I. Kế hoạch triển khai phong trào 5S tại Cụng ty cổ phần May xuất
1.5. Thực hiện Seiri, Seiton và Seisio hàng ngày
Cụng ty phỏt động toàn bộ cỏn bộ, cụng nhõn viờn thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ hàng ngày.
* Đối với phũng ban hành chớnh việc thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ tiến hành như sau:
Tất cả cỏc phũng ban luụn cú thựng đựng rỏc được đặt tại một nơi qui định. Bàn ghế, tủ hồ sơ, cỏc trang thiết bị khỏc luụn luụn sạch sẽ và được sắp xếp một cỏch thuận tiện nhất.
Sổ sỏch, tài liệu, hồ sơ được sắp xếp theo cỏc khoản mục rừ ràng và theo cỏc tập tài liệu riờng biệt. Tủ đựng tài liệu, hồ sơ, sổ sỏch nờn được thiết kế theo cỏc ngăn riờng biệt. Và cú mục lục hướng dẫn lấy hồ sơ được giỏn ngay trờn mặt của tủ hồ sơ. Những tài liệu, sổ sỏch ghi chộp hàng ngày theo dừi hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi phõn xưởng nờn bố trớ một ngăn tủ riờng sao cho dễ lấy, dễ nhận biết.
Những sổ sỏch, tài liệu chỉ dựng một lần hoặc một lần trong một hoặc vài thỏng nờn bố trớ nơi làm việc nhưng cú thể đặt ở vị trớ xa hơn so với cỏc sổ sỏch sử dụng hàng ngày.
Những sổ sỏch ớt sử dụng hoặc khụng sử dụng cú thể bố trớ ở nơi làm việc xa nhất.
Cỏc hồ sơ, tài liệu, sổ sỏch lưu giữ theo cỏc tập tài liệu riờng biệt. Vớ dụ: Ở phũng tổ chức hành chớnh: cỏc tài liệu, hồ sơ liờn quan tới hệ thống quan lý chất lượng ISO 9001:2000 để riờng trong 1 ngăn tủ; đối với cỏc tài liệu kiểm tra và đỏnh giỏ chất lượng sản phẩm sản xuất để riờng vào một tập tài liệu.
Ở phũng vật tư, luụn cần phải cõn đối giữa nguyờn vật liệu đầu vào, đầu ra ở cỏc phõn xưởng nờn họ cần phải cú đầy đủ cỏc văn bản theo dừi và cỏc giấy tờ cần thiết cho việc giao hàng để đảm bảo rằng luụn cung cấp đầy đủ cho phõn xưởng làm việc, khụng để thời gian giỏn đoạn, thời gian chết ở cỏc phõn xưởng khi họ khụng dự toỏn được nguyờn vật liệu. Nếu khụng sắp xếp
giấy tờ một cỏch ngăn nắp và theo trật tự nhất định sẽ rất dễ bị xỏo trộn, khụng tỡm thấy, mất giấy tờ.
Sắp xếp tài liệu với nguyờn tắc “Dễ tỡm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra” mỗi đồ vật được bố trớ ở vị trớ riờng, cú cỏc biểu chỉ dẫn và ranh giới đi kốm, đặt cỏc vật sao cho phự hợp với tần suất sử dụng. Đồng thời, phải đảm bảo trong phũng luụn sạch sẽ.
* Đối với cỏc phõn xưởng việc thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ như sau:
Vỡ Cụng ty cú rất nhiều phõn xưởng với đầy đủ cỏc mỏy múc, thiết bị, dụng cụ làm việc kốm theo đú là cỏc bỏn thành phẩm với cỏc kớch cỡ khỏc nhau. Trong quỏ trỡnh làm việc cú rất nhiều vật liệu thừa như : vải, chỉ, cỳc hỏng, khuy hỏng, kim góy…rất dễ bị lẫn trong cỏc bỏn thành phẩm. Vỡ vậy, phõn xưởng phải luụn được vệ sinh sạch sẽ từ sàn nhà tới cỏc mỏy múc thiết bị. Cỏc phương tiện phục vụ cho việc sản xuất được bố trớ một cỏch hợp lý nhất cho người sử dụng. Việc này khụng phải là dễ đối với cỏc phõn xưởng khi đầy rẫy cỏc mỏy múc, dụng cụ và vật liệu làm việc. Mặt khỏc, hoạt động sản xuất của người cụng nhõn vẫn phải làm chủ yếu là trực tiếp bằng tay chõn nờn nhiều khi họ ngại khụng don dẹp nơi làm việc của mỡnh vỡ như vậy sẽ giảm năng suất làm việc của họ. Nhưng trờn thực tế, nếu họ làm sạch sẽ ngay từ đầu chỗ làm việc của họ trước khi chuyển sang làm mó hàng khỏc thỡ năng suất của họ càng được nõng lờn. Người thực hiện cụng tỏc 5S cần phải cho họ thấy được điều đú.
Đối với cỏc đối tượng như : nguyờn vật liệu. phụ liệu…phải được phõn loại: loại khụng sử dụng được nữa, loại sử dụng được trước khi đưa vào sản xuất. Với những loại sử dụng được thỡ cần phải quy định vị trớ sắp đặt với số lượng nhất định và theo thứ tự để dễ nhỡn thấy và thuận tiện trong việc sử dụng chỳng.
Đối với cỏc đối tượng : bỏn thành phẩm, thành phẩm thỡ cần phải phõn loại theo : sản phẩm sai hỏng khụng thể sửa chữa, sản phẩm sai hỏng cú thể
sửa chữa và sản phẩm hoàn thành. Với những loại phế phẩm, sản phẩm hư hỏng nếu sửa chữa thỡ chi phớ cao thỡ cỏc phõn xưởng nờn tiến hành loại bỏ đối với những phế phẩm, sản phẩm hư hỏng khụng phục hồi do chi phớ lớn mà hiệu quả sửa chữa khụng cao, nguyờn vật liệu hư hỏng kộm phẩm chất. Những sản phẩm hư hỏng cú thể sửa chữa trước khi sửa chữa cần lưu ý tới hiệu quả và chi phớ của việc sửa chữa.
Đối với cỏc mỏy múc thiết bị làm việc trong phõn xưởng cũng cần được di tu , bảo dưỡng định kỳ thỏng hoặc quý. Tiến hành thanh lý mỏy múc, thiết bị hư hỏng nặng hoặc đó khấu hao hết từ lõu. Chỳ ý đối với việc loại bỏ cỏc mỏy múc thiết bị cần phải cú thiết bị khỏc thay thế vào ngay và việc loại bỏ cỏc sản phẩm khụng cần sử dụng mà gõy thiệt hại kinh tế cho Cụng ty thỡ phải phõn tớch kỹ lưỡng để cú hành động khắc phục phũng ngừa.
Vớ dụ: Trong phõn xưởng may 3 bao gồm 4 tổ may, mỗi tổ sản xuất một loại sản phẩm khỏc nhau, trong mỗi tổ cụng nhõn được phõn chia làm cỏc cụng đoạn khỏc nhau. Tuy nhiờn, việc bố trớ mỏy may trong tổ và giữa cỏc tổ lại rất gần nhau. Vỡ vậy, việc sắp xếp cỏc nguyờn vật liệu gọn gàng, sạch sẽ là rất cần thiết để trỏnh việc nhầm lẫn và mất thời gian trong việc tỡm kiếm. Bờn cạnh mỗi mỏy may nờn để thựng đựng cỏc phế phẩm: vải thừa, chỉ thừa…Sắp xếp dụng cụ làm việc: kộo cắt chỉ, suốt chỉ, phấn vải theo đỳng vị trớ qui định. Đồng thời nờn sắp xếp cỏc nguyờn liệu cần thực hiện ngay từ ban đầu. Nhằm thu gom cỏc phế phẩm tại chỗ, trỏnh lõy lan ra sàn nhà, dễ tỡm kiếm dụng cụ làm việc khụng làm ảnh hưởng tới năng suất lao động, làm giảm thời gian quột dọn vệ sinh quanh nơi làm việc. Thựng đựng phế phẩm được đặt sao cho khụng ảnh hưởng đến lối đi.
Mỗi cụng nhõn phải tự bảo quản vệ sinh mỏy múc, thiết bị mà mỡnh trực tiếp sử dụng. Tự xem xột cú hư hỏng nhỏ nào khụng sau mỗi lần sản xuất và đảm bảo việc sửa chữa cỏc hư hỏng nhỏ. Tuy nhiờn, nếu phỏt hiện những hư hỏng nặng cần thụng bỏo lại với tổ trưởng, sau đú yờu cầu tổ cơ điện sửa chữa
*Đối với cỏc kho việc thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ như sau:
Cỏc kho là nơi quan hệ trực tiếp với cả bờn trong và bờn ngoài nhà mỏy nờn cần phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ để bảo quản nguyờn vật liệu, phụ liệu. Nguyờn vật liệu của Cụng ty chủ yếu là vải, rất dễ bị bẩn trong quỏ trỡnh vận chuyển và lưu kho, vỡ trong kho rất dễ cú những động vật như: chuột, giỏn nếu kho khụng được vệ sinh sạch sẽ . Vỡ vậy cần phải cú kho riờng được xõy kớn và luụn được vệ sinh sạch sẽ để khụng ảnh hưởng đến cỏc vật liệu trong quỏ trỡnh lưu kho.
Việc sàng lọc và sắp xếp là hai khõu quan trọng nhất của toàn bộ quỏ trỡnh nếu muốn cho cụng việc được trụi chảy và thuận tiện. Vỡ trong kho lưu giữ rất nhiều cỏc phụ liệu nhỏ như: cỳc, khuy, kim…nếu khụng sắp xếp theo trật tự thỡ rất khú khăn trong quỏ trỡnh kỡm kiếm. Giấy tờ xuất kho và nhập kho là rất nhiều do đú cần phải ghi lại đầy đủ và sắp xếp theo một trật tự thống nhất giữa cỏc kho với nhau để cú sự trao đổi dễ dàng. Đặc biệt, đối với kho bỏn thành phẩm, thường xuyờn cú sự qua lại trao đổi giữa cỏc phõn xưởng nờn cần phải sắp xếp ban thành phẩm theo từng mó hàng với cỏc thứ tự và ký hiệu riờng biệt.
Vớ dụ: Miền Bắc mựa nồm, nền nhà cú hiện tượng ẩm ướt. Kho nguyờn liệu của Cụng ty chủ yếu là cỏc loại vải. Nếu để vải trực tiếp xuống đất rất dễ bị ẩm mốc. Do đú, trong kho nguyờn vật liệu cần cú cỏc giỏ để vải và mỗi giỏ cần phõn loại vải để dễ dàng cho việc tỡm kiếm. Lối đi trong kho phải thụng thoỏng để dễ dàng cho việc vận chuyển.