IV. Phân tắch công tác lập kế hoạch
6. Công tác giám sát, đánh giá.
Sơ đồ theo dõi đánh giá tại công ty SMW
6.1. Lập kế hoạch đánh giá nội bộ
- ĐDLĐ có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức đánh giá nội bộ. Mỗi yêu cầu của hệ thống Công ty phải được đánh giá theo kế hoạch, tiến độ đã được nêu trong biểu mẫu: KHĐG-ĐA.
- Tùy theo tình hình cụ thể Công ty có thể đánh giá tập trung hay rải rác trong năm tuy nhiên trong 1 năm Công ty đánh giá ắt nhất là 1 lần, tất cả các yêu cầu có liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9001:2000
- Lãnh đạo Công ty sẽ có kế hoạch, thời gian cụ thể đánh giá cho các bộ phận có liên quan.
- Ngoài các cuộc đánh giá định kỳ, sẽ có tiến hành các cuộc đánh giá đột xuất theo quyết định tuỳ theo yêu cầu của Tổng Giám đốc Công ty.
Chuyên gia đánh giá, Đại diện lãnh đạo chất lượng
Chuyên gia đánh giá, Đại diện lãnh đạo chất lýợng
Chuyên gia đánh giá, Đại diện lãnh đạo chất
lượng Lập hồ sơ kết quả kiểm tra đánh giá, phát hiện
những chỗ phù hợp không phù hợp, yêu cầu cần cải tiến khắc phục báo cáo lãnh đạo phê duyệt
Khắc phục cải tiến
Lập kế hoạch
Thành lập đoàn kiểm tra
Chuẩn bị đánh giá Đánh giá thực tế
- Các chuyên gia đánh giá nội bộ phải được đào tạo qua lớp đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ.
6.2. Chuẩn bị và tiến hành đánh giá:
*Đại diện lãnh đạo: Thành lập Ban đánh giá - Chỉ định Trưởng/Phó Ban và các uỷ viên theo biểu mẫu BĐGNB-ĐA và trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
* Đại diện lãnh đạo: thông báo đến tất cả các bộ phận được đánh giá và nội dung đánh giá và các yêu cầu bộ phận được đánh giá phải chuẩn bị trước
6.3. Tiến hành đánh giá:
- Trong cuộc đánh giá: Từng bộ phận được đánh giá phải được thông báo tóm tắt về phương pháp, phạm vi đánh giá, các yêu cầu cần thiết để tạo thuận lợi cho việc đánh giá, cho người phụ trách đơn vị được đánh giá.
- Ban đánh giá phải thực hiện các công việc sau đây trong quá trình đánh giá:
+ Xem xét việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại bộ phận: Thực hiện triệt để hay chưa triệt để; Khó khăn trong việc áp dụng; Các biện pháp khắc phục và phương hướng hoàn thiện.
+ Xem xét hồ sơ: Cách thức quản lý, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ
+ Xem xét tài liệu ban hành tại các bộ phận để xem chúng có phù hợp với yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 hay không.
- Kết quả đánh giá được lập thành báo cáo theo biểu mẫu: BCĐG-ĐA phải có xác nhận giữa 2 bên khi thực hiện việc đánh giá.
6.4. Báo cáo đánh giá:
Đoàn đánh giá lập báo cáo đánh giá theo biểu mẫu báo cáo đánh giá của công ty, gửi lên Giám đốc để xem xét.
6.5. Theo dõi.
+ Trưởng/Phó các bộ phận được đánh giá phải đề xuất biện pháp khắc phục những việc không phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng của mình của bộ phận mình.
+ Ban đánh giá tiến hành xem xét, theo dõi hành động khắc phục, hiệu quả của nó theo biểu mẫu báo cáo đánh giá của Tập đoàn Đông Á.
Công tác giám sát đánh giá ở tập đoàn Đông Á nói chung và ở SMW nói riêng đã được chú ý xây dựng. Đây có thể coi là một điểm mạnh của công ty. Tuy nhiên giám sát trong thực hiện KH còn thiếu đi tắnh khoa học bởi nó chỉ được thực hiện khi thực tế KH đã triển khai. Để hiệu quả của công tác theo dõi đánh giá được tôt hơn thì nó phải được chuẩn bị ngay từ khâu lập KH, cụ thể bằng các chỉ tiêu chỉ số giúp nhận ra những hiệu chỉnh cần thiết khi thực hiện KH.