IV. Phân tích công tác quản lý, bảo quản và sửa chữa, hiện đại hoá máy móc thiết bị tại Nhà máy.
1. Công tác quản lý máy móc thiết bị.
1.1. Phân tích hệ thống tổ chức quản lý máy móc thiết bị
Hệ thống tổ chức quản lý máy móc thiết bị ở Nhà máy đợc chia làm các cấp. Ta có thể xem qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Hệ thống tổ chức quản lý máy móc thiết bị.
Nh vậy, ở cấp Nhà máy hệ thống tổ chức quản lý gồm: PGĐ sản xuất - kỹ thuật, phòng kế hoạch vật t, phòng kế toán tài vụ và tổ Cơ điện. Cấp này đóng vai trò chính trong việc quản lý máy móc thiết bị về mặt tài chính, kỹ thuật, thời gian huy động cũng nh kế hoạch sửa chữa. PGĐ sản xuất kỹ thuật có trách nhiệm quản lý máy móc thiết bị, bổ sung và quản lý các quy trình quy phạm kỹ thuật liên quan đến sản xuất, an toàn lao động, quy định việc kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm của từng công đoạn. Phòng kế hoạch vật t có nhiệm vụ lập kế hoạch, quản lý việc mua sắm, đổi mới hệ thống máy móc thiết bị trên cơ sở đó phòng
Công nhân vận hành máy PGĐ sản xuất - kỹ thuật P. kế hoạch vật tư Tổ Cơ điện Các phân xư ởng sản xuất Tổ sản xuất P. kế toán tài vụ
cũng thực hiện quản lý tiến độ huy động công suất vào sản xuất, có kế hoạch cung ứng vật t cho sản xuất theo tiến độ. Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ quản lý về mặt số lợng, giá trị từng loại máy. Quản lý việc tính và trích khấu hao, phân bổ chi phí khấu hao máy móc thiết bị. Tổ Cơ điện quản lý hồ sơ lý lịch của từng máy, có trách nhiệm thực hiện toàn bộ các hoạt động sửa chữa lớn, vừa, nhỏ máy móc thiết bị toàn Nhà máy, cung cấp điện cho sản xuất.
Tại các phân xởng, hoạt động quản lý và sử dụng máy móc thiết bị đợc thực hiện bởi chính các phân xởng sản xuất đó thông qua các tổ sản xuất. Các quản đốc có nhiệm vụ nắm vững tình trạng kỹ thuật máy móc thiết bị mình quản lý, khai thác tối đa năng lực máy, tổ chức khắc phục, sửa chữa nhanh các h hỏng bất thờng; cunng cấp các thông tin, thông số kỹ thuật về máy móc thiết bị cho công nhân vận hành máy.
Các tổ trởng đôn đốc công nhân tuân thủ nghiêm túc nội dung, chất lợng bảo dỡng ca kíp; tổ chức thực hiện đúng các quy trình, quy phạm về an toàn sử dụng máy. Các công nhân vận hành máy có trách nhiệm tuân thủ các quy trình quy phạm kỹ thuật khi vận hành máy, thực hiện bảo dỡng và bảo quản máy hàng ca sản xuất. Đồng thời phải có trách nhiệm phản ánh, thông báo về tình trạng máy móc thiết bị cho bộ phận chuyên môn để sửa chữa.
Với hệ thống tổ chức quản lý máy móc thiết bị này, việc sử dụng máy móc thiết bị trong toàn Nhà máy trở nên hiệu quả hơn, các phân xởng chủ động trong việc sử dụng máy móc thiết bị thuộc phạm vi của mình, đảm trách những hỏng hóc thông thờng trong phạm vi có thể. Điều đó nâng cao trách nhiệm của ngời công nhân trong sử dụng máy đảm bảo sự thông suốt trong quản lý.
1.2. Phân tích tình hình quản lý hồ sơ, lý lịch máy móc thiết bị
Hồ sơ, lý lịch máy móc thiết bị là một bộ phận không thể thiếu đợc của mọi chơng trình, kế hoạch sửa chữa bảo dỡng tốt máy móc thiết bị. Máy móc thiết bị ngay từ khi đa về đã cần phải lập hồ sơ chi tiết để quản lý, hồ sơ này phải đợc cập nhật hàng ngày về tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị. ở Nhà máy in Diên Hồng, tổ Cơ điện chịu trách nhiệm lập và quản lý hồ sơ lý lịch này. Hồ sơ lý lịch có nội dung chính gồm: tên máy, năm đa vào sử dụng, số các lần sửa chữa, các loại sửa chữa, tình trạng hiện nay ra sao, độ phức tạp sửa chữa Tuy nhiên, việc… quản lý hồ sơ này cha đợc chặt chẽ, chỉ mang tính hình thức, sau mỗi lần thay đổi
tổ trởng là việc lập và quản lý hồ sơ lại bắt đầu lại từ đầu, song 1 thời gian sau lại không cập nhật hàng ngày.
1.3. Công tác tính và trích khấu hao máy móc thiết bị
Việc tính và trích khấu hao máy móc thiết bị và sử dụng quỹ khấu hao cơ bản có một ý nghĩa quan trọng đối với việc thực hiện tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng máy móc thiết bị đảm bảo cho máy móc thiết bị hoạt động liên tục và luôn đợc hiện đại hoá. Việc tính khấu hao cũng có nhiều phơng pháp, mỗi phơng pháp lại có u nhợc điểm riêng, có điều kiện vận dụng riêng, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phai rlựa chọn cho mình một phơng pháp phù hợp.
Nhà máy in Diên Hồng, hiện đang áp dụng phơng pháp khấu hao tuyến tính cho tất cả TSCĐ của Nhà máy. Theo phơng pháp này:
Nguyên giá máy móc thiết bị Số năm sử dụng định mức
Với phơng pháp này, việc tính toán đơn giản, đảm bảo thu hồi vốn theo tuổi thọ máy móc thiết bị. Đồng thời nó cũng tạo ra sự ổn định về chi phí khấu hao trong giá thành, không gây nên những biến động lớn về giá. Đặc biệt nó rất phù hợp trong điều kiện Nhà máy có nhiệm vụ sản xuất ổn định qua các năm, và khối lợng sản phẩm tăng tơng đối đồng đều. Và với các loại máy móc thiết bị của Nhà máy với phơng pháp in offset vẫn thuộc loại tiên tiến ở nớc ta, nên cũng không cần thiết phải thu hồi vốn nhanh hơn.
Nhà máy đã quy định tất cả máy móc thiết bị của Nhà máy dùng cho sản xuất hoặc phục vụ sản xuất đều có số năm sử dụng định mức là 10 năm, vì vậy mà tỷ lệ khấu hao hàng năm là 10%. Do đó những máy móc thiết bị của Nhà máy đợc sử dụng từ năm 1993 trở về trớc hiện đã khấu hao hết, chỉ còn lại một số máy do tiểu tu nhiều lần nên vẫn còn đợc tính và trích khấu hao.
Bảng 15: Tình hình tính và trích khấu hao máy móc thiết bị
Đơn vị: Triệu đồng
Bộ phận Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
NG KH NG KH NG KH
Mức khấu hao máy móc thiết bị năm =
1. Tổ cắt rọc 213,3 21,33 213,3 0 213,3 02. Tổ chế bản 211,92 18,57 230,22 20,402 230,22 20,402 2. Tổ chế bản 211,92 18,57 230,22 20,402 230,22 20,402
3. Tổ cơ diện 27 2,7 27 2,7 27 2,7
4. Phân xởng in offset 9593,17 808,34 9598,31 808,86 9598,31 808,865. Phân xởng hoàn thiện 5145,78 451,3 5150,92 448,1 5150,92 448,1 5. Phân xởng hoàn thiện 5145,78 451,3 5150,92 448,1 5150,92 448,1
Tổng cộng 15209,5 1302,2
4
15219,78 1280,1 15219,7
8
1280,1
Nguồn: Phòng Kế toán tài vụ
Theo nh bản trên ta thấy, mức khấu hao hàng năm của Nhà máy không thay đổi nhiều qua các năm. Mức này thay đổi chủ yếu là do một số máy móc thiết bị đã khấu hao hết năm trớc thì năm sau không đợc trích nữa hoặc do Nhà máy đa vào sử dụng thêm máy móc thiết bị.
Năm 2000, mức khấu hao của toàn Nhà máy là là 1.302,24 (triệu đồng), sang năm 2001 mức khấu hao có thấp hơn mặc dù nguyên giá thì có tăng lên đó là do một số máy đã khấu hao hết từ năm 2000. Cụ thể, số máy móc của Tổ cắt rọc đã không phải trích khấu hao, và việc trích thêm của một số máy mới đa vào sử dụng năm 2001 không đủ để bù vào khoản giảm đi. Năm 2002, không có sự biến động nào về việc mua sắm thêm hay có thêm máy đã khấu hao hết nên mức khấu hao bằng với năm 2001.
Ngoài việc tính và trích khấu hao hợp lý, các doanh nghiệp còn phải biết sử dụng quỹ khấu hao đúng mục đích. Hiện nay quỹ khấu hao của Nhà máy chỉ đợc sử dụng cho việc đầu t mua sắm mới TSCĐ, còn ngoài ra không đợc sử dụng dụng vào mục đích gì khác, kể cả cho công tác sửa chữa. Hàng năm mức khấu hao máy móc thiết bị rất lớn, khoảng hơn 1tỷ đồng, nhng việc mua sắm lại rất hạn chế, do vậy một lợng vốn lớn nhàn rỗi