II. Một số ý kiến đề xuất khi triển khai phong trào 5S
1.2 .Phong trào đũi hỏi sự toàn tõm toàn ý của Ban lónh đạo cao nhất
Đõy là một trong những nhõn tố chớnh quyết định sự thành cụng của tổ chức khi phỏt động phong trào 5S. Khụng chỉ 5S, cỏc quan điểm, tiờu chuẩn quản lý chất lượng khỏc như ISO 9001:2000, TQM cũng coi trọng yếu tố này. Một doanh nghiệp luụn cú rất nhiều hoạt động từ hàng chục, nhúm, bộ phận, phũng ban khỏc nhau. Để tất cả cỏc bộ phận cựng thực hiện phong trào 5S, trước hết phải cú sự cam kết của lónh đạo. Tiếp đến lónh đạo thực hiện quỏn triệt tư tưởng này cho mọi thành viờn trong cụng ty.
Phong trào 5S phải thực hiện trong giờ làm việc như một chương trỡnh đó được phờ chuẩn. Giỏm đốc phải thụng bỏo chớnh thức về ý nghĩa của chương trỡnh cho cỏc trưởng phũng, quản đốc hoặc trực tiếp tới toàn cụng nhõn viờn. Việc phỏt động phong trào phải cú kế hoạch được đưa ra chớnh thức trong một cuộc họp nhằm trao đổi thụng tin và cú sự tham gia của trưởng tất cả cỏc bộ phận. Nếu như muốn cú sự tin tưởng, ủng hộ của cụng nhõn viờn; giỏm đốc cần phải quan tõm, tham gia trực tiếp vào phong trào. Cú như vậy, mới cú thể cho mọi người thấy tầm quan trọng của phong trào.
Giỏm đốc Cụng ty nờn xuống cỏc đơn vị, phõn xưởng theo định kỳ để tỡm hiểu cỏc ưu, khuyết điểm của việc thực hiện 5S trong từng bộ phận. Và cố vấn cho tổ phụ trỏch phong trào 5S cỏc biện phỏp điều chỉnh những hoạt động
cần khắc phục. Giỏm đốc phải kiểm tra sự tiến bộ của quỏ trỡnh thực hiện và nhận diện được cỏc tiến bộ của Cụng ty từ đú cú cỏc kết quả chớnh xỏc để cú thể tuyờn dương, trao thưởng một cỏch cụng bằng.
1.3. Phong trào 5S phải cú khả năng tự cường
Phong trũa 5S được xõy dựng nhằm hỗ trợ cho hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 được tốt hơn và dễ dàng thực hiện hơn nờn bản thõn nú phải cú khả năng tự phỏt huy vai trũ của mỡnh và tự gõy được ảnh hưởng, thu hỳt mọi cụng nhõn viờn trong Cụng ty tham gia phong trào nhiệt tỡnh, cú khả năng phỏt huy được sức sỏng tạo của bản thõn. Do đú, chương trỡnh 5S thực hiện khụng quỏ nặng về hỡnh thức, cú thể thụng qua một số biện phỏp như:
Thu hỳt sự quan tõm của mọi người tới phong trào thụng qua cỏc biểu ngữ, khẩu hiệu, ỏp phớch và bản tin nội bộ.
Tuyờn truyền, hướng dẫn mọi người thực hiện 5S bằng cỏc quyển sỏch nhỏ chứa cả nội dung và hỡnh ảnh. Tổ phụ trỏch phong trào 5S nờn đưa ra những bản bỏo cỏo định kỳ về tỡnh hỡnh thực hiện 5S để mọi người bỡnh luận nhằm cải thiện tỡnh trạng.
Cụng ty phải tổ chức đào tạo cơ bản nội bộ và tham quan những Cụng ty điển hỡnh đó thực hiện thành cụng phong trào 5S; nhằm khụng chỉ cung cấp những kỹ năng cần thiết mà cũn cung cấp kinh nghiệm về cỏch thức thực hiện 5S.
Bờn cạnh đú, Cụng ty cần cú bảng kiểm tra đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện 5S cho tất cả cỏc bộ phận một cỏch cụng khai và cụ thể. Kốm theo đú, người qunr lý cũng nờn đưa ra bảng kiểm tra việc thực hiện sắp xếp, sàng lọc, sạch sẽ, săn súc và giỏo dục mọi người thực hiện một cỏch thớch hợp nhất. Bảng kiểm tra đưa ra cần phải được sự thống nhất của tất cả mọi người và chi tiết tới từng khoản mục phự hợp với từng đơn vị thực hiện. Và việc kiểm tra, đỏnh giỏ cần phải thực hiện cụng khai, thường xuyờn.
Vớ dụ: Bảng kiểm tra cỏc khoản vật như Đạt tiờu chuẩn:….điểm Khu vực kiểm tra Những điểm cần kiểm tra Nhận xột Gúp ý Xấu TB Khỏtốt Tốt Rấttốt 1 2 3 4 5 Nhà xưởng
1. Lối đi giữa cỏc phõn xưởng cú
chướng ngại cản trở khụng? 2. Sàn nhà cú nhiều rỏc khụng? 3. Bỡnh chữa chỏy cú để ở nơi dễ thấy, dễ lấy hay khụng?
Mỏy múc thiết bị
1. Mỏy múc, dụng cụ dựng trong phõn xưởng cú sạch sẽ hay khụng?
2. Mỏy múc, thiết bị cú được bảo trỡ thường xuyờn khụng? 3. Dụng cụ làm việc cú được sắp
xếp đỳng vị trớ hay khụng?
Nguyờn vật liệu
1. Nguyờn vật liệu, phụ liệu cú được bảo quản thớch hợp khụng? 2. Cỏc phụ liệu nhỏ cú tủ đựng riờng khụng? 3. Nguyờn vật liệu là bỏn thành phẩm cú được sắp xếp hàng ngày khụng? Sổ sỏch, tài liệu, hồ sơ
1. Tủ và giỏ đựng tài liệu, hồ sơ cú bố trớ hợp lý hay khụng? 2. Cỏc tài liệu lưu trữ dưới dạng nào?
3. Tài liệu cú dễ thấy, dễ lấy hay
Nhận xột
(điểm) Nội dung nhận xột
1 Xấu: Khụng thực hiện
2 Trung bỡnh (TB): chỉ thực hiện những chỗ nhỡn thấy 3 Khỏ tốt: thực hiện cả những chỗ khụng nhỡn thấy, nhưng
khi kiểm tra mới làm.
4 Tốt : thực hiện tốt, nhưng đụi khi mới làm 5 Rất tốt: thực hiện tốt và thường xuyờn
1.4. Phong trào 5S phải gõy được ảnh hưởng trong hoạt động sản xuất
Việc phỏt động và thực hiện phong trào 5S phải được tuõn thủ nghiờm tỳc từ cấp lónh đạo đến cỏc cụng nhõn viờn phõn xưởng. Chương trỡnh phải cú kỷ luật và khen thưởng rừ ràng đối với mọi hoạt động. Việc ra quyết định phải đi đụi với hành động trỏnh để tỡnh trạng “từ từ mới xử lý” như vậy cụng nhõn cú thể lờ đi và phong trào sẽ khụng cú tỏc dụng. Mặt khỏc, chương trỡnh 5S đưa ra cỏc biện phỏp nhằm chăm súc tận dụng năng lực của trang thiết bị trong hoạt động sản xuất. Vỡ vậy, chỳng ta khụng chỉ đầu tư mỏy múc thiết bị mới để cải tiến mà cũng cần cú sự đầu tư chăm súc đối với mỏy múc như vật thõn thiết của mỡnh để thường xuyờn đảm bảo độ chớnh xỏc cho mỏy múc thiết bị, trỏnh những lóng phớ khụng cần thiết.
1.5. Nõng cao hơn nữa trỡnh độ nhận thức, tớnh tự giỏc và sự tớch cực tham gia của cụng nhõn viờn.
Để cho phong trào mang lại hiệu quả như mong muốn. Ban giỏm đốc cựng tổ phụ trỏch phong trào 5S phải nắm sõu sắc về 5S để cú những kế hoạch thực hiện và cỏc quyết định đỳng đắn trong quỏ trỡnh triển khai. Họ cần phải hướng cho cụng nhõn viờn của mỡnh biết phải làm gỡ và làm như thế nào trong quỏ trỡnh thực hiện vỡ bản thõn người cụng nhõn khú mà cú thể hiểu rừ hết cụng việc mà họ cần làm. Cần cú sự đảm bảo, cam kết thống nhất giữa cỏc thành viờn trong Cụng ty. Cần cú những người đi tiờn phong trong phong trào để thường xuyờn cập nhật kiến thức, trao dồi học hỏi kinh nghiệm, tuyờn
doanh nghiệp chưa được phổ biến, chưa cú nhiều tài liệu liờn quan được ban hành. Nhưng ban lónh đạo Cụng ty cú thể cử người đi tham dự cỏc cuộc hội thảo, học cỏc khúa đào tạo về Quản trị chất lượng trong đú cú 5S, từ đú tuyờn truyền cho mọi người và trực tiếp ỏp dụng.
Mặt khỏc, Cụng ty cũng cần phải chỳ trọng đào tạo tay nghề cựng với việc trỡnh độ quản lý của cụng nhõn viờn. Vỡ bản thõn cụng nhõn cũng cần phải biết quản lý cỏc dụng cụ, mỏy múc thiết bị do mỡnh trực tiếp quản lý và phải hiểu rừ cỏc tiờu chuẩn trong việc phõn loại và sắp xếp cỏc khoản vật thuộc phạm vi phụ trỏch của mỡnh. Bồi dưỡng đào tạo tỏc phong cho cỏn bộ cụng nhõn viờn để giỳp họ cú sự tự giỏc, tớnh chủ động trong việc giải quyết vấn đề, giỏm tự chịu trỏch nhiệm. Bản thõn bộ mỏy quản lý cũng cần cải tiến và nõng cao năng lực quản lý của cỏc nhõn viờn.
Để khuyến khớch sự nhiệt tỡnh, lũng hăng say cụng việc của cụng nhõn viờn cú thể thực hiện bằng nhiều cỏch khỏc nhau. Ngoài việc thưởng cho họ bằng vật chất và tuyờn dương trước toàn nhà mỏy, việc khuyến khớch cú thể thụng qua cỏc biện phỏp sau: nờu tờn trờn bảng vàng của Cụng ty những người cú thành tớch xuất sắc treo trờn phũng truyền thống, thưởng cho họ số ngày nghỉ nhiều hơn quy định, chỳ trọng đào tạo năng lực cỏ nhõn…Ngoài ra, cũn cú rất nhiều cỏc hoạt động hỗ trợ của đoàn thanh niờn, Hội phụ nữ trong Cụng ty sẽ hỗ trợ cho việc thực hiện phong trào 5S đạt được những kết quả như mong muốn.
Cuối mỗi giai đoạn cần phải cú một cuộc thanh tra tại chỗ, kiểm tra kiến thức của cụng nhõn về 5S qua phiếu hỏi và phỏng vấn để trỏnh tỡnh trạng mơ hồ, tạo thúi quen mới về nơi lam việc. Kốm theo đú, gợi ý cho người cụng nhõn phỏt hiện ra những điểm chưa phự hợp để hỗ trợ cho việc cải tiến. Những gợi ý như:
- Những điểm chưa thuận tiện trong quỏ trỡnh làm việc - Những nơi chưa ngăn nắp
- Cỏc khoản vật bị loại bỏ gõy lóng phớ - Những nơi chưa thực sự sạch sẽ
Chỳ ý tới cỏc khu vực cụng cộng như : nhà vệ sinh, hành lang, bói để xe, vườn hoa, nhà ăn…
Kết luận
Chuyển sang cơ chế thị trường theo định hướng xó hội chủ nghĩa cú sự quản lý của Nhà nước, Cụng ty cổ phần May xuất khẩu Thỏi Bỡnh tiền thõn là một doanh nghiệp nhà nước đó chuyển sang hỡnh thức kinh doanh cổ phần húa. Tuy gặp khụng ớt khú khăn trong quỏ trỡnh phỏt triển trong giai đoạn mới. Nhưng hiện nay doanh nghiệp ngày càng đứng vững trờn thị trường bằng chớnh năng lực của mỡnh. Doanh nghiệp ngày càng khẳng định được uy tớn của mỡnh trờn thị trường thế giới.
Hiện nay, do những biến động đi xuống kốm theo sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế Cụng ty càng tớch cực tỡm kiếm trong việc giữ vững vị thế và phỏt triển của mỡnh. Để thực hiện mục tiờu đú, khụng gỡ khỏc là phải nõng cao được năng suất, chất lượng sản phẩm để cú thể giữ vững được uy tớn, nõng cao khả năng cạnh tranh ở cỏc thị trường trong nước cũng như nước ngoài. Việc triển khai 5S chớnh là hoạt động nhằm hỗ trợ, hoàn thiện thờm hệ thống quản lý chất lượng trong Cụng ty. Khi triển khai 5S, mọi người trong Cụng ty đều ý thức được việc gọn gàng, ngăn nắp, khoa học để tạo đà nõng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả cụng việc.
Là một sinh viờn khoa Quản trị kinh doanh, chuyờn ngành Quản trị chất lượng với những kiến thức đó được trang bị qua học tập và kinh nghiệm của bản thõn nờn trong thời gian thực tập tại Cụng ty em đó chọn đề tài “Đề xuất triển khai phong trào 5S tại Cụng ty cổ phần May xuất khẩu Thỏi Bỡnh”
nhằm nõng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả làm việc tại Cụng ty. Trong bỏo cỏo em đó đưa ra cỏc bước thực hiện và những đề xuất khi thực hiện phong trào 5S. Do cũn nhiều hạn chế về mặt lý luận và nhận thức cũng như kinh nghiệm quản lý thực tiễn tuy bỏo cỏo thực tập tốt nghiệp của em đó hoàn thành những chuyờn đề nghiờn cứu của em khụng trỏnh khỏi những thiếu sút cả về nội dung và hỡnh thức. Em kớnh mong nhận được sự đúng gúp ý kiến, đỏnh giỏ chỉ bảo của cỏc thầy cụ để bỏo cỏo của em được hoàn chỉnh.
Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn chõn thành và sự biết ơn sõu sắc tới cụ giỏo Đỗ Thị Đụng cựng toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn, đặc biệt là cụ chỳ phũng Tổ chức hành chớnh Cụng ty cổ phần May xuất khẩu Thỏi Bỡnh đó tạo điều kiện giỳp đỡ hướng dẫn em hoàn thành Bỏo cỏo thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chõn thành cảm ơn!
Thỏi Bỡnh, thỏng 4 năm 2009 Sinh viờn thực hiện
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Giỏo trỡnh quản trị chất lượng trong cỏc tổ chức – GS.TS. Nguyễn Đỡnh Phan – Đại học Kinh tế Quốc dõn ( Nhà xuất bản thống kờ 2006)
2. 5S – Thực hành giữ vệ sinh kiểu Nhật Bản
3. Cỏc bỏo cỏo về tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh từng phõn xưởng của Cụng ty cổ phần May xuất khẩu Thỏi Bỡnh năm 2006 – 2008.
4. Tạp chớ Đo lường chất lượng: Số thỏng 6/ 2005 Số thỏng 2/2007
Số thỏng 8/ 2008
5. Tài liệu nội bộ chuyờn ngành Quản trị chất lượng : Kaizen, ISO. 6. Trang web: www.vpc.org.vn – Năng suất chất lượng.