II. Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty
1. Quy trình luân chuyển hàng hoá
1.1 . Quy trình nhập hàng
Căn cứ vào tỡnh hỡnh thị trường trong nước, khả năng chiếm lĩnh thị trường của mặt hàng, Cụng ty tiến hành đặt hàng đối tỏc nước ngoài để đối tỏc nước ngoài tiến hành kộo hàng từ Siemens về Singapore.
Kho hàng tại Singapore sẽ được chuyển về Việt Nam theo nhiều hợp đồng khỏc nhau với mục tiờu tối đa khả năng quay vũng của vốn kinh doanh.
Mặt hàng điện thoại di động là mặt hàng cú sự quản lý nhà nước về chất lượng do vậy đối với mỗi sản phẩm mới được nhập về cần phải cú được giấy chứng nhận sản phẩm đú phự hợp với tiờu chuẩn viễn thụng Việt Nam (Hợp chuẩn thiết bị). Giấy phộp này được Cục Quản lý Chất lượng Bưu Điện - Bộ Bưu Chớnh Viễn Thụng cấp trờn cơ sở bộ hồ sơ do doanh nghiệp cung cấp bao gồm:
- Đơn xin hợp chuẩn thiết bị
- Tài liệu kỹ thuật thiết bị
- Bản Test Report (Bản do kiểm thiết bị do Việt Khoa Bưu Chớnh Viễn Thụng cấp trờn cơ sở do kiểm thiết bị)
- Tài liệu về cụng ty.
* Trờn cơ sở kế hoạch tiờu thu hàng hàng thỏng của cụng ty, Cụng ty lờn kế hoạch nhập hàng từ Singapore về. Từ kế hoạch nhập hàng, cụng ty soạn thoả hợp đồng ngoại, gửi đối tỏc nước ngoài yờu cầu giao hàng. Cụng ty thường mua hàng tại kho của người Bỏn (theo điều khoản Ex Work – Incoterms 2000) với điều khoản
giao hàng và phần cũn lại sẽ được thanh toỏn trong vũng 30 ngày sau khi giao hàng do vậy sau khi ký kết hợp đồng cụng ty tiền hành cỏc bước sau.
- Làm thủ tục thanh toỏn trước 30% trị giỏ hợp đồng
- Liờn lạc với người vận tải yờu cầu người vận tải thực hiện nhận hàng từ người bỏn bờn Singapore
- Luụn cập nhật thụng tin với người vận tải để biết lịch trỡnh thời điểm hàng sẽ về Việt Nam.
- Yờu cầu người bỏn fax trước CI & PL, gửi bản solfcopy bảng kờ số IMEI của lụ hàng
* Do tỡnh hỡnh thị trường điện thoại di động tại Việt Nam trong những năm vừa qua diễn biến rất phức tạp, điện thoại nhập lậu, khụng cú nguồn gốc nhập khẩu đang chiếm phần lớn thị trường điện thoại, nhà nước đang từng bước siết chặt quản lý điện thoại di động và một trong những biễn phỏp quyết liệt nhất đú là quản lý số IMEI của từng chiếc điện thoại khi qua biờn giới Việt Nam.
* Kinh doanh điện thoại yờu cầu rất khặt khe về thời gian, thời điểm tung hàng ra thị trường, do vậy trước khi cú chứng từ gốc (CI & PL, C/O) hàng đó về đến Việt Nam và Cụng ty phải làm cụng văn nợ cỏc chứng từ gốc trờn với Hải Quan. Do nợ chứng từ gốc mức thuế nhập khẩu tạm tớnh đối với mặt hàng điện thoại này là 15% và sẽ được tớnh lại 10% khi hoàn trả đủ cỏc chứng từ gốc.
* Làm thủ tục nhận Hải Quan để nhận hàng, cựng Hải Quan kiểm tra số IMEI mỡnh cung cấp với số IMEI thực tế của từng mỏy điện thoại.
1.2 . Quy trình lu chuyển hàng hoá trong nớc.
Sales Thủ kho Kế toán
Sales
Giải trình quy trình:
B
ớc 1: : Sales làm đề nghị xuất kho gửi cho bộ phận kế toán, ghi đầy đủ các
thông tin sau:
- Ngày .tháng năm .… … …
- Ngời đề nghị………Bộ phận………Kho xuất - Lý do xuất
- Nội dung: + Tên hàng + Số lợng
+ Giá ( Giá đã có VAT hay cha ) + Thành tiền
- Tên khách hàng
- Tên Công ty/ Doanh nghiệp/ Cửa hàng - Địa chỉ
- Mã số thuế
- Điều kiện thanh toán
Nhân viên bán hàng chuyển đề nghị xuất kho cho thủ kho sau khi đã điền đầy đủ thông tin, thủ kho viết phiếu xuất và chuyển cho kế toán kiểm tra.
B
ớc 2 : Kế toán kiểm tra giá trên phiếu xuất hàng mà thủ kho chuyển cho xem
có đúng không, nếu đúng thì chuyển cho Sales và viết hoá đơn tài chính. Sales ký vào liên 1.
B
ớc 3 : Thủ kho chuyển hàng cho Sales và kế toán chuyển cho Sales liên 2 và
liên 3 của HĐTC.
B
ớc 4 : Sales giao cho khách: Hàng, phiếu xuất hàng, HĐTC liên 2 và 3. Khách
hàng ký vào 2 liên của HĐTC và 3 liên của Phiếu xuất hàng.
B
ớc 5 : Khách hàng trả cho sales liên 3 của HĐTC và liên 1, 2 của phiếu xuất
hàng.
B
ớc 6 : Sales mang liên 3 của HĐTC và phiếu xuất hàng 1, 2 về trả cho kế
toán, thủ kho.
* Hàng chuyển về kho của doanh nghiệp.
- Hàng hoá trong tình trạng đóng gói và đóng thùng đợc chuyển về công ty. - Các lô hàng đợc kiểm tra, kiểm nghiệm, nhập số Imei, in phiếu bảo hành và nhập kho.
xuất kho, lấy hàng, kiểm tra hàng hoá và tổ chức vận chuyển đến các đại lý nhanh chóng chính xác.
- Thu tiền hàng từ các đại lý
* Xuất hàng đến các đại lý tại các tỉnh phía Bắc và đến các chi nhánh ở miền Trung và miền Nam.
- Nhận đơn đặt hàng qua điện thoại hay Email - Làm thủ tục xuất hàng
- Làm thủ tục với công ty vận chuyển đờng dài - Nhận tiền qua công ty vận chuyển bảo đảm
* Xuất hàng tới cửa hàng giới thiệu sản phẩm
- Làm thủ tục xuất hàng - Xuất hàng và ghi sổ
- Nhận tiền hàng khi có sản phẩm bán ra.