thiết bị - VVMI
3.3.3.1 Thủ tục nhập kho NVL
Theo chế độ kế toán hiện hành, vật liệu nhập từ bất cứ nguồn nào khi về đến Công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Tại Công ty CPSX & KD vật tư thiết bị - VVMI chỉ nhập mua vật liệu từ ngoài, vì vậy vật liệu chuyển về phải kèm theo hóa đơn mua hàng. Khi hàng về đến Công ty, ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra đánh giá về các mặt số lượng, chất lượng và quy cách của vật liệu, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm ban kiểm nghiệm lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Ban kiểm nghiệm gồm một đại diện phòng kỹ thuật cơ điện, một đại diện phòng kế hoạch vật tư, một đại diện phòng kế toán tài chính và thủ kho quản lý loại NVL đó và do phó giám đốc làm trưởng ban.
Sau đó, phòng kế hoạch vật tư, căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư hóa đơn mua hàng và bảng kê nhập vật tư để lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho có tác dụng xác nhận số lượng NVL nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Liên 3: Kèm vào hóa đơn gửi cho kế toán thanh toán.
Thủ kho sau khi cân, đong, đo, đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư vào thẻ kho. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, phẩm chất thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập kho cho kế toán NVL làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Sổ chi tiết NVL Hợp đồng kinh tế Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho Thẻ kho Sơ đồ 3.6: Chứng từ nhập kho NVL
Như vậy, thủ kho đã thực hiện đúng quy trình và trách nhiệm của mình trong việc theo dõi và ghi chép tình hình nhập kho NVL theo chỉ tiêu số lượng từng loại NVL trên thẻ kho. Kế toán cũng thực hiện đúng chức trách của mình trong việc theo dõi và ghi chép sổ sách theo cả chỉ tiêu số lượng và hiện vật từng loại NVL nhập kho trên các sổ kế toán chi tiết.
HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: PC/10P Liên 2: Giao cho người mua Số: 0000221 Ngày 13 tháng 01 năm 2012
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu chứng từ 02
Đơn vị: Công ty CPSX & KD VTTB-VVMI
Địa chỉ: TT Đông Anh-Đông Anh-Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCMẫu số 02-VT ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị bán hàng: CÔNG TY GIẤY VÀ BAO BÌ PHÚ CƯỜNG – (TNHH) Mã số thuế: 2300311458
Địa chỉ: Thôn Hạ Giang – Xã Phú Lâm – Huyện Tiên Du – Tỉnh Bắc Ninh Điện thoại: 0913 259 975 – Fax: 0241 3838 194
Tên người mua hàng:………... Đơn vị:...Công ty CPSX và KD vật tư thiết bị VVMI……… Hình thức thanh toán:..CK…… Số tài khoản……… Mã số thuế:…….. 0101854047……….
STT Tên hàng hóa dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Giấy xi măng tráng Phú Cường
Kg 40 205 12 800 514 624 000
Cộng tiền hàng : 514 624 000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 51 462 400
Tổng cộng tiền thanh toán: 566 086 400
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm sáu mươi sáu triệu không trăm tám mươi sáu nghìn bốn trăm đồng chẵn / (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
PHIẾU NHẬP KHO Số: 009NVB Ngày 13 tháng 01 năm 2012
Nợ: 1521 Có: 112 Người nhập TRỊNH VĂN TOÀN
Đơn vị PKHVT
Nội dung Nhập kho giấy xi măng của Cty giấy & BB Phú Cường theo HĐGTG số 10A/ HĐKT/PC ngày 4/01/2012
Kho Kho vật tư chính dây chuyền Vỏ bao
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Giấy xi măng tráng Phú Cường 1101 Kg 40 205 40 205 12 800 514 624 000 Cộng 40 205 40 205 12 800 514 624 000
Tổng thành tiền (bằng chữ): Năm trăm mươi bốn triệu sáu trăm hai mươi tư
nghìn đồng chẵn……… Nhập ngày 13 tháng 1 năm 2012 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng
3.3.3.2 Thủ tục xuất kho NVL
Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật liệu để phục vụ cho sản xuất, phòng kế hoạch căn cứ vào sản lượng định mức tiêu hao vật liệu. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sản xuất viết phiếu đề nghị cấp vật tư. Phiếu đề nghị cấp vật tư phải có chữ ký của trưởng phòng kế hoạch vật tư. Căn cứ vào phiếu đề nghị cấp vật tư, phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt, sau đó giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu và ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để hoàn thiện và ghi sổ kế toán.
Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Trường hợp vật liệu sản xuất không sử dụng hết không phải nộp lại kho mà để lại các phân xưởng sản xuất.
Sổ chi tiết NVL Hợp đồng kinh tế Giấy xin lĩnh vật tư Phiếu xuất kho Thẻ kho
Sơ đồ 3.7: Chứng từ xuất kho NVL
Chứng từ xuất kho NVL của đơn vị đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu hợp lý, hợp lệ, thủ kho và kế toán thực hiện đúng phần hành của mình.
NVL là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, để sản xuất có thể diễn ra liên tục thì hoạt động đầu vào phải được cung cấp đầy đủ. NVL phải được cung cấp đảm bảo về cả số lượng, chủng loại và quy cách. Để quản lý và sử dụng NVL tốt thì tổ chức ghi chép chứng từ đóng vai trò quan trọng đây là cơ sở để kế toán tiến hành theo dõi, kiểm tra, tổng hợp thông tin liên quan việc xuất- nhập kho NVL. Qua chứng từ nhập kho NVL doanh nghiệp sẽ biết được cơ cấu từng loại NVL, nhà cung cấp NVL đó từ đó lập kế hoạch thu mua theo từng nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn giá cả, chất lượng theo quy định của Công ty. Đối với chứng từ xuất kho sẽ cho ta biết từng loại NVL xuất dùng cho mục đích gì, cơ cấu chủng loại của chúng, làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm.
Đơn vị: Công ty CPSX & KD VTTB-VVMI Địa chỉ: TT Đông Anh-Đông Anh-Hà Nội
Mẫu số 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Số: 001 XVB/2012
Ngày 06 tháng 01 năm 2012 Nợ: TK 6211
Có: TK 1521
Người nhận hàng: LÊ THỊ TÚ ANH Đơn vị: Xưởng sản xuất vỏ bao
Nội dung: Xuất kho vật tư chính cho xưởng sản xuất vỏ bao Kho: Kho vật tư chính dây chuyền Vỏ bao ( 152.1VBM)
ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thực nhập
1 Giấy Kraft Phương Đông
G-2032 Kg 26 703 26 703 12 804.11 341 908 257 2 Hạt nhựa kéo sợi
PP NH.03 Kg 58 500 58 500 30 835.23 1 803 860 932 3 Hạt tracal loại DB HT.01 Kg 8 775 8 775 8 984.37 78 837 825 4 Mực xanh M-123 Kg 345 345 48 470.41 16 700 557 5 Mực đen M-12 Kg 60 60 46 996.52 2 819 791 6 Keo silicat Kg 1 230 1 230 6 499.95 7 994 933 Cộng 2 252 122 295
Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai tỷ hai trăm năm mươi hai triệu một trăm hai
mươi hai ngàn hai trăm chín mươi lăm đồng chẵn………
Ngày 06 tháng 01 năm 2012 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho