I. PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG THỜI GIAN TỚ
5.Giải pháp cho công tác quản lý theo giai đoạn của dự án
5.1.Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
* Lập kế hoạch tổng quan cho dự án
Một dự án có thành công hay không , đảm bảo các mục tiêu đề ra hay không phụ thuộc rất nhiều vào kế hoạch thực hiện dự án .Qua bảng kế hoạch tổng quan tất cả các khâu , các công việc cũng như trình tự công việc sẽ được thể hiện đầy đủ , tạo nên sự thuận lợi lớn cho các cán bộ quản lý trong quấ trình quản lý dự án .Phòng kế hoạch trên cơ sở kế hoạch của Sở giao sẽ lập kế hoạch tác nghiệp hay nói cách khác là lập một chương trình sơ bộ cho dự án trong đó các mục tiêu được chi tiết hoá
thành những công việc và đảm bảo theo một trình tự logic, có độ chính xác cao .Do vậy giải pháp cần thiết đặt ra đó là phải đào tạo được một đội ngũ cán bộ lập kế hoạch có trình độ chuyên môn cao , từ đó kế hoạch cho từng thời kỳ dự án sẽ đựơc lập với thời gian thực hiện ngắn nhất , bám sát với thực tế , các mốc thời gian phải được lập một cách chi tiết và có hệ thống .Các cán bộ lập kế hoạch dự án phải có phương pháp khoa học , nắm bắt được mục tiêu chung của dự án để xác định một cách chính xác toàn bộ những công việc phải tiến hành đồng thời đảm bảo được tính dễ hiểu , dễ nắm bắt cho các cán bộ của phòng khác tạo thuận lợi cho công tác quản lý sau này .
*Lựa chọn và quản lý tư vấn .
Việc lựa chọn tư vấn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với quá trình thực hiện các công việc dự án sau này .Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư , tư vấn lập báo cáo NCKT , TKKT-TDT sẽ quyết định tính khả thi của các báo cáo trên , đồng thời quyết định chất lượng và sự thành công của dự án trong tương lai .Vì vậy Ban cần lựa chợn tư vấn kỹ càng và phù hợp với đặc điểm của từng dự án .Tiêu chí mà Ban lựa chọn đó là tư vấn phải có tư cách pháp nhân , có đăng ký kinh doanh và có năng lực , đáp ứng được các yêu cầu về tiến độ .Sau khi lựa chọn được tư vấn , Ban sẽ phối hợp công tác cùng tư vấn để hoàn thiện sản phẩm tư vấn .Tư vấn nộp BCNCKT , TKKT cho Ban và Ban có trách nhiệm phải nghiệm thu trước tiên sản phẩm tư vấn các yêu cầu kỹ thuật và các tiêu chuẩn về phù hợp với hợp đồng kinh tế đã ký kết .
Cần có sự quan tâm đúng mực đến không chỉ công tác lập mà cả công tác trình duyệt các sản phẩm tư vấn , đầu tư chi phí cho giai đoạn đầu tư và luôn luôn thúc đẩy , hỗ trợ để tư vấn nâng cao năng lực cũng như trách nhiệm .
Nâng cao vai trò của phòng Kế hoạch và phòng quản lý giám sát dự án trong việc quản lý sản phẩm tư vấn .
* Quản lý về tình hình thực hiện kế hoạch tổng quan đã lập
Để quản lý tình hình thực hiện kế hoạch tổng quan điều cần thiết là Ban cần có những biện pháp quản lý chặt chẽ về tiến độ thời gian .Công tác kiểm soát tiến độ này được thực hiện trên hai mặt :
+Đối với tư vấn :Phải khuyến khích tư vấn hoàn thành đúng tiến độ , thành lập những quy định thưởng phạt rõ ràng với tư vấn về thời gian .Tuỳ thuộc vào quy mô , đặc điểm của từng dự án cụ thể mà lựa chọn tư vấn cho phù hợp .Những đơn vị tư vấn lớn , có uy tín thông thường phải đảm nhiệm một khối lượng công việc rất lớn , vì vậy với những công trình kỹ thuật đơn giản thì không nhất thiết phải lựa chọn những đơn vị này để tránh tình trạng bị chậm tiến độ .Ngược lại những công trình phức tạp thì nhất thiết phải lựa chọn những tư vấn có đủ kinh nghiệm , trình độ , uy tín để thực hiện đẩm bảo chất lượng , tránh sai sót hay phải sửa chữa nhiều làm ảnh hưởng đến thời gian dự án .
+Đối với hoạt động của Ban :
-Tích cực đẩy nhanh thời gian thẩm duyệt các sản phẩm tư vấn để trình lên cấp có thẩm quyền quyết định .
-Cần có sự phân công chi tiết về nhân sự từng phần việc cụ thể cho từng cá nhân trong kế hoạch chuẩn bị đầu tư .
-Theo dõi giám sát tư vấn trong việc quản lý tiến độ , thực hiện các điều khoản về chậm tiến độ trong hợp đồng đã ký kết .
-Phối hợp với chính quyền địa phương để đẩy nhanh các công việc khảo sát địa điểm , thoả thuận về đất …
-Làm thủ tục kiểm tra và lập tờ trình , chuyển lên Sở chuyên ngành và UBND phê duyệt theo cấp đã uỷ quyền .Thường xuyên cùng tư vấn bám sát đôn đốc các cấp ngành thẩm tra phê duyệt kịp thời .
5.2.Giai đoạn thực hiện đầu tư
* Giai đoạn chuẩn bị thực hiện đầu tư
Đây là giai đoạn quyết định đến quá trình thực hiện đầu tư .Qúa trình này bao gồm nhiều công việc phức tạp , đặc biệt là khâu giải phóng mặt bằng luôn luôn gây nhiều tranh cãi và các rấc rối nảy sinh .Vì vậy Ban phải có các giải pháp khắc phục trước tiên :
-Trước khi thi công công trình , phòng giải phóng mặt bằng của Ban cần phải cử những cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm tiến hành xem xét khu vực phải giải toả, tìm ra các giải pháp cho việc di dân và tái định cư, cần tìm hiểu các quy hoạch ,
chính sách phát triển cũng như sự biến động giá cả đất đai ở các địa phương nơi có dự án đầu tư xây dựng .Thực hiện đền bù đúng với chính sách của nhà nước và trong phạm vi chi phí đền bù đã được duyệt,nếu có gì không hợp lý hoặc vướng mắc trong quá trình giải toả cần báo cáo lại với Giám đốc Ban để kịp thời xem xét và giải quyết .
-Cần tuyên truyền để người dân hiểu được vai trò và lợi ích của dự án , củng cố ý thức trách nhiệm của người dân đối với chủ trương của nhà nước , thực hiện gặp gỡ trực tiếp nhân dân để hướng dẫn các thủ tục cần thiết , nếu có thể thành lập một tổ chức tiếp dân để hiểu được nguyện vọng của nhân dân và nhanh chóng giải quyết những khó khăn vướng mắc của dân cũng như khó khăn trong quá trình thực hiện .
-Gía trị đền bù phải thoả đáng , tiến hành các thủ tục nhanh chóng nhất .
-Cần có sự phối hợp với các cấp chính quyền địa phương nơi có công trình xây dựng để thực hiện đền bù nhanh nhất .
-Đào tạo bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ trong phòng giải phóng mặt bằng , bổ sung tăng cường cán bộ cho phòng đủ nag lực hoàn thành nhiệm vụ mặt khác cần quan tâm đến việc khuyến khích công việc cho cán bộ giải phóng mặt bằng như điều chỉnh chế độ lương , thưởng phù hợp để họ có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình .
Ngoài ra công tác đấu thầu trong giai đoạn này cũng có ảnh hưởng rất lớn .Các giải pháp chủ yếu như sau :
-Đầu tư nâng cao năng lực của cán bộ , nghiên cứu các vấn đề liên quan đến đấu thầu .Trong giai đoạn này Ban phải lựa chọn được đơn vị xây lắp có đủ năng lực kinh nghiệm hành nghề xây lắp với các tiêu chí như:
+Xem xét các thiết bị công nghệ đầu tư +Lực lượng nhân công kỹ thuật xây dựng +Trình độ và kinh nghiệm quản lý của cán bộ +Kinh nghiệm thi công xây lắp của nhà thầu +Khả năng tài chính của nhà thầu
-Ban cần nghiên cứu ban hành các văn bản hướng dẫn thành lập tổ công tác kiểm tra hoạt động đấu thầu hay các văn bản danh mục kiểm tra hồ sơ của hoạt động đấu thầu .
Sau đây là bảng mẫu công tác kiểm tra rà soát của Ban (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 13 : Danh mục kiểm tra hồ sơ
TT Nội dung hồ sơ Số hiệu
văn bản Cơ quan phát hành Ghi chú QĐ phê duyệt dự án QĐ phê duyệt TKKT-DT,TKKT-TDT QĐ chỉ định tư vấn lập hồ sơ mời thầu QĐ phê duyệt danh sách ngắn
HĐKT BQLDA và đ/v tư vấn lập hồ sơ mời thầu Biên bản NT, TL hợp đồng với đ/v tư vấn lập HSMT
Hồ sơ mời thầu
Các tài liệu chứng minh điều kiện , năng lực nhà thầu tham dự đấu thầu
QĐ phê duyệt HSMT,giá gói thầu
Các tài liệu liên quan đến việc bán HSMT
Hồ sơ dự thầu
Các tài liệu liên quan đến việc đóng thầu Các tài liệu liên quan đến việc mở thầu Các tài liệu liên quan đến việc xét thầu
Báo cáo đánh giá HSDT của đơn vị tư vấn lập HSMT Báo cáo đánh giá quá trình đấu thầu của chủ đầu tư Tờ trình xin phê duyệt kết quả trúng thầu
Các văn bản của cơ quan thẩm định yêu cầu giải trình , bổ xung hồ sơ tài liệu liên quan đến việc đấu thầu (nếu có)
QĐ phê duyệt kết quả trúng thầu Các tài liệu khác có liên quan …
*Qúa trình thực hiện đầu tư
Qúa trình thi công công trình có sự tác động bởi nhiều yếu tố như : Năng lực của nhà thầu thi công , năng lực và trách nhiệm của bộ phận giám sát kỹ thuật của Ban , sự phối hợp giữa các bên tư vấn , chủ đầu tư , nhà thi công …vì vậy để thực hiện quản lý tốt giai đoạn này Ban cần có các giải pháp sau :
-Ban phải cung cấp đầy đủ kịp thời cho nhà thầu thi công các vật liệu cần thiết trong dự án , khuyến khích và tạo điều kiện cho đơn vị thi công áp dụng công nghệ mới , quy trình và phương pháp thi công tiên tiến .
-Yêu cầu đơn vị thi công tự xây dựng kế hoạch chất lượng và trình cho Ban xem xét đánh giá .
-Ban phải phối hợp với các tổ chức có liên quan khuyến khích cùng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn Việt Nam và quốc tế . Riêng đối với đơn vị thi công phải đưa ra các biện pháp phòng tránh rủi ro xảy ra để không mất chi phí đền bù , không gây thiệt hại tính mạng và giữ được uy tín cho đơn vị , phải có các cải tiến , sáng tạo , phát hiện ra sai sót của thiết kế kỹ thuật , đề ra phương hướng giải quyết.
-Thường xuyên tổ chức giao ban tiến độ để đảm bảo tiến độ cho dự án , kiểm tra chặt chẽ các vật tư thiết bị và thực hiện nghiêm ngặt việc nghiệm thu chất lượng công trình .
-Nâng cao tinh thần trách nhiệm cũng như đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cho các cán bộ phòng quản lý giám sát dự án .Thường xuyên kiểm tra , bố trí thêm cán bộ giám sát kỹ thuật trên công trường .
- Thực hiện quản lý công việc và giờ giấc làm việc của tất cả các cán bộ CNVC của ban
5.3. Giai đoạn kết thúc đầu tư
Trong giai đoạn này Ban cần triển khai các thủ tục thanh quyết toán , tổng nghiệm thu một cách nhanh chóng .Thực hiện đầy đủ chế độ bảo hành công trình và tiến hành các thủ tục bàn giao đưa công trình vào sử dụng .Vẫn cần cử những cán bộ có kinh nghiệm theo dõi để phát hiện những sai phạm về kỹ thuật và tiến hành sửa chữa kịp thời .