II. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống XTH Hở Công ty VILEXIM
4. Các công cụ XTHH
4.4 Bán hàng trực tiếp
Với đặc điểm thị trường hoạt động của công ty là các tổ chức sản xuất kinh doanh; không như đối tượng khách hàng là người tiêu dùng cá nhân, hoạt động mua hàng của các tổ chức diễn ra rất phức tạp và cần nhiều thời gian để tính toán, nghiên cứu, thương lượng về sản phẩm và các điều khoản khác liên quan đến sản phẩm và quá trình cung ứng. Vì vậy, ở đây bán hàng trực tiếp mà nòng cốt là lực lượng bán hàng cá nhân đóng vai trò làm “mốc” quyết định khách hàng mua hàng hay không mua hàng của Công ty, nó quyết định đến sự thành công hay thách bại của toàn bộ hệ thống XTHH của Công ty; trong khi đó các công cụ khác như đã nêu ở trên chỉ đóng vai trò hỗ trợ cho hoạt động bán hàng trực tiếp diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, sự yếu kém của một công cụ nào đó chỉ có thể làm suy yếu đôi chút cho hệ thống XTHH và có ít ảnh hưởng đến hoạt động của các công cụ khác.
Đại diện bán hàng của Công ty là cầu nối trực tiếp của Công ty với khách hàng, thay mặt Công ty quan hệ rất nhiều khách hàng; một khía cạnh khác đặc biệt quan trọng là đại diện bán hàng là người có được nhiều thông tin nhất, và hiểu biết sâu sắc nhất về khách hàng của Công ty. Vì vậy, đối với một công ty thương mại như công ty VILEXIM muốn phát triển mạnh thì tính quyết định nhất là phải xây dựng cho được một lực lượng bán hàng hùng mạnh cả về thể chất lẫn trình độ, cùng với đó là việc đầu tư vào việc thiết kết một lực lượng bán hàng đạt hiệu quả cao. Sau đây là một số đề xuất về việc thiết kế lực lượng bán hàng cho Công ty:
Các mục tiêu của lực lượng bán hàng thường được xây dựng dựa vào tính chất của sản phẩm, của thị trường mục tiêu của Công ty. Thông thường các mục tiêu này được thể hiện thông qua việc xác định những nhiệm vụ chủ yếu của lực lượng bán hàng như sau:
-Thăm dò: các đại diện bán hàng của Công ty tìm kiếm và gây dựng khách hàng mới.
-Xác định mục tiêu: các đại diện bán hàng của Công ty quyết định cách phân bổ thời gian eo hẹp của mình cho khách hàng triển vọng và khách hàng hiện tại của mình.
-Cung cấp thông tin: các đại diện bán hàng khôn khéo cung cấp thông tin về các sản phẩm và dịch vụ của Công ty.
-Bán hàng: các đại diện bán hàng hiểu biết nghệ thuật bán hàng, cụ thể là cách tiếp cận, giải đáp những ý kiến phản đối và hoàn tất thương vụ.
-Làm dịch vụ: các đại diện bán hàng cung ứng các dịch vụ khác nhau cho khách hàng như tư vấn giải quyết các vấn đề của họ, thoả thuận về các điều kiện tài trợ, xúc tiến nhanh việc giao hàng…
-Thu thập thông tin: các đại diện bán hàng tiến hành nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin tình báo về khách hàng và làm báo cáo viếng thăm chào hàng.
-Phân bổ hàng: các đại diện bán hàng quyết định phân bổ sản phẩm khan hiếm cho các khách trong những lúc thiếu hàng.
Tuỳ theo những điều kiện hoạt động cụ thể mà đại diện bán hàng có sự đầu tư vào từng nhiệm vụ một cách thích đáng.
2) Chiến lược của lực lượng bán hàng
Các công ty thường phải cạnh tranh với nhau để có thể nhận được đơn đặt hàng của khách hàng. Vì vậy, Công ty cần bố trí lực lượng bán hàng theo một kế hoạch cụ thể, thích hợp để họ viếng thăm đúng khách hàng, đúng lúc và đúng cách thức. Đại diện bán hàng thường làm một số cách sau:
-Đại diện bán hàng với người mua: đại diện bán hàng trao đổi với khách hàng triển vọng trực tiếp hay qua điện thoại về các vấn đề như giới thiệu về sản phẩm, chính sách khuyến mại của Công ty, những cam kết để tiến tới một sự hợp tác lâu dài.
-Đại diện bán hàng với nhóm người mua: đại diện bán hàng cố gắng quen biết càng nhiều người trong một nhóm người mua càng tốt. Cách này rất hữu ích với việc bán sản phẩm vật liệu xây dựng, hoá chất, phân bón, xuất khẩu lao động.
-Tổ bán hàng với nhóm người mua: tổ bán hàng của công ty hợp tác chặt chẽ với các thành viên của một nhóm khách hàng mua hàng. Hình thức này khá thích hợp với hoạt động XKLĐ, thông qua việc hợp tác chặt chẽ với các đại diện của phòng nhân sự của khách hàng để có thể nắm bắt được nhu cầu và yêu cầu về phẩm chất, trình độ của lao động.
-Thực hiện bán hàng tại hội chợ và triển lãm thương mại: hội chợ và triển lãm được tổ chức để những người bán có cơ hội giới thiệu về các sản phẩm của mình với thị trường và cũng là nơi người mua có nhiều cơ hội tìm kiếm được đối tác thích hợp. Vì vậy, tham gia hội chợ đại diện bán hàng của Công ty có thể tiếp xúc trực tiếp với nhiều khách hàng tiềm năng trong một khoảng thời gian ngắn.
3) Cơ cấu lực lượng bán hàng
Tuỳ theo mỗi lĩnh vực hoạt động, cơ cấu lực lượng bán hàng có thể được thiết kế theo sản phẩm hoặc theo thị trường.
Đối với hoạt động xuất khẩu lao động, cơ cấu lực lượng bán hàng ở đẩy được thiết kế theo lãnh thổ. Một Trung tâm XKLĐ ở Hà Nội có nhiệm vụ thu hút các đối tượng trong nội thành; và một chi nhánh của Công ty ở Hà Tây thì thực hiện cùng chức năng thu hút các đối tượng lao động lao động phổ thông ở đó.
Các sản phẩm nhập khẩu trực tiếp và xuất khẩu trực tiếp sẽ có cơ cấu theo sản phẩm và theo thị trường, mỗi nhóm hoặc một người sẽ phụ trách một hoặc một số loại sản phẩm nhất định và thực hiện quan hệ với một khu vực thị trường nào đó, như vậy người bán hàng sẽ có sự hiểu biết sâu sắc về sản phẩm và thị trường mình kinh doanh. Lực lượng bán hàng ở đây cũng sẽ kiêm luôn việc cung ứng dịch vụ XNK uỷ thác do hoạt động của dịch vụ này cũng tương đồng với các hoạt động XNK trực tiếp và lực lượng bán hàng ở đây cũng có cơ hội gặp được nhiều khách hàng trong quá trình hoạt động.
Để có thể đạt được hiệu quả bán hàng cao, đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu thị trường, về sản phẩm của mình, về quy chế và chiến lược hoạt động của Công ty; bên cạnh đó nhân viên bán hàng còn phải được trang bị các công cụ hỗ trợ cho việc chào hàng như cataloge, bảng quy chế của
Công ty, hàng mẫu; nếu ở hội chợ và triển lãm thì yêu cầu việc bố trí gian hàng thuận tiện để khách hàng có thể dễ dàng nhận thấy được các sản phẩm của Công ty. Và cuối cùng là yêu cầu năng lực của nhân viên bán hàng, họ phải có kỹ năng thuyết trình bán hàng tốt để thuyết phục được khách hàng mua hàng, kỹ năng thương lượng để đi đến kí kết hợp đồng tốt sẽ đảm bảo đạt được lợi ích cao cho Công ty, và kỹ năng marketing quan hệ để có thể thiết lập được các mối quan hệ lâu dài với khách hàng, đặt biệt là những khách hàng lớn.