- Tiền gửi dân cư
2.2.2.1 Quy trình thông báo và thanh toán L/C xuất khẩu
2 5 4 1 Người xuất khẩu SGD I-NHCTVN Hội sở chính NHCTVN
(1) Người xuất khẩu xuất trình chứng từ. (2) Sở gửi chứng từ đi đòi tiền.
(3) Ngân hàng thanh toán gửi chứng từ cho người nhập khẩu.
(4) Ngân hàng thanh toán chấp nhận thanh toán gửi cho Hội sở chính-Ngân hàng công thương Việt Nam.
(5) NHCT Việt Nam truyền điện thanh toán tới Sở giao dịch I.
a. Thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C và xác nhận L/C (nếu có)
a.1 Kiểm tra L/C
Khi thanh toán viên nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ phía ngân hàng đại lý ở nước ngoài, các L/C và sửa đổi L/C này được chuyển toàn bộ về tổ xuất. Thanh toán viên tổ xuất sẽ tiến hành :
Xác nhận mã của L/C nếu L/C được gửi bằng telex.
Xác nhận các mẫu điện MT 700, MT 701, và MT 707 nếu L/C đó được gửi đến bằng điện SWIFT.
Xác nhận mẫu chữ ký được uỷ quyền của ngân hàng đại lý nếu L/C được gửi bằng thư qua đường bưu điện.
a.2 Thông báo L/C hoặc từ chối thông báo L/C
Trong quá trình thanh toán, thanh toán viên tiến hành kiểm tra, xác nhận mã hoặc mẫu điện, mẫu chữ ký trên L/C. Nếu thông tin đều đúng, thanh toán viên sẽ lập thông báo theo mẫu quy định gửi đến khách hàng. Đồng thời thanh toán viên phải xoá khoá mã điện trên điện nếu L/C đó được gửi đến bằng điện. Trong trường hợp, thanh toán viên phát hiện thấy sai sót trên L/C, ví dụ L/C chưa có xác nhận mã (nếu gửi bằng telex) hoặc không đúng mẫu nếu gửi bằng điện (SWIFT) MT 700, MT 701, MT 707 hoặc phát hiện thấy chữ ký trên L/C gửi bằng thư khác mẫu chữ ký chuẩn thì thanh toán viên phải thông
báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết. Bên cạnh đó, thanh toán viên không có trách nhiệm phải báo cáo cho khách hàng biết rằng họ không thể xác minh tính chân thật “bề ngoài” của L/C. Nếu khách hàng có yêu cầu về thông tin, thanh toán viên chỉ được phép giao cho khách hàng bản sao L/C hoặc bản sửa đổi L/C và ngân hàng không chịu trách nhiệm gì về việc cung cấp các thông tin đó.
Trường hợp Sở giao dịch I từ chối thông báo L/C thì phải thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết rằng “Sở giao dịch I-ngân hàng công thương Việt Nam xin từ chối thông báo L/C này”. Những điện mở L/C hoặc sửa đổi L/C từ ngân hàng đại lý gửi tới có xác nhận mã đúng (nếu bằng telex) hoặc theo mẫu điện MT 700, MT 701, MT 707 (Nếu bằng điện SWIFT) được coi là văn bản thực hiện. Sở giao dịch I không có trách nhiệm kiểm tra nội dung ghi trong các L/C hoặc sửa đổi L/C.
Trong trường hợp tổ xuất nhận được điện của ngân hàng đại lý phải ghi rõ “các chi tiết đầy đủ gửi sau” thì trên thông báo gửi khách hàng phải ghi rõ “Đây là thông báo sơ bộ, chưa có hiệu lực thi hành”. Đối với những văn bản sửa đổi chi tiết của L/C, thanh toán viên lại tiến hành quy trình kiểm tra như kiểm tra L/C và sau đó sẽ thông báo chính thức cho khách hàng.
a.3 Lập và gửi thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C.
Khi lập thông báo L/C hoặc sửa đỏi L/C, thanh toán viên đồng thời lập phiếu thu phí thông báo, phí sửa đổi, phí xác nhận L/C (nếu có) kèm theo biểu dịch vụ hiện hành của NHCT Việt Nam. Thư thông báo L/C hoặc thông báo sửa đỏi L/C được lập thành 2 bản, một bản giao cho khách hàng, một bản lưu lại tại hồ sơ L/C. Thanh toán viên phải giao thông báo kèm theo L/C hoặc sửa đổi L/C gốc cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản lưu của ngân hàng.
Trong trường hợp Sở giao dịch I nhận được bản sửa đổi L/C, nếu ngân hàng mở L/C yêu cầu Sở thông báo lại ý kiến của khách hàng (người xuất khẩu) về việc sửa đổi thì tuỳ theo quy định t sửa đổi thì tuỳ theo quy định tông báo cho khách hàng, phải yêu cầu khách hàng có ý kiến bằng văn bản. Khi nhận được trả lời bằng văn bản của khách hàng phải thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết.
Khi các nhà xuất khẩu Việt Nam gửi cho Sở giao dịch I thư yêu cầu thanh toán theo mẫu quy định kèm theo bộ chứng từ cùng bản gốc L/C và các điều chỉnh liên quan nếu có, các thanh toán viên tổ xuất phải tiến hành :
b.1 Kiểm tra số lượng chứng từ, loại chứng từ
Việc kiểm tra bộ chứng từ phải được thực hiện khẩn trương ngay sau khi nhận được đầy đủ chứng từ của khách hàng. Hơn nữa, việc kiểm tra phải đảm bảo đúng quy định của L/C và “Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ của ICC” như trong L/C quy định. Khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên phải ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ, sau đó phải có ý kiến của kiểm soát viên và của phụ trách phòng trước khi lập thư gửi chứng từ hoặc lập điện đòi tiền ngân hàng nước ngoài hoặc trước khi thông báo cho khách hàng (nếu chứng từ có sai sót).
b.2 Thương lượng, chiết khấu, thanh toán
Thương lượng, chiết khấu
Bộ chứng từ kiểm tra đảm bảo hoàn hảo phù hợp với L/C hoặc chứng từ có sai sót nhưng có sự chấp nhận từ phía ngân hàng phát hành là cơ sở để xem xét, thương lượng, chiết khấu chứng từ. Tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng được phép giao động trong khoảng 90-98% (tức là phí chiết khấu từ 2-10%), tổng giá trị mỗi lần thanh toán tuỳ thuộc loại tiền, cách đòi tiền, thời gian dự kiến thanh toán, các chi phí liên quan, mối quan hệ với ngân hàng phát hành và do Giám đốc Sở giao dịch I quyết định trên cơ sở tờ trình của bộ phận thanh toán xuất khẩu. Giám đốc Sở có quyền thương lượng, chiết khấu hoặc cho vay tương ứng trước và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Chiết khấu thanh toán ngay (bảo lưu quyền truy đòi)
Để được chiết khấu khách hàng phải có đơn xin chiết khấu và cam kết truy đòi của ngân hàng trong trường hợp không đòi được tiền theo chỉ dẫn của ngân hàng phát hành và chịu chi phí liên quan đến thanh toán L/C. Việc chiết khấu thanh toán ngay được thực hiện tại Sở giao dịch I với các điều kiện sau :
Các quy định trong L/C phải ghi rõ ràng, hợp lý, cụ thể. L/C thanh toán ngay (at sight)
Chứng từ đảm bảo xuất trình trong thời gian hiệu lực của L/C. Bộ chứng từ phải hoàn hảo, phù hợp với điều kiện trong L/C.
Khách hàng hoạt động uy tín.
Ngân hàng phát hành L/C hoặc hoàn tiền là ngân hàng có uy tín hoạt động tốt, có vị trí trong giao dịch quốc tế.
Cho vay ứng trước, thế chấp bộ chứng từ
Đối với L/C thanh toán có kỳ hạn (tối đa không quá 3 tháng) và các L/C không có đủ điều kiện chiết khấu thanh toán ngay, nếu khách hàng có yêu cầu thì hồ sơ sẽ dược chuyển sang phòng kinh doanh để xem xét thế chấp cho vay trước tiền hàng theo chế độ hiện hành về cho vay ngoại tệ của Ngân hàng công thương Việt Nam với giá trị giá vay không quá 80% tổng giá trị của mỗi lần thanh toán, sau đó chuyển chứng từ liên quan đến L/C cho bộ phận thanh toán xuất khẩu để cán bộ thanh toán làm thủ tục đòi tiền.
Hoàn thiện, gửi chứng từ và đòi tiền
Sở giao dịch I được phép kiểm tra, nhận và xử lý chứng từ trong vòng 7 ngày làm việc nhưng phải đảm bảo khi chứng từ gửi đến ngân hàng nhận, chứng từ vẫn còn trong thời hạn hiệu lực của L/C.
Chứng từ kiểm tra phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C hoặc chứng từ có sai sót nhưng đã được chấp nhận của ngân hàng phát hành cần phải được hoàn thiện để gửi cho ngân hàng nhận chứng từ theo chỉ dẫn của L/C , tên, địa chỉ của ngân hàng nhận chứng từ trên bảng kê chứng từ và chỉ thị hoàn tiền phải đầy đủ, chính xác như trong quy định của L/C.
Ký hậu hối phiếu nếu hối phiếu được ký phát thanh toán theo lệnh của chi nhánh. Lập bảng kê chứng từ kèm chỉ thị hoàn tiền (nếu L/C đã đòi tiền bằng điện, nội dung chỉ dẫn hoàn tiền bằng điện phải ghi rõ : we have claim payment by telex/swift to your rembursement bank on date…)
Lập điện đòi tiền nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện.
Số tham chiếu thanh toán trong L/C xuất khẩu trên COVERING LETTER được thực hiện đánh số thống nhất 9 ký tự cho tất cả các chi nhánh như sau : xxx.EX.xx.xxxx.
Trong đó ba ký tự đầu là mã thanh toán liên ngân hàng chi nhánh, EX phản ánh loại nghiệp vụ thanh toán, hai ký tự tiếp theo là năm phát sinh, 4 ký tự cuối thể hiện số thứ tự nghiệp vụ phát sinh trong năm.
Sau khi điện đòi tiền từ 3 đến 5 ngày nếu không nhận được báo có, phải lập tức tra soát ngân hàng phát hành. Chứng từ sau khi đã hoàn thiện được đóng gói để gửi đến ngân hàng nhận qua dịch vụ chuyển phát nhanh (sau khi sao chụp và lưu giữ 1 bản sao của mỗi loại chứng từ tại Sở, trên bản sao có ghi số bản gửi đi) và chờ báo có từ nước ngoài thông qua Hội sở chính. Chứng từ đã gửi đi sau 15 ngày kể từ ngày bộ chứng từ được gửi đi đòi tiền mà không có hồi âm. Sở giao dịch I có trách nhiệm lập điện tra soát MT 799/999 gửi ngân hàng nhận. Sau đó, nếu vẫn không có điện trả lời thì liên tiếp 5 ngày một lần điện tra soát đến khi nhận được trả lời từ ngân hàng nước ngoài.
Trong quá trình đòi tiền (kể cả trường hợp đã thanh toán do đòi tiền bằng điện) nếu nhận được bất cứ thông tin nào từ bên ngân hàng nhận chứng từ liên quan đến sai sót hoặc không thanh toán đều phải khẩn trương kiểm tra đối chiếu với hồ sơ lưu, trả lời ngân hàng phát hành và thông báo cho người hưởng lợi, trường hợp cần thiết phải yêu cầu người hưởng liên lạc, dàn xếp với người mua để thực hiện thanh toán.
Nhận báo có từ Hội sở NHCT Việt Nam thực hiện xử lý tất toán, hạch toán tài khoản tạm ứng chiết khấu, hoặc thu nợ vay theo quy định.
Sau một tháng kể từ ngày gửi chứng từ thanh toán mà không đòi được tiền thì chuyển hồ sơ cho bộ phận tín dụng, thông báo cho khách hàng hưởng để thực hiện quyền truy đòi theo nội dung đơn xin chiết khấu của khách hàng.
b.4 Thiết lập và lưu chuyển các thông tin
Trong qua trình thanh toán, các thông tin tra soát với ngân hàng nước ngoài chủ yếu được thực hiện thông qua mạng thanh toán nội bộ trên tập tin MT N99 (trừ trường hợp đặc biệt, nếu điều kiện kỹ thuật cho phép, Sở có thể liên hệ trực tiếp với nước ngoài). Khi chuyển giao qua tập tin MT N99, để tránh những trục trặc trong quá trình giao nhận, MT N99 được lập theo những quy tắc nhất định.