Trong công tác thu mua Công ty có một bộ phận chịu trách nhiệm riêng về công việc thu mua NVL. Việc thu mua NVL chủ yếu dựa trên kế hoạch đã lập, giá cả do hai bên thỏa thuận và được hợp thức hóa bằng hợp đồng kinh tế.
Trên cơ sở kế hoạch đã lập, phòng kế hoạch vật tư liên hệ tìm nguồn hàng và lấy đủ các báo giá của các nhà cung cấp báo cáo lên giám đốc. Sau khi xem xét giám đốc đưa ra biên bản duyệt lựa chọn các báo giá phù hợp và tiến hành ký kết hợp đồng mua NVL.
Đối với những truờng hợp phát sinh cần NVL đột xuất. Bộ phận liên quan phải tiến hành lập phiếu đặt hàng và giải trình gửi về phòng kế hoạch vật tư. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ tổng hợp tình hình và viết giấy đề nghị mua vật tư trình lên giám đốc. Nếu được sự chấp thuận từ giám đốc thì phòng kế hoạch vật tư tiến hành mua sắm NVL để đáp ứng cho nhu cầu.
Sơ đồ 3.8: Sơ đồ quy trình thu mua NVL
Báo giá 1 Biên bản phê duyệt giá Tờ trình phê duyệt Báo giá 2 Báo giá … Báo giá n Quết định phê duyệt HĐ Hợ đồng kinh tế Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho
Truớc khi nhập kho NVL phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm tiến hành kiểm nghiệm từng loại NVL về chỉ tiêu chất lượng và số lượng, quy cách chủng loại từng loại NVL theo hợp đồng đã ký kết.
Sau đó tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm, các chỉ tiêu trên biên bản kiểm nghiệm phải được ghi rõ ràng đầy đủ. Cuối cùng hội đồng kiểm nghiệm phải đưa ra kết luận NVL có đủ điều kiện nhập kho không. Nếu không thì phải nêu rõ lý do trong biên bản kiểm nghiệm.
Nếu NVL đủ điều kiện nhập kho, thủ kho sẽ tiến hành nhập kho và mở thẻ kho theo phương pháp thẻ song song.
Quá trình thu mua và tiếp nhận NVL được Công ty thực hiện theo những quy định chặt chẽ thông qua các biên bản, giấy tờ liên quan. Điều này giúp cho nhà quản lý nắm chắc, theo dõi được tình hình về NVL để có kế hoạch sử dụng và cấp phát kịp thời.
Mẫu chứng từ 08
Đơn vị: Công ty CPSX & KD VTTB-VVMI Địa chỉ: TT Đông Anh-Đông Anh-Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc --- Hà Nội, ngày 2 tháng 01 năm 2012
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
Họ và tên: Trịnh văn Toản Đơn vị công tác: Phòng KHVT Để phục vụ cho công việc của xưởng bao bì.
Vậy đề nghị Giám đốc và phòng KHVT xét duyệt cho mua vật tư theo bảng kê sau
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
1 Giấy krapt tráng Tấn 100
Đơn vị: Công ty CPSX & KD VTTB-VVMI Địa chỉ: TT Đông Anh-Đông Anh-Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc --- Hà Nội, ngày 2 tháng 01 năm 2012
Về việc phê duyệt giá nguyên vật liệu giấy Krapt cung cấp cho dây chuyền sản xuất vỏ bao xi măng- Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh VTTB- VVMI
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Căn cứ vào biên bản thương thảo giữa Công ty CPSX&KD vật tư thiết bị -VVMI và Công ty Giấy và Bao Bì Phú Cường về việc xét chào giá nguyên vật liệu giấy Krapt cung cấp cho dây chuyền sản xuất vỏ bao xi măng ngày 03 tháng 01 năm 2012
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Phê duyệt kết quả chào giá: Cung cấp nguyên vật liệu giấy krapt
cho dây chuyền sản xuất vỏ bao xi măng - Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh VTTB- VVMI với các nội dung sau:
1.1 Đơn vị cung cấp: CÔNG TY GIẤY VÀ BAO BÌ PHÚ CƯỜNG 1.2 Hàng hóa: Cung cấp giấy krapt.
1.3 Chất lượng: Mới 100%. loại giấykrapt tráng ngoài. 1.4 Xuất xứ: Việt Nam sản xuất.
1.5 Đơn giá: 12 800 đồng/1kg (Bằng chữ: Mười hai ngàn tám trăm
đồng/1kg, giá chưa bao gồm thuế VAT 10%). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.6 Các điều khoản về chất lượng và kỹ thuật: Theo đúng tiêu chuẩn
chất và lượng của bên mua.
Điều 2: Phó giám đốc, Kế toán trưởng Công ty, Trưởng phòng KHVT và
Phòng KCA căn cứ Quyết định thi hành./.
Nơi nhận.
- Như điều 2 GIÁM ĐỐC
- Lưu VP, KHVT( T07) Vũ Thế Tấn
Khi NVL về đến Công ty ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra đánh giá về các mặt số lượng, chất lượng và quy cách của vật liệu thực tế so với hợp đồng đã ký kết. Sau khi kiểm tra nếu NVL đủ điều kiện thì kế toán mới lập phiếu nhập kho, thủ kho mới được phép nhập kho.
Mẫu chứng từ 09
Địa chỉ: TT Đông Anh-Đông Anh-Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ngày 13 tháng 1 năm 2012
Hôm nay, tại phân xưởng sản xuất vỏ bao Công ty Cổ phần SX & KD VTTB-VVMI
Hội đồng kiểm nghiệm gồm:
Ông: Ngô Minh Vinh Trưởng ban- Phó giám đốc
Ông: Nguyễn Minh Đức Chức vụ: Cán bộ phòng KTCĐ- AT Bà: Nguyễn Hồng Nhung Chức vụ: Cán bộ phòng TCTK Bà Trịnh Minh Phương Chức vụ: Cán bộ phòng KHVT Ông : Nguyễn Huy Hoàng Chức vụ: Thủ kho
Hội đồng đã tiến hành kiểm nghiệm số vật tư sau:
ST T Tên vật tư Số lượng theo chứng từ (kg)
Kết quả kiểm nghiệm ĐL g/m Kéo ngang (kg) Kéo dọc ( %) Dãn dài dọc ( %) Dãn dài ngang (%) 1 Giấy Krapt PC 19 913 64 5.4 8.4 1.4 2.8 65 5.7 8.5 1.35 2.8 69 6.0 8.6 1.4 3.4
Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG KIỂM NGHIỆM
Hàng đã kiểm nghiệm, đạt chất lượng đồng ý cho nhập kho của công ty để phục vụ sản xuất.
P.KẾ TOÁN P.KHVT THỦ KHO TRƯỞNG BAN