Để thuận tiện cho công tác kế toán và theo dõi kịp thời cả về số lượng và chất lượng của từng loại NVL Công ty CPSX & KD vật tư thiết bị - VVMI sử dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi sự biến động của NVL. Phương pháp này được doanh nghiệp áp dụng như sau.
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho ghi chép hàng ngày tình hình nhập -
xuất - tồn của từng loại NVL theo chỉ tiêu khối lượng. Mỗi loại NVL được mở riêng một thẻ kho.
Hằng ngày khi nhận được chứng từ nhập xuất NVL thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho và số liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ NVL về phòng kế toán của công ty
Tại phòng kế toán: Định kỳ 3 ngày một lần, kế toán NVL căn cứ vào các
chứng từ nhập kho, xuất kho do thủ kho chuyển đến ghi đơn giá hạch toán và tính thành tiền trên phiếu. Căn cứ vào các chứng từ đã tính thành tiền để ghi vào sổ chi tiết NVL. Cuối tháng thủ kho cùng kế toán đối chiếu thẻ kho và sổ kế toán chi tiết để đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết của doanh nghiệp được chặt chẽ.
Công tác tổ chức sổ kế toán ở đơn vị đã thực hiện đúng theo quy định của nhà nước. Tình hình nhập - xuất - tồn NVL luôn được theo dõi chặt chẽ cả ở kho và phòng kế toán. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song nên đã thường xuyên đối chiếu kiểm tra được tính chính xác của các số liệu về chỉ tiêu số lượng. Trong kế toán NVL Công ty sử dụng bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư, nên cuối tháng lấy số liệu tổng hợp từ bảng kê để ghi vào các sổ tổng hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu NVL về chỉ tiêu số lượng.
Tuy nhiên việc hạch toán chi tiết NVL còn bị trùng lặp giữa thủ kho và kế toán.
Mẫu sổ 01
Đơn vị: Công ty CPSX & KD VTTB-VVMI Địa chỉ: TT Đông Anh-Đông Anh-Hà Nội
Mẫu số S12-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO
Tháng 01 năm 2012
Tên kho: Kho vật tư chính dây chuyền Vỏ bao
Tên nhãn hiệu quy cách: Mực xám Mã vật tư: M-123
ĐVT: kg STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Dư ĐK 180 01 16/01 06 XVB 16/01 20 Dư CK 160
Mẫu sổ 02
Đơn vị: Công ty CPSX & KD VTTB-VVMI Địa chỉ: TT Đông Anh-Đông Anh-Hà Nội
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Tháng 01năm 2012 TK:1521
Tên kho: Kho vật tư chính dây chuyền Vỏ bao
Tên nhãn hiệu quy cách: Mực xám Mã vật tư: M-123
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá (đồng/kg) Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT Tồn đầu tháng 180 8 441 246
06 XVB 16/01 Xuất kho VL cho sản xuất 621 46 895.80 20 937 916 Tổng nhập/ xuất trong tháng 20 937 916 Tồn cuối tháng 160 7 519 443