IV. Phân tắch công tác lập kế hoạch
4.Kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất do nhà máy lập
Công ty SMW chủ yếu cung ứng ra thị trường sản phẩm của nhựa uPVC (Smartwindows). Đặc thù sản phẩm của công ty là kắch thước sản phẩm là phụ thuộc hoàn toàn vào đơn đặt hàng của khách hàng. Do vậy kế hoạch sản xuất của công ty luôn cần phải đáp ứng nhu cầu về số lượng cũng như tiêu chuẩn kắch cỡ của từng đơn hàng . Hiện nay hình thức ký hợp đồng sản phẩm của công ty thực hiện thông qua hệ thống các đại lý, tức là các đại lý sẽ tiếp nhận nhu cầu khách hàng sau đó làm hợp đồng với công ty. Điều này cho thấy công ty sẽ không kiểm soát được thị trường một trực tiếp và càng dễ xảy ra hơn khi mà đôi khi lợi ắch của công ty và đại lý không thực sự thống nhất . Quy mô của đơn hàng thường không lớn và thời gian hoàn thành ngắn. Sau khi bộ phận phụ trách giá hợp đồng thống nhất được với khách hàng, hợp đồng sẽ chuyển tới nhà máy để lên kế hoạch sản xuất hoàn thành hợp đồng . Thực chất chỉ là kế hoạch điều độ sản xuất với việc ấn định thời gian hoàn thành từng hợp đồng sau khi đã phân bổ hợp đồng về cho các tổ sản xuất. Nhà máy cũng thiết lập bộ phận chuyên trách trong việc theo dõi và đôn đốc tiến độ sản xuất. Trong trường hợp cao điểm của mùa xây dựng thì khả năng chậm tiến độ rất có khả năng xảy ra, điều này ảnh hưởng tới uy tắn của công ty .
(có trắch dẫn Bản điều độ sản xuất, phần phụ lục)
4.1. Kế hoạch vật tư
Tại công ty SMW, phòng KVX chuyên trách trong việc đảm bảo cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất. Nhận định chung đó là kế hoạch vật tư được thực hiện tương đối bài bản.
Đặc điểm vật tư của công ty: Cơ cấu vật tư của công ty có thể chia làm hai phần đó là phần nhập khẩu( chủ yếu nhập từ Trung Quốc) và phần nhập từ nhà máy tại Hà Nam. Có thể nhận định rằng với phần nhập từ Hà Nam, một nhà máy trực thuộc cùng tập đoàn thì có được những thuận lợi nhất định còn bộ phận nhập ngoại thì
xuất hiện những vấn đề phức tạp hơn. Để đảm bảo hoạt động cung ứng, công ty cũng thực hiện những chắnh sách nhằm duy trì quan hệ tốt với nhà cung cấp trên cơ sở đảm bảo lợi ắch. Cụ thể ở việc công ty rất ắt khi phải thay đôi nhà cung ứng và mức giá nhập thường ổn định. Điều này cũng có thuận lợi nhất định trong việc lập kế hoạch vật tư.
4.1.1. Quy trình lập kế hoạch vật tư:
Bước 1: Nhận thông tin đăng ký sản lượng của phòng kinh doanh trong tháng kế hoạch (tuần 3 tháng trước) đồng thời cân đối với sản lượng đăng ký của nhà máy.
Bước 2: Từ sản lượng đăng ký phân tách thành các phần vật tư.
Bước 3: Xác định nhu cầu vật tư nhập (số lượng, đơn giá, dự trù ngân sách), trên cơ sở xác định mức tồn kho dự kiến tháng kế hoạch).
Bước 4: Gửi bản kế hoạch lên Ban giám đốc phê duyệt và tiến hành điều chình nội dung nếu cần.
Bước 5: Tổ chức triển khai (tuỳ vào từng loại vật tư mà có thể tiến hành nhập ngay tuần đầu tháng KH hoặc chậm hơn).
4.1.2. Nội dung chủ yếu của một bản kế hoạch vật tư đó là:
- Tổng hợp nhu cầu sản lượng của phòng kinh doanh và của nhà máy. - Xác định nhu cầu nhập (số lượng, đơn giá và dự trù tài chắnh)
Sau mỗi tháng phòng kế hoạch Vật tư tiến hành lập Bản số lượng và giá thực nhập trong tháng. Đây cũng có thể coi là một phần của kế hoạch vật tư.
4.1.3. Phân tắch kế hoach vật tư:
Quy trình lập kế hoạch vật tư là khá chặt chẽ, tuy nhiên mức chắnh xác của con số dự kiến nhập không cao (thể hiện cột hiệu suất thực nhập trong bản bản số lượng thực nhập trong tháng). Nguyên nhân của hiện tượng trên:
- Việc tiến hàng phân tách sản lượng đăng ký thành các nhu cầu vật tư cụ thể vốn đã có sai số do sự đa dạng trong cơ cấu danh mục sản phẩm thưực tế sản xuất. Tuy vậy đây không phải là nguyên nhân chắnh.
hoạch vật tư vừa phải lập kế hoạch nhập cho tháng nhưng đồng thời cũng phải cập nhật nhu cầu thực sản xuất theo hợp đồng (thời gian nhận hợp đồng bất kỳ trong tháng và khoảng thời gian hoàn thành thường nhỏ hơn một tháng) để tiến hành nhập. Tức là số liệu lập kế hoạch tháng và triển khai nhập không đồng nhất.
Kế hoạch nhập vật tư trong tháng sẽ giúp dự trù được tài chắnh cần thiết nhưng thấy rằng mức độ tin cậy của các con số dự báo không cao, ý nghĩa của bản kế hoạch sẽ giảm đáng kế. Do vậy có nên chăng co ngắn thời gian lập kế hoạch nhập vật tư trong một tuần. Điều này là hợp lý khi mà thực tế cũng đã thực hiện một cách bị động thì nay chuyển thành thực hiện nhập chủ động bằng kế hoạch và một yếu tố thuận lợi đó là giá của vật tý nhập không biến động nhiều theo quy mô đõn hàng.
4.2. Kế hoạch dự trữ sản xuất
SMW là công ty sản xuất của nhựa với chất lượng cao trên thị trường, do vậy mà vai trò chất lượng vật tư rất quan trọng. Đồng thời cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất kịp thời sẽ là điều kiện để hoàn thành đúng hợp đồng sản xuất, xây dựng hình ảnh của công ty. Bên cạch đó cũng giống như bất kỳ bộ phận kế hoạch nào khác trong công ty, kế hoạch vật tư chịu sự dàng buộc bới yếu tố tài chắnh. Do vậy mà công tác kế hoạch dự trữ vật tư hoàn toàn không đơn giản trong trường hợp xây dựng phương án tối ưu lợi ắch của công ty.
Qua thực tế khảo sát cho thấy việc xây dựng kế hoạch dự trữ được thực hiện như sau: Xác định những mức dự trữ tối thiểu cần thiết theo từng thời kỳ (tháng/ tuần) trên cơ sở cân nhắc vấn đề tài chắnh (mang tắnh dự báo). Thực nhập vật tư trong tháng sẽ đáp ứng mức dự trữ dự kiến. Do giá của sản phẩm không phụ thuộc nhiều vào quy mô đơn hàng do vậy việc dự trữ ở mức thấp sẽ tạo cơ hội cho mục tiêu tối thiểu chi phắ dự trữ.