- Hạn chế: Vấn đề tổ chức trưng bày, triển lóm chưa được đề cập trong cỏc văn bản
2.2.2. Về quy trỡnh và phương phỏp tổ chức trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ
Thành phố Hồ Chớ Minh đó đồng ý để Bộ Nội vụ đầu tư xõy dựng tũa nhà 15 tầng, cao 57 m, diện tớch sàn tầng 1 là 900m2. Trong tũa nhà cao ốc 15 tầng này sẽ dành toàn bộ tầng 1 cho việc thường xuyờn trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ.
Tại cỏc địa phương, rất nhiều tỉnh đó ban hành cỏc văn bản để yờu cầu cỏc cơ quan thực hiện Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02 thỏng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chớnh phủ, trong đú cú nhiều điểm đề cập tới việc tổ chức trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ.
Từ việc tìm hiểu các quy định về vấn đề trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ, chúng ta có thể nhận thấy một số -u điểm và hạn chế về nội dung các quy định, quá trình ban hành các quy định và áp dụng các quy định trong thực tế như sau:
- Ưu điểm: Đảng và Nhà n-ớc đã quan tâm, chỉ đạo công tác tổ chức khai thác
và sử dụng tài liệu, trong đú cú việc trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ bằng việc ghi nhận trong cỏc Nghị quyết Đại hội Đảng và thụng qua việc ban hành các văn bản có giá trị pháp lý cao nh- Pháp lệnh L-u trữ Quốc gia, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Chỉ thị 05/2007/CT-TTg … Điều đú thể hiện sự quan tâm đúng mức và sâu sát của Nhà n-ớc đối với công tác này. Đặc biệt, cỏc vấn đề về xõy dựng kho lưu trữ, bố trớ diện tớch kho, xõy dựng phũng trưng bày, khu triển lóm đó được đề cập tạo cơ sở pháp lý t-ơng đối hoàn chỉnh và đồng bộ để quản lý, chỉ đạo và tổ chức thực hiện thống nhất cơng tác tổ chức trưng bày, triển lóm tài liệu, góp phần đ-a cơng tác này đi vào nề nếp.
- Hạn chế: Vấn đề tổ chức trưng bày, triển lóm chưa được đề cập trong cỏc văn bản
một cỏch cụ thể. Đặc biệt là cho đến nay vẫn chưa cú cỏc quy định hướng dẫn về nghiệp vụ trưng bày, triển lóm.
2.2.2. Về quy trỡnh và phương phỏp tổ chức trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ trữ
Như phần cuối của chương 1 đó trỡnh bày, tổ chức trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ bao gồm rất nhiều cụng việc: Lựa chọn chủ đề, lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu và cơ sở vật chất, trưng bày tài liệu, hiện vật… trỡnh tổ chức trưng bày, triển lóm
* Lựa chọn chủ đề cho từng cuộc trưng bày, triển lóm
Lựa chọn chủ đề cho cỏc cuộc trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ cú ý nghĩa quan trọng quyết định sự thành, bại của một cuộc trưng bày, triển lóm.
Cỏc cuộc trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ được tổ chức từ năm 1986 đến nay đều cú chủ đề tốt phục vụ được yờu cầu cung cấp thụng tin cho nhõn dõn, phục vụ mục đớch văn húa giỏo dục nhõn cỏc dịp kỷ niệm, cỏc ngày lễ của dõn tộc ta.
Trong thời qua, việc chọn chủ đề trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ đó được cỏc cơ quan tổ chức rất chỳ ý. Nhờ khộo lộo chọn chủ đề thớch hợp với thời điểm tổ chức nờn cỏc cuộc trưng bày, triển lóm đó đạt được nhiều thành cụng như cuộc trưng bày, triển lóm
"Kỷ vật của những người đi B", triển lóm "Hồ sơ, kỷ vật của những người đi B"…
Cuộc khỏng chiến chống Mĩ, cứu nước đó kết thỳc hơn 30 năm nhưng nhiều thế hệ người Việt Nam vẫn cũn nhớ lại những năm thỏng chiến đấu gian khổ và hào hựng ấy. Được nhỡn lại những kỷ vật của mỡnh, của cha anh, của những người đó hy sinh là mong muốn của nhiều thế hệ người Việt Nam, già và trẻ. Triển lóm "Kỷ vật của những người đi
B" và "Hồ sơ, kỷ vật của những người đi B" đó đỏp ứng được mong muốn đú.
Triển lóm "Quan hệ hợp tỏc Việt Nam - Cu Ba qua tài liệu lưu trữ" được tổ chức nhõn dịp 45 năm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao Việt Nam - Cu Ba (1960 - 2005), chủ đề của cuộc triển lóm này đó minh chứng cho tỡnh cảm và nguyện vọng hợp tỏc, hữu nghị của nhõn dõn hai nước Việt Nam - Cu Ba.
Cũng như vậy, nhõn dịp kỷ niệm 45 năm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao và 30 năm ngày k ý Hiệp ước hữu nghị và hợp tỏc giữa Việt Nam - Lào (05/9/1962 - 05/9/2007) và 18/7/1977 - 18/7/2007), với cuộc triển lóm cú chủ đề "Quan hệ đặc biệt Việt Nam - Lào 1962 - 2007" đó gúp phần củng cố tỡnh hữu nghị anh em giữa hai Đảng, Chớnh phủ
* Lựa chọn thời điểm thớch hợp để mở cỏc cuộc trưng bày, triển lóm
Nghiờn cứu cỏc cuộc trưng bày, triển lóm tiờu biểu như đó trỡnh bày ở chương 2, cú thể thấy việc lựa chọn thời điểm thớch hợp để mở cỏc cuộc trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ cú chủ đề phự hợp cú ý nghĩa rất quan trọng. Trong những năm qua, cỏc cơ quan lưu trữ đó tổ chức cỏc cuộc triển lóm tài liệu lưu trữ gắn liền với những dịp lễ lớn của dõn tộc như chào mừng 50 năm thành lập Nhà nước Việt Nam (triển lóm Thành tựu 50 năm xõy
dựng và bảo vệ tổ quốc" từ ngày 31/8 đến ngày 17/9/1995 tại Triển lóm Giảng Vừ, Hà
Nội); 30 năm ngày giải phúng miền Nam, thống nhất Tổ quốc (triển lóm "Hồ sơ, kỷ vật
của những người đi B" từ ngày 29/4 đến ngày 30/5/2006 tại Bảo tàng Hồ Chớ Minh); 110
năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chớ Minh (triển lóm "Chủ tịch Hồ Chớ Minh với Trung Quốc" từ ngày 15/5 đến 15/6/2007); 59 năm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao giữa Việt Nam và Liờn bang Nga (triển lóm "Hợp tỏc Việt Nam và Liờn bang Nga trong lĩnh vực đào tạo"
từ ngày 05/12/2008)…
* Lựa chọn địa điểm trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ
Đối với cỏc cuộc trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ, sự lựa chọn địa điểm tổ chức trưng bày, triển lóm là rất quan trọng. Chọn khu vực trung tõm làm nơi tổ chức triển lóm sẽ cú nhiều thuận lợi. Chớnh vỡ lẽ đú mà triển lóm "Thành tựu 50 năm xõy dựng và bảo vệ Tổ quốc" được tổ chức tại Trung tõm triển lóm Giảng Vừ, Hà Nội; trưng bày "Một số tư liệu, hiện vật, hỡnh ảnh về Nam Bộ khỏng chiến" tổ chức tại Bảo tàng Cỏch mạng
Thành phố Hồ Chớ Minh; triển lóm "Từ dinh Norodom đến dinh Độc Lập" tổ chức tại Hội trường Thống Nhất; triển lóm "kỷ vật của những người đi B" tại Bảo tàng Thành phố Hồ Chớ Minh; triển lóm "Lịch sử quan hệ hợp tỏc kinh tế và khoa học kỹ thuật Việt Nam - Liờn Xụ trong những năm 1950-1990", triển lóm "Lịch sử hợp tỏc kinh tế, khoa học kỹ thuật Việt Nam - Cu Ba qua tài liệu lưu trữ", triển lóm "Hồ sơ, kỷ vật của cỏn bộ đi B", triển lóm "Chủ tịch Hồ Chớ Minh với Trung Quốc" được tổ chức tại Bảo tàng Hồ Chớ
Minh, Hà Nội.
Cỏc cuộc triển lóm hầu hết được tổ chức ở những địa điểm trung tõm, là điểm đến của những tour du lịch nờn cú nhiều người qua lại vỡ vậy thuận lợi cho khỏch tham
quan, thu hỳt được đụng đảo quần chỳng đến xem. Tuy nhiờn, hầu hết cỏc cuộc trưng bày, triển lóm lớn từ trước đến nay đều phải mượn địa điểm nờn gõy ra rất nhiều tốn kộm về kinh phớ tổ chức và bị động, khụng thể trưng bày, triển lóm với thời gian dài vỡ vậy chưa đỏp ứng được nhu cầu của người xem.
* Lựa chọn tài liệu để đưa ra trưng bày, triển lóm
Trong cỏc kho lưu trữ cú rất nhiều tài liệu liờn quan tới chủ đề triển lóm. Vỡ vậy nờn việc lựa chọn tài liệu nào để đưa ra trưng bày là cụng việc rất khú khăn. Trước tiờn, cỏc nhà tổ chức cần lựa chọn những tài liệu đỳng với chủ đề triển lóm, cú độ tin cậy cao và cú giỏ trị để đem trưng bày. Những cuộc trưng bày, triển lóm gần đõy cỏc nhà tổ chức đó thực hiện tương đối tốt cỏc cụng việc này. Vớ dụ, tại cuộc triển lóm "Quan hệ đặc biệt Việt Nam - Lào 1962 - 2007" cỏc nhà tổ chức đó đưa ra trưng bày cỏc tài liệu như: cỏc hiệp định, hiệp ước, bản ghi nhớ, bản thoả thuận giữa hai Đảng, hai Chớnh phủ và giữa cỏc bộ, ngành của hai nước hoặc cỏc văn kiện, tài liệu của Đảng, Chớnh phủ hai nước chỉ đạo và phỏt triển quan hệ đặc biệt trờn tất cả cỏc lĩnh vực hay cỏc huõn chương, huy chương nhằm tụn vinh cụng lao của cỏc tập thể, cỏc nhõn, đơn vị tỡnh nguyện…
Tuy nhiờn, một số cuộc triển lóm cũng chưa lựa chọn được những tài liệu cú giỏ trị để đem ra trưng bày như tại cuộc triển lóm "Hợp tỏc Việt Nam và Liờn bang Nga trong
lĩnh vực đào tạo" gần đõy, với hơn 30 ngàn lưu học sinh, thực tập sinh Việt Nam đó
nghiờn cứu và học tập tại Nga nhưng cú rất nhiều tài liệu cú giỏ trị chưa được sưu tầm và lựa chọn để trưng bày.
Kinh nghiệm tổ chức cỏc cuộc trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ vừa qua cho thấy khi lựa chọn tài liệu, cần chỳ ý lựa chọn một số tài liệu làm điểm nhấn của triển lóm. Những cuộc trưng bày tài liệu gần đõy đó tạo được điểm nhấn. Vớ dụ, điểm nhấn của triển lóm "Hồ sơ, kỷ vật của cỏn bộ đi B" chớnh là hồ sơ đi B của anh hựng, Liệt sĩ, Bỏc sĩ Đặng Thuỳ Trõm. Trong hơn 70.000 hồ sơ đi B, hồ sơ của Liệt sĩ Đặng Thuỳ Trõm cú sức thu hỳt kỳ lạ đối với khỏch thăm quan. Chọn hồ sơ đi B của Đặng Thuỳ Trõm làm điểm nhấn, những người tổ chức triển lóm hiểu rừ sự nổi tiếng và sự ngưỡng mộ của cụng chỳng đối với chị.
Ảnh 3: Mẹ của liệt sỹ - bỏc sỹ Đặng Thựy Trõm (ỏo xanh) đang xem cỏc tài liệu và hiện vật của chớnh con gỏi mỡnh tại triển lóm"Hồ sơ, kỷ vật của cỏn bộ đi B"
.Một vớ dụ khỏc: tại khu trưng bày của Trung tõm Lưu trữ Quốc gia IV, liờn quan tới
biệt điện Trần Lệ Xuõn trưng bày 02 tấm ảnh trở thành điểm nhấn: một ảnh là Trần Lệ Xuõn, thủ lĩnh phong trào phụ nữ bỏn quõn sự đang bắn sỳng ngắn và một ảnh Ngụ Đỡnh Cẩn đứng dựa cột trước giờ bị xử bắn. Bờn cạnh việc lựa chọn những tài liệu làm điểm nhấn của triển lóm, cỏc cuộc trưng bày, triển lóm thời gian qua cũng lựa chọn được nhiều tài liệu gõy ấn tượng. Vớ dụ, tại cuộc triển lóm "Chủ tịch Hồ Chớ Minh với Trung Quốc" người xem rất xỳc động khi đọc bức thư núi về chiếc đồng hồ của vợ chồng Chu Ân Lai và Đặng Dĩnh Siờu gửi tặng người bạn chung là Chủ tịch Hồ Chớ Minh [43] hay bức ảnh Chủ tịch Hồ Chớ Minh và đồng chớ Diệp Kiếm Anh tại Hà Nội nhõn dịp Đồn đại biểu qũn sự hữu nghị Trung Quốc thăm Việt Nam thỏng 12 năm 1961.
Ảnh 4: Chủ tịch Hồ Chớ Minh và đồng chớ Diệp Kiếm Anh tại Hà Nội nhõn dịp Đồn đại biểu qũn sự hữu nghị Trung Quốc thăm Việt Nam
thỏng 12 năm 1961 (Ảnh được trưng bày tại triển lóm "Chủ tịch Hồ Chớ Minh với Trung Quốc tại Hà Nội")
Tại cuộc triển lóm "Từ dinh Norodom đến dinh Độc Lập" người xem vụ cựng thớch thỳ khi được ngắm cỏc bản vẽ dinh Độc Lập năm 1961 - 1962, bản nghiờn cứu việc xõy dựng dinh Thống đốc ở Sài Gũn năm 1866, hồ sơ thành phố Sài Gũn năm 1867 hay Dụ ngày 19/6/1954 của "Quốc trưởng" Bảo Đại bổ nhiệm Ngụ Đỡnh Diệm làm Thủ tướng Chớnh phủ, tài liệu số 182-PTTT/DL ngày 11/9/1954 của Thủ tướng Ngụ Đỡnh Diệm đổi tờn dinh Norodom thành dinh Độc Lập [30].
* Kết hợp việc trưng bày tài liệu với hiện vật bảo tàng
Muốn đạt hiệu quả cao trong cỏc cuộc trưng bày, triển lóm tài liệu lưu trữ thỡ việc hoàn thiện kỹ năng sắp xếp tài liệu cú ý nghĩa quan trọng. Kỹ năng sắp xếp tài liệu lưu trữ cũng gần với nghệ thuật sắp đặt. Bờn cạnh những tài liệu lưu trữ, cơ quan tổ chức đó trưng bày thờm hiện vật. Tại triển lóm chung tài liệu Việt Nam - Cu Ba năm 2006 ở Hà Nội bờn cạnh ảnh chủ tịch Phi Đen Cỏtxtrụ đi chặt mớa, đó trưng bày thờm bao đựng đường của tấn đường thứ mười triệu của Cu Ba gõy cho người xem cảm giỏc thật về sự kiện này [45].
Tại triển lóm "Quan hệ đặc biệt Việt Nam - Lào 1962-2007" gần 50 hỡnh ảnh, hiện vật, tài liệu lưu trữ tiờu biểu được đem ra trưng bày. Bờn cạnh tài liệu lưu trữ, những kỷ vật của cỏc chiến sĩ quõn tỡnh nguyện Việt Nam đó chiến đấu, hi sinh vỡ nền độc lập tự do của nhõn dõn cỏc bộ tộc Lào như cỏc bộ trang phục, huõn huy chương, quà lưu niệm được trưng bày kết hợp, tạo cho gian trưng bày thật sinh động, ấn tượng.
Ảnh 5: Trưng bày tài liệu kết hợp với hiện vật tại cuộc triển lóm "Hợp tỏc Việt Nam và Liờn bang Nga trong lĩnh vực đào tạo" thỏng 12/2008
Tại cuộc triển lóm "Kỷ vật của những người đi B", bờn cạnh hồ sơ, tài liệu đi B của anh hựng, liệt sỹ Đặng Thựy Trõm cũn cú chiếc khăn mựi xoa, chiếc cặp học sinh của chị thủa nào. Ngoài cỏc tài liệu, nhà tổ chức cũn biết kết hợp trưng bày cỏc hiện vật khỏc như chiếc mũ tai bốo, ca uụng nước, ỏo bộ đội năm xưa. Cỏch trưng bày này đó gõy ấn tượng xỳc động cho người xem. Kết thỳc buổi tham quan, nhiều khỏch đó phải thốt lờn "thật độc đỏo". Cuộc triển lóm này thật độc đỏo, bởi lẽ, nú được kết hợp giữa hai lĩnh vực tài liệu lưu trữ và hiện vật của bảo tàng, làm cho phũng trưng bày thật sinh động [17].
Ảnh 6: Ca inox, muỗng chiến lợi phẩm mà đồng chớ Tụ Thanh Trỳc, y sỹ phũng Vi trựng học miền Nam, đó sử dụng năm 1964-1975
được trưng bày tại triển lóm"Hồ sơ, kỷ vật của cỏn bộ đi B"
* Chỳ thớch tài liệu
Chỳ thớch tài liệu rừ ràng làm tăng hiệu quả của tài liệu trưng bày. Chỳ thớch rừ cỏi gỡ đang xảy ra, ai đang ở trong ảnh và đang làm gỡ, sự việc trong ảnh xảy ra ở đõu, bao giờ. Trong một số trường hợp trong chỳ thớch cũn cần nờu cú tớnh dẫn dụ vỡ sao cú sự việc trờn trong tài liệu. Nếu người xem cú số lượng đỏng kể là người nước ngoài thỡ cần cú thờm chỳ thớch bằng tiếng nước ngoài. Do tiếng Anh là ngụn ngữ phổ cập nờn ngoài tiếng bản địa khi lựa chọn nờn tiếng Anh là sự lựa chọn số một.
Ảnh 7: Tài liệu lưu trữ được trưng bày tại gian trưng bày tài liệu quý hiếm ở Trung tõm Lưu trữ Quốc gia III
Những cuộc triển lóm vừa qua đó làm rất tốt những cụng việc này. Tài liệu đem ra trưng bày đều cú phần giới thiệu và chỳ thớch rừ ràng giỳp cho người xem dễ hiểu. Đối với cỏc cuộc triển lóm tài liệu được tổ chức với sự phối hợp với một số cơ quan lưu trữ nước ngoài, tài liệu trưng bày ngoài việc chỳ thớch bằng tiếng Việt cũn cú chỳ thớch bằng tiếng Anh hoặc chỳ thớch bằng ngụn ngữ của nước cựng phối hợp. Vớ dụ, tranh ảnh, tài liệu do phớa lưu trữ Trung Quốc cung cấp tại cuộc triển lóm "Chủ tịch Hồ Chớ Minh với
Trung Quốc" tại Hà Nội, ngoài chỳ thớch bằng tiếng Việt, cũn cú thờm chỳ thớch bằng
tiếng Anh hoặc tại cuộc triển lóm "Hợp tỏc Việt Nam và Liờn bang Nga trong lĩnh vực đào tạo", tất cả tài liệu, hiện vật đem ra trưng bày đều được chỳ thớch bằng tiếng Việt,
tiếng Nga và tiếng Anh.
* Mời những nhõn vật nổi tiếng tham dự lễ khai mạc hoặc đến thăm triển lóm