1.2.1 .Khái niệm kiểm soát chi NSNN
2.1. Tổng quan về chi NSNN tạiKBNN Hai Bà Trưng Hà Nội
2.2.2.1. Kiểm soát chi thường xuyên tạiKBNN Hai Bà Trưng Hà Nội
a. Điều kiện chi trả, thanh toán:
KBNN Hai Bà Trưng – Hà Nội chỉ thực hiện chi trả thanh tốn các khoản chi NSNN khi có đủ các điều kiện như:
- Đã có trong dự tốn chi NSNN được giao, trừ một số trường hợp cá biệt cụ thể
- Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
- Đã được cơ quan Tài chính hoặc thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được uỷ quyền quyết định chi.
- Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh tốn. Ngồi dự tốn năm được giao ( gửi một lần vào đầu năm ), nhu cầu chi quý đã gửi KBNN ( 1 lần vào cuối quý trước ), tuỳ theo tính chất từng khoản chi, cần có thêm một số hồ sơ, chứng từ thanh tốn khác.
b. Hình thức chi trả thanh tốn:
- Chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN + Đối tượng:
Các khoản chi thường xuyên trong dự toán được giao của các cơ quan, đơn vị, các cơ quan hành chính Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, chính trị - xã hội - nghề nghiệp được NSNN hỗ trợ kinh phí thường xuyên, các tổng công ty Nhà nước được hỗ trợ thực hiện một số nhiệm vụ thường xuyên theo quy định của Pháp luật.
+ Quy trình chi trả, thanh toán:
Căn cứ vào nhu cầu chi quý đã đăng ký với KBNN và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán NSNN kèm theo các hồ
sơ thanh toán gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán. Trường hợp phát sinh các khoản cho cần thiết cấp bách trong phạm vi dự toán NSNN năm được giao, nhưng vượt quá nhu cầu chi quý đơn vị đã gửi KBNN thì KBNN vẫn chi, song phải báo cáo kịp thời cho cơ quan Tài chính đồng cấp để chủ động cân đối nguồn vốn.
KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ thanh toán của đơn vị sử dụng NSNN, nếu đủ điều kiện theo quy định thì thực hiện thanh tốn trực tiếp cho người hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc thanh toán qua đơn vị sử dụng NSNN.
Khi thực hiện chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN, KBNN thực hiện chi cho đơn vị sử dụng NSNN theo đúng các mục chi thực tế trong phạm vi các nhóm mục đã được giao trong dự tốn NSNN. Riêng nhóm mục chi khác trong dự toán NSNN được phép thanh tốn để chi cho tất cả các nhóm mục, song phải hạch toán theo đúng mục thực chi.
Sơ đồ 2: Quy trình cấp phát các khoản chi thường xun theo hình thức dự tốn
Chú thích:
Khách hàng đưa hồ sơ chứng từ kế toán cho kế toán viên ( KTV ) trực tiếp giữ tài khoản ( TK ) liên quan đến khoản chi ( tài khoản dự toán ) và lấy lại chứng từ liên quan sau khi thanh tốn từ chính cán bộ kế tốn đó.
1. Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ chi NSNN cho KTV giữ TK dự toán liên quan
2. KTV ( kiêm kiểm sốt chi ) kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ chứng từ theo quy định, kiểm tra số dư TK. Nếu thấy đã đáp ứng đủ nhu cầu cần thiết, KTV hạch toán kế toán, ký trên chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho kế toán trưởng ( hoặc người được uỷ quyền )
3. Kế tốn trưởng kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ chứng từ ( trên máy, trên giấy ), sau đó, hồ sơ, chứng từ được chuyển cho Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền)
4. Giám đốc ( Phó Giám đốc ) kiểm sốt hồ sơ chứng từ ( kiểm soát lại ), ký chứng từ, rồi chuyển chứng từ cho KTV theo dõi.
5a. KTV trả lại chứng từ và hồ sơ liên quan cho khách hàng ( trường hợp không lĩnh tiền mặt )
5b. KTV chuyển chừng từ cho thủ quỹ ( trường hợp khách hàng rút tiền mặt )
6. Thủ quỹ yêu cầu khách hàng ký nhận tiền trên chứng từ, tiến hành chi tiền và trả 1 liên chứng từ cho khách hàng.
7. KTV trả các hồ sơ kế tốn cho khách hàng ( nếu có ).
Khách hàng Kế toán viên Kế toán trưởng Giám đốc
Thủ quỹ 6 1 5a 7 5b 2 4 3
- Chi trả, thanh tốn bằng hình thức lệnh chi tiền + Đối tượng:
Bao gồm chi cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội khơng có quan hệ thường xuyên với NSNN; chi trả nợ, viện trợ, chi bổ sung từ NSNN cấp trên cho NSNN cấp dưới và một số khoản chi khác theo quyết định của thủ trưởng cơ quan Tài chính.
+ Trách nhiệm của cơ quan Tài chính, KBNN:
Cơ quan Tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm sốt các nội dung, tính chất của từng khoản chi, đảm bảo các điều kiện cấp phát NSNN theo chế độ quy định.
KBNN thực hiện xuất quỹ NSNN và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung đã ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính.
c. Kiểm sốt thanh toán chi NSNN:
- Hồ sơ thanh tốn: khi có nhu cầu chi, ngồi các hồ sơ gửi KBNN một lần, đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN nơi giao dịch các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh tốn có liên quan như
+ Giấy rút dự toán NSNN.
+ Các hồ sơ khác phù hợp với tính chất từng quản chi đã quy định - KBNN tiến hành kiểm soát hồ sơ của đơn vị, bao gồm:
+ Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN, đảm bảo các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền phân bổ và nhu cầu chi quý đã đăng ký với KBNN.
+ Kiểm tra, kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.
+ Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN, KBNN cần căn cứ vào dự tốn NSNN đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phân bổ để kiểm soát và thanh toán cho đơn vị.
- Sau khi kiểm soát hồ sơ, chứng từ của đơn vị
+ Đối với trường hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi theo quy định, KBNN làm thủ tục chi trả, thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN
+ Đối với trường hợp chưa đủ các điều kiện chi theo quy định, KBNN làm thủ tục tạm ứng cho đơn vị sử dụng NSNN theo quy định
+ Đối với trường hợp không đủ điều kiện chi, KBNN được phép từ chối chi trả, thanh toán.
d. Phương thức chi trả thanh toán:
Việc chi trả, thanh tốn được thực hiện dưới hai hình thức là cấp tạm ứng và cấp thanh toán.
* Cấp tạm ứng:
Đối tượng cấp tạm ứng là chi hành chính, chi mua sắm tài sản,sửa chữa, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn TSCĐ chưa đủ điều kiên cấp phát, thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo hợp đồng.
Mức cấp tạm ứng tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản chi theo đề nghị của đơn vị sử dụng NSNN và phù hợp với tiến độ thực hiện. Mức cấp tạm ứng tối đa khơng vượt q các nhóm mục chi trong dự tốn NSNN được phân bổ.
Trình tự, thủ tục tạm ứng: Đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN các hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng khoản chi theo quy định kèm theo giấy rút dự toán NSNN.
KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, nếu đủ điều kiện theo quy định thì cấp tạm ứng cho đơn vị.
Thanh tốn tạm ứng: khi thanh tốn, đơn vị sử dụng NSNN có trách nhiệm gửi đến KBNN giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo các hồ sơ, chứng từ liên quan
+ Nếu số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng, KBNN làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán số đã tạm ứng và yêu cầu đơn vị lập giấy rút dự toán NSNN để cấp thanh toán bổ sung số lớn hơn khoản đã tạm ứng.
+ Nếu khoản đề nghị thanh toán nhỏ hơn số đã cấp tạm ứng, căn cứ giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị, KBNN làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán bằng số đề nghị thanh toán.
* Cấp thanh toán
Đối tượng cấp thanh toán bao gồm lương, phụ cấp lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản chi đủ điều kiện cấp thanh toán trực tiếp, các khoản tạm ứng đủ điều kiện chuyển từ cấp tạm ứng sang thanh toán tạm ứng
Mức cấp thanh toán căn cứ vào hồ sơ, chứng từ chi NSNN theo đề nghị của đơn vị sử dụng NSNN. Mức cấp thanh tốn tối đa trong q, năm khơng được vượt quá nhu cầu chi quý và dự tốn NSNN năm được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phân bổ.
Trình tự, thủ tục cấp thanh toán: khi có nhu cầu, đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh tốn có liên quan theo quy định. KBNN kiểm tra, kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ; đối chiều với dự toán NSNN được duyệt, nếu đủ điều kiện quy định thì thực hiện thanh toán trực
tiếp cho các đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách