- Với những phân tíc hở trên, kết quả nghiên cứu của đề tài hoàn toàn mang
4.2.1. Tổng quan về công tác quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp
4.2.1.1. Bộ máy
- Việc phân chia quyền hạn, nhiệm vụ của các phòng ban chức năng khá rõ ràng không những giúp tạo ra sự linh hoạt trong giải quyết vấn đề mà còn thống nhất hành động, không tạo ra sự chồng chéo trong chỉ đạo và quá trình thực hiện chỉ đạo điều hành. - Vừa đảm bảo được chế độ 01 thủ trưởng vừa phát huy được năng lực chuyên môn của các phòng ban trong Xí nghiệp, và tăng cường trách nhiệm cá nhân.
- Các chức năng nhiệm vụ được phân thành các bộ phận, phòng ban ứng với từng cấp phù hợp.
- Thiết lập được những mối liên hệ tương hỗ hợp lý giữa các phòng ban với số lượng cấp quản trị ít nhất nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn đi sát để phục vụ mục đích kinh doanh.
- Tạo điều kiện tuyển dụng được những nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng.
- Theo mô hình cơ cấu mới, lãnh đạo Xí nghiệp có thể theo dõi, quản lý điều hành một cách tổng thể và chi tiết toàn bộ hoạt động của Xí nghiệp, từ đó có những điều chỉnh hợp lý và kịp thời trước những biến động của môi trường, tạo ra sự ổn định trong hoạt động SXKD, CBNV yên tâm hơn về công việc và thu nhập.
- Việc xây dựng tổ chức bộ máy rõ ràng và chuyên môn hoá cao sẽ đảm bảo việc vận hành được quy củ và đúng theo mô hình tổ chức bộ máy.
4.2.1.2. Hiệu quả quản lý và chuyên môn hoá
- Thể hiện rõ ràng vai trò quản lý của các cá nhân, bộ phận trong XN.
- Các bộ phận chuyên môn được tổ chức xây dựng theo mô hình chuyên nghiệp và chuyên sâu, phát huy tối đa hoạt động nghiệp vụ của từng lĩnh vực.
- Phân cấp và phân quyền rõ rệt trong từng chức danh.
- Tăng tính minh bạch trong việc phân chia chức năng, nhiệm vụ, tránh tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban.
4.2.1.3. Xử lý thông tin
- Thể hiện được sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban, chức năng của XN. Thông tin không chỉ đi theo chiều dọc mà còn có sự trao đổi, phản hồi giữa các phòng ban cùng cấp. Tạo cơ chế phối hợp hành động giải quyết các vấn đề của hoạt động chuyên môn, gắn trách nhiệm và tăng tính chủ động trong thực hiện nhiệm vụ.
- Nâng cao tính chính xác trong quá trình trao đổi thông tin trong nội bộ XN. Thông tin không phải đi qua quá nhiều cấp. Với việc phân cấp chức năng rõ ràng hoạt động quản lý điều hành, tổ chức sản xuất sẽ linh hoạt và kịp thời hơn.
4.2.1.4. Nhân sự
- Tương ứng với từng cấp có các phòng ban và bộ phận tương ứng. Theo đó, định biên nhân sự sẽ được rõ ràng, hạn chế tình trạng nhân viên phải kiêm nhiệm thực hiện khối lượng công việc lớn và việc kiêm nhiệm nếu có sẽ được giải quyết theo lộ trình của từng giai đoạn phát triển của Xí nghiệp.
- Các chức danh của từng cá nhân theo cơ cấu tổ chức mới được phân chia rõ ràng, chặt chẽ đảm bảo cho việc ra quyết định và xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của người ra quyết định.
- Phân rõ trình độ chuyên môn của các vị trí chức danh – là cơ sở để xây dựng qui chế lương một cách chặt chẽ và khoa học.
4.2.1.5. Cơ cấu tổ chức nguồn nhân lực của Xí nghiệp.
Trên cơ sở Quy định về phân cấp quản lý điều hành đối với các đơn vị phụ thuộc, cơ cấu tổ chức mới của Xí nghiệp được xây dựng theo mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, phân cấp rõ ràng qua 3 cấp: Gồm có Giám đốc, các Trưởng phòng, các Nhân viên tại các phòng chuyên môn.
Xí nghiệp được định hiện tại như sau: • Giám đốc Xí nghiệp: 01 người.
• Phòng Quản lý chung và Chăm sóc khách hàng: 01 Trưởng phòng, 23 Nhân viên. • Phòng Marketing và Kinh doanh: 01 Trưởng phòng, 13 Nhân viên.
• Phòng Kỹ thuật: 01 Trưởng phòng, 02 Tổ trưởng kỹ thuật, 17 Nhân viên. • Phòng An Ninh: 01 Trưởng phòng, 01 trợ lý, 03 Trưởng ca, 30 Nhân viên.
Tổng cộng nhân sự của Xí nghiệp hiện tại là: 94 người.
(Sơ đồ tổ chức Xí nghiệp – xem trong phụ lục B).
Bảng 4.2: Tổng hợp tình hình sử dụng lao động thực tế của Xí nghiệp.
Qua bảng tổng hợp và sơ đồ tổ chức trên ta thấy: Cơ cấu theo độ tuổi, tính chất lao động, giới tính của Xí nghiệp là hợp lý với đặc thù kinh doanh của Xí nghiệp, tuy nhiên với cơ cấu trình độ học vấn thì Xí nghiệp nên tiếp tục tổ chức đào tạo nâng cao trình độ cho Cán bộ, nhân viên.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
4.2.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc các phòng của Xí nghiệp: nghiệp:
4.2.2.1. Giám đốc
Chủ động tổ chức điều hành toàn bộ các công việc của XN trên cơ sở tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định về phân cấp quản lý điều hành, quy chế phân cấp tài chính áp
dụng cho các đơn vị phụ thuộc Công ty mẹ là Công ty cổ phần Ford Thăng Long và quy định của pháp luật, với nhiệm vụ trọng tâm:
- Chiến lược kinh doanh. Chi phí và ngân sách.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch và báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh. - Thị trường, Quản lý vốn và tài sản, Doanh thu.
- Đầu tư và quản lý đầu tư.
- Tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, tuyển dụng và sử dụng lao động, tiền lương, chế độ chính sách đối với người lao động.
- Khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại tố cáo. - Quản trị dữ liệu - hệ thống thông tin, Chế độ báo cáo.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
4.2.2.2. Phòng Quản lý chung & Chăm sóc khách hàng.Bộ phận Quản lý & Chăm sóc khách hàng. Bộ phận Quản lý & Chăm sóc khách hàng.
- Tổ chức Quản lý khách hàng theo các điều khoản họp đồng đã ký.
- Giám sát chung toà nhà; Quản lý, duy trì và đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, chất lượng dịch vụ đáp ứng tốt nhu cầu về chất lượng dịch vụ.
- Thực hiện hoạt động chăm sóc khách hàng, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu và nhu cầu của khách hàng.
Bộ phận Kế toán.
- Tổ chức, xây dựng và thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ về Tài chính, kế toán, thống kê theo yêu cầu hoạt động Sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trên cơ sở các quy định về chức năng, nhiệm vụ được giao và quy chế phân cấp tài chính áp dụng cho các đơn vị phụ thuộc công ty mẹ là công ty cổ phần Ford Thăng Long và quy định của Pháp luật hiện hành về công tác Tài chính Kế toán.
Bộ phận Hành chính – Nhân sự
- Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các hoạt động chuyên môn về Hành chính - Nhân sự của XN;
- Phối kết hợp với các phòng để Xác định nhu cầu nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá Nhân sự.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển Cán bộ và Nhân viên. - Khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại tố cáo.
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. - Quản trị công tác Hành chính văn phòng.
Bộ phận Giám sát & Quản lý nhà thầu phụ.
- Quản lý các nhà thầu, các đơn vị cung cấp dịch tại các Tòa nhà do Xí nghiệp quản lý như: Dịch vụ vệ sinh, chăm sóc cây cảnh, phun thuốc diệt công trùng, Bảo vệ chuyên nghiệp.
Bộ phận Vệ sinh công nghiệp.
- Chịu trách nhiệm vệ sinh công nghiệp, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh công nghiệp theo quy định và quy trình vệ sinh công nghiệp của Tòa nhà.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
4.2.2.3. Phòng Marketing và kinh doanh
- Phân tích, đánh giá thị trường; tổ chức, triển khai các hoạt động khai thác, mở rộng thị trường, thị phần, khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ của Xí nghiệp.
- Tìm kiếm khách hàng, duy trì và phát triển hệ thống khách hàng của Xí nghiệp.
- Tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản bằng các hình thức, các loại hình kinh doanh được Xí nghiệp đăng ký kinh doanh và đủ điều kiện hoạt động.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
4.2.2.4. Phòng Kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm vận hành và quản lý toàn bộ các thiết bị kỹ thuật của các tòa nhà phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của XN.
- Giám sát, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống kỹ thuật của Tòa nhà.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
4.2.2.5. Phòng An Ninh.
- Bảo đảm duy trì an ninh, cơ sở vật chất, trật tự an toàn cho khách hàng và toàn bộ khu vực mà Xí nghiệp quản lý và tổ chức kinh doanh dịch vụ cho thuê.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
4.2.3. Quy trình thực hiện công tác quản lý nguồn nhân lực.
Các quy trình quản trị nguồn nhân lực của Xí nghiệp gồm: - Quy trình tuyển dụng, đào tạo.
- Quy trình đánh giá mức nhân sự hàng tháng, xếp loại A, B, C. - Quy trình bổ nhiệm, luân chuyên Cán bộ Nhân viên;
- Quy trình khen thưởng, kỷ luật.
- Quy trình thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi cho người lao động.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
4.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn nhân lực.
Tôi lựa chọn ra được 7 loại công việc có vai trò quyết định, có mức độ ảnh hưởng nhiều hơn đến chất lượng nhân lực của Xí nghiệp và được nêu thành các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn nhân lực, cụ thể sau đây:
4.2.4.1. Hoạch định nguồn nhân lực cho sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
Công tác hoạch đinh nguồn nhân lực là một nhiệm vụ hết sức quan trọng trong công tác quản lý nguồn nhân lực nhằm mục đích luôn đảm bảo nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên nhiệm vụ này của Xí nghiệp thực hiện chưa được tốt, chỉ có kế hoạch nhân sự ngắn hạn theo kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm. Nhưng không đáp ứng kịp thời cho kế hoạch sản xuất kinh doanh vì khi được duyệt kế hoạch sản xuất kinh hàng
năm rồi mới bắt đầu tuyển dụng bổ sung và tổ chức đào tạo, từ đó việc cung cấp nhân sự phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chưa kịp thời về số lượng và cũng chưa đáp ứng được yêu cầu về chất lượng.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
Kết quả của hội thảo nhóm cho thấy 90% đồng ý rằng: Nguồn nhân lực của Xí nghiệp hàng năn chưa đủ về số lượng, cụ thể thường thiếu nhân lực ở Phòng Marketing. vẫn còn 10% cho ý kiến rằng: Nhân sự thiếu ít nên có thể những phòng khác vẫn hỗ trợ được, nhưng việc hỗ trợ có hiệu quả công việc không cao.
4.2.4.2. Khả năng thực hiện công tác tuyển dụng hợp lý.
Tổ chức tuyển dụng hợp lý là tổ chức tuyển dụng chặt chẽ theo qui trình và các tiêu chuẩn. Doanh nghiệp có chính sách tuyển dụng hấp dẫn và tổ chức tuyển dụng khoa học sẽ thu hút được nhiều ứng viên đảm bảo chất lượng hơn.
Tuy nhiên hiện nay Xí nghiệp đã có quy trình tuyển dụng nhưng chưa đầy đủ và tổ chức thực hiện quy trình chưa nghiêm túc nên kết quả tuyển dụng chưa hiệu quả , Xí nghiệp vẫn luôn trong tình trạng thiếu một số nhân sự giỏi cho một số phòng / ban/bộ phận, cụ thể như phòng Marketing và kinh doanh.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
Kết quả của hội thảo nhóm cho thấy 100% đồng ý rằng: Công tác tuyển dụng và chính sách tuyển dụng của Xí nghiệp chưa thu hút được những nhân sự giỏi cho phòng Marketing.
4.2.4.3. Khả năng phân công lao động.
Xí nghiệp tổ chức phân công lao động tương đối hợp lý. Tổ chức phân công lao theo chuyên môn hóa từng phòng trong Xí nghiệp và từng Bộ phận trong các phòng. Công tác tổ chức phân công lao động được cụ thể hóa bằng các tài liệu về chức năng nhiệm vụ cho các phòng/ban/bộ phận và các bản mô tả công việc rõ ràng chi tiết cho từng vị trí để các phòng /ban/bộ phận và cán bộ nhân viên thực hiện một cách chuyên nghiệp. (Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
4.2.4.4. Tổ chức đào tạo mới, đào tạo lại và đào tạo nâng cao cho các loạingười lao động của doanh nghiệp. người lao động của doanh nghiệp.
Hiện nay Xí nghiệp thực hiện công tác đào nhân viên mới chưa được tốt, chưa đúng quy trình, mà chỉ thực hiện theo cách người cũ hướng dẫn người mới sơ bộ về nội dung công việc. Công tác đào tạo lại và đào tạo các kỹ năng làm việc của Xí nghiệp đã triển khai tương đối tốt, Xí nghiệp đã xây dựng kế hoạch đào tạo tổng thể từng năm và triển khai thực hiện theo tháng, quý. Tuy nhiên công tác đào tạo nâng cao trình độ của Xí nghiệp vẫn chưa được quan tâm, vì Xí nghiệp coi đây là trách nhiệm của người lao động.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
Kết quả của hội thảo nhóm, các cán bộ quản lý cho là Xí nghiệp nên có kế hoạch đào tạo dài hạn, Quy trình đào tạo của Xí nghiệp nên bổ sung thêm bước xây dựng kế hoạch ứng dụng ngay sau khóa đào tạo và báo cáo kết quả ứng dụng sau khóa đào tạo khoảng 03 tháng. Các nhân viên cho rằng, Xí nghiêp nên tổ chức đào tạo nhân viên mới thật nghiêm túc theo quy trình để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực.
4.2.4.5. Công tác đánh giá nhân sự.
Hiện tại hàng tháng Xí nghiệp tổ chức đánh giá nhân sự theo hình thức họp bình bầu ở từng phòng/ban/bộ phận rồi xếp loại A,B,C. Cách thức đánh giá này chưa phản ánh được thực sự khả năng làm việc và mức độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân. Hầu hết trong quá trình bình bầu mọi người nể nhau do vậy tỷ lệ đạt loại A trung bình cả năm thường đạt 86% - 88%, tỷ lệ đạt loại B trung bình cả năm đạt là từ 10% - 12%. Và gần như không có loại C.
Phương pháp đánh giá nhân sự: Không nên đánh giá nhân sự bằng phương pháp bình bầu hàng tháng. Nên xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn để chấm điểm và xếp loại A, B, C.
(Nguồn: Tài liệu quản lý nguồn nhân lực của Xí nghiệp dịch vụ và cho thuê văn phòng – Công ty CP ford Thăng Long)
Kết quả của hội thảo nhóm cho thấy 100% đồng ý với đánh giá của tác giả. Đúng là,