Hiện nay chi nhánh có 33 cán bộ công nhân viên, làm việc tại hai phòng và một chi nhánh cấp 3 là: phòng tín dụng, phòng kế toán ngân quỹ và chi nhánh cấp 3 Phúc Thành. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban là:
- Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành toàn bộ các nghiệp vụ kinh doanh theo thẩm quyền của chi nhánh, đồng thời là người chịu trách nhiệm về quyết định cho vay và thực hiện các công việc sau:
+ Xem xét lại các nội dung thẩm định do phòng tín dụng trình lên, qua đó sẽ quyết định cho vay hay không cho vay, nếu không cho vay nói rõ lí do không cho vay và chịu trách nhiệm về quyết định của mình;
+ Thay mặt ngân hàng kí hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay và các hồ sơ do ngân hàng và khách hàng cùng lập;
+ Có các biện pháp xử lí nợ có vấn đề: cho ra hạn nợ, điều chỉnh kì hạn trả nợ nếu khách hàng không trả được nợ nhưng quyết tâm trả nợ và có phương án phục hồi tốt, chuyển nợ quá hạn, thực hiện các biện pháp xử lí đối với khách hàng đối với khách hàng không có phương án khôi phục sản xuất hay cố tình chây ì dây dưa.
- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: thay mặt giám đốc quản lí hoạt động về tín dụng, thẩm định, cho vay, thu nợ.
- Phó giám đốc phụ trách kế toán – ngân quỹ : thay mặt giám đốc quản lí công tác kế toán sổ sách của cả chi nhánh.
- Phòng kế toán ngân quỹ:
Gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 5 kế toán viên, 3 thủ quỹ.
Trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm chung về công việc của phòng, kiểm soát công việc của kế toán viên.
Kế toán cho vay chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Kiểm tra danh mục hồ sơ pháp lí, hồ sơ vay vốn do phòng tín dụng lập, đã được duyệt trước khi giải ngân.
Sau khi kiểm tra các danh mục hồ sơ, kế toán làm thủ tục phát tiền vay cho khách hàng theo quyết định của giám đốc hoặc người được uỷ quyền.
Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ cho vay, thu nợ, thu lãi, chuyển nợ quá hạn của khách hàng.
Kế toán cho vay tiến hành sao kê hợp đồng tín dụng, sổ vay vốn, sao kê nợ đến hạn, quá hạn cung cấp cho cán bộ tín dụng theo quy định của ngân hàng.
Lưu giữ hồ sơ cho vay của ngân hàng.
Kế toán chuyển tiền: thực hiện chuyển tiền điện tử, thanh toán bù trừ qua mạng, làm thủ tục cho khách hàng rút tiền từ tài khoản, rút tiền từ nơi khách chuyển về, mở tài khoản thanh toán cho khách hàng.
Ngoài ra phòng kế toán còn lưu trữ chứng từ, vào sổ sách kế toán, trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch tài chính. Quản lí và sử dụng các quỹ chuyên dùng.
- Phòng kinh doanh
Gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 8 cán bộ tín dụng. Trưởng phòng tín dụng chịu trách nhiệm về công việc:
Trực tiếp phân công cán bộ tín dụng phụ trách địa bàn các xã trong huyện, kiểm tra đôn đốc cán bộ tín dụng thực hiện đầy đủ quy chế cho vay của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam và hướng dẫn của ngân hàng nông nghiệp Việt Nam.
Kiểm tra lại nội dung thẩm định của cán bộ tín dụng,nếu thấy cần thiết sẽ tiến hành tái thẩm định hồ sơ vay vốn đó, gia hạn nợ gốc, lãi, điều chỉnh kì hạn nợ gốc lãi cho khách hàng và ghi ý kiến của mình trên các hồ sơ trên.
Cán bộ tín dụng: chịu trách nhiệm về các khoản vay do mình thực hiện và thực hiện các nhiệm vụ:
Trực tiếp tìm kiếm các dự án, phương án khả thi của khách hàng, là cấu nối tiếp xúc giữa ngân hàng với khách hàng, với cấp uỷ, chính quyền địa phương.
Thu thập thông tin về khách hàng vay vốn, về khách hàng có nhu cầu và có khả năng là khách hàng của ngân hàng, tìm hiểu về các định mức kinh tế, kĩ
trách và hồ sơ khách hàng được phân công; xác định nhu cầu vay theo địa bàn, ngành hàng, mở sổ theo dõi cho vay, thu nợ.
Cán bộ tín dụng là người giải thích các quy định thắc mắc của khách hàng, hướng dẫn khách hàng thực hiện qui định về cho vay và hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn theo các quy định của ngân hàng.
Thẩm định các điều kiện vay vốn của khách hàng theo quy định, lập báo cáo thẩm định về khách hàng, cùng khách hàng lập hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay;
Thông báo cho khách hàng biết về quyết định cho vay hay từ chối cho vay sau khi có quyết định của giám đốc hoặc người được uỷ quyền;
Thực hiện kỉêm tra trứơc, trong khi cho vay, sau khi cho vay;
Nhận hồ sơ và thẩm định điều kiện cần thiết để gia hạn nợ gốc, lãi, điều chỉnh kì hạn nợ cho khách hàng có nhu cầu.
Đôn đốc khách hàng trả nợ cho ngân hàng đúng kì hạn và đề xuất biện pháp xử lí khi cần thiết, thực hiện những biện pháp xử lí vi phạm tín dụng theo quyết định của giám đốc hoặc người được uỷ quyền.
Lưu giữ hồ sơ theo quy định của ngân hàng
- Ngân hàng cấp 3 Phúc Thành: thực hiện đồng thời các nhiệm vụ của phòng tín dụng và phòng kế toán ngân quỹ tại khu vực bắc và nam An Phụ của huyện Kinh Môn.