Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình xuất khẩu của xí nghiệp
Ký hợp đồng
xuất khẩu Kiểm tra L/C hàng xuất Chuẩn bị
khẩu Vận chuyển hàng hoá vào kho chỉ định Thuê tàu Mua bảo hiểm Làm thủ tục hải quan
- Ký kết hợp đồng xuất khẩu: Đối với xí nghiệp sản xuất hàng xuất nhập khẩu và kinh doanh tổng hợp thì việc ký kết hợp đồng xuất khẩu chủ yếu đợc thông qua đàm phán trực tiếp giữa đại diện của xí nghiệp và đối tác nớc ngoài. Bên cạnh đó đôi khi việc ký kết này cũng đợc thực hiện một cách gián tiếp.
- Sau khi ký kết hợp đồng thì xí nghiệp thờng phải đốc thúc phía ngời nhập khẩu mở L/C (Letter of credit) nhằm đảm bảo quyền lợi cho xí nghiệp. Và xí nghiệp thờng sử dụng phơng pháp đôn đốc trực tiếp bằng điện thoại hay bằng FAX.
- Chuẩn bị hàng xuất khẩu: Để thực hiện khâu này xí nghiệp thờng gom hàng của các đơn vị sản xuất trong nớc bằng các hợp đồng nội địa, nhận hàng từ các đơn vị gia công thuê cho xí nghiệp... với số lợng, chất lợng hàng hoá... đợc quy định trong hợp đồng xuất khẩu.
- Sau khi chuẩn bị song hàng hoá thì xí nghiệp vận chuyển hàng hoá vào kho chỉ định để sẵn sàng giao cho ngời mua. Kho chỉ định thờng là kho ngoại quan để chờ làm thủ tục xuất khẩu tại đây thờng diễn ra các dịch vụ nh: Phân loại, bao bì, đóng gói, kẻ ký mã hiệu, bảo quản hàng hoá...
- Thuê tàu, mua bảo hiểm.
Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và xí nghiệp nói riêng thờng mua theo điều kiện FOB (Free on Boad) và bán theo điều kiện CIF (Cost Insurance freight) nhng đôi khi xuất khẩu sang các nớc ASEAN hoặc các n- ớc có vị trí địa lý gần Việt Nam thì xí nghiệp thực hiện việc bán CIF nhằm thu lợi nhuận cao do đó xí nghiệp phải mua bảo hiểm cho hàng xuất khẩu và phải thuê tàu để chuyên chở hàng hoá - thờng là thuê tàu chợ do đó xí nghiệp phải thực hiện các bớc:
+ Liên hệ với ngời môi giới thuê tàu. + Lu khoang.
+ Nhận lệnh xếp hàng. + Sơ đồ xếp hàng. + Trả cớc thuê tàu. - Làm thủ tục hải quan.
Để đợc làm thủ tục hải quan thì xí nghiệp phải xuất trình đợc các giấy tờ nh:
+ Hợp đồng xuất khẩu. + Hoá đơn thơng mại. + Giấy chứng nhận xuất xứ. + Bản chính hoặc bản sao L/C.
...
- Sau khi làm song thủ tục hải quan thì xí nghiệp tiến hành giao hàng cho ngời chuyên chở tại cảng của Việt Nam hoặc nớc ngoài tuỳ thuộc vào điều kiện Incoterms đã thoả thuận trong hợp đồng.
- Giao hàng xong, xí nghiệp thành lập bộ chứng từ thống nhất và gửi cho ngân hàng thông báo. Ngân hàng thông báo có trách nhiệm gửi bộ chứng từ này cho ngân hàng mở L/C và nhận số tiền của hợp đồng xuất khẩu sau đó thanh toán với xí nghiệp.
- Khi có sự vi phạm hợp đồng từ phía ngời mua ảnh hởng đến quyền lợi của xí nghiệp thì xí nghiệp tiến hành khiếu nại tại cơ quan có thẩm quyền nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình
Nhận xét: Trong tất cả các khâu trên thì khâu kí kết hợp đồng xuất khẩu, chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu, giao hàng lên tàu, làm thủ tục thanh toán là rất quan trọng. Vì nó là cơ sở cho việc giải quyết khiếu lại khi xảy ra tranh chấp sau này
Trong khâu kí kết hợp đồng cần lu ý tới các điều khoản quan trọng liên quan tới tên hàng, chất lợng, số lợng và giá cả hàng hoá, thời gian, giao hàng, Phơng thức giao hàng, điều kiện thanh toán...
Trong khâu chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu thì cần lu ý tới các vấn đề tên hàng, số lợng, chủng loại, chất lợng, mẫu mã, bao bì. So sánh với các điều khoản trong hợp đồng nếu không phù hợp thì thay thế cho phù hợp Giao hàng nên tàu, kiểm kê lại hàng hoá, thay thế hàng hoá bị hỏng hoặc đổ vỡ nếu có. Trong công đoạn này xí nghiệp phải làm thủ tục giao hàng (tuỳ theo loại mà cách thức tiến hành khác nhau).
Kiểm tra chất lợng hàng hoá: trớc khi giao hàng lên tàu xí nghiệp phải có nhiệm vụ kiểm tra về phẩm chất, số lợng, trọng lợng, bao bì. Đây là khâu quan trọng vì nó đảm bảo hàng hoá xuất khẩu là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu trong hợp đồng xuất khẩu.
Trong khâu thanh toán: khâu này phải đảm bảo hai điều kiện ngời xuất khẩu thu đợc tiền và ngời nhập khẩu nhận đợc hàng hoá. Nếu một trong hai điều kiện này không xảy ra thì chuyển tiếp tới khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Ngoài ra khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại cũng đóng vai trò
quan trọng. Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu mà chủ hàng bị khiếu nại đòi bồi thờng cần có sự nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng.
Căn cứ để giải quyết khiếu nại là các biên bản giám định của cơ quan thứ ba đồng thời phải xem xét yêu cầu khiếu nại có đầy đủ chặt chẽ và còn trong thời hạn hiệu lực hay không. Nếu khiếu nại có cơ sở cần tìm hớng giải quyết hợp lý và rút ra kinh nghiệm cho đợt tới.