II. Đặc điểm công tác lập kế hoạch hàng năm tại Côngty Điện tử Viễn thông
4. Quy trình lập kế hoạch hàng năm của Công ty
4.1. Công ty Vietel với công tác phân tích, nghiên cứu dự báo môi trờng kinh doanh.
Môi trờng kinh doanh luôn có sự biến động không ngừng, chính sự biến đổi này buộc doanh nghiệp phải đó có kế hoạch cho riêng mình, tuy nhiên kế koạch đó cần phải có những điều chỉnh cho phù hợp. Vì vậy, công tác phân tích môi trờng kinh doanh là một nhu cầu tất yếu và cấp thiết với từng doanh nghiệp. Nhận thấy rõ tầm quan trọng đó, trong những năm qua, Vietel luôn chú trọng công tác này nhằm tạo cho mình thế chủ động trên thị trờng.
4.1.1. Môi trờng vĩ mô
Các thông tin luôn đợc Công ty cập nhật hàng ngày qua các phơng tiện thông tin đại chúng. Những thông tin về lãi suất, lạm phát, chính sách công nghệ là nền tảng vô cùng quan trọng để Công ty tiến hành phân tích môi trờng kinh doanh vĩ mô. Các yếu tố này sẽ ảnh hởng đến chính sách huy động vốn, đầu t cho công nghệ của Công ty. Đặc biệt, trong xu thế hội nhập hiện nay, Công ty không chỉ quan tâm đến môi trờng kinh doanh trong nớc mà cả về môi trờng kinh tế toàn cầu. Những đặc điểm chủ yếu đợc Công ty quan tâm đến đó là:
+ Xu thế toàn cầu hoá: Đặc điểm này một mặt tạo ra các cơ hội kinh doanh mới, mặt khác cũng làm cho mức độ cạnh tranh đợc nâng lên. Một Công ty dù chỉ hoạt động ở thị trờng nội địa cũng chịu sự ảnh hởng trực tiếp của môi trờng quốc tế. Vì vậy, để tồn tại và phát triển Công ty buộc phải phân tích môi trờng toàn cầu để có kế hoạch, chiến lợc cạnh tranh phù hợp. Riêng
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
đối với Vietel việc phân tích, nắm bắt môi trờng này sẽ giúp doanh nghiệp trong việc chọn đối tác kinh doanh đầu t phát triển.
+ Tốc độ tăng trởng kinh tế thế giới sau cuộc khủng hoảng tiền tệ năm 1997-1998 có xu thế chậm lại. Điều này hớng các doanh nghiệp vào việc phục vụ tốt thị trờng hiện tại, hơn là vơn ra quốc tế.
Cạnh tranh toàn cầu không đơn thuần chỉ là giữa các doanh nghiệp mà còn giữa các quốc gia, các khối kinh tế với nhau.
Tất cả các đặc điểm trên đã đặt Vietel trớc những thử thách mới trong quá trình cạnh tranh. Do việc nhận thấy khá rõ về đặc điểm kinh doanh đó đã làm cho Vietel ngày càng phát triển.
4.1.2. Môi trờng ngành.
Đây là môi trờng ảnh hởng trực tiếp và mạnh mẽ nhất đến phơng hớng kinh doanh của Công ty. Xuất phát từ nhận định mình là Công ty mới nên Công ty đã đi sâu phân tích môi trờng ngành Bu chính Viễn thông từng bớc cạnh tranh khẳng định vị thế trên thị trờng. Công ty đã tiến hành phân tích xu hớng phát triển của toàn ngành, các mục tiêu chiến lợc của Bộ Bu Chính Viễn Thông. Hiện nay ngành Viễn thông Việt Nam mới đang ở bớc đầu của quá trình cạnh tranh, mức độ cạnh tranh cha quá gay gắt, số lợng các Công ty cha nhiều và quy mô các Công ty ngoài VNPT ra đều không lớn.
Với các số liệu thu thập đợc ta có thể đa ra bức tranh tổng quát về ngành viễn thông nh sau:
*Cạnh tranh trong ngành với dịch vụ viễn thông cơ bản :
Bao gồm sự cạnh tranh trong 4 loại là điện thoại mạch vòng vô tuyến nội hạt, trung kế vô tuyến, dịch vụ đờng dài trong nớc và quốc tế, dịch vụ di động và nhắn tin.
* Cạnh tranh trong lĩnh vực đờng dài:
Hiện nay có 5 Công ty cùng cung cấp là VNPT, Vietel, SPT, viễn thông hàng hải, viễn thông điện lực. Tuy nhiên sự cạnh tranh chủ yếu diễn ra giữa VNPT và Vietel theo đánh giá VNPT chiếm 80% thị phần và Vietel khoảng 15%. Việc VNPT có thị phần cao nh vậy có thể đợc giải thích là do VNPT đã phát triển lâu, mạng lới rộng khắp trên 50 tỉnh thành trong khi Vietel mới triển khai và đa dịch vụ này vào hoạt động từ cuối năm 2001, do đó mới chỉ áp dụng ở 20 tỉnh trong cả nớc: Hà Nội, Hải phòng, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Khánh Hoà...
* Cạnh tranh ở lĩnh vực di động :
Duy nhất VNPT cung cấp với 2 Công ty thành viên là Mobiphone và Vinaphone. Trong lĩnh vực này dờng nh sự gia nhập là rất khó khăn. Thấy rõ điều này, Vietel hớng mục tiêu phát triển của mình là vào thị trờng di động sử
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
dụng công nghệ mới CDMA, đây là công nghệ cho phép truyền dữ liệu tốc độ cao và hình ảnh mầu khi nói chuyện. Tuy vậy trong lĩnh vực này Sài Gòn Postel cũng đang ráo riết triển khai. Ngày 10/10/2000 họ đã ký với SLD Telecom của Hàn Quốc để cùng hợp tác kinh doanh.
Nh vậy doanh nghiệp nào triển khai nhanh hơn, giá cớc hợp lý sẽ là ng- ời có thể giành đợc thị trờng còn bỏ ngỏ này với thị phần lớn. Hơn thế với các chính sách hỗ trợ tiêu thụ Công ty có thể lôi kéo các khách hàng sử dụng hệ GMS sang CDMA.
* Cạnh tranh trong dịch vụ Internet
Đây là loại hình hoạt động đang hết sức sôi động cả trong việc khai thác cũng nh cung cấp dịch vụ. Từ năm 1997, tổng cục bu điện đã cho phép 5 Công ty là VNPT, FPT, SPT, NetNam, Vietel cùng cung cấp. Tuy vậy hiện nay Vietel hầu nh cha triển khai loại dịch vụ này.
Tính đến cuối năm 2001 thì thị phần tơng đối của các Công ty nh sau:
Công ty VNPT FPT SPT NetNam
Thị phần (%) 50% 35% 9% 6%
(Nguồn từ Phòng kế hoạch - Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội) Qua kết quả này ta thấy VNPT vẫn là doanh nghiệp có thế mạnh do họ có khả năng cung cấp trên phạm vi rộng, có đầu nút truy cập riêng, trực tiếp tại hầu hết các tỉnh thành trong cả nớc, mức cớc khá thấp. Ngoài ra họ còn là nhà quản lý mạng đờng trục nên khi các nhà cung cấp khác muốn cung cấp dịch vụ đều phải thuê kênh và cổng của VNPT. Hiện nay Bộ Bu Chính Viễn Thông đã tiến hành hạ giá kết nối và thuê kênh xuống còn 37 triệu, do đó đây không phải là chi phí lớn trong khi nhu cầu vẫn cao. Trong thời gian tới Vietel cũng sẽ chính thức xâm nhập lĩnh vực kinh doanh này.
* Cạnh tranh trong lĩnh vực chuyển phát nhanh(EMS)
Kinh tế càng phát triển nhu cầu giao lu kinh tế và xã hội càng tăng. Hiện tại dịch vụ này có sự cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty trong nớc và quốc tế. Bắt đầu từ năm 2000 Vietel tham gia thị trờng chuyển phát nhanh. Dịch vụ này của Vietel có u điểm vợt trội các đối thủ ở việc giao và nhận tận tay khách hàng và với thời gian từ 5-30 phút sau khi gọi điện. Do đó dù mới chỉ hoạt động song Vietel đã có đợc số thị phần đáng kể.
Ngoài ra, SPT cũng đang hớng dịch vụ này đến giá cớc rẻ, nhất là hàng nặng gửi trên tuyến Hà Nội - TP Hồ Chí Minh.
Về tổng thể VNPT vẫn là đối thủ lớn với doanh thu hàng năm của EMS tới 100 tỷ VNĐ. Muốn tăng thị phần, trong thời gian tới Vietel cần đẩy mạnh
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
công tác quảng cáo, tìm kiếm khách hàng gây dựng cho mình một lợng khách hàng trung thành.
Một điểm nổi bật của môi trờng kinh doanh EMS so với các dịch vụ viễn thông là sự có mặt và cạnh tranh gay gắt của các hãng chuyển phát nhanh quốc tế nh: DHL, Fedex, TNT. Hai đối thủ đáng chú ý nhất của các doanh nghiệp Việt Nam là Fedex và DHL. Họ là những tập đoàn vận chuyển quốc tế với đội ngũ nhân viên giỏi và có cơ sở vật chất tiến tiến. Fedex có mặt tại Việt Nam vào năm 1994 ngay sau khi Mỹ bãi bỏ cấm vận ở Việt Nam. Fedex là Công ty chuyển phát duy nhất đợc nhận ISO9001 vào năm 1994. Khi vào thị trờng Việt Nam họ đã ứng dụng vào EMS hệ thống COSMOT Tracking để có thể theo dõi mọi thông tin liên quan đến gói hàng nhằm bảo đảm chất lợng dịch vụ. Ngoài ra họ còn áp dụng việc hoàn phí gói hàng nếu gói hàng phát chậm hoặc trích hoa hồng 4% ngay khi khách hàng đăng ký với khối lợng lớn mà không yêu cầu xác nhận gì từ khách hàng. Có thể nói đây là chính sách chăm sóc khác hàng và thu hút khách hàng cực kỳ hấp dẫn.
Với những thông tin tổng quát trên, Vietel đang ngày càng cải tiến hệ thống EMS của mình để đạt đợc mục tiêu sẽ giành 15% thị phần trong vài năm tới.
4.2. Phân tích môi trờng nội bộ doanh nghiệp.
Nguồn lực kinh doanh là điều kiện cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. ở Vietel việc đánh giá, phân tích các nguồn lực nội tại của Công ty luôn đợc các cấp lãnh đạo quan tâm trong các cuộc họp thờng kỳ. Căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ, danh sách những vấn đề cần u tiên, thông qua sự rà soát so sánh các cấp lãnh đạo sẽ nhận ra sự phân bố nguồn lực đã hợp lý hay cha. Việc sử dụng các nguồn lực trong thời gian qua góp phần thúc đẩy sự phát triển trong hiện tại và tơng lai nh thế nào.
Những kết quả rút ra sẽ đợc xem xét kỹ lỡng trớc khi đa ra quyết định thi hành hoặc điều chỉnh mục tiêu cũng nh phơng thức hoạt động trong thời kỳ tiếp theo.
Xuất phát từ hiện trạng là Công ty mới nên trong từng thời kỳ Vietel luôn phải theo dõi sát sao sự biến động của các nguồn lực và hiệu quả của việc phân bổ chúng. Cũng chính nhờ sự sát sao này mà Công ty đã tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của mình trên các mặt quản lý chủ yếu:
* Về công tác tài chính: Xét về tổng thể môi trờng kinh doanh bu chính viễn thông hiện tại thì nguồn lực tài chính của Công ty là đủ mạnh để cạnh tranh. Nguồn vốn sử dụng vào kinh doanh đợc Công ty huy động từ nhiều nguồn nh vốn tài trợ, vốn vay, vốn tự có, vốn mợn thông qua hợp tác kinh doanh. Tuy đòn cân nợ có lúc khá cao nhng điều đó là hợp lý trong thời kỳ Công ty đang phát triển, bằng chứng cho thấy vốn luân chuyển của Công ty luôn đợc bổ sung qua các năm từ lợi nhuận trích lại.
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
* Về công tác Marketting: dù cha có Phòng Marketing chuyên trách trong toàn Công ty nhng dới việc hoạt động tích cực của các thành viên trong Công ty công tác Marketting đã mang lại hiệu quả nhất định. Các thông tin đ- ợc cập nhật và phân tích đã giúp Công ty đa ra nhữnh biện pháp hữu hiệu nhằm thu hút khách hàng, phần nào phán đoán đợc nhu cầu thị trờng và đòi hỏi của thực tiễn. Điểm cần lu ý hiện nay trong Công ty là sớm hình thành nên một kế hoạch - chiến lợc Marketing để định hớng cho công việc.
* Về công tác nhân sự : Công ty có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, đa số nhân viên có tuổi đời trẻ, năng động sáng tạo.
* Về trình độ công nghệ kỹ thuật : Công nghệ đợc sử dụng trong cung cấp dịch vụ hầu hết là công nghệ hiện đại đợc mua, liên kết với các đối tác có trình độ tiên tiến. Công ty đã có phòng đầu t và phát triển riêng để định hớng cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng. Dựa vào các kết quả về tài chính và marketing bộ phận này sẽ quyết định mở rộng hay thu hẹp mức đầu t cho công nghệ.
4.3. Xác định mục tiêu kế hoạch.
Mục tiêu là cốt lõi của sự tồn tại không có mục tiêu thì hệ thống sẽ mù quáng và không có khả năng phản ứng. Và đồng thời mục tiêu là kết quả cuối cùng của các hoạt động lập kế hoạch. Vì thế Công ty Điện tủ Viễn thông Quân đội đã căn cứ vào kết quả công tác phân tích, nghiên cứu dự báo môi tr- ờng kinh doanh cùng với nguồn lực hiện có của mình mà xác định những mục tiêu cho mình năm 2002 nh sau:
- Xây dựng Công ty vững mạnh về chính trị, t tởng và tổ chức, kiên định mục tiêu lý tởng của Đảng. Quán triệt sâu sắc, tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị, Nghị quyết của các cấp. Đảng bộ có sức chiến đấu cao, đủ năng lực lãnh đạo toàn diện về mọi mặt. Tạo môi trờng đoàn kết trong Công ty, Xây dựng Đảng bộ trong sạch vững mạnh, Công ty đạt danh hiệu đơn vị quyết thắng.
- Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị Trung tâm. Kết hợp chặt chẽ giữa Quốc phòng và kinh tế trong đó chú trọng và nâng cao chất lợng các công trình Quốc phòng. ổn định, nâng cao chất lợng các dịch vụ đã triển khai. Phát huy thế mạnh của những ngành nghề truyền thống đã có uy tín trên thị tr- ờng. Sản xuất kinh doanh đúng pháp luật và đạt hiệu quả cao. Phấn đấu doanh thu tăng 2 lần so với năm 2001.
- Xây dựng mô hình tổ chức Công ty tinh, gọn, hợp lý. Bộ máy lãnh đạo, tổ chức Đảng, tổ chức quần chúng thực sự vững mạnh, hoạt động đồng bộ hiệu quả. Thực hiện quy chế tuyển dụng chặt chẽ bảo đảm chất lợng, đáp ứng nhu cầu công việc. Tổ chức đào tạo bồi dỡng trong đó tập trung vào đội ngũ cán bộ chủ trì và đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao khắc phục khắc phục một phần tình trạng thiếu cán bộ chủ chốt và chuyên gia đầu ngành.
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
- Xây dựng, sử dụng có hiệu quả cơ sở hạ tầng mạng lới viễn thông, tin học trang thiết bị kỹ thuật hiện có đáp ứng nhu cầu trớc mắt và phát triển lâu dài của Công ty.
- Cải thiện và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho Cán bộ CNV. Thực hiện tốt công tác hậu phơng Quân đội. Xây dựng cảnh quan môi trờng sạch đẹp.
- Đảm bảo 100% các công trình Quân sự và kinh tế hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lợng, hiệu quả cao.
- Mở rộng dịch VOIP trong nớc ra 25 đến 35 tỉnh, thành phố. ổn định và nâng cao chất lợng VOIP Quốc tế.
- Triển khai kinh doanh 06 dịch vụ mới: ISP tháng 3/ 2002. Kinh doanh đờng trục tháng 4/2002. Điện thoại di động tháng 9/2002 -Tổng doanh thu: 1000 tỷ đồng. Trong đó: + Quốc phòng : 72 tỷ + Kinh tế : 928 tỷ - Tổng lợi nhuận: 165 tỷ - Tổng nộp ngân sách: 72 tỷ
-Thu nhập bình quân : 1,85 triệu/ ngời / tháng Trong đó tiền lơng bình quân : 1, 7 triệu/ ngời / tháng
4.4. Lập kế hoạch hàng năm
- Sau khi thu thập và tập hợp đầy đủ các thông tin cần thiết Phòng kế
hoạch, Phòng tài chính và Phòng tổ chức lao động cùng một số phòng khác sẽ tiến hành phân tích và xử lý thông tin để lập dự thảo kế hoạch (trên cơ sở đã phát triển các tiền đề kế hoạch và lựa chọn phơng án kế hoạch tối u), gửi các đơn vị và các phòng ban chức năng đóng góp ý kiến.
- Sau khi nhận đợc sự đóng góp ý kiến đóng góp của các đơn vị phòng ban chức năng thì Phòng kế hoạch sẽ tổng hợp và lập báo cáo dự thảo trình Giám đốc Công ty và gửi các đơn vị để tham khảo ý kiến.
- Những ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Công ty sẽ đợc ghi trực tiếp trên báo cáo dự thảo, ý kiến đóng góp của các đơn vị sẽ đợc gửi về Công ty theo đ- ờng công văn và đợc Văn phòng Công ty gửi đến các phòng chức năng theo từng phần công việc hay hạng mục mà phòng đó chịu trách nhiệm và đợc đơn vị góp ý kiến.
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý
- Các phòng ban chức năng sau khi xem xét các ý kiến đóng góp của các đơn vị và sửa đổi của Giám đốc Công ty nếu phù hợp các phòng ban điều