- Chính thức xác định các nhiệm vụ chủ yếu (ghi chép lại)
- Với mỗi nhiệm vụ cần xác định rõ câu hỏi làm thế nào nhà quản trị có thể biết rằng nhân viên hoàn thành công việc (thảo luận về tiêu chuẩn và các yêu cầu mức độ hoàn thành).
- Xác định rõ những rào cản có thể ảnh hƣởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ đƣợc giao
- Với nhân viên hãy lập kế hoạch khắc phục khó khăn/rào cản (thông qua đào tạo, cải tiến các thiết bị...)
2. Trao đổi, phản hồi liên tục trong quá trình thực hiện công việc
Sự nhận xét và trao đổi liên tục trong kỳ đánh giá là rất quan trọng, vì:
- Nhà quản trị cần biết những trách nhiệm công việc nào hoàn thành tốt và những khó khăn/ rào cản đối với việc thực hiện nhiệm vụ/mục tiêu trƣớc khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng. Giải quyết sớm vấn đề sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí.
- Nhân viên không thể đọc đƣợc ý nghĩ của nhà quản trị. Họ không biết khi nào họ cần thay đổi công việc, việc gì thay đổi, hoặc làm thế nào họ có thể hoàn thiện mình đƣợc trừ khi bạn trao đổi với họ. Nếu chỉ trao đổi doanh nghiệp vào cuối kỳ đánh giá sẽ khiến cho kết quả thấp hơn tiềm năng có thể đạt đƣợc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trao đổi liên tục tạo cho nhân viên cảm giác đƣợc công nhận và đƣợc đánh giá khi họ có đóng góp tích cực. Việc trao đổi liên tục là việc khá đơn giản. Nên thực hiện không chính thức, không yêu cầu phải ghi chép lại, và có thể thực hiện bất cứ khi nào và ở đâu. Chỉ tập trung vào mục đích là giúp nhân viên nhận thức đƣợc mức độ đóng góp hiện tại của họ và giải quyết các khó khăn trƣớc khi chúng trở thành vấn đề lớn.
3. Tổng hợp quá trình giám sát, lưu hồ sơ
Nâng cao khả năng thực hiện công việc cần phải biết điều gì đang xảy ra và tại sao. Các thông tin về thực hiện công việc có thể thu thập trong quá trình giám sát thực hiện công việc hằng ngày hoặc thu thập thông tin từ đồng nghiệp, khách hàng, hoặc các nguồn có liên quan. Nó bao gồm cả sự tự đánh giá của nhân viên. Mục đích là nhằm tìm ra nguyên nhân, bản chất của tất cả các vấn đề, và có thể trao đổi, phản hồi lại với nhân viên những nhiệm vụ hoàn thành hay không hoàn thành. Cần thực hiện lƣu giữ lại các tài liệu liên quan đến quá trình đánh giá (bản cứng hoặc mềm). Nó giúp các bên biết rõ thực tế thực hiện trong quá khứ và là tài liệu tham chiếu để xác định hình thức đãi ngộ, thay đổi vị trí, hoặc các biện pháp kỷ luật. Thảo luận ngay lập tức với nhân viên về sự yếu kém trong thực hiện công việc là điều cần thiết. Cả ngƣời giám sát và nhân viên đều phải nhận thức đƣợc vấn đề, sự thay đổi trong
67 yêu cầu và các biện pháp cần thiết để điều chỉnh, thay đổi hành vi, thái độ thực hiện công việc.
4. Họp đánh giá thực hiện công việc
Cuộc họp đánh giá hoàn thành công việc tức là nhân viên và nhà quản trị cùng ngồi lại thảo luận về đánh giá thực hiện công việc nhân viên. Nhà quản trị cần chuẩn bị kế hoạch thảo luận cụ thể, xác định rõ nội dung cuộc họp, thời gian họp không nên kéo dài, không căng thẳng. Nói cách khác nhân viên không bị ngạc nhiên về kết quả đánh giá. Cuộc họp sẽ chính thức hoá các cuộc thảo luận không chính thức giữa kỳ đánh giá. Không nên để nhân viên bị áp lực cho rằng sẽ bị nhà quản trị áp đặt phải làm việc gì đó. Vấn đề chính là làm rõ mục đích của thảo thảo luận nhằm tới mục đích chung nhất là giúp mọi ngƣời thành công. Thông thƣờng, quá trình diễn ra nhƣ sau:
- Lập kế hoạch họp với nhân viên. Không đƣợc huỷ bỏ, trì hoãn – coi đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị.
- Đảm bảo cả hai bên đều có những tài liệu liên quan đến kỳ đánh giá.
- Giới thiệu quá trình tiến hành cho nhân viên. Tập trung vào nội dung cải thiện kết quả thực hiện công việc và chủ động lắng nghe, đặt câu hỏi cho nhân viên.
- Thảo luận về từng trách nhiệm công việc, yêu cầu xem họ nghĩ gì về nó và trao đổi trên cơ sở kiến thức và thông tin của bạn có đƣợc.
- Hỏi về các khó khăn trong thực hiện của nhân viên, tìm ra giải pháp trong kỳ đánh giá cho kỳ tiếp theo và và nhân viên mong muốn gì ở nhà quản trị.
- Hai bên thống nhất và ghi chép lại kết quả đánh giá, kế hoạch phát triển nhân viên trong kỳ đánh giá sắp tới. Tóm tắt, tổng hợp lại kết quả đánh giá nhân viên bộ phận.
5. Xếp loại thực hiện công việc và giải quyết vấn đề
Xếp loại thực hiện công việc và giải quyết vấn đề phải tiến hành trong kỳ đánh giá. Mục đích rất đơn giản - liên tục cải thiện hiệu quả làm việc. Không chỉ thực hiện điều này khi ngƣời thực hiện công việc xếp loại “không hoàn thành", hay “chƣa hoàn thành". Thậm chí nếu kết quả đƣợc xem là tốt rồi thì vẫn có thể tốt hơn. Một lỗi mà nhà quản trị hay mắc phải đó là đổ lỗi cho nhân viên khi họ không hoàn thành. Thông thƣờng có nhiều nguyên nhân nằm ngoài sự kiểm soát của nhân viên. Do đó đôi khi một nhân viên doanh nghiệp không phải không nỗ lực, không phải không có kỹ năng nhƣng nguyên nhân lại do các thiết bị nghèo nàn, cơ chế phối hợp không hiệu quả, không hiểu yêu cầu, hoặc bất cứ yếu tố nào khác.