Công ty CPSX & KD vật tư thiết bị - VVMI mỗi tháng tiến hành kiểm kê NVL một lần nhằm mục đích xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại NVL. Kiểm tra tình hình nhập - xuất - tồn phát hiện kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất…Trên cơ sở đó có biện pháp xử lý kịp thời và đồng thời nâng cao trách nhiệm của thủ kho.
Khi kiểm kê phải dùng các phương pháp thích hợp như: Cân, đo, đong, đếm…không những chú trọng về mặt số lượng mà còn xét cả về mặt chất lượng.
Việc kiểm kê NVL của Công ty được tiến hành khi tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong tháng đã được ghi vào sổ kế toán và được khóa sổ trước ngày kiểm kê. Cán bộ kiểm kê thực hiện việc giám sát, kiểm kê NVL cả về số lượng và chất lượng dưới cả hình thức hiện vật và giá trị
Nếu phát hiện có sự bất thường, hư hỏng, thừa hoặc thiếu thì phải tìm ra nguyên nhân. Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê do trưởng phòng kế hoạch vật tư lập. Ban kiểm kê gồm có 4 người:
+ 1 NV phòng Kế hoạch vật tư. + 1 NV phòng Kỹ thuật cơ điện. + 1 NV phòng Kế toán tài chính. + 1 NV Thống kê.
Nhìn chung Công ty thực hiện tốt công tác kiểm kê nên đã ngăn ngừa được các hiện tượng tham ô, lãng phí, gây thất thoát NVL.
Công tác kiểm kê được thực hiện tuần tự theo các bước đúng theo quy định và có đầy đủ các thành viên tham gia
Tuy nhiên vì có số lượng NVL tương đối nhiều nếu tiến hành kiểm kê toàn bộ NVL thì sẽ mất rất nhiều thời gian và tốn kém nên Công ty chỉ kiểm tra một số NVL điển hình, có số lượng và giá trị lớn. Cách làm này tuy giảm bớt được chi phí nhưng không rà soát được toàn bộ tình hình NVL của Công ty.
Mẫu chứng từ 07
BIÊN BẢN KIỂM KÊ NVL THÁNG 1/2012
S T T
Danh mục
Số sổ sách Số kiểm kê Chênh lệch
SL ( kg) ĐG (kg) TT ( đồng) SL (kg) ĐG (kg) TT ( đồng) Thừa Thiếu
1 Giấy Krapt Phương Đông 24.609 12 804 315 096 443 24 609 12 804 315 096 443 0 0
2 Giấy Krapt V.Nhật 400 13 427 5 370 799 4000 13 427 5 370 799 0 0
3 Giấy krapt Hoàng Văn Thụ 300 11 189 3 356 619 300 11 189 3 356 619 0 0
4 Giấy tráng Phú Cường 43.116 12 833 553 326 030 43 116 12 833 553 326 030 0 0 5 Giây Krapt Thành Dũng 1.417 10 273 14 556 454 1 417 10 273 14 556 454 0 0 6 Nhựa tráng L270A 27.175 41 056 1 115 703 660 27 175 41 056 1 115 703 660 0 0
7 Nhựa tráng P756C 700 40 636 28 445 455 700 40 636 28 445 455 0 0
8 …. … … … … .. …